【第1篇】工程檔案管理制度怎么寫1550字
工程檔案管理制度
為規(guī)范公司工程檔案管理工作，根據(jù)國家、地方工程檔案管理有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我司的特點，制定本制度。
一、工程檔案的歸檔范圍及質(zhì)量要求
（一）工程檔案的歸檔范圍
對于工程建設(shè)有關(guān)的重要活動，記載工程建設(shè)主要過程和現(xiàn)狀，具有保存價值的各種載體的文件，均應(yīng)收集齊全，整理立卷后歸檔。（詳附件一）
（二）歸檔文件的要求
1、歸檔的工程文件應(yīng)為原件。
2、工程文件的內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確、清晰、幅面整潔。
3、工程文件簽字不得用鉛筆、圓珠筆等不具耐久性的書寫工具。
4、工程文件尺寸統(tǒng)一采用 a4 規(guī)格歸檔。
二、工程檔案的管理機構(gòu)
各工程部設(shè)資料員，主要負(fù)責(zé)本部門工程項目從工程準(zhǔn)備階段到竣工備案驗收過程中程建設(shè)文件的收集、整理、立卷、編目、裝訂、檔案預(yù)驗收及移交。
三、工程檔案的收集、整理、立卷、編目、裝訂、歸檔、移交、索引、保管、統(tǒng)計
（一）工程檔案的收集
文件形成后，文件形成責(zé)任人（經(jīng)手人）必須于當(dāng)天交一份原件給資料員，資料員收到文件后，當(dāng)天登記入盒。
（二）工程檔案的整理
按照單位工程分部分項工程及文件形成的時間先后順序進行分類排列。
（三）工程檔案的立卷
1、工程文件可劃分為工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件五部分。
2、工程準(zhǔn)備階段文件按建設(shè)程序組卷。
3、監(jiān)理文件按單位工程、分部工程組卷。
4、施工文件按單位工程、分部工程組卷。
5、竣工圖按專業(yè)組卷。
6、竣工驗收文件按單位工程組卷。
（四）工程檔案的編目
1、每卷單獨編號，頁號從'1'開始，案卷不宜超過 30mm;頁號編寫在單頁右下角，雙面書寫的，正面在右下角，背面在左下角，折疊后的圖紙一律在右下角。
2、卷內(nèi)目錄：'序號'以一份文件為單位，'責(zé)任者'填文件的直接形成單位和個人，
有多個責(zé)任者的，選擇兩個主要責(zé)任者，其余用'等'代替。'文件編號'填寫工程文件原 有的文號或圖號；'文件題名'填寫文件標(biāo)題的名稱。'日期'填寫文件形成的日期。
未按要求編目的，每項扣罰部門資料員 5 元。
（五）工程檔案的裝訂
案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式，文字材料必須裝訂。既有文字材料，又有圖紙的案卷應(yīng)裝訂。裝訂應(yīng)采用線繩三孔左側(cè)裝訂法。
（六）工程檔案的歸檔
1、單位工程竣工驗收完成后 30 日內(nèi)，部門資料員要完成該工程檔案的歸檔工作，未按時歸檔的扣罰部門資料員 5 元。
（七）工程竣工檔案移交
工程竣工驗收完成后 60 日內(nèi)，部門資料員將完整的工程竣工檔案一份移交給城建檔案館，一份移交給工程檔案室，未及時辦理移交的，扣罰部門資料員 5元。
（八）工程檔案的索引（待討論工程代號、檔號）
工程代號由集團公司統(tǒng)一規(guī)定，檔號由工程檔案中心根據(jù)工程代號填寫。
案卷號 如：第 1 卷 1.1.1-1
專業(yè)號 如：基建類 1 為 1.1.1
工程代號 如xx花園首期為 1.1
樓盤代號 如xx花園代號為 1
（九）工程檔案的保管
工程檔案管理人員必須確保工程檔案的安全和不被流失。保持檔案室的干燥和通風(fēng)，保證工程檔案不被腐蝕。
（十）工程檔案的統(tǒng)計
工程檔案管理人員必須每月對收集、歸檔、移交、借閱情況進行統(tǒng)計，及時催促借閱到期文件的歸還。
四、工程檔案保管期限
保管期限分為永久、長期、短期（具體詳附件一）
1、永久：是指工程檔案需永久保存。
2、長期：是指工程檔案的保存期限等于該工程的使用壽命。
3、短期：是指工程檔案保存 20 年以下。
同一案卷內(nèi)有不同保管期限的文件，該案卷保管期限應(yīng)從長。
五、工程檔案密級
密級分為機密、秘密兩種。同一案卷有不同密級的文件，應(yīng)以高密級為本卷密級。
工程準(zhǔn)備階段文件為機密級，監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件為秘密級。
六、工程檔案的借閱及銷毀
按照集團公司檔案管理制度執(zhí)行。
本制度由部門經(jīng)理負(fù)責(zé)考核部門資料員，工程技術(shù)部經(jīng)理考核工程檔案管理室檔案員。
七、本制度自發(fā)布之日起執(zhí)
書寫經(jīng)驗94人覺得有用
工程檔案管理制度是個挺重要的東西，得花點心思去琢磨。要是想寫好這個制度，先得搞清楚工程檔案到底包括什么，像施工圖紙、驗收報告、材料檢驗單之類的都得列進去。這可不是隨便寫寫就行的，得結(jié)合實際情況，把每個環(huán)節(jié)都考慮到。
