【第1篇】公司文件管理制度-6怎么寫(xiě)2950字
公司文件管理制度6
第一章總則
第一條為提高行文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)我公司的實(shí)際情況，特制訂本制度。
第二條文件管理內(nèi)容主要包括上級(jí)函、電、來(lái)文、公司上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。
第三條全公司各類(lèi)文件由辦公室統(tǒng)一管理。
第二章收文的管理
第四條公文的簽收。
(1)凡送公司的文件均由公司收發(fā)員登記簽收后交辦公室秘書(shū)拆封。在簽收和拆封時(shí)，收發(fā)員和辦公室秘書(shū)均需注意檢查封口和郵票，對(duì)密件開(kāi)口和國(guó)外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。
(2)對(duì)上級(jí)機(jī)要部門(mén)發(fā)來(lái)的文件，要進(jìn)行信封、文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的“四對(duì)口”核定，如果其中一項(xiàng)不對(duì)口，應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)機(jī)要部門(mén)，并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。
第五條公文的編號(hào)保管。
(1)辦公室秘書(shū)對(duì)上級(jí)公文拆封后應(yīng)及時(shí)附上“文件處理傳閱單”，并分類(lèi)登記編號(hào)、保管。須由公司總經(jīng)理親啟的文件，總經(jīng)理啟封后，也應(yīng)交辦公室秘書(shū)辦理正常手續(xù)。
(2)公司外出人員開(kāi)會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)送交辦公室秘書(shū)進(jìn)行登記編號(hào)，個(gè)人不得私自保存。
第六條公文的閱批與分轉(zhuǎn)。
(1)凡正式文件均需辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容及性質(zhì)閱簽后，由辦公室秘書(shū)分送承辦部門(mén)閱辦，重要文件應(yīng)呈送公司總經(jīng)理閱批后分送承辦部門(mén)閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。
(2)一般函、電、單據(jù)等，分別由辦公室秘書(shū)直接分轉(zhuǎn)處理，如涉及幾個(gè)單位會(huì)辦的文件，應(yīng)同主辦單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。
(3)為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，辦公室秘書(shū)應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到總經(jīng)理室和承辦部門(mén)，如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門(mén)，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過(guò)兩天(特殊情況例外)。
第七條文件的傳閱與催辦。
(1)傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密制度，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。
(2)閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交辦公室，閱批文件一般不得超過(guò)兩天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有公司總經(jīng)理“批示”、“擬辦意見(jiàn)”，辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門(mén)和人員按文件要求和公司總經(jīng)理批示辦理有關(guān)事宜。
(3)閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失、泄密。文件閱完后，應(yīng)送交辦公室秘書(shū)。
(4)辦公室秘書(shū)對(duì)文件負(fù)有催辦、檢查、督促的責(zé)任。承辦部門(mén)接到文件、函電應(yīng)立即指定專(zhuān)人辦理，不得將文件壓放、分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)。
第三章發(fā)文的管理
第八條發(fā)文的規(guī)定。
(1)全公司上報(bào)、下發(fā)正式文件由公司辦公室辦理，各部門(mén)一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
(2)各部門(mén)需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文，應(yīng)分別向公司辦公室提出發(fā)文申請(qǐng)，并將文件底稿分別交辦公室審核。辦公室同意發(fā)文，則由辦公室分別按機(jī)構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口發(fā)文。
(3)對(duì)全公司影響較大、涉及兩個(gè)以上子公司分管范圍的文件，須由集團(tuán)公司董事長(zhǎng)批準(zhǔn)簽發(fā)。
第九條發(fā)文的范圍。
(1)凡是以公司名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、編寫(xiě)的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，均屬發(fā)文的范圍。
(2)公司下發(fā)文件主要用于以下事項(xiàng)。
①發(fā)上級(jí)文件或根據(jù)上級(jí)文件精神制訂的公司文件。
②公司重大生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理、生活福利等工作的決定，發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào)其他有關(guān)全公司的重大事項(xiàng)。
(3)公司上行文、外發(fā)文主要用于以下事項(xiàng)。
①對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)工作計(jì)劃、請(qǐng)示報(bào)告、處理決定，同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)公司重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營(yíng)管理等事宜。
②在公司日常生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng)，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由主管業(yè)務(wù)部室書(shū)面或口頭通知執(zhí)行，一般不用公司文件發(fā)布。
③凡各業(yè)務(wù)部室如開(kāi)專(zhuān)題會(huì)議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考，可以用部室名義發(fā)會(huì)議紀(jì)要。
④各業(yè)務(wù)部室與外單位發(fā)生一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各部室的名義對(duì)外發(fā)函(應(yīng)各自編號(hào)備查)，不用公司名義發(fā)文。
