【第1篇】物業(yè)管理公司檔案管理制度怎么寫1900字
物業(yè)管理公司檔案管理制度范本
一、物業(yè)管理公司檔案管理規(guī)定:
1.公司各物業(yè)項目的檔案資料規(guī)定由物業(yè)管理公司主管(包括代理主管)負責監(jiān)督保管，由文員專職文件存檔、注記工作。
2.有關(guān)物業(yè)管理公司驗收檔案、圖則、業(yè)主及住戶資料、管理制度、合約及附件設(shè)備設(shè)施及保養(yǎng)制度、財務(wù)報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔，文件柜要求上鎖，未經(jīng)主管許可，他人不得動用。
3.物業(yè)管理公司檔案資料必須按公司規(guī)定要求存檔，做到圖有袋、文有夾，報告類文件編目錄索引，檔案類文件有存檔文件清單及編號目錄。
4.物業(yè)管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報公司備案。
5.物業(yè)管理公司檔案在歷任主管調(diào)職、任職時應(yīng)向公司或接任者辦理移交手續(xù)、經(jīng)確認后方可離任。
6.物業(yè)管理公司檔案日常需經(jīng)常使用部分應(yīng)復(fù)印備份，原件存放在檔案中不得隨意使用。
7.因工作需要借閱、復(fù)印專管部分檔案資料的，需經(jīng)主管書面確認，如有違反的作泄密處理。
8.公司將定期巡查上述規(guī)定所提及之要求落實情況，對不符要求的保管責任人將作適當處分。
9.物業(yè)管理公司檔案資料因保管不當而導(dǎo)致遺失、泄密的，對物業(yè)管理公司有重大影響及損害物業(yè)管理公司公司利益的，公司將視情節(jié)輕重追究當事人責任，并保留追究其法律責任的權(quán)利。
二、物業(yè)管理公司保密規(guī)定:
1.在工作范圍獲有關(guān)的公司、物業(yè)管理公司內(nèi)部資料，業(yè)主、用戶單元和物業(yè)管理處員工個人資料及其內(nèi)所載有的通信地址、聯(lián)系電話、購/租合約及金額、特別條款、物業(yè)管理公司及公司內(nèi)部情況、業(yè)主及用戶個人情況等均屬工作保密范圍。
2.業(yè)主、用戶及員工資料統(tǒng)一存放在辦公室文件柜中，由專人負責注記及存檔等工作，由物業(yè)管理公司主管每周審核，其他工作人員未經(jīng)許可禁止查閱。
3.物業(yè)管理公司物業(yè)管理處文件柜備用鑰匙由主管保管，主管及秘書因需告假時，經(jīng)指定的授權(quán)人士，方可代為執(zhí)行以上事務(wù)
4.應(yīng)工作所需而放置于辦公室、監(jiān)控中心、大堂接待處的業(yè)主及業(yè)戶聯(lián)系電話、員工個人聯(lián)系電話、地址等，必須隱藏放置，不得張貼于顯眼處，不得外泄。
5.公司制定的各類物業(yè)管理公司規(guī)章制度及工作指引，由物業(yè)管理處統(tǒng)一保管，高級管理員以上級別人員可借閱(須辦理借閱手續(xù))，每次限時一周。實行借閱目的為指引員工培訓(xùn)，嚴禁任何形式的抄襲及復(fù)印。
6.發(fā)布的各類通知通告，應(yīng)限定時效，過時收回。
7.員工應(yīng)具有維護他人陰私權(quán)利的法律意識，主動為公司及業(yè)主保守秘密，對于任何人士不正常的打探行為，應(yīng)堅決拒絕并向公司報告。
8.員工因執(zhí)行保密規(guī)定不當，致使公司、業(yè)主、業(yè)戶或管理員工利益受不良侵害的，公司將按員工守則有關(guān)規(guī)定從重處罰，并由當事人個人承擔導(dǎo)致的全部法律責任。
三.物業(yè)管理公司檔案資料:
1、物業(yè)管理公司驗收檔案:
1)土建、設(shè)備安裝竣工資料(圖紙、設(shè)備資料);
2)設(shè)施設(shè)備之質(zhì)檢、消防、勞動局、公安及音像管理等部門驗收合格文件;
3)機電設(shè)備保養(yǎng)合約;
4)公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備驗收記錄(管理公司);
5)公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備移交記錄(發(fā)展商、承包商與管理公司);
6)單元驗收及移交記錄(承包商、業(yè)主與管理公司);
2、物業(yè)管理公司二次裝修檔案:
1)用戶單元二次裝修圖則及審批手續(xù);
2)二次裝修期間管理處監(jiān)督檢查資料;
3、業(yè)戶資料:
1)入伙情況記錄;
2)業(yè)主(租戶)情況登記(包括名稱、單元號、聯(lián)系人、建筑面積、交接單、入伙時間或租用期限等);
4、物業(yè)管理公司管理文本匯編:
1)管理合同、管理公約、用戶手冊等統(tǒng)一裝訂成冊;