寫的時候，可以先把檔案的分類理清楚，比如按時間順序分，或者按項目類別分。要是按時間分，那每個月的文件就得歸到對應(yīng)的月里頭；要是按類別分，那就得給每個類別起個名字，像技術(shù)類、財務(wù)類什么的。不過有時候?qū)懼鴮懼赡軙逊诸悩?biāo)準(zhǔn)搞混了，比如說本來是按時間分的，寫著寫著又想按類別分，這就得小心點，別弄錯了。
接著就是關(guān)于檔案的保存，得說清楚放在哪里，誰負(fù)責(zé)保管。這事不能馬虎，要是保管不當(dāng)，檔案丟了或者損壞了，那麻煩就大了。檔案室最好能有專門的柜子放這些文件，還得定期檢查一下有沒有蟲蛀或者發(fā)霉的情況。不過有時候?qū)懼鴮懼?，可能會漏掉一些?xì)節(jié)，像是沒提定期檢查的事，這就得反復(fù)看看，確保沒落下什么重要部分。
還有就是借閱的問題，得明確誰能借、怎么借、借多久。如果借閱手續(xù)不全，檔案被人隨便拿走，那也是個隱患。規(guī)定里可以寫明需要填寫申請表，經(jīng)過負(fù)責(zé)人簽字才能借出去。不過有時候?qū)懼鴮懼?，可能會把借閱流程寫得太過簡單，像是只寫了填表和簽字，沒提到歸還的時間限制，這就得再仔細(xì)核對一下。
最后就是檔案的銷毀部分，有些過期的文件得處理掉，但不能亂扔，得按規(guī)定統(tǒng)一銷毀。要是隨便處理，可能會泄露機密信息，這可是大事。不過有時候?qū)懼鴮懼?，可能會忘了說銷毀方式，像是該用碎紙機還是集中燒毀，這就得補充完整。
寫管理制度的時候，得邊寫邊檢查，確保每一條都到位了。有時候?qū)懼鴮懼?，可能會因為疏忽漏掉關(guān)鍵點，所以寫完后最好找?guī)讉€同事一起看看，聽聽他們的意見。不過千萬別說自己寫得不好，就說是為了確保萬無一失，這樣大家才會愿意幫忙指出問題。
【第2篇】綠景物業(yè)項目工程技術(shù)資料檔案管理制度怎么寫450字
物業(yè)項目工程技術(shù)資料檔案管理制度
一.各類技術(shù)資料必須裝訂成冊，由工程部內(nèi)勤保管并編制詳細(xì)目錄。
二.資料室要有兩套完整的竣工驗收后的圖紙和設(shè)備技術(shù)資料，其中一套存檔作備用，另一套分發(fā)給工程部各主管工程師作管理之用。
三.檔案室的備用圖紙，如設(shè)備的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)等，如要借用，必須填寫資料借用單，經(jīng)工程部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱，但必須限期歸還。
四.工程部重要設(shè)備的運行記錄，每月必須裝訂成冊，歸檔保存。如有破損應(yīng)責(zé)成班組重新抄寫，保存期三年，記錄時須使用籃、黑墨水鋼筆或簽字筆，不得使用圓珠筆或鉛筆。
五.工程部班組值班記錄，須每月歸檔保存，保存期三年，記錄時須使用籃、黑墨水鋼筆或簽字筆，不得使用圓珠筆或鉛筆。
六.《報修工作單》每月裝訂成冊，歸檔保存，保存三年。
七.每一臺設(shè)備都必須建立設(shè)備臺賬卡，詳細(xì)記錄設(shè)備的生產(chǎn)廠家，各種性能、技術(shù)參數(shù)、安裝位置、調(diào)試驗收記錄，每次維修維護記錄，每次設(shè)備事故記錄等，臺帳記錄時須使用籃、黑墨水鋼筆或簽字筆，不得使用圓珠筆或鉛筆。
八.設(shè)備及系統(tǒng)技改圖紙、二次裝修圖紙資料等均需裝訂成冊，編制目錄。
書寫經(jīng)驗35人覺得有用
在編寫綠景物業(yè)項目的工程技術(shù)資料檔案管理制度時，得先搞清楚這制度到底是為了什么。主要是為了確保工程項目的各類技術(shù)文件、圖紙、驗收報告等都能妥善保管，方便日后查閱，同時也能滿足上級部門的檢查要求。當(dāng)然，這份制度還得符合公司內(nèi)部的一些規(guī)定，畢竟每個公司都有自己的規(guī)矩。
開始起草的時候，可以從幾個關(guān)鍵點入手。比如，明確哪些資料需要歸檔，像是施工方案、隱蔽工程驗收記錄、材料檢驗報告之類的東西。還有就是確定這些資料由誰負(fù)責(zé)收集整理，這事一般得有專人盯緊，不能隨便找個人就糊弄過去。要是人員變動了，交接工作也得做好，不然資料丟了找都找不到。
接下來就是關(guān)于保存的問題。檔案室的環(huán)境得達標(biāo)，溫度濕度都要控制好，防止資料受潮發(fā)霉。而且檔案柜最好選用防磁防蟲的那種，這樣能延長資料的使用壽命。至于借閱，必須得有登記表，誰借的、什么時候借的、什么時候還的，這些都得記清楚。要是有人想復(fù)印什么重要的文件，得經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才行。
不過在實際操作中，有時候會遇到一些小麻煩。比如，有些員工可能不太重視資料的完整性，覺得只要工程完工就行，資料的事往后拖。這就需要定期提醒大家，必要時還可以組織培訓(xùn)，讓大家明白檔案管理的重要性。另外，文檔格式也得統(tǒng)一，不然到時候一堆亂七八糟的文件，連找起來都費勁。