第四章發(fā)文程序與要求
第十條發(fā)文程序規(guī)定。
(1)各單位需要發(fā)文，應(yīng)事先向辦公室提出申請(qǐng)。
(2)辦公室同意發(fā)文時(shí)，主辦單位應(yīng)以集團(tuán)公司指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿。
(3)草擬文稿必須從公司角度出發(fā)，做到情況確實(shí)、觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡(jiǎn)練、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確、書(shū)寫(xiě)工整，嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書(shū)寫(xiě)。
(4)文稿擬就后，擬稿人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁(yè)，詳細(xì)寫(xiě)明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章，標(biāo)定日期和密級(jí)。
(5)辦公室應(yīng)根據(jù)公司的要求和上級(jí)有關(guān)指示精神，對(duì)文稿進(jìn)行審查和修改。對(duì)涂改不清、文字錯(cuò)漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿，應(yīng)退回?cái)M稿單位重新擬稿。
(6)經(jīng)辦公室審查、修改后的文稿，送部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)核稿(對(duì)文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé))。
(7)對(duì)審核時(shí)修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應(yīng)由擬稿部門(mén)重新纂寫(xiě)清楚。
(8)需經(jīng)會(huì)簽的文稿，應(yīng)在交付打印前送會(huì)簽部門(mén)會(huì)簽。
(9)文稿審核、會(huì)簽后，按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定呈送公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后的文稿交辦公室秘書(shū)，統(tǒng)一編號(hào)后送打印室打印。
(10)文件打印清樣，應(yīng)由擬稿人校對(duì)，校對(duì)人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名。文件打印后，由辦公室派專(zhuān)人按量印刷，再由辦公室秘書(shū)分發(fā)并檢查落實(shí)情況。對(duì)印刷質(zhì)量不好的文件，辦公室秘書(shū)應(yīng)拒絕蓋章分發(fā)。
第五章文件的借閱和清退
第十一條各部門(mén)有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需要本部門(mén)負(fù)責(zé)人簽寫(xiě)便條，對(duì)有密級(jí)的文件須辦公室主任同意后方可借閱。
第十二條借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾畫(huà)等。
第十三條辦公室秘書(shū)對(duì)承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對(duì)事情已經(jīng)辦妥的公司文件和上級(jí)要求限期清退的文件，進(jìn)行收繳清退工作(一般為月底一小清，季末一中清，年終一總清)。如發(fā)現(xiàn)文件丟失、必須及時(shí)
查明原因和責(zé)任者，并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。
第十四條各部門(mén)應(yīng)定一位責(zé)任心強(qiáng)的同志負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦、檢查工作。
第六章文件的立卷與歸檔
第十五條文件的歸檔范圍。
(1)上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文包括上級(jí)對(duì)公司報(bào)告、申請(qǐng)的批復(fù)統(tǒng)一由辦公室負(fù)責(zé)歸檔。
(2)公司發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作的各類(lèi)計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等。
(3)公司總經(jīng)理辦公會(huì)以及各種專(zhuān)業(yè)例會(huì)記錄。
(4)參加上級(jí)召開(kāi)的各種會(huì)議帶回的文件、資料及公司在會(huì)上匯報(bào)發(fā)言材料等。
(5)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)同志來(lái)公司檢查視察工作的報(bào)告、指示、記錄，以及公司向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料。
(6)反映公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及公司領(lǐng)導(dǎo)工作的音像攝制品。
(7)公司日志和大事記。
(8)公司向上級(jí)請(qǐng)示批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。
(9)業(yè)務(wù)部室日常工作中形成的活動(dòng)資料，由各業(yè)務(wù)部室負(fù)責(zé)立卷歸檔。
第十六條立卷要求。
(1)文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱(chēng)、時(shí)間順序，分門(mén)別類(lèi)地進(jìn)行整理歸檔。立卷時(shí)，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主頁(yè)、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
(2)要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔。上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完，6月份正式向檔案館(室)移交，清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。
第七章文件的銷(xiāo)毀
第十七條對(duì)于多余、重復(fù)、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件，辦公室應(yīng)定期清理、造冊(cè)，并按上級(jí)有關(guān)規(guī)定，辦理申請(qǐng)銷(xiāo)毀手續(xù)。
書(shū)寫(xiě)經(jīng)驗(yàn)99人覺(jué)得有用
制定一個(gè)專(zhuān)業(yè)的管理制度，尤其是公司文件管理制度，需要結(jié)合實(shí)際情況和專(zhuān)業(yè)經(jīng)驗(yàn)。這類(lèi)制度一般會(huì)涉及文件的分類(lèi)、保管、借閱、歸檔等方面的規(guī)定。起草時(shí)，得考慮到公司的具體需求，比如規(guī)模大小、業(yè)務(wù)性質(zhì)等。如果公司規(guī)模較大，文件種類(lèi)繁多，就需要細(xì)化管理流程，確保每個(gè)環(huán)節(jié)都有章可循。