2)物業(yè)管理公司各類管理規(guī)章制度及裝修規(guī)定等;
3)物業(yè)管理公司各項管理分包合約;
5、物業(yè)管理公司設(shè)備維修保養(yǎng)類:
1)各類設(shè)施設(shè)備要有專門的維修保養(yǎng)制度及應(yīng)急措施;
2)各類設(shè)施設(shè)備有獨立的維修檔案，及日常巡檢維修記錄;
3)主要部位如變配電間、監(jiān)控中心、電梯機房等應(yīng)有工作日記、交接班記錄、巡視記錄及人員進出記錄;
4)物業(yè)管理處有用戶維修保修單，維修后應(yīng)有回訪記錄;
6、物業(yè)管理公司設(shè)施設(shè)備檢測類:
1)變配電間要有供電部門定期電氣測試報告記錄;
2)電梯要有勞動部門合格證書及年檢報告;
3)生活水箱要定期清洗并存記錄，清洗后要有衛(wèi)生部門水質(zhì)檢測報告，清洗工作應(yīng)有有效體檢證明;
4)避雷系統(tǒng)要有定期檢測報告;
5)應(yīng)有定期沉降檢測報告;
6)消防泵、管道應(yīng)有定期試機及換水記錄，煙感及溫感探頭應(yīng)有定期測試工作記錄;
7)其它設(shè)施設(shè)備檢測記錄資料;
7、物業(yè)管理公司物業(yè)管理處運作類:
1)正式文件應(yīng)用電腦打印操作，并有規(guī)定的電腦檔號及存檔目錄記錄;
2)物業(yè)管理公司管理費收繳情況
3)物業(yè)管理公司管理費財務(wù)報告
4)物業(yè)管理公司物業(yè)管理處運作報告;
物業(yè)管理公司物業(yè)管理處會議記錄(包括內(nèi)部會議及與發(fā)展商或業(yè)主委 員會的會議)
*物業(yè)管理公司物業(yè)管理處值班記錄
*保安值班記錄
*設(shè)備值班與巡檢記錄
*管理工作計劃與報告
*工程設(shè)備管理計劃與報告
*物業(yè)管理公司物業(yè)管理處往來信函
*用戶報修與投訴處理記錄
*承包商維修或保養(yǎng)工作情況記錄
書寫經(jīng)驗99人覺得有用
物業(yè)管理公司的檔案管理制度很重要，這關(guān)系到日常工作能不能順利進行。做這個制度的時候，得結(jié)合公司的實際情況，不能照搬別人的，不然可能不太合適。比如，有的公司業(yè)務(wù)量大，檔案就得多留地方放，要是檔案室太小，那肯定不行，得提前規(guī)劃好。
制定制度前，先要把所有跟檔案相關(guān)的流程都理清楚，像是檔案的收集、整理、歸檔、借閱、保管和銷毀之類的環(huán)節(jié)。每個環(huán)節(jié)都要規(guī)定好具體的操作步驟，這樣大家才知道該怎么做。比如說檔案歸檔這部分，得明確哪些資料需要歸檔，歸檔的時間節(jié)點是什么時候，還有歸檔之后怎么分類擺放，這些細節(jié)都不能含糊。
再比如檔案的借閱管理，要確定誰能借閱，借閱需要走什么樣的審批流程，借閱期間要注意什么事項，歸還的時候又該怎么處理。要是這些沒說清楚，到時候出了問題就麻煩了。檔案室的管理人員也得有明確職責，他們負責日常的維護工作，定期檢查檔案的狀態(tài)，防止檔案損壞或者丟失。
制度寫完后還得培訓(xùn)一下員工，讓他們知道制度的具體內(nèi)容。要是光寫了沒人執(zhí)行，那制度就是擺設(shè)。不過有時候?qū)懙臅r候可能會漏掉一些小點，像某些特殊情況下檔案怎么處理之類的問題，這都是需要注意的。
檔案室的環(huán)境也很重要，得保持干燥整潔，溫度濕度都要控制好，不然檔案容易發(fā)霉或者變質(zhì)。還有就是安全問題，檔案室最好裝個監(jiān)控，防止有人偷偷拿檔案出去。另外，檔案室的鑰匙管理也要嚴格，不能隨便給誰都能進去。
制度里的條文不能太復(fù)雜，得讓大家一看就明白，要是寫得太晦澀難懂，反而沒人愿意遵守。但也不能太簡單，不然沒法應(yīng)對實際工作中遇到的各種情況。有時候?qū)懼鴮懼鴷恍⌒陌丫渥訉懙糜悬c亂，比如“檔案管理員在收到新的檔案后應(yīng)該及時整理并且歸檔，不能拖延，因為拖延可能會導(dǎo)致檔案混亂。”這樣的句子讀起來就有點拗口。
【第2篇】物業(yè)管理公司檔案管理制度9怎么寫1200字
物業(yè)管理公司檔案管理制度(九)
第一條 總則
1.為規(guī)范公司檔案管理，更有效地為公司的各項工作的順利開展服務(wù)，特制定本制度。
2.本制度的檔案指公司日常工作中發(fā)生的重要書面文件、音像資料，包括:國家政府部門重要公文、工程技術(shù)檔案、財務(wù)檔案、法律文書、各種文書檔案及其他專門檔案(人事檔案等)。
3.公司對檔案實行集中統(tǒng)一管理。
第二條 檔案管理架構(gòu)
1.公司檔案管理由辦公室主管，設(shè)立綜合檔案室。
2.綜合檔案室由辦公室檔案管理員負責管理，各管理處設(shè)兼職檔案管理人員。
3.綜合檔案室負責公司全部重要檔案原件的管理。各管理處由兼職檔案管人員負責檔案的收集、整理和移交工作。
第三條 檔案分類:
1.文書類檔案
1)政府部門各類文件