還有一個容易忽視的地方是更新頻率。隨著工程進展，新的資料不斷產(chǎn)生，舊的資料也可能需要修改補充。這時候就得安排人手及時跟進，不能等到年底才想起來盤點一次。如果發(fā)現(xiàn)某些資料存在問題，比如數(shù)據(jù)錄入錯誤或者簽名缺失，那就得盡快修正過來，以免影響后續(xù)的工作。
其實，制定這個制度的過程中，溝通很重要。不僅要跟各部門協(xié)調(diào)好，還得聽聽一線工作人員的意見。畢竟他們天天和這些資料打交道，知道哪里容易出紕漏。當(dāng)然，制度定下來后也不是一成不變的，可以根據(jù)實際情況適時調(diào)整，這樣才能真正發(fā)揮作用。
【第3篇】x酒店工程部設(shè)備檔案管理制度怎么寫700字
酒店工程部設(shè)備檔案管理制度
建立設(shè)備檔案是為了更好地了解設(shè)備，掌握設(shè)備的技術(shù)性能，提高維修和管理水平，達到管理好、用好設(shè)備，設(shè)備檔案應(yīng)收以下檔案資料:
1、酒店各種大型動力設(shè)備、電力設(shè)備、機械設(shè)備、關(guān)鍵性設(shè)備、技術(shù)性較復(fù)雜的設(shè)備檔案資料，具體內(nèi)容是:
(1)設(shè)備的名稱、型號、編號。
(2)設(shè)備的制造廠家、出廠日期、安裝日期、使用日期。
(3)設(shè)備的借應(yīng)商、設(shè)備價格。
(4)設(shè)備原始技術(shù)數(shù)據(jù)和運行技術(shù)數(shù)據(jù)，維修保養(yǎng)要求等
2、設(shè)備的定期維護保養(yǎng)記錄，它包括:
(1)設(shè)備維修部位、更換的零部件。
(2)維修保養(yǎng)后設(shè)備的運行與技術(shù)狀況。
(3)設(shè)備維修保養(yǎng)的日期及維修者
3、設(shè)備在使用過程中發(fā)生的故障，故障前的先兆和現(xiàn)象，修理的部位，所更換的零部件，修理日期和維修者等。
4、設(shè)備技術(shù)檔案其它管理資料:
(1)酒店施工竣工驗收的整套檔案資料。
(2)設(shè)備的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、各項制度。
(3)設(shè)備新技術(shù)信息及資料。
(4)職工技術(shù)考核標(biāo)準(zhǔn)及燃料。
政策制定人preparedby審批人approvedby執(zhí)行日期effective
5、設(shè)備事故分析檔案資料:
設(shè)備因非常原因造成損壞，易影響酒店的正常營業(yè)，在對設(shè)備事故三不放過的同時(原因沒查清不放過，肇事者和員工沒受到教育不放過，沒有防范措施不放過)還必須建立設(shè)備事故檔案資料，主要資料為:
(1)發(fā)生經(jīng)過及損壞情況:
a、事故報告人、設(shè)備事故當(dāng)事人。
b、事故性質(zhì)與類別、設(shè)備停機時間、設(shè)備損壞程度。
(2)設(shè)備事故原因分析:
a、設(shè)備操作是否違反操作規(guī)則、有無擅離職守。
b、設(shè)備是否未近期檢修，有無忽視安全措施，檢修質(zhì)量是否有問題。
c、設(shè)備是否先天不足。
(3)防止設(shè)備事故措施及處理意見。
政策制定人preparedby審批人approvedby執(zhí)行日期effective
書寫經(jīng)驗84人覺得有用
x酒店工程部設(shè)備檔案管理制度怎么寫
說起寫制度，很多人就頭疼，覺得太麻煩了。其實，寫制度也沒那么難，只要掌握一些竅門就行。制度，說到底就是給工作定規(guī)矩，讓大家知道該怎么干。對于x酒店工程部來說，設(shè)備檔案管理是大事，因為設(shè)備一多，要是沒個好制度，很容易亂套。
先得明確一下，這個制度是針對設(shè)備檔案的。什么叫設(shè)備檔案？就是每臺設(shè)備從買回來開始，一直到它退休，所有相關(guān)的東西都得記下來。像采購合同、驗收報告、維修記錄、保養(yǎng)計劃之類的，全都要存檔。所以第一步，就得把這些該存的東西列出來，不然到時候找不著北。不過，有些東西可能一開始沒想到，后來才發(fā)現(xiàn)也挺重要的，這就需要定期檢查，看看有沒有遺漏。
接下來就是怎么存的問題。存檔這事，光想著存還不行，還得想清楚怎么存才方便。比如，每臺設(shè)備最好都有一個專屬編號，這樣找起來快。檔案柜也要分區(qū)，按設(shè)備類型或者使用部門來分，不然堆在一起，想找的時候真夠嗆。還有，存檔的地方得防潮防火，這都是基本要求。要是哪天發(fā)現(xiàn)檔案受潮發(fā)霉了，那可就麻煩大了。
再說了，存歸存，還得有人管。這可不是說隨便找個閑人就完事了，得找個懂行的，至少得對設(shè)備有點了解。不然的話，連設(shè)備型號都搞不清楚，還怎么管檔案？這個人還得負(fù)責(zé)定期檢查檔案，看看有沒有缺頁或者損壞的情況。如果發(fā)現(xiàn)有問題，就得及時處理，別拖著不管，不然越拖越麻煩。