比如在文件分類(lèi)上，可以根據(jù)文件性質(zhì)分為人事類(lèi)、財(cái)務(wù)類(lèi)、技術(shù)類(lèi)等。每種文件的命名規(guī)則也要統(tǒng)一，這樣方便日后查找和歸檔。不過(guò)有時(shí)候會(huì)在設(shè)計(jì)分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，因?yàn)榭紤]不周全，導(dǎo)致某些特殊文件難以歸入現(xiàn)有類(lèi)別。這就需要定期評(píng)估分類(lèi)體系的有效性，必要時(shí)進(jìn)行調(diào)整。當(dāng)然，這樣的調(diào)整應(yīng)該提前通知相關(guān)人員，以免影響日常工作的開(kāi)展。
對(duì)于文件的借閱管理，需要明確哪些人可以借閱哪些文件。一般來(lái)說(shuō)，普通員工只能查閱公開(kāi)的文件，而涉及敏感信息的文件則需要經(jīng)過(guò)授權(quán)。在執(zhí)行過(guò)程中，可能會(huì)遇到一些特殊情況，比如緊急情況下需要快速獲取重要文件，這時(shí)就需要有靈活的應(yīng)急機(jī)制。這方面的規(guī)定不能太死板，否則可能會(huì)影響工作效率。
文件歸檔也是管理中的重點(diǎn)之一。歸檔的時(shí)間節(jié)點(diǎn)和方式直接影響到后續(xù)的工作效率。有的企業(yè)在歸檔時(shí)，可能會(huì)因?yàn)槭韬龆洏?biāo)注文件的來(lái)源和用途，導(dǎo)致檔案室里的文件雜亂無(wú)章。因此，在制定制度時(shí)，要特別強(qiáng)調(diào)歸檔時(shí)必須完整記錄相關(guān)信息。另外，歸檔后的文件存放位置也應(yīng)清晰明了，最好能建立電子索引系統(tǒng)，方便快速定位。
此外，文件的安全性不容忽視。無(wú)論是紙質(zhì)文件還是電子文件，都需要采取相應(yīng)的保護(hù)措施。例如，限制非授權(quán)人員接觸文件，定期檢查存儲(chǔ)設(shè)備的狀態(tài)，防止數(shù)據(jù)丟失或泄露。有時(shí)候由于管理不到位，可能會(huì)發(fā)生文件遺失的情況，這對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)是非常不利的。所以，加強(qiáng)安全意識(shí)培訓(xùn)很有必要，讓每位員工都明白文件管理的重要性。
【第2篇】某公司文件和檔案管理制度怎么寫(xiě)1000字
為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，維護(hù)文件檔案的完整和安全，特制定本制度。
一、公司設(shè)立文件檔案管理專(zhuān)員，切實(shí)做好文件檔案的收集、分類(lèi)、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，提高案卷質(zhì)量，使文件檔案管理工作達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化的要求，并逐步實(shí)現(xiàn)電子信息化管理。
二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價(jià)值的各類(lèi)資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊(cè)、照片以及與本公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)相關(guān)的上級(jí)事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。
三、人力資源專(zhuān)員要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作，確保資料完整。
四、檔案管理員要對(duì)公司安全生產(chǎn)相關(guān)文件資料專(zhuān)門(mén)建檔。進(jìn)行管理。
五、立卷應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價(jià)值分類(lèi)整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。
六、文件資料檔案的保管、查閱。
1、所有檔案必須入框上架，科學(xué)排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
2、文件柜、檔案室要保持整潔衛(wèi)生，認(rèn)真做好文件檔案“八防”工作，特別是檔案室防火、防鼠、防濕、防盜工作要常抓不懈，要定期檢查、經(jīng)常核對(duì)文件檔案資料，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理、報(bào)告并做好相關(guān)記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。
七、公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案資料，須報(bào)請(qǐng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，外單位人員要查閱、復(fù)印公司檔案，必須持單位介紹信并經(jīng)本公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱；公司所有檔案一律不允許外借。不論是誰(shuí)查閱、復(fù)印檔案，公司檔案管理員都必須如實(shí)進(jìn)行登記，注清查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、查閱人姓名、批準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)、是否復(fù)印等相關(guān)內(nèi)容。
八、對(duì)于公司機(jī)密文件及檔案的管理，要有專(zhuān)柜存放并單獨(dú)設(shè)鎖，無(wú)關(guān)人員不準(zhǔn)接觸，工作人員要嚴(yán)守機(jī)密。
九、本公司的文件及檔案包括：安全生產(chǎn)會(huì)議記錄（含紀(jì)要）、安全費(fèi)用提取使用記錄、員工安全教育培訓(xùn)記錄、勞動(dòng)防護(hù)用品采購(gòu)發(fā)放記錄、危險(xiǎn)源管理臺(tái)帳、安全生產(chǎn)檢查記錄、授權(quán)作業(yè)指令單、事故調(diào)查處理報(bào)告、事故隱患整改記錄、安全生產(chǎn)獎(jiǎng)懲記錄、特種作業(yè)人員登記記錄、特種設(shè)備管理記錄、外來(lái)施工隊(duì)伍安全管理記錄、安全設(shè)備設(shè)施管理臺(tái)賬（包括安裝、運(yùn)行、維護(hù)等）、有關(guān)強(qiáng)制性檢測(cè)檢驗(yàn)報(bào)告或記錄、新改擴(kuò)建項(xiàng)目“三同時(shí)”、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)信息、職業(yè)健康檢查與監(jiān)護(hù)記錄、應(yīng)急演習(xí)信息、技術(shù)圖紙等。
書(shū)寫(xiě)經(jīng)驗(yàn)67人覺(jué)得有用
寫(xiě)一個(gè)公司文件和檔案管理制度的時(shí)候，得先弄清楚文件和檔案到底有哪些區(qū)別，這樣制定起來(lái)才有方向。文件，主要是指公司在運(yùn)營(yíng)過(guò)程中產(chǎn)生的各種記錄，比如會(huì)議紀(jì)要、報(bào)告、通知之類(lèi)的，這些東西都有一定的時(shí)效性，過(guò)了某個(gè)時(shí)間點(diǎn)可能就沒(méi)什么用了。而檔案，是那些需要長(zhǎng)期保存下來(lái)的東西，像是員工的入職資料、合同文件、財(cái)務(wù)報(bào)表等等，這些通常關(guān)系到公司的長(zhǎng)遠(yuǎn)利益。