2)公司對外、對內(nèi)各類正式發(fā)文
3)法律公文
4)廣告策劃文案
2.工程技術(shù)類
1)設(shè)備設(shè)施檔案
2)招投標檔案
3.財務(wù)類檔案
4.合同類檔案
5.公司各類證照
6.影音類文件
第四條 歸檔工作流程
1.檔案工作分為八個環(huán)節(jié):收集、整理、鑒定、保管、編目、檢索、統(tǒng)計、利用。
2.各管理處以管理項目為單位，按檔案分類要求，在第一時間將文件、證照原件整理后，負責移交至公司綜合檔案室歸檔。
3.各管理處按要求建立檔案，做好檔案登記目錄，經(jīng)管理處負責人審簽后，及時交送公司綜合檔案室備查，并依據(jù)要求將檔案原件移交公司綜合檔案室。如管理處確需留存原件的，應(yīng)與公司綜合檔案室辦理檔案借閱手續(xù)。
第五條 歸檔要求
1.歸檔文件必須完整齊全。
2.歸檔文件必須按規(guī)定分類、整理、編目。
3.檔案編目
1)文書類檔案:年度 (項目)部門或管理處 案卷號
如:2025/市場/001
2)工程類檔案:年度 項目 檔案分類 案卷號
如:2025/百事可樂/項目/001
3)財務(wù)類檔案:會計年度設(shè)置
4)合同類檔案:部門(項目) 合同類型 年份 案卷號
4.歸檔文件不能用鉛筆、圓珠筆、彩筆和藍色復(fù)印紙書寫。熱敏紙類的傳真件、復(fù)印件均不能歸檔。
5.音像檔案要求:磁帶、錄像帶、光盤要原版;計算機軟盤、光盤要可運行。音像檔案采取總登記方式(登記表見附件2):
1)照片、底片要求清晰完整，并附有說明文字材料，包括事件、時間、人物、背景、攝影者五要素。
2)錄音帶、錄像帶、計算機軟件應(yīng)在盒套貼有標簽注明:題目(內(nèi)容)、制作日期、制作人、盤數(shù)、序號等。
第六條 檔案借閱、移交
1.公司檔案室檔案原則不外借其他單位，如確需外借需經(jīng)公司主管副總批準。
2.借閱檔案、證照一律辦理借閱手續(xù)。檔案需妥善保管，不得私自涂改、拆卷、復(fù)印及轉(zhuǎn)借他人。
3.各管理處只能借閱本部門形成檔案，若跨部門借閱，須經(jīng)檔案主管部門負責人批準。
4.公司檔案管理人員在調(diào)離崗位、或離職時，由辦公室主任負責監(jiān)督辦理檔案的交接工作，將檔案移交表填寫清楚。
第七條 保管和保密制度
1.存放檔案的檔案柜排放整齊;采用統(tǒng)一的檔案盒，且要求標識明確。
2.檔案保管要做到防火、防光、防塵、防盜、防鼠、防潮。
3.檔案的保密嚴格執(zhí)行檔案保密制度，采取相應(yīng)保管措施。銷毀檔案要由專人監(jiān)銷，防止泄密。
4.節(jié)假日期間，檔案庫房、檔案柜要加封條。
第八條 附則
工程檔案、財務(wù)檔案管理制度細則由部門另行制定。
書寫經(jīng)驗44人覺得有用
物業(yè)管理公司檔案管理制度確實挺重要的，畢竟這關(guān)系到日常工作的很多細節(jié)。一開始得明確檔案管理的目的，主要就是為了確保資料完整，方便查閱，還能起到監(jiān)督作用。這可不是隨便找個地方放文件就行的，需要專門的地方，最好能有個獨立的檔案室，專門負責收集、整理、歸檔各類文件。
檔案分類也很關(guān)鍵，通常會分成合同類、財務(wù)類、維修記錄類等等。像合同，得保證蓋章齊全，而且復(fù)印件不能隨便亂傳，要是發(fā)現(xiàn)有人違規(guī)，那可就得嚴肅處理了。不過有時候，因為工作忙起來，可能會忘記檢查文件是否齊全，這就容易導(dǎo)致一些小問題，比如某個合同少了一頁附件，這種情況最好能及時補救，不然后面要用的時候就麻煩了。
在具體操作上，檔案管理人員得定期盤點，看看有沒有丟失或者損壞的情況。特別是那些涉及業(yè)主隱私的文件，更得小心保管，不能隨便讓外人接觸。如果發(fā)現(xiàn)有員工私自翻看檔案，這是絕對不允許的，必須有相應(yīng)的懲罰措施，不然大家都不守規(guī)矩，制度就形同虛設(shè)了。
書寫注意事項：
電子檔案也不能忽視?，F(xiàn)在大家都習慣用電腦辦公，所以電子版的文件也要妥善保存，定期備份，防止硬盤壞了文件就沒了。不過有時候網(wǎng)絡(luò)環(huán)境不太好，上傳下載速度慢，可能會影響工作效率，這時候就需要提前做好規(guī)劃，比如選擇合適的存儲設(shè)備，或者優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)條件。
小編友情提醒：
檔案管理不是一成不變的，得隨著公司發(fā)展不斷調(diào)整。比如說新項目啟動后，肯定會有新的文件產(chǎn)生，這就需要及時更新檔案管理系統(tǒng)。要是哪天發(fā)現(xiàn)檔案室的規(guī)章制度執(zhí)行不到位，比如門沒鎖好，文件隨意堆放，那就要趕緊整改，不然出了問題就晚了。
【第3篇】物業(yè)管理公司檔案管理制度6怎么寫1950字
物業(yè)管理公司檔案管理制度6