不過，有時候?qū)懼贫鹊臅r候，可能不小心漏掉點細(xì)節(jié)。比如，我剛寫到這里的時候，突然想起還有一個問題沒提——檔案借閱。設(shè)備檔案不是誰都能看的，得規(guī)定清楚哪些人能借閱，借閱后怎么歸還。要是沒有這一條，隨便誰都能翻看，那檔案的安全性就得不到保障了。
書寫注意事項：
制度寫好了也不是萬事大吉，還得落實到位。要是寫完就扔一邊，沒人執(zhí)行，那等于白寫了。所以，得不定期抽查一下執(zhí)行情況，看看是不是按制度來的。要是發(fā)現(xiàn)有人不按規(guī)矩辦，就得提醒他改正，不然時間久了，大家都習(xí)慣了不守規(guī)矩，那制度也就形同虛設(shè)了。
寫制度的時候，得注意語言要簡潔明了，別搞得跟天書似的。畢竟，制度是用來指導(dǎo)工作的，要是大家看了半天都不明白什么意思，那就起不到作用了。當(dāng)然，也不能太隨意，該有的專業(yè)術(shù)語還是要用，不然顯得不專業(yè)。
【第4篇】電氣工程技術(shù)內(nèi)業(yè)檔案管理制度怎么寫600字
電氣工程技術(shù)內(nèi)業(yè)檔案管理制度
1、工程技術(shù)內(nèi)業(yè)必須與工程進度同步進行。技術(shù)員每月清查一次，及時掌握技術(shù)內(nèi)業(yè)資料完成情況，清查出所缺項目，應(yīng)在3日內(nèi)補充完成，違者負(fù)激勵100元/次。
2、工程所用材料、構(gòu)配件的出廠質(zhì)量證明文件，進場檢驗記錄，試樣委托單及試驗報告等必須齊全、完整歸檔。發(fā)現(xiàn)材料應(yīng)做二次試驗未做材料二次試驗負(fù)激勵l00元/組。
3、技術(shù)內(nèi)業(yè)中的施工過程質(zhì)量控制記錄、施工質(zhì)量檢測記錄必須及時、完整、準(zhǔn)確。
4、檢驗批的劃分應(yīng)按照'地標(biāo)'劃分原則，結(jié)合工程實際情況綜合考慮，既要便于施工劃分，也要便于記錄。其具體劃分應(yīng)在施工組織設(shè)計中明確。
5、技術(shù)員必須按時做好監(jiān)理內(nèi)業(yè)報驗工作，并及時收回監(jiān)理審批完的技術(shù)內(nèi)業(yè)資料，以便整理保存。
6、技術(shù)內(nèi)業(yè)資料必須有完整的目錄索引，如果分冊裝訂，既要有總目錄，也要有分冊目錄，并注明各種資料所在冊數(shù)及頁碼。
7、技術(shù)內(nèi)業(yè)裝訂順序應(yīng)按要求裝訂，既要符合施工工序，又要便于編制、查閱。
8、竣工圖上必須標(biāo)明圖紙會審、設(shè)計變更、技術(shù)聯(lián)系通知單中更改的內(nèi)容，對更改變動少的，可在施工圖中標(biāo)明，并蓋竣工圖章，簽字手續(xù)齊全。
9、、竣工圖和技術(shù)內(nèi)業(yè)資料均按210mm*、297mm尺寸要求裝訂成冊，每冊厚度不得超過50ram，如超厚可分冊裝訂。
10、工程竣工驗收后15日內(nèi)，將竣工技術(shù)資料和竣工圖報送公司有關(guān)人員審核并歸檔，并辦理交接手續(xù)，違者負(fù)激勵50元/天。
11、管理體系運行資料必須及時、準(zhǔn)確編制完成。
書寫經(jīng)驗41人覺得有用
在寫電氣工程技術(shù)內(nèi)業(yè)檔案管理制度的時候，得先搞清楚這份制度是給誰看的。如果是內(nèi)部員工，那語言就得通俗易懂，要是面向上級單位或合作方，可能就得正式一點。像這種制度文件，最好先列個大綱，比如檔案分類、歸檔流程、借閱規(guī)定之類的，不然寫起來容易亂。
檔案分類這塊，可以根據(jù)工程類型劃分，比如電力系統(tǒng)類、設(shè)備安裝類、調(diào)試報告類等等。歸檔流程，從資料收集到整理裝訂，再到入庫登記，每個環(huán)節(jié)都要明確責(zé)任人。不過在寫這些步驟時，可能會出現(xiàn)筆誤，比如把“歸檔”寫成“登記歸檔”，其實意思差不多，但還是有點啰嗦。
借閱管理這部分，需要制定審批流程，比如部門主管簽字才能借閱。還有就是借閱期限，一般不超過兩周，超期得提前申請續(xù)借。這里有個小問題，有些地方可能會寫成“超過兩周就自動續(xù)借”，這樣反而容易引起誤會。
對于檔案保存環(huán)境，得保證溫濕度適宜，防止受潮發(fā)霉。定期檢查也很重要，發(fā)現(xiàn)破損及時修復(fù)。不過有時候?qū)懼鴮懼?，可能會忘記前面提到過的內(nèi)容，比如又重新提到了檔案分類，這就顯得有點重復(fù)啰嗦了。
書寫注意事項：
制度里最好附上一些表格模板，像檔案移交單、借閱登記表之類的。編制這些表格時，可能會因為趕時間而忽略細(xì)節(jié)，比如忘記標(biāo)明某些必填項，導(dǎo)致后續(xù)使用時麻煩。
小編友情提醒：
制度制定好后，還得組織相關(guān)人員培訓(xùn)，確保大家都理解并遵守。不過在培訓(xùn)過程中，可能會遇到各種突發(fā)情況，比如有人對某些條款提出異議，這時就需要靈活應(yīng)對，不能死板地堅持原稿。