開(kāi)始起草制度的時(shí)候，得先把文件的分類(lèi)搞明白。一般來(lái)說(shuō)，文件可以分成內(nèi)部使用的和對(duì)外發(fā)布的兩類(lèi)。內(nèi)部文件，就是只在公司內(nèi)部流通的，像部門(mén)間的溝通函件、工作安排之類(lèi)的，這類(lèi)文件主要關(guān)注的是準(zhǔn)確性，確保每個(gè)部門(mén)都收到并且理解了相關(guān)信息。對(duì)外發(fā)布的文件就得格外小心了，因?yàn)樯婕暗焦拘蜗蟮膯?wèn)題，像公告、聲明之類(lèi)的東西，要是寫(xiě)錯(cuò)了或者格式不對(duì)，可能會(huì)給公司帶來(lái)負(fù)面影響。所以，在處理這類(lèi)文件時(shí)，最好多檢查幾遍，尤其是涉及金額、日期這種關(guān)鍵信息的地方，不能含糊。
檔案管理這部分，最重要的是建立一套完善的歸檔流程。首先得明確哪些東西該歸檔，這個(gè)可以根據(jù)公司的業(yè)務(wù)性質(zhì)來(lái)定，像銷(xiāo)售合同、客戶反饋、項(xiàng)目驗(yàn)收材料這些肯定是要存檔的。然后，就是確定存放的位置，檔案室最好設(shè)置在干燥通風(fēng)的地方，防止受潮發(fā)霉。還有，檔案的編號(hào)也很重要，如果沒(méi)有統(tǒng)一的編號(hào)規(guī)則，以后找起來(lái)會(huì)特別麻煩。不過(guò)有時(shí)候也會(huì)出現(xiàn)這樣的情況，就是剛規(guī)定好編號(hào)規(guī)則沒(méi)多久，發(fā)現(xiàn)有些檔案已經(jīng)提前整理好了，編號(hào)方式不太一樣，這時(shí)候就需要花點(diǎn)時(shí)間調(diào)整一下。
在文件和檔案的流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，也要設(shè)立相應(yīng)的管理制度。比如，文件的借閱需要經(jīng)過(guò)審批，不是誰(shuí)想看就能隨便看的，特別是涉及敏感信息的文件，必須經(jīng)過(guò)授權(quán)才行。檔案的調(diào)取也是一樣，不能隨隨便便就讓人拿走，得登記清楚調(diào)取人、調(diào)取原因、歸還時(shí)間這些信息。不過(guò)偶爾會(huì)出現(xiàn)一些小問(wèn)題，像有的部門(mén)負(fù)責(zé)人為了圖方便，直接讓下屬去檔案室拿資料，也不太在意登記手續(xù)，時(shí)間長(zhǎng)了就容易造成管理上的混亂。
書(shū)寫(xiě)注意事項(xiàng)：
定期對(duì)文件和檔案進(jìn)行清理也是必不可少的。有些文件過(guò)期了就沒(méi)必要再保存了，檔案也是一樣，超過(guò)保存期限的應(yīng)該及時(shí)銷(xiāo)毀，以免占用過(guò)多的空間。銷(xiāo)毀的時(shí)候要注意保密，不能隨便找個(gè)地方就扔掉，得按照規(guī)定的程序來(lái)辦。但有時(shí)候會(huì)遇到這樣的情況，就是明明已經(jīng)到了銷(xiāo)毀的時(shí)間，可某些部門(mén)總覺(jué)得這些資料還能用得上，就不愿意配合銷(xiāo)毀工作，這就需要加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)，讓大家認(rèn)識(shí)到定期清理的重要性。
小編友情提醒：
還得培養(yǎng)員工的檔案意識(shí)。可以通過(guò)培訓(xùn)的方式，讓大家都了解文件和檔案管理的基本要求，知道哪些行為是不符合規(guī)定的，比如隨意修改文件內(nèi)容、私自復(fù)印重要檔案等。當(dāng)然，有時(shí)候培訓(xùn)的效果可能不會(huì)立竿見(jiàn)影，有些人可能聽(tīng)過(guò)之后就忘掉了，所以還需要通過(guò)日常監(jiān)督和考核來(lái)強(qiáng)化大家的責(zé)任感。
【第3篇】某有限公司安全文件檔案管理制度怎么寫(xiě)3650字
1目的
為進(jìn)一步規(guī)范公司的安全檔案管理工作，充分保障公司安全管理工作的有效性和長(zhǎng)期性，根據(jù)《中華人民共和國(guó)安全生產(chǎn)法》、《安徽省安全生產(chǎn)條例》、《中華人民共和國(guó)檔案法》及有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我公司職業(yè)健康安全的實(shí)際狀況，特制訂本制度。
2范圍
本制度適用本公司范圍內(nèi)安全文件檔案的建立、更新、使用、保存管理。
3術(shù)語(yǔ)
3.1安全檔案是指公司在安全管理活動(dòng)中形成的，對(duì)企業(yè)、國(guó)家及社會(huì)安全生產(chǎn)具有保存與利用價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
4主要職責(zé)
4.1凡是各單位在日常職業(yè)健康安全管理、生產(chǎn)管理、設(shè)備管理、技術(shù)管理及業(yè)務(wù)聯(lián)系工作中，形成的有保存價(jià)值的與職業(yè)健康安全有關(guān)的文件材料、各類(lèi)檢測(cè)證書(shū)、報(bào)告、安全制度、教育試卷、工作記錄、聲像資料等都應(yīng)按規(guī)定收集齊全，整理歸檔。
4.2生產(chǎn)安環(huán)部負(fù)責(zé)公司安全檔案管理檢查督促工作，負(fù)責(zé)對(duì)公司的安全檔案分級(jí)管理做出規(guī)定。
4.3各部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)安全檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，明確一位負(fù)責(zé)人主管安全管理檔案工作，保證安全管理檔案工作所需的必要條件。各單位負(fù)責(zé)各自的安全檔案管理工作。。
4.4各部門(mén)應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)安全管理檔案柜，落實(shí)安全管理檔案管理人員，集中統(tǒng)一管理本單位安全管理檔案。
4.5公司綜合辦負(fù)責(zé)收集歸檔公司以文件形式下發(fā)的有關(guān)安全管理方面的各類(lèi)材料；負(fù)責(zé)收集建立職工各類(lèi)職工健康體檢材料的歸檔工作。
4.6安全管理檔案工作是公司安全管理的基礎(chǔ)性工作，是維護(hù)公司安全生產(chǎn)、經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益的重要依據(jù)，是公司信息資源的重要組成部分。各部門(mén)對(duì)本單位安全管理檔案具有依法管理、保護(hù)、使用的職責(zé)。任何個(gè)人不得將安全管理檔案據(jù)為己有或拒絕歸檔。
4.7各級(jí)安全生產(chǎn)管理人員應(yīng)忠于職守，認(rèn)真執(zhí)行有關(guān)法律法規(guī)、制度和標(biāo)準(zhǔn)，協(xié)助公司、各單位對(duì)收集的安全管理檔案材料的完整程度、準(zhǔn)確性以及保存價(jià)值進(jìn)行審核。
5工作內(nèi)容
5.1安全管理檔案范圍一般包括但不限于以下內(nèi)容：
5.1.1企業(yè)基本情況的內(nèi)容：企業(yè)名稱(chēng)、地址、法定代表、聯(lián)系電話、經(jīng)濟(jì)類(lèi)型、人數(shù)、生產(chǎn)規(guī)模、主要原材料及產(chǎn)品、工藝流程、安全管理機(jī)構(gòu)與安全員等。
5.1.2企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)場(chǎng)所平面布置圖，并標(biāo)注清楚以下內(nèi)容。