檔案是全面反映公司經(jīng)營管理各項活動的歷史記錄，是實現(xiàn)今后決策科學化的重要依據(jù)。特制定本方法，各部門必須按本制度認真做好檔案管理工作。
第一節(jié)檔案范圍
公司各種具有保存價值的文件、圖紙、方案、軟件、圖片、音像、實物等都必須立卷、歸檔。
其中，文件包括:規(guī)劃、計劃、技術(shù)資料、工程資料、財務(wù)資料、人事資料、會議紀要、項目方案、合同協(xié)議、內(nèi)外行文等。
第二節(jié)檔案分類及編號
一、檔案按其內(nèi)容及關(guān)聯(lián)部門可分為六大類:
1、行政類
2、財務(wù)類
3、人事類
4、業(yè)務(wù)類
5、工程類
6、拓展類
二、機要檔案須在檔案編號后注明:絕密、機密、秘密。具體劃分規(guī)則見本制度第三節(jié)第二條。
三、檔案編號以'一案一號'為原則，遇有一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要類別進行編號。
四、歸檔后須填寫《檔案管理登記表》(附表1)。
第三節(jié)機要檔案
一、機要檔案按其內(nèi)容分為'絕密'、'機密'、'秘密'三級。其中:
二、劃分標準:
絕密檔案包括:
公司經(jīng)營發(fā)展中的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項目及經(jīng)營決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及金額在100萬元以上的重大合同。
機密檔案包括:
1、財務(wù)資料;
2、公司重要會議紀要;
3、公司經(jīng)營情況;
4、人事檔案、薪資性檔案、勞動合同;
5、技術(shù)資料;
6、金額在10萬-100萬元的合同。
秘密檔案包括:
1、重要項目資料;
2、項目合同協(xié)議。
第四節(jié)檔案裝訂
一、以左方裝訂為原則，右上角標明檔案號。
二、文件如有皺折、破損、參差不齊等情況，應(yīng)先整補，裁切折疊，使其整齊，再裝訂。
第五節(jié)保存期限
檔案保存期限除政府有關(guān)法令或本公司其他規(guī)章制度特定者外，一律按照下列規(guī)定辦理:
一、永久保存:1、公司章程;2、股東名簿;3、股東會、董事會、監(jiān)事會會議紀要;4、公司證照;5、各級批文;6、印鑒;7、公司年度經(jīng)營計劃;8、公司年度經(jīng)營總結(jié);9、年度財務(wù)報表;10、技術(shù)資料;11、不動產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證;12、人事資料;13、大型活動圖片、音像資料;14、其他核定須永久保存的文書。
二、十五年保存:1、會計憑證;2、其他經(jīng)核定須十五年保存的文書。(其它財務(wù)檔案的保存期限按國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行)
三、五年保存:1、期滿或解除的合同協(xié)議;2、完結(jié)后的項目方案;3、其他經(jīng)核定須保存五年的文書。
四、一年保存:1、部門工作計劃及工作總結(jié);2、完結(jié)后的部門請求報告;3、完結(jié)后無長期保存必要文書。
五、公司規(guī)章制度由總經(jīng)理辦公室永久保存，使用部門視其有效期限予以保存。
第六節(jié)保管部門
一、財務(wù)專項機要檔案由財務(wù)會計部負責保管。
二、人事專項機要檔案由人力資源部負責保管。
三、股東會、董事會、監(jiān)事會資料由董事會秘書保管。
四、其他檔案均由總經(jīng)辦指派專人保管。
第七節(jié)檔案移交
一、公司各類證照、批文在頒發(fā)之日起移交總經(jīng)辦。
二、公司章程，股東會、董事會、監(jiān)事會會議紀要、決議，應(yīng)自簽發(fā)之日起三日內(nèi)移交總經(jīng)辦。
三、合同協(xié)議應(yīng)在簽訂之日移交總經(jīng)辦。
四、財務(wù)檔案、人事檔案由部門自行立卷、歸檔、管理。
五、其余檔案半年移交一次，時間為每年的1月和7月。
六、檔案移交須填寫《檔案移交清冊》(附表2)。
七、《檔案移交清冊》一式三份，移交雙方各一份，總經(jīng)辦留存一份。
第八節(jié)檔案調(diào)閱
一、因工作需要需調(diào)閱檔案時，須填寫《檔案調(diào)閱申請單》(附表3)，并經(jīng)相應(yīng)核準人核準后方可調(diào)閱。
二、行政類檔案、財務(wù)類檔案、人事類檔案、業(yè)務(wù)類檔案、工程類檔案、拓展類檔案的調(diào)閱須部門經(jīng)理核準，跨部門檔案調(diào)閱須總經(jīng)辦主任核準，但僅僅限于檔案的查閱、復(fù)印，使用原件或調(diào)閱機要檔案資料須總經(jīng)理核準。(保密性檔案的范圍見《機要檔案管理制度》)。