【第5篇】塔吊工程拆裝檔案管理制度怎么寫250字
1.由內(nèi)業(yè)員負(fù)責(zé)，對每一臺塔吊的合格證、備案證等資料進行收集、分類、保管、歸存至單機檔案。
2.拆裝資料的填寫應(yīng)保證真實可靠，對拆裝過程中建立的各類安全、技術(shù)以及施工資料，統(tǒng)一交由物機部收存保管。
3.機械設(shè)備管理員對塔吊的拆裝資料的管理，應(yīng)做到如下幾點:
①按單機收集、整理、保管每次安拆的各種資料;
②做好拆裝檔案的編目工作，需要時及時提供各種安拆資料，切實對塔吊的拆裝作業(yè)提供幫助;
③保證資料完好不遺失;
④告知各類原始資料和拆裝資料的借閱單位和借閱人員，不得在檔案資料上涂改、抽換，并保證及時歸還。
書寫經(jīng)驗100人覺得有用
塔吊工程拆裝檔案管理制度怎么寫，這個問題其實挺復(fù)雜的。搞管理的，特別是涉及大型機械設(shè)備的，得把細(xì)節(jié)摳得很細(xì)才行。要是寫得不周全，出了問題就麻煩了。頭一回寫的時候，我也是摸著石頭過河，后來慢慢才找到點門道。
一開始就得明確一點，塔吊拆裝是個技術(shù)活兒，檔案就是用來記錄整個流程的。你得把每次拆裝的時間、地點、人員、設(shè)備型號、天氣狀況什么的都記清楚。當(dāng)然，也不能光靠腦子記，得有書面記錄，而且最好電子存檔一份。電子版的好處是方便查找，還能備份，萬一紙質(zhì)版丟了，還有個底子。
寫制度的時候，有些人喜歡把流程寫得太復(fù)雜，其實沒必要。像什么檢查塔吊是不是完好無損，這個環(huán)節(jié)很重要，但描述的時候得簡練。比如“檢查塔吊是否正常運轉(zhuǎn)”，后面跟著“包括鋼絲繩、滑輪組、制動器這些關(guān)鍵部件”，這樣寫就挺好。不過有時候?qū)懼鴮懼?，可能會漏掉一些小環(huán)節(jié)，像是忘了提到螺栓緊固情況，這就得反復(fù)校對幾遍。
文件歸檔這部分也很重要。每次拆裝完，相關(guān)的圖紙、報告、驗收單都要存好，不能亂放。有個同事有一次就把重要的驗收單隨手塞抽屜里，結(jié)果找不到了，后來還鬧了點小糾紛。所以歸檔的時候得有個固定的位置，最好能分類管理，按時間順序排好，這樣以后查起來方便。
還有一個容易忽視的地方，就是培訓(xùn)記錄。每次參與拆裝的人員都得接受培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括安全操作規(guī)程、應(yīng)急處理辦法什么的。培訓(xùn)完了還得簽字確認(rèn)，這一步不能省略。有時候?qū)懼贫鹊臅r候，可能會忘記強調(diào)這一點，導(dǎo)致后續(xù)出了問題沒法追責(zé)。
書寫注意事項：
檔案的借閱也得管好。不是誰都能隨便看的，尤其是涉及到公司機密的部分。這方面的規(guī)定得寫清楚，誰借閱、為什么借閱、什么時候歸還，這些都得登記在冊。不然的話，要是檔案被不當(dāng)使用或者泄露出去，那后果很嚴(yán)重。
【第6篇】工程公司檔案管理制度怎么寫4300字
************工程有限公司檔案管理制度
匯編：
行政人事部
二零一四年十二月四日
檔案管理制度
一、管理責(zé)任部門及相關(guān)人員職責(zé)1二、檔案分類及歸檔范圍、要求2三、檔案移交、整理、編號3四、檔案的利用4五、檔案的保管5六、檔案的銷毀5七、檔案保密制度6附件：
檔案管理相關(guān)表格
公司檔案管理明細(xì)表
總則
(一)為了加強對工程資料的管理，完善和規(guī)范公司管理制度，特制定本規(guī)定。
(二)本規(guī)定適用于公司總部及項目部。
一、管理責(zé)任部門及相關(guān)人員職責(zé)
(一)人事行政部負(fù)責(zé)制度的推進以及各部門檔案管理體系的建立、優(yōu)化與督察，并直接向人事行政部經(jīng)理負(fù)責(zé)。
(二)總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批《檔案銷毀登記表》、《文件丟失損毀報告表》。
(三)部門經(jīng)理負(fù)責(zé)審核本部門《檔案借閱審批表》、《檔案復(fù)制登記表》、《檔案查閱登記表》、《檔案銷毀登記表》、《文件丟失損毀報告表》，和明確相關(guān)人員負(fù)責(zé)收集保管本部門的檔案資料，對部門資料的完整性負(fù)責(zé)。
(四)各部門資料員/資料管理員
1、制度在部門的執(zhí)行;
2、按公司要求建立本部門的資料管理系統(tǒng)并運作;
3、負(fù)責(zé)收集整理本部門形成的本制度歸檔范圍內(nèi)的文件，正規(guī)保管及利用，按期分類整理保存。
二、檔案分類及歸檔范圍、要求
(一)文書檔案
1.1歸檔范圍：
1.1.1、集團資料
各類營業(yè)證照(營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、開發(fā)資質(zhì)證書、稅務(wù)登記證、投資協(xié)議、國土成交確認(rèn)函、國土合同等