部門(mén)與車(chē)間、倉(cāng)庫(kù)等的位置、面積或重要生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、儲(chǔ)存設(shè)施、設(shè)備的位置、型號(hào)、規(guī)格等；
重大危險(xiǎn)源的位置、數(shù)量等；
主要應(yīng)急救援設(shè)施、設(shè)備、器材的位置、數(shù)量、型號(hào)。
5.1.3公司安全生產(chǎn)重點(diǎn)監(jiān)控部位一覽表（重大危險(xiǎn)源、消防重點(diǎn)部位、重點(diǎn)設(shè)備、易燃易爆和有毒物質(zhì)儲(chǔ)存地點(diǎn)及相關(guān)危險(xiǎn)危害因素分析）。
5.1.4公司應(yīng)急救援體系建設(shè)情況。內(nèi)容包括：事故應(yīng)急救援預(yù)案、應(yīng)急救援隊(duì)伍組成及聯(lián)系方式、各類(lèi)應(yīng)急救援設(shè)施、設(shè)備器材的數(shù)量以及應(yīng)急救援演練情況等。
5.1.5公司安全組織方面的內(nèi)容
1. 主要負(fù)責(zé)人的安全資格證書(shū)。
2. 安全管理人員的安全資格證書(shū)。
3. 總廠職業(yè)健康安全管理網(wǎng)絡(luò)。
4. 其他與安全組織方面有關(guān)的內(nèi)容。
5.1.6企業(yè)安全管理制度及相關(guān)文件、計(jì)劃、總結(jié)方面的內(nèi)容
安全目標(biāo)管理
安全生產(chǎn)責(zé)任制
法律法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范管理
安全投入管理
安全文件和檔案管理
風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和控制管理
安全教育培訓(xùn)管理
特種作業(yè)人員管理
設(shè)備設(shè)施安全管理
建設(shè)項(xiàng)目安全“三同時(shí)”管理
生產(chǎn)設(shè)備設(shè)施驗(yàn)收管理
生產(chǎn)設(shè)備設(shè)施報(bào)廢管理
施工和檢維修安全管理
?；芳爸卮笪ｋU(xiǎn)源管理
作業(yè)安全管理（動(dòng)火、高空、受限空間、動(dòng)力介質(zhì)等）
相關(guān)方及外用工（單位）管理。
職業(yè)健康管理
勞動(dòng)防護(hù)用品（具）管理
安全檢查及隱患排查治理
應(yīng)急管理
事故管理
安全績(jī)效評(píng)定管理
安全會(huì)議制度
安全機(jī)構(gòu)設(shè)置與人員配置管理
安全操作規(guī)程
安全通則
安全生產(chǎn)管理考核制度
參觀人員安全告知書(shū)
特種設(shè)備安全管理（機(jī)電類(lèi)、承壓類(lèi)）
上報(bào)的各種安全生產(chǎn)方面的計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等材料。
安全活動(dòng)日管理制度
上級(jí)部門(mén)有關(guān)安全生產(chǎn)方面的文件、通知及執(zhí)行情況匯報(bào)、記錄。
其他與安全相關(guān)的管理制度
5.1.7安全監(jiān)督執(zhí)法檢查方面的內(nèi)容
各級(jí)政府及行業(yè)主管部門(mén)監(jiān)督檢查所發(fā)的安全監(jiān)察指令書(shū)等各類(lèi)執(zhí)法文書(shū)。
落實(shí)執(zhí)行各類(lèi)文件所采取的措施及落實(shí)情況及其上報(bào)上級(jí)主管部門(mén)的報(bào)告及記錄。
安全監(jiān)督執(zhí)法方面的其他文件、文書(shū)和記錄。
5.1.8安全檢查方面的內(nèi)容
日常檢查記錄及處理情況記錄。
月、季度及年度檢查記錄及處理情況記錄。
安全檢查存在問(wèn)題整改通知書(shū)及整改情況記錄。
各方面安全檢查的計(jì)劃安排、檢查記錄及處理情況。
各項(xiàng)檢查的總結(jié)匯報(bào)材料。
其他與安全檢查相關(guān)的材料。
5.1.9安全教育培訓(xùn)方面的內(nèi)容
安全培訓(xùn)計(jì)劃。
公司主要負(fù)責(zé)人、中層管理人員、安全管理人員及班組長(zhǎng)安全培訓(xùn)的記錄。
員工三級(jí)安全教育記錄。
特種作業(yè)人員和特種設(shè)備作業(yè)人員資格證書(shū)及教育培訓(xùn)記錄。
換崗教育培訓(xùn)記錄。
日常安全、宣傳、教育培訓(xùn)記錄及總結(jié)。
應(yīng)急救援培訓(xùn)、演練記錄及總結(jié)。
5.1.10安全投入方面的內(nèi)容
全年安全投入的計(jì)劃及專(zhuān)項(xiàng)安全投入計(jì)劃。
安全、宣傳、教育培訓(xùn)投入的情況記錄。
隱患整改方面的投入記錄。
防護(hù)用品方面的投入記錄。
安全防護(hù)設(shè)備、設(shè)施方面的投入記錄。
安全評(píng)價(jià)、安全管理體系建設(shè)、安全代理方面的投入。
其他與安全有關(guān)的投入。
5.1.11工傷保險(xiǎn)方面的內(nèi)容
參加工傷保險(xiǎn)員工的名單。
為員工繳納保險(xiǎn)費(fèi)的憑證或單據(jù)。
發(fā)生工傷的員工獲得工傷保險(xiǎn)理賠的憑證或單據(jù)。
其他與工傷保險(xiǎn)相關(guān)的文件、憑證或單據(jù)。
5.1.12職業(yè)衛(wèi)生健康管理方面的內(nèi)容
具有職業(yè)病危害的崗位情況及可能產(chǎn)生的職業(yè)病種類(lèi)。
具有職業(yè)病危害的崗位的預(yù)防措施情況。
具有職業(yè)病危害的崗位定期檢測(cè)檢驗(yàn)報(bào)告。
接觸職業(yè)病危害崗位的員工及其身體檢查情況。
確診為職業(yè)病的員工情況及其身體檢查、治療記錄。
與職業(yè)病防治相關(guān)的文件、材料。
勞動(dòng)防護(hù)用品管理制度及其落實(shí)執(zhí)行情況的記錄。
各類(lèi)勞動(dòng)防護(hù)用品發(fā)放記錄。
員工使用和佩戴勞動(dòng)防護(hù)用品的記錄。
其他與勞動(dòng)防護(hù)用品有關(guān)的文件、材料。
5.1.13“三同時(shí)”管理方面的內(nèi)容
有關(guān)安全設(shè)施和職業(yè)衛(wèi)生方面“三同時(shí)”項(xiàng)目的文件、材料。
“三同時(shí)”項(xiàng)目的設(shè)計(jì)圖紙及相關(guān)資料。
“三同時(shí)”項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告及相關(guān)資料。
其他與“三同時(shí)”項(xiàng)目相關(guān)的文件、資料。
5.1.14安全防護(hù)設(shè)備（含職業(yè)健康衛(wèi)生設(shè)備，下同）方面的內(nèi)容
各類(lèi)安全防護(hù)設(shè)備的種類(lèi)及型號(hào)等基本情況資料。
各類(lèi)安全防護(hù)設(shè)備管理部門(mén)及設(shè)備運(yùn)行情況記錄。
各類(lèi)安全防護(hù)設(shè)備運(yùn)行維護(hù)保養(yǎng)情況記錄。
應(yīng)急救援設(shè)備的種類(lèi)、數(shù)量和型號(hào)及管理部門(mén)、狀況等記錄。
其他與安全防護(hù)設(shè)備相關(guān)的文件、資料和記錄。
5.1.15用電管理方面的內(nèi)容
企業(yè)用電管理制度及落實(shí)情況記錄。
配電室運(yùn)行狀況記錄。
臨時(shí)用電申請(qǐng)及拆除記錄。
配電箱等用電設(shè)施運(yùn)行狀況記錄。
5.1.16特種設(shè)備方面的內(nèi)容
特種設(shè)備的設(shè)計(jì)文件、制造單位、產(chǎn)品質(zhì)量合格證明、使用維護(hù)說(shuō)明等文件以及安裝技術(shù)文件和資料。
特種設(shè)備的定期檢驗(yàn)和定期自行檢查的記錄，特種設(shè)備使用證。
特種設(shè)備的日常使用狀況記錄。