三、檔案管理人員必須嚴格按照《檔案調(diào)閱申請單》的內(nèi)容，將檔案調(diào)出，供調(diào)檔人查閱。
四、調(diào)檔人必須是《檔案調(diào)閱申請單》里注明的查閱人。
五、《檔案調(diào)閱申請單》由檔案管理人員留存?zhèn)洳椤?/p>
六、檔案借閱時間最長不超過8個工作時。
七、如調(diào)檔內(nèi)容更改、調(diào)檔時間延長，應(yīng)按調(diào)檔程序重新辦理。
第九節(jié)檔案銷毀
一、超過保存期，且無保存價值的檔案應(yīng)銷毀。
二、需銷毀的檔案由保管部門填報《檔案銷毀申請表》(附表4)，經(jīng)相應(yīng)核準人核準后方可銷毀。
三、部門內(nèi)部檔案由部門經(jīng)理核準銷毀;機要檔案由總經(jīng)理核準銷毀;其余檔案由主管副總經(jīng)理核準銷毀。
四、銷毀檔案須兩人以上人員共同完成，總經(jīng)辦指定專人監(jiān)督銷毀，并填寫《檔案銷毀登記表》(附表5)。
五、檔案銷毀每半年進行一次，即每年的1月和7月。
六、《檔案銷毀申請表》、《檔案銷毀登記表》各一式二份，申請部門一份，總經(jīng)辦一份。
第十節(jié)其他
一、檔案管理人員應(yīng)妥善保管，防蟲蛀、防霉、防丟失，保證檔案安全。
二、所有檔案應(yīng)有專柜存放、加鎖，定期清理通風，防濕。
三、所有檔案不得隨意查閱、復(fù)印，不得置于公共場所。
四、本制度附件包括:《機要檔案管理制度》。
五、以上表格均由總經(jīng)辦統(tǒng)一編號。
六、各部門必須嚴格按照本制度相關(guān)規(guī)定保管檔案。
書寫經(jīng)驗91人覺得有用
物業(yè)管理公司檔案管理制度的編寫需要結(jié)合實際工作經(jīng)驗，還要考慮到細節(jié)的把控。每個公司的情況都不一樣，因此制度不能照搬別人的模板，而是要從自身需求出發(fā)，逐步完善。一開始的時候，可以先列個大概的提綱，比如檔案分類、歸檔流程、借閱規(guī)定之類的，這樣心里就有個底了。
檔案管理的核心在于分類，這一步很關(guān)鍵，要是搞混了，后面的工作會特別麻煩。比如說工程部的圖紙和客服部的客戶記錄放在一起，那找起來就像大海撈針似的。分類的時候，可以根據(jù)項目類型、時間順序或者重要程度來劃分，具體怎么分得看公司的具體情況。像一些重要的合同文件，最好單獨設(shè)立一個類別，方便緊急情況下快速調(diào)取。
制定借閱流程時，一定要明確誰有權(quán)限查看哪些資料。有些敏感信息只能由特定人員查閱，其他員工即使想看也得經(jīng)過批準才行。而且每次借閱都要登記清楚，包括借閱人姓名、日期、用途等等，這樣萬一出了問題能追溯到責任人。不過有時候因為工作忙，可能會忘記詳細記錄這些信息，但這是很不應(yīng)該的，畢竟檔案管理可不是兒戲。
存儲環(huán)境也很重要，檔案室要保持干燥通風，避免潮濕導(dǎo)致紙張發(fā)霉或者蟲蛀。定期檢查檔案柜的狀態(tài)，發(fā)現(xiàn)問題及時修理，不然一旦檔案受損就麻煩了。還有，檔案管理人員的素質(zhì)也直接影響到管理質(zhì)量，他們得熟悉整個流程，遇到突發(fā)情況能夠迅速應(yīng)對。
隨著公司的發(fā)展，制度也需要不斷調(diào)整優(yōu)化。如果發(fā)現(xiàn)某些環(huán)節(jié)存在漏洞，就要及時修改補充。比如以前可能沒考慮到電子文檔的重要性，現(xiàn)在隨著信息化進程加快，電子檔案也得納入管理體系當中。這就要求管理人員不僅要懂紙質(zhì)檔案管理，還得學會處理數(shù)字資料，這對大家來說都是一個新的挑戰(zhàn)。
【第4篇】物業(yè)管理公司檔案管理制度七怎么寫2100字
物業(yè)管理公司檔案管理制度(七)
一、檔案管理總則
1、公司檔案是指公司各個部門在從公司經(jīng)營管理等工作中形成的具有保存價值的各種文字、圖紙、照片、影片、錄象、印刷品等原始記載，是公司管理工作的基本依據(jù)和有效憑證。
2、檔案的管理工作是一門專業(yè)性的管理工作，是經(jīng)營管理活動中的重要組成部分，各部門都要從公司整體利益出發(fā)，把檔案管理工作納入本部門日常工作程序之中，切實加強領(lǐng)導(dǎo)，部門負責人為本部門檔案第一負責人。
3、各部門都必須貫徹執(zhí)行集中統(tǒng)一人事檔案的原則，采取有效措施，集中統(tǒng)一管理本部門的檔案，以維護檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全有效利用。
二、管理結(jié)構(gòu)和職責
1、總辦是公司檔案管理的業(yè)務(wù)主管部門，根據(jù)工作需要，應(yīng)組織籌建公司檔案室，總辦對其他部門進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。其主要職責:
①制定公司檔案管理制度、辦法、規(guī)范并指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各部門貫徹執(zhí)行情況;
②對各部門的檔案管理工作進行經(jīng)常的檢查、指導(dǎo)和交流，加強檔案管理意識;
③組織培訓(xùn)各部門兼職檔案管理員;
④負責公司級檔案的收集、整理和集中統(tǒng)一管理并積極提供利用;
2、部門應(yīng)根據(jù)本部門檔案數(shù)量、使用頻度、重要性等特點，設(shè)立部門內(nèi)的檔案柜或移交總辦進行檔案管理;各部門應(yīng)按照規(guī)范設(shè)立檔案管理崗位，并指定兼職檔案管理員;兼職檔案管理員負責本部門內(nèi)的檔案收集、整理和集中統(tǒng)一管理工作。業(yè)務(wù)上接受總辦檔案管理員指導(dǎo)。各部門的檔案管理崗位是公司檔案體系中最基層的業(yè)務(wù)結(jié)點，其基本職責:
①貫徹執(zhí)行公司有關(guān)檔案管理的系列規(guī)范，制定本部門檔案工作各項實施細則;
②負責收集本部門內(nèi)的檔案材料，并進行系統(tǒng)整理、編目、科學排列，做到查找方便，為各項工作提供服務(wù);
③在項目結(jié)束或特定時期向公司檔案室移交檔案。
三、公司檔案歸檔范圍和要求
1、公司檔案的歸檔范圍，按其性質(zhì)劃分:公司的各種證、照、卡、各種行政文件，各個項目相關(guān)的證件、手續(xù)、合同、圖紙、竣工資料、驗收資料、獎牌、榮譽證書等。
2、公司檔案，由總辦檔案管理員收集公司在工作中形成的歸檔材料。部門檔案，由部門兼職檔案管理員分別收集本部門和本項目在工作中形成的歸檔材料，在項目結(jié)束或特定時期向總辦移交;
3、會計檔案由于其特殊性及重要性，會計憑證、報表、帳冊等財務(wù)資料由財務(wù)部根據(jù)國家財政部的有關(guān)政策歸檔和保管;
4、歸檔的檔案應(yīng)齊全、完整、準確、系統(tǒng);各種簽證手續(xù)完備、字跡圖樣清晰;
5、本公司產(chǎn)生的和政府發(fā)文的各類歸檔材料都必須是原件;公司全體員工都應(yīng)無條件按規(guī)定提交歸檔材料，任何人都不得將歸檔材料據(jù)為私有。
四、檔案的管理
1、檔案管理員對接受的檔案應(yīng)及時進行分類、編號并進行電腦錄入;
2、檔案保管必須有專用房間或柜子，房間或柜內(nèi)保持適當?shù)臏亍穸?，并?yīng)有防火、防蟲、防盜等措施。
3、檔案管理員應(yīng)經(jīng)常對檔案進行保管狀況檢查。如發(fā)現(xiàn)問題除及時報告本部門領(lǐng)導(dǎo)外，應(yīng)采取補救措施，以減少檔案的損失;
4、檔案管理部門應(yīng)建立登記制度，對檔案的接收、移交、借閱等方面進行登記;
5、各服務(wù)中心必須指定專人管理本服務(wù)中心的檔案，并及時與總辦檔案管理員對接;
6、常用檔案在使用中，檔案管理員必須保持一份復(fù)印件存檔，以便其他相關(guān)工作的查閱;
7、凡領(lǐng)用檔案原件交相關(guān)部門留存者，必須復(fù)印一份由收文單位蓋“與原件相符”章后返回總辦存檔。以保證項目資料的完整，并節(jié)省公司人力、物力，縮短辦文時間;
8、部門撤消或變動，以及項目結(jié)束時，應(yīng)將其檔案收集齊全，妥善整理，嚴格按類別、目錄順序?qū)μ柸胱帕姓b方可向公司檔案室或其他接收單位辦理交接手續(xù);
9、檔案分電子文檔和實物存取文檔兩種;
10、檔案的保管期限分永久、長期、短期、臨時四種。
五、檔案的利用
1、積極開展檔案的利用，各部門因工作需要可查閱檔案，充分發(fā)揮公司檔案在項目開發(fā)和管理中的作用;
2、凡借閱檔案的人員，必須愛護檔案，不得遺失、涂改、拆散、剪裁、勾畫、批注，必須保證檔案的保密性，按時歸還，如有損壞、涂改、丟失等，應(yīng)及時追查責任。
六、檔案的銷毀
1、任何部門和個人非經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀公司檔案資料。
2、按規(guī)定需要銷毀的，凡屬密級檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準，一般內(nèi)部檔案須經(jīng)總辦主任批準。
3、經(jīng)批準銷毀的檔案，檔案管理人員應(yīng)認真填寫銷毀清單，并由專人監(jiān)督銷毀。
七、附則
1、本規(guī)范的執(zhí)行監(jiān)督人為總辦檔案管理員。
2、各部門應(yīng)參照本規(guī)范制定部門內(nèi)實施細則，報總辦備案;
3、有關(guān)檔案管理的其他規(guī)范，與本規(guī)范配合執(zhí)行。
4、對檔案管理工作每半年進行一次檢查，發(fā)現(xiàn)因管理不善，造成資料丟失、損壞的按照公司獎懲制度執(zhí)行，并且應(yīng)采取一切補救措施。