公司章程
集團公司發(fā)來的與公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等各類正式行文
1.1.2、紅頭文件
公司下發(fā)和上報的各類正式行文
1.1.3、外來文件
各政府機關(guān)部門、協(xié)會、學(xué)會下發(fā)給公司的與工程項目無關(guān)的其他行政性質(zhì)的通知、邀請等文件
1.1.4、會議資料
會議紀(jì)要利用明源流程存檔
專題會會議講義
1.1.5、法律文件
合同、協(xié)議審核;
訴訟材料
1.1.6、物資采購合同
1.1.7、車輛資料
公司擁有所有權(quán)或使用權(quán)的機動車輛的基本信息資料、證件、保險單、維修記錄、事故資料
1.2歸檔要求：
1.2.1、集團證照資料：由財務(wù)部關(guān)注各類營業(yè)證照更新時間，保證證照及時更新，做好使用登記以及復(fù)制登記。
1.2.2、行政文件：紅頭文件、法律文件及外來相關(guān)文件移交行政部;車輛資料直接移交車輛管理員。
1.2.3、客服中心資料：法律文件、與客戶簽訂的協(xié)議原件于簽訂后3日內(nèi)移交檔案室。
(二)人事檔案
2.1、歸檔范圍
2.1.1勞動合同、聘用協(xié)議;
2.1.2一般員工轉(zhuǎn)正、調(diào)動、任免、離職、降職文件;
2.1.3職稱評定材料;
2.1.4面試表;
2.1.5勞務(wù)合同糾紛及處理材料;
2.1.6員工培訓(xùn)計劃、總結(jié)、方案
2.2、歸檔要求
2.2.1由人事專員保存于部門檔案柜;
(三)建設(shè)類檔案
3.1、歸檔范圍(附件：詳細(xì)列表)，集中于工程部：
3.1.1勘察設(shè)計、施工、工程監(jiān)理的招投標(biāo)文件、合同(協(xié)議)。
3.1.2預(yù)算、結(jié)算文件：
3.1.3項目核準(zhǔn)(立項)階段
3.1.4方案審查階段
3.1.5初設(shè)審查階段
3.1.6施工許可證階段
3.1.7預(yù)售階段
3.1.8竣工驗收備案登記階段
3.1.9產(chǎn)權(quán)證辦理階段
3.2、歸檔要求
3.2.1政府有關(guān)部門或行業(yè)管理部門的批復(fù)、批示性文件，由報建人員取得后3日內(nèi)移交相關(guān)的管理人員。
3.2.2工程部檔案按項目的可行性研究、勘察、設(shè)計、施工、竣工驗收階段，在階段工作完成后及時將資料整理歸類造冊，合理保存。
3.2.3施工圖紙由工程部資料員按組團保存完整，并相應(yīng)在二次深化圖及其他工程部相關(guān)圖紙上加蓋“圖紙確認(rèn)”章、在技術(shù)洽談單、變更備忘錄后附圖(變更圖紙)上加蓋“變更確認(rèn)”章。
3.2.4招投標(biāo)文件、合同類檔案傳簽完成后，由經(jīng)辦人移交負(fù)責(zé)人保管。
(四)會計檔案
4.1、歸檔范圍
4.1.1、會計憑證類:原始憑證、記賬憑證、匯總憑證;
4.1.2、會計賬簿類：
(1)總賬;
(2)現(xiàn)金日記賬，
(3)銀行存款賬、銀行明細(xì)賬;
(4)輔助賬簿;
4.1.3財務(wù)報告類：
(1)年度決算報表(經(jīng)會計師事務(wù)所審計后);
(2)月度、季度財務(wù)報表;
(3)不定期重要一次性報表;
(4)審計報告;
(5)驗資報告;
(6)資產(chǎn)評估報告。
4.1.4其他類：
(1)會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊;
(2)銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單;
4.2、歸檔要求
4.2.1會計憑證、賬簿由財務(wù)部負(fù)責(zé)人指定人員保存于部門檔案柜，財務(wù)部相關(guān)人員應(yīng)于次月前5個工作日內(nèi)完成當(dāng)月會計憑證、會計報表、會計帳簿的整理和裝訂工作。;
4.2.2財務(wù)報告類、其他類會計檔案由財務(wù)部負(fù)責(zé)人指定人員于資料產(chǎn)生后妥善保管。
(五)實物檔案
5.1、歸檔范圍：
5.1.1、照片、音像類
(1)反映公司工程建設(shè)、經(jīng)營管理等主要職能活動以及重要的工作成果。
(2)黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人及著名人物參加與集團公司有關(guān)的重大公務(wù)活動。
(3)公司組織或參與的重大外事活動。
(4)記錄公司重大事件。
(5)與其他檔案有密切聯(lián)系(如表彰、總結(jié)大會)。
(6)其他具有保存價值。
5.1.2、公司獲得的各種獎狀、獎杯、獎牌、錦旗、榮譽證書、光榮冊等
5.1.3、上級領(lǐng)導(dǎo)、知名人士、有關(guān)單位贈送給本單位的題詞、錦旗、牌匾、字畫、工藝品等