特種設(shè)備及其安全附件、安全保護(hù)裝置、測(cè)量調(diào)控裝置及有關(guān)附屬儀器儀表的日常維護(hù)保養(yǎng)記錄。
特種設(shè)備運(yùn)行故障和事故記錄。
5.1.17事故調(diào)查處理方面的內(nèi)容。
發(fā)生事故情況經(jīng)過(guò)介紹。
事故調(diào)查組成人員名單及事故調(diào)查的相關(guān)會(huì)議記錄。
事故調(diào)查收集各類(lèi)證據(jù)。
事故分析會(huì)記錄。
關(guān)于事故的原因分析、責(zé)任認(rèn)定和防護(hù)措施的相關(guān)決定文件。
按“四不放過(guò)”原則對(duì)事故進(jìn)行處理的文件。
企業(yè)月度事故報(bào)表。
其他與事故相關(guān)的文件、材料。
5.1.18其他與安全生產(chǎn)相關(guān)的內(nèi)容
5.2收集與移交的基本要求
5.2.1歸檔材料必須是總廠在生產(chǎn)過(guò)程中形成的與職業(yè)健康安全管理有關(guān)的各種文件、規(guī)章制度、技術(shù)資料、原始記錄、圖片、圖紙等資料。
5.2.2歸檔材料應(yīng)確保完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，反映公司安全生產(chǎn)各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史過(guò)程。
5.3歸檔時(shí)間
5.3.1基礎(chǔ)建設(shè)、物料購(gòu)置與處理、產(chǎn)品生產(chǎn)等活動(dòng)中形成的與職業(yè)健康安全相關(guān)聯(lián)材料，在項(xiàng)目結(jié)束后整理歸檔。
5.3.2各單位在安全管理過(guò)程中形成的材料可以按每月、每季或年歸檔，也可按項(xiàng)目或活動(dòng)歸檔。
5.4安全檔案工作人員負(fù)責(zé)有關(guān)歸檔材料的審核。
5.5安全檔案工作人員應(yīng)對(duì)各部門(mén)送交的各類(lèi)安全管理檔案認(rèn)真檢查。檢查合格后交接雙方在移交清冊(cè)（一式兩份）和檢查記錄上簽字，正式履行交接手續(xù)。接收電子檔案時(shí)，應(yīng)在相應(yīng)設(shè)備、環(huán)境上檢查其真實(shí)有效性，并確定其與內(nèi)容相同的紙質(zhì)安全生產(chǎn)檔案的一致性，然后辦理交接手續(xù)。
5.6檔案管理
5.6.1各單位安全管理檔案整理應(yīng)根據(jù)自身實(shí)際情況按各自管理職責(zé)分類(lèi)保存，便于科學(xué)管理與利用。
5.6.2安全管理檔案保管期限為永久、長(zhǎng)期（2—5年）、短期（2年以下）三種。
5.6.3對(duì)保管到期的安全管理檔案應(yīng)進(jìn)行鑒定。對(duì)經(jīng)過(guò)鑒定后已失去保存價(jià)值的相關(guān)檔案，應(yīng)寫(xiě)出鑒定報(bào)告并編制銷(xiāo)毀清冊(cè)，報(bào)主管負(fù)責(zé)人審批。銷(xiāo)毀相關(guān)檔案時(shí)必須嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)的檔案管理規(guī)定，銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)長(zhǎng)期保存。
5.6.4應(yīng)建立安全管理檔案統(tǒng)計(jì)工作制度，并按規(guī)定向上級(jí)有關(guān)部門(mén)報(bào)送安全生產(chǎn)檔案工作基本情況。
5.7檔案利用
5.7.1安全管理檔案的利用，要處理好保密和利用的關(guān)系，既要保護(hù)總廠的知識(shí)產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密，保障企業(yè)的合法權(quán)益不受損害，又要充分發(fā)揮安全生產(chǎn)檔案的指導(dǎo)、借鑒作用。
5.7.2公司應(yīng)積極主動(dòng)地接受各級(jí)安全生產(chǎn)監(jiān)督管理部門(mén)對(duì)公司安全檔案管理工作的監(jiān)督指導(dǎo)，開(kāi)展企業(yè)安全生產(chǎn)檔案信息服務(wù)工作。
書(shū)寫(xiě)經(jīng)驗(yàn)11人覺(jué)得有用
寫(xiě)管理制度的時(shí)候，得先把范圍搞清楚，不然容易跑偏。像某有限公司的安全文件檔案管理，涉及的東西不少，從文件的接收開(kāi)始，到保存、借閱，再到銷(xiāo)毀，每個(gè)環(huán)節(jié)都得考慮到。比如文件剛進(jìn)來(lái)的時(shí)候，要檢查一下是不是完整，要是缺頁(yè)什么的，就得及時(shí)聯(lián)系相關(guān)部門(mén)補(bǔ)全，別一不留神就漏了。
文件歸檔的時(shí)候，分類(lèi)很重要。公司里的文件種類(lèi)多，有技術(shù)類(lèi)的、財(cái)務(wù)類(lèi)的、人事類(lèi)的，得按類(lèi)別分開(kāi)，這樣找起來(lái)方便。但有時(shí)候可能會(huì)忘記標(biāo)注一些關(guān)鍵信息，像日期、責(zé)任人之類(lèi)的，這就麻煩了。還有，檔案柜最好定期檢查一下，看看有沒(méi)有受潮或者蟲(chóng)蛀的情況，不然文件損壞了，追悔莫及。
借閱這部分也得寫(xiě)清楚，誰(shuí)借的、借多久、用途都要登記好。有些員工可能圖省事，不按流程走，直接拿走文件，這就容易出問(wèn)題。要是文件外流了，后果很?chē)?yán)重。所以得強(qiáng)調(diào)一下，借閱必須經(jīng)過(guò)審批，不能隨便開(kāi)口就借。
銷(xiāo)毀這部分也不能馬虎，過(guò)期的文件該處理就得處理，但得有專(zhuān)門(mén)的程序。有些人可能會(huì)覺(jué)得反正沒(méi)人看，隨便找個(gè)地方燒了就行，這是不對(duì)的。得確保銷(xiāo)毀徹底，防止泄露。
寫(xiě)制度的時(shí)候，用詞要謹(jǐn)慎，別太模糊，比如“盡快”、“大概”這種詞就盡量少用。有時(shí)候?qū)懙娜擞X(jué)得已經(jīng)說(shuō)得很明白了，可實(shí)際執(zhí)行起來(lái)卻不是那么回事。另外，制度不能太死板，得留有一定的靈活性，畢竟實(shí)際情況千變?nèi)f化，完全照搬的話可能會(huì)出問(wèn)題。
制度寫(xiě)完后，還得找?guī)讉€(gè)同事看看，聽(tīng)聽(tīng)他們的意見(jiàn)。有時(shí)候自己寫(xiě)的時(shí)候沒(méi)注意到的問(wèn)題，別人一眼就能看出來(lái)。不過(guò)也有時(shí)候，別人提的意見(jiàn)未必合適，這時(shí)候就得自己斟酌了。比如有人建議把借閱期限從一個(gè)月改成兩個(gè)月，這個(gè)就得考慮一下公司的具體情況，不能盲目采納。
小編友情提醒：
制度不是一成不變的，得隨著情況變化不斷調(diào)整。要是老是墨守成規(guī)，不跟著發(fā)展走，遲早會(huì)跟不上趟。所以制度寫(xiě)完后，還得定期回顧一下，看看哪些地方需要改進(jìn)。
【第4篇】x公司文件管理制度怎么寫(xiě)2500字
公司文件管理制度
1.0 總則
為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，特制訂本制度。
2.0 文件管理內(nèi)容主要包括:上級(jí)函、電、來(lái)文，同級(jí)函、電、來(lái)文，本公司上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。按照分工的原則，全公司各類(lèi)文件由辦公室歸口管理。
3.0 收文的管理
3.1 公文的簽收