八、項目圖紙移交規(guī)定
1、針對地產(chǎn)公司開發(fā)的新項目，在正式出施工圖時給物業(yè)公司發(fā)放的圖紙(包括各專業(yè)相關(guān)圖紙)，作為公司的絕密文件，由專人負責保管。
2、工程竣工驗收后，地產(chǎn)公司向物業(yè)公司提交整套工程資料，物業(yè)公司專人接收并簽字確認。
3、服務(wù)中心成立后，項目資料移交服務(wù)中心，由服務(wù)中心具體按檔案管理制度中相關(guān)規(guī)定進行管理。
九、檔案管理流程圖:
1、項目資料:
相關(guān)部門分類整理
列出清單
部門經(jīng)理審查簽字
項目結(jié)束后移交公司檔案員
檔案管理員歸類、編目組卷
建立電子檔案
2、公司證照卡及榮譽證書、獎杯等實物:
相關(guān)部門辦理
證件、證書領(lǐng)取
及時存入公司檔案室
檔案管理員分類登記
建立電子檔案
3、檔案借閱
填借閱申請單
總辦審批
登記借閱
按時歸檔:
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物業(yè)管理公司檔案管理制度其實并不復(fù)雜，只要理清思路，寫起來就不會太費勁。檔案管理這部分工作說白了就是要把公司的各種文件、資料整理好，方便以后查檔。開頭最好能先說一下這個制度的重要性，比如說檔案管理得好不好，直接影響到公司的運營效率。接著就該具體講講怎么做，比如檔案的分類，歸檔的時間節(jié)點，還有保管的要求。
分類得按照不同的業(yè)務(wù)類型來分，像工程部的文件就單獨放一堆，客服那邊的文件另起一攤。要是分類搞混了，找東西的時候就麻煩了。這里要注意的是，每個類別的檔案都得有明確的標識，不然到時候想查個資料，翻半天也找不到。
歸檔的時間也有講究，一般來說，當天的文件當天歸檔，最遲也不能超過三天。不過有時候事情多起來，難免會有疏忽，像上個月有個項目驗收報告，就差點沒及時歸檔。所以平時就得有人盯著點，誰負責哪部分檔案，就由誰來確保按時歸檔。
保管條件也很重要，檔案室的溫度濕度都要控制好，太干太濕都不行。上次我去檢查的時候發(fā)現(xiàn)檔案室的濕度有點高，紙張都開始發(fā)黃了，這可不是個小問題。另外，檔案室必須保持整潔，不能亂堆雜物，不然老鼠鉆進來啃咬檔案，那損失可就大了。
除了日常管理，還得定期檢查檔案的情況。有些檔案時間長了可能會老化，得及時修復(fù)或者復(fù)制備份。還有些保密級別的檔案，更是要特別小心，不是什么人都能隨便看的。在這方面，我覺得可以設(shè)置個權(quán)限系統(tǒng)，只有授權(quán)人員才能查閱。
【第5篇】物業(yè)管理公司檔案資料管理制度4怎么寫500字
物業(yè)管理公司檔案資料管理制度(4)
一、重視檔案資料的整理及管理工作，設(shè)置專職人員進行專業(yè)化管理。
二、辦公室根據(jù)“檔案管理目標責任”要求，按期、按年、按月、按時將公司各項年度方針、工作目標、各項工作建立檔案，指派檔案管理人員詳細分類，進行歸檔。
三、檔案資料員工作職責
1、負責做好收件登記、編號、運轉(zhuǎn)和檢查未歸檔文件的催辦工作。
2、按規(guī)定及時、正確地辦理各種資料的動態(tài)注記。
3、按時收集好各類檔案資料，不散失，不遺留，做好立卷歸檔，分類要準確，裝訂要工整，符合立卷標準。
4、及時制訂工作計劃和做好年終總結(jié)，特別是要做好為領(lǐng)導(dǎo)提供各種資料的參考、查找工作。
5、嚴格執(zhí)行查閱資料的規(guī)定辦法和資料保密紀律。
6、妥善保管好各類檔案資料，嚴厲杜絕由于個人疏忽或麻痹大意而使檔案丟失及由于檔案室內(nèi)溫度不適而受潮或干燥造成的損失。
四、公、檢、法部門或房管部門和上級主管機關(guān)因辦案需要，需查閱有關(guān)房產(chǎn)資料，按規(guī)定憑介紹信查閱。
五、律師事務(wù)所要有關(guān)了解當事人資料的，同樣按其介紹信并出示“聘請律師合同書”為準，由資料員代為查閱，并根據(jù)不同情況采取口頭或書面方式給予回復(fù)。
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物業(yè)管理公司的檔案資料管理工作很關(guān)鍵，這直接影響到日常運營效率和長遠發(fā)展。檔案管理得好不好，不僅關(guān)乎公司內(nèi)部的信息安全，還關(guān)系到外部合作方的信任程度。在制定檔案資料管理制度時，得結(jié)合實際情況來定。比如，有些物業(yè)公司的項目分布較廣，檔案種類繁多，這時候就得明確各類檔案的具體歸檔標準，不然很容易搞混。檔案分類可以按時間順序，也可以按業(yè)務(wù)性質(zhì)劃分，具體方式需要根據(jù)企業(yè)規(guī)模和管理模式?jīng)Q定。