5.1.4、公司社會交往中獲贈的重要紀(jì)念品、公司組織的各種重大活動中形成的紀(jì)念品、其它有保存價值的實物
5.2、歸檔要求：
5.2.1、底片、沖洗的照片、說明一同整理和存放;數(shù)碼影像統(tǒng)一存入人事行政專員電腦專用文件夾。
5.2.2、其他實物檔案由各部門資料員或兼職資料員負(fù)責(zé)移交人事行政專員。
三、檔案移交、整理、編號
(一)移交
1.1、各部門檔案管理人員在留存蓋章檔案后，在明源上歸檔，并在相應(yīng)類別的《檔案歸檔登記表》中登記，由移交人確認(rèn)簽字。
1.2、各部門培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級機關(guān)召開的會議等公務(wù)活動在相關(guān)費用報銷時，必須將有歸檔價值的文件資料向人事行政專員辦理交接手續(xù)，雙方簽字認(rèn)可后財務(wù)部才給予核報。
(二)整理
鑒定分類→掃描成電子文件→錄入卷內(nèi)目錄→印臨時檔號→裝訂→對號裝盒→入檔案柜
(三)編號
(公司)簡稱 (業(yè)務(wù)部門)簡稱-檔案類別代碼(一級 二級)-年度 順序號;
四、檔案的利用
(一)查閱
1.1、查閱的授權(quán)范圍
(1)總經(jīng)理、人事行政部負(fù)責(zé)人有權(quán)查閱全部范圍檔案。
(2)部門經(jīng)理有權(quán)查閱本部門產(chǎn)生的所有檔案。
(3)普通員工有權(quán)查閱本部門職責(zé)范圍內(nèi)的檔案。
(4)跨部門檔案查閱需由主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并填寫借閱單。
(5)由總經(jīng)理親自密封的絕密檔案只有其本人可以取用，其他任何人未得到授權(quán)，均無權(quán)查閱該檔案。
1.2、檔案查閱程序要求
(1)權(quán)限內(nèi)的檔案查閱，由查閱人直接在檔案室進行紙質(zhì)查閱。
(2)權(quán)限外的檔案查閱，由人事行政專員收到查閱者完成審批的“檔案查閱審批”流程后，引領(lǐng)查閱者在檔案室查閱相關(guān)資料，閱后即時歸還。
(二)借閱
2.1、借閱程序要求
(1)員工憑經(jīng)審批的《檔案借閱審批表》外借檔案原件資料;
(2)各部門檔案管理人員員收到借閱者完成審批的“檔案借閱審批”流程后，找出檔案原件資料，要求借閱者在《檔案查閱登記表》上簽字，備查。
2.2、檔案的歸還
(1)借出的檔案原件，檔案管理人員應(yīng)定期進行整理和跟蹤，督促各使用人及時歸還，歸還時在《檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)。
(2)檔案使用人歸還檔案時要保證檔案的完整性和本來面目且不應(yīng)無故扣押檔案。
2.3、其他規(guī)定
會計檔案原則上不借出。
(三)檔案復(fù)制
申請復(fù)制檔案者完成審批流程后，由檔案管理人員調(diào)取檔案原件進行復(fù)制提供給查閱者。
五、檔案的保管
(一)檔案的保管期限
各部門的檔案管理人員根據(jù)文件材料的價值，確定其保管期限，分別劃分為永久保存、長期保存兩類。
(二)專項檔案的保管規(guī)定
2.1、公司各部門檔案(含會計檔案)：應(yīng)指定專人保管，整理立卷，裝訂成冊，存放在專門的檔案柜內(nèi)。人事行政部每月對各部門自行保管的檔案資料進行檢查。
2.2、電子版檔案的傳遞和保存
(1)原則上除電子設(shè)備檔案和財務(wù)憑證、報表、帳簿檔案外其他檔案必須同時保存電子版檔案。
(2)人事行政專員制作電子版檔案的目錄，使其與紙質(zhì)檔案的順序一一對應(yīng)，并整和在檔案管理軟件系統(tǒng)上便于調(diào)用。
(3)每年7月份將上年電子版檔案刻制成光盤，一式兩份。定期檢查、殺菌殺毒。
(三)檔案的正式裝盒、造冊
3.1、裝訂要求：參照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進行。
3.2、裝盒：人事行政專員于每年固定時間進行上年檔案的正式裝盒造冊及調(diào)整工作。
(四)檔案的存放
檔案建目后應(yīng)存放在專用檔案盒內(nèi)，盒脊和面上應(yīng)清晰、牢固標(biāo)明類別、檔號、日期。每一檔案盒內(nèi)應(yīng)有卷內(nèi)目錄(分目錄)及備考表。
裝盒檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜內(nèi)，按照年度、類別的次序自左向右，自上而下地排列。
(五)檔案意外損毀的處理
檔案丟失或發(fā)生意外損毀時，檔案管理人員應(yīng)立即將事件情況填寫《文件丟失損毀報告表》，報部門經(jīng)理審核，總經(jīng)理審批。
檔案丟失、或損毀無法進行修補、復(fù)原，借用人應(yīng)請有關(guān)部門協(xié)助設(shè)法重新補制。在進行補救工作的同時，人事行政部經(jīng)理應(yīng)組織對事件發(fā)生的原因進行調(diào)查，追究有關(guān)人員的責(zé)任。