3.1.1 凡來(lái)公司公啟文件(除公司領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外)均由收發(fā)員登記簽收(由上級(jí)或郵電局機(jī)要通訊員直送機(jī)要室的機(jī)要文件除外)后分別交辦公室機(jī)要秘書(shū)拆封。在簽收和拆封時(shí)，收發(fā)員和機(jī)要秘書(shū)均要注意檢查封口和郵戳。對(duì)于口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因，對(duì)密件開(kāi)口和國(guó)外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。
3.1.2 對(duì)上級(jí)機(jī)要部門(mén)發(fā)來(lái)的文件，要進(jìn)行信封、文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的“四對(duì)口”核定，如果其中一項(xiàng)不對(duì)口，應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)機(jī)要部門(mén)，并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。
3.2 公文的編號(hào)保管
3.2.1 辦公室文書(shū)對(duì)上級(jí)來(lái)文拆封后應(yīng)及時(shí)附上“文件處理傳閱單”，并分類(lèi)登記編號(hào)、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領(lǐng)導(dǎo)親啟文件，公司領(lǐng)導(dǎo)啟封后，也應(yīng)交辦公室辦理正常手續(xù)。
3.2.2 本公司外出人員開(kāi)會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)分別送交辦公室文書(shū)進(jìn)行登記編號(hào)保管，不得個(gè)人保存。
3.3 公文的閱批與分轉(zhuǎn)
3.3.1 凡正式文件均需分別由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由機(jī)要秘書(shū)分送承辦部門(mén)閱辦，重要文件應(yīng)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))親自閱批后分送承辦部門(mén)閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要月即辦。
3.3.2 一般函、電、單據(jù)等，分別由辦公室機(jī)要秘書(shū)直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個(gè)單位會(huì)辦的文件，應(yīng)同主辦單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。
3.3.3 為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，機(jī)要秘書(shū)應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到公司領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門(mén)，如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門(mén)，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過(guò)2天(特殊情況例外)。
3.4 文件的傳閱與催辦
3.4.1 傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍或公共場(chǎng)所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。
3.4.2 閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交機(jī)要室，閱批文件一般不得超過(guò)2天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”、“擬辦意見(jiàn)”，辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門(mén)和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。
3.4.3 閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。
3.4.4 文件閱完后，應(yīng)送交辦公室機(jī)要秘書(shū)，切忌橫傳。
3.4.5 辦公室機(jī)要秘書(shū)對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門(mén)接到文件、函電應(yīng)立即指定專(zhuān)人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)。
3.4.6 按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關(guān)部門(mén)定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件，或由辦公室機(jī)要室通知到機(jī)要室閱文。
4.0 發(fā)文的管理
4.1 發(fā)文的規(guī)定
4.1.1 全公司上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力集中于公司，各群眾團(tuán)體和部門(mén)一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
4.1.2 各群眾團(tuán)體、部門(mén)需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)向公司提出發(fā)文申請(qǐng)，并將文件底稿交廠辦審核。公司同意發(fā)文，則由公司按機(jī)構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以公司×字發(fā)文。
4.1.3 對(duì)全公司影響較大，涉及兩個(gè)以上公司領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件，須由經(jīng)理批準(zhǔn)簽發(fā)。其余文件均由分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。
4.2 發(fā)文的范圍
4.2.1 凡是以公司名義發(fā)出的文件、通知、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、編寫(xiě)的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，均屬發(fā)文范圍。
4.2.2 公司下發(fā)文件主要用于:
① 公布公司規(guī)章制度;
② 轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件或根據(jù)上級(jí)文件精神制訂的公司文件;
③ 公布公司體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免事項(xiàng);
④ 公布公司性的重大開(kāi)發(fā)、項(xiàng)目、經(jīng)營(yíng)管理、政治工作、生活福利等工作的決定;
⑤ 發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào);
⑥ 其他有關(guān)公司的重大事項(xiàng)。
4.2.3 公司上行文、外發(fā)文主要用于:
① 對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)工作計(jì)劃、請(qǐng)示報(bào)告、處理決定;