在實際操作中，檔案管理人員要熟悉各種文件的屬性。例如，工程維修記錄屬于技術(shù)類檔案，這類檔案應(yīng)該長期保存，而一些臨時性的通知文件則可以縮短保存期限。不過，有些工作人員可能會疏忽大意，把重要文件歸錯了類別，這就可能影響后續(xù)查閱。因此，建議定期組織培訓(xùn)，提升員工的專業(yè)能力。另外，檔案借閱流程也要完善，明確誰有權(quán)查閱哪些資料，防止無關(guān)人員隨意接觸敏感信息。
為了保證檔案的安全性，存放環(huán)境也很重要。檔案室最好配備恒溫恒濕設(shè)備，避免因溫度濕度變化導(dǎo)致紙張老化或霉變。當然，也不能忽視電子檔案的管理，現(xiàn)在大家都習慣用電腦處理文檔，但有時會忘記備份，萬一硬盤損壞就麻煩了。所以，電子檔案應(yīng)該定期拷貝到移動存儲介質(zhì)上，雙重保障比較穩(wěn)妥。
檔案管理還需要建立檢查機制?？梢园才艑ｉT人員每月盤點一次，看看是否有遺漏或者破損的情況發(fā)生。如果發(fā)現(xiàn)問題，要及時采取措施補救。不過有時候因為人手緊張，這項工作可能會被延誤，這樣就可能埋下隱患。所以管理層得合理分配任務(wù)，確保各項工作都能按時完成。
在制度執(zhí)行過程中，難免會出現(xiàn)一些小插曲。比如，有的部門提交檔案時填寫的信息不夠完整，導(dǎo)致后續(xù)整理時費時費力。這種情況通常是因為溝通不到位引起的，所以加強部門間的協(xié)作很重要。還有些時候，檔案管理人員可能一時疏忽，沒有及時更新檔案目錄，這樣一來，其他同事找資料的時候就會耗費更多時間。這些問題看似不起眼，但如果長期積累下來，對公司的影響不可忽視。所以，每個環(huán)節(jié)都要有人負責跟進，確保制度真正落地生效。
【第6篇】物業(yè)管理公司檔案資料管理制度怎么寫怎么寫450字
一、重視檔案資料的整理及管理工作，設(shè)置專職人員進行專業(yè)化管理。
二、辦公室根據(jù)“檔案管理目標責任”要求，按期、按年、按月、按時將公司各項年度方針、工作目標、各項工作建立檔案，指派檔案管理人員詳細分類，進行歸檔。
三、檔案資料員工作職責
1、負責做好收件登記、編號、運轉(zhuǎn)和檢查未歸檔文件的催辦工作。
2、按規(guī)定及時、正確地辦理各種資料的動態(tài)注記。
3、按時收集好各類檔案資料，不散失，不遺留，做好立卷歸檔，分類要準確，裝訂要工整，符合立卷標準。
4、及時制訂工作計劃和做好年終總結(jié)，特別是要做好為領(lǐng)導(dǎo)提供各種資料的參考、查找工作。
5、嚴格執(zhí)行查閱資料的規(guī)定辦法和資料保密紀律。
6、妥善保管好各類檔案資料，嚴厲杜絕由于個人疏忽或麻痹大意而使檔案丟失及由于檔案室內(nèi)溫度不適而受潮或干燥造成的損失。
四、公、檢、法部門或房管部門和上級主管機關(guān)因辦案需要，需查閱有關(guān)房產(chǎn)資料，按規(guī)定憑介紹信查閱。
五、律師事務(wù)所要有關(guān)了解當事人資料的，同樣按其介紹信并出示“聘請律師合同書”為準，由資料員代為查閱，并根據(jù)不同情況采取口頭或書面方式給予回復(fù)。
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寫物業(yè)管理公司的檔案資料管理制度，這事得從實際需求出發(fā)，結(jié)合企業(yè)的具體情況。先說說原則，制度不能太死板，要能管用，還得留點靈活空間。比如說歸檔這部分，文件得分類清楚，按時間順序排好，但也不能光靠人腦記，最好有個目錄清單，這樣找起來方便。還有就是保密這一塊，有些資料涉及業(yè)主隱私，該鎖柜子的就得鎖，不該隨便看的就別亂翻。
文件管理這塊，平時得養(yǎng)成習慣，誰經(jīng)手誰負責，寫明日期、責任人什么的，這樣出了問題也好追查。不過有時候事情多了，難免會有點疏漏，像某次我就看到有人把一份重要文件放錯了位置，后來找半天才找到。所以定期檢查很有必要，不能光指望員工自覺，得定時抽查一下。
借閱環(huán)節(jié)也得注意，不是什么人都能隨便看的。像維修記錄這種敏感資料，只有授權(quán)人員才能查閱，而且得登記好，借了多久、給誰用了都得有記錄。要是有人借了不還，或者弄丟了，那責任可不小。當然，偶爾也會遇到特殊情況，比如急修的時候需要緊急調(diào)取資料，這時候也不能太死板，得特事特辦。
存儲環(huán)境也很關(guān)鍵，檔案室得保持干燥通風，溫度濕度都要控制好，不然紙質(zhì)文件容易發(fā)黃變脆。有時候設(shè)備故障了，文件受潮了，也是挺麻煩的事。上次我去一家物業(yè)檢查，就發(fā)現(xiàn)他們檔案室的空調(diào)壞了，結(jié)果好幾個文件都被水漬弄花了，當時就提醒他們趕緊修。
銷毀程序也不能忽視，過期的文件不能隨便扔掉，得集中處理。有的地方圖省事，直接當廢紙賣了，這是不行的。該燒毀的就得燒毀，該粉碎的就得粉碎，不能留下隱患。不過有時候流程太復(fù)雜，執(zhí)行起來就容易打折扣，比如有人嫌麻煩，就想著少走幾步程序，這都是需要注意的地方。