六、檔案的銷毀
(一)目的：判定檔案價值、定期對失去保存價值的檔案銷毀。
(二)程序及要求
2.1、檔案管理人員要定期鑒別檔案價值，識別出失去保存價值及保管期屆滿的檔案，并填寫《檔案銷毀登記表》，交部門經(jīng)理及總經(jīng)理審核，經(jīng)總經(jīng)理審批同意后予以銷毀。
2.2、正式銷毀前檔案管理人員應(yīng)再次進行核對;銷毀時應(yīng)有檔案管理員和監(jiān)銷人同時在場;銷毀后監(jiān)銷員在銷毀登記表上簽字確認(rèn)。
2.3、檔案銷毀情況應(yīng)做到及時登記。
(三)會計檔案的銷毀
3.1、會計檔案的銷毀應(yīng)由檔案室會同財務(wù)部提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。
3.2、總經(jīng)理在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。
3.3、銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由至少兩人共同銷毀并簽字確認(rèn)。
3.4、監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告財務(wù)負(fù)責(zé)人。
3.5、保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。
七、檔案保密制度
1、嚴(yán)禁將密級文件、資料帶回家或帶到公共場所，嚴(yán)禁在公共場所談?wù)撁孛苁马棧瑖?yán)禁在私人通信、通話中泄露秘密內(nèi)容;
2、打印密級文件的草稿、校對稿在文件制成后均應(yīng)銷毀，各部門掌握的文件、資料由人事行政部定期回收和銷毀;
3、嚴(yán)禁打聽和記錄與自己工作無關(guān)的秘密，嚴(yán)禁向他人傳播自己知曉的秘密內(nèi)容;
4、嚴(yán)禁任何人利用工作之便或職務(wù)之便，將公司的客戶和業(yè)務(wù)自行經(jīng)辦或處理;
5、嚴(yán)禁任何人利用工作之便或職務(wù)之便將所掌握的業(yè)務(wù)秘密轉(zhuǎn)交給其它單位從事與本司業(yè)務(wù)相關(guān)的工作;
6、嚴(yán)禁與工作無關(guān)的人進入總經(jīng)理辦公室、檔案室、財務(wù)部資料室、工程部資料室等辦公重地;
7、公司領(lǐng)導(dǎo)或與公司利益密切相關(guān)的人員出差的任務(wù)、去向，知情者不得向他人泄露;
8、對模范執(zhí)行本規(guī)定者，公司給予表彰獎勵;對失密、泄露者，視其情節(jié)、后果輕重公司將給予行政、經(jīng)濟處罰;對因失密、泄密觸犯國家法律者，將報送司法機關(guān)對其依法處理。
本辦法自頒布之日起執(zhí)行。
書寫經(jīng)驗38人覺得有用
寫管理制度，特別是針對工程公司的檔案管理，得結(jié)合實際工作情況來編，不是說照搬別人的，而是要從本單位的具體需求出發(fā)。比如先想清楚檔案有哪些種類，是圖紙、合同文件多，還是施工記錄多，這決定了歸檔方式。一般來說，檔案分類得明確，工程類的就按項目劃分，每個項目的資料集中放一起，這樣找起來方便。
寫的時候，開頭最好有個總的要求，就是讓大家重視檔案管理，別覺得隨便堆著就行。然后具體講怎么操作，像收進來的文件要檢查一下完整性，缺頁的得補全，這個步驟很重要，要是漏了可能后面用的時候就麻煩了。還有，檔案得定期整理，時間長了不整，東西堆一屋子，想找都找不到。
文件歸檔后，得有個登記本，每次借閱都要記清楚誰借的、什么時候還的，不然丟了都不知道是誰干的。借閱權(quán)限也要定好，一般員工只能看公開的部分，涉及敏感信息的，得領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才行。我見過有的單位沒這規(guī)矩，結(jié)果檔案隨便翻，后來出了問題，追責(zé)都不好追。
書寫注意事項：
檔案室環(huán)境得注意，溫度濕度得控制好，不然紙質(zhì)文件容易發(fā)黃變脆。還有，檔案柜最好用防潮的那種，下雨天窗戶關(guān)嚴(yán)實點，別圖省事開著透氣，這都是經(jīng)驗教訓(xùn)。其實也不是說特別復(fù)雜，就是平時多留意點，別不當(dāng)回事。
電子檔案也不能忽略，現(xiàn)在好多文件都是電子版，備份工作要做好，硬盤什么的容易壞，最好存雙份，一份本地一份云上。傳輸?shù)臅r候也得小心，用加密軟件什么的，防止外泄。當(dāng)然，這都是基本的操作，具體到每個公司還得因地制宜，不能照搬套用。
寫的時候語言別太死板，要接地氣一點，畢竟不是寫論文，得讓普通員工都能看得懂。像“必須”、“嚴(yán)禁”這類詞用得太多會顯得生硬，適當(dāng)用些“建議”、“可以”之類的詞，語氣緩和點。不過有時候?qū)懼鴮懼赡軙选皯?yīng)該”寫成“應(yīng)有”，或者“保存”寫成“保藏”，這種小地方得自己多校對幾遍。