② 同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)公司重大開(kāi)發(fā)項(xiàng)目、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營(yíng)管理等事宜。
4.2.4 在公司日常項(xiàng)目開(kāi)發(fā)和經(jīng)營(yíng)管理中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng)，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由主管業(yè)務(wù)部門(mén)書(shū)面或口頭通知執(zhí)行，一般不用公司文件發(fā)布。
4.2.5 凡各業(yè)務(wù)部門(mén)如開(kāi)專(zhuān)題會(huì)議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考，可以簡(jiǎn)寫(xiě)名義用《工作簡(jiǎn)訊》發(fā)會(huì)議紀(jì)要。
4.2.6 各業(yè)務(wù)部門(mén)與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各簡(jiǎn)寫(xiě)的名義對(duì)外發(fā)函(應(yīng)各自編號(hào)備查)，不用公司名義發(fā)文。
5.0 文件的立卷與歸檔
5.1 文件的歸檔范圍
5.1.1 凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負(fù)責(zé)歸檔:
① 上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文，包括上級(jí)對(duì)公司報(bào)告、申請(qǐng)的批復(fù);
② 公司發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作的種類(lèi)計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等;
③ 經(jīng)理辦公室、總務(wù)會(huì)、公司管理委員會(huì)、中層干部會(huì)以及各種專(zhuān)業(yè)例會(huì)記錄;
④ 公司一級(jí)組織召開(kāi)的代表大會(huì)所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等;
⑤ 有保存價(jià)值的人民來(lái)信，來(lái)訪記錄及處理結(jié)果;
⑥ 參加上級(jí)召開(kāi)的各種會(huì)議帶回的文件、資料及本公司在會(huì)上匯報(bào)發(fā)言材料等;
⑦ 上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來(lái)公
司檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄，以及公司向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料;
⑧ 反映公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及公司領(lǐng)導(dǎo)工作等的音像攝制品;
⑨ 公司日志和大事記;
⑩ 公司向上級(jí)請(qǐng)求批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。
5.1.2 業(yè)務(wù)部門(mén)、各群眾團(tuán)體日常工作中形成的活動(dòng)資料，由各業(yè)務(wù)科室、群眾團(tuán)體負(fù)責(zé)立卷歸檔。
5.2 立卷要求
5.2.1 文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱(chēng)、作者、時(shí)間順序，分門(mén)別類(lèi)地進(jìn)行整理歸檔。
5.2.2 立卷時(shí)，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
5.2.3 要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔。
5.2.4 上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館(室)移交，清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。
6.0 文件的銷(xiāo)毀
6.1 對(duì)于多余、重復(fù)、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件，公司機(jī)要室應(yīng)定期清理造冊(cè)，并按上級(jí)有關(guān)規(guī)定，辦理申請(qǐng)銷(xiāo)毀手續(xù)。
6.2 經(jīng)審核同意銷(xiāo)毀的文件，應(yīng)派專(zhuān)車(chē)分別由公司機(jī)要秘書(shū)和正(副)主任護(hù)送到上級(jí)機(jī)關(guān)指定的紙廠監(jiān)視銷(xiāo)毀。
書(shū)寫(xiě)經(jīng)驗(yàn)77人覺(jué)得有用
在制定一份管理制度的時(shí)候，尤其是針對(duì)文件管理這樣的具體事務(wù)，需要結(jié)合公司的實(shí)際情況來(lái)設(shè)計(jì)。一般來(lái)說(shuō)，制度的第一步是要明確文件管理的目的，比如確保文件的安全性、提高工作效率、便于查找和歸檔等。這個(gè)目的得清晰，不然后面的操作就可能跑偏。
文件管理制度通常會(huì)涉及文件的分類(lèi)、編號(hào)規(guī)則、存儲(chǔ)位置、借閱流程等方面。比如，文件可以按照項(xiàng)目類(lèi)型、部門(mén)性質(zhì)或是時(shí)間順序來(lái)進(jìn)行分類(lèi)，這樣做的好處是可以快速找到所需文件。至于編號(hào)，最好是能反映出文件的主要屬性，比如項(xiàng)目編號(hào) 年份 流水號(hào)之類(lèi)的組合方式，這樣既直觀又便于后續(xù)追蹤。
在實(shí)際操作中，文件的存儲(chǔ)環(huán)境也很重要。如果文件是紙質(zhì)版，那么存放的地方必須防潮防火；如果是電子文檔，則需要定期備份以防丟失。另外，對(duì)于重要的文件，建議設(shè)置權(quán)限管理，只有授權(quán)人員才能訪問(wèn)或修改，這一步要是沒(méi)做好，可能會(huì)導(dǎo)致敏感信息泄露。
還有一些細(xì)節(jié)需要注意，比如文件的歸檔周期。有些文件可能只需要保存一年，而有些則需要長(zhǎng)期保存。這就要求管理者提前規(guī)劃好歸檔策略，以免到時(shí)候手忙腳亂。還有，文件的借閱流程也得明確規(guī)定，包括申請(qǐng)流程、審批人是誰(shuí)、歸還期限等等。如果流程太復(fù)雜，員工可能會(huì)覺(jué)得麻煩而不愿意遵守，所以流程的設(shè)計(jì)既要嚴(yán)謹(jǐn)又要簡(jiǎn)便。
在執(zhí)行過(guò)程中，難免會(huì)出現(xiàn)一些小狀況。比如說(shuō)有一次我看到某部門(mén)的文件柜沒(méi)有貼標(biāo)簽，結(jié)果同事找文件找了半天都沒(méi)找到。后來(lái)才意識(shí)到，原來(lái)是因?yàn)樾聛?lái)的同事不知道該把文件放哪里，他自己隨便找個(gè)空位就塞進(jìn)去了。這種事情提醒我們，制度再完善，也需要有人去監(jiān)督落實(shí)，不然再多的規(guī)定也是擺設(shè)。
還有一個(gè)問(wèn)題是關(guān)于培訓(xùn)的。很多公司制定完制度后就直接下發(fā)給員工，但實(shí)際上員工未必都能理解或者記得住所有的規(guī)定。所以我覺(jué)得最好能在制度出臺(tái)前組織一次培訓(xùn)會(huì)議，讓大家都清楚具體的要求是什么。當(dāng)然了，培訓(xùn)也不是萬(wàn)能的，有時(shí)候還是會(huì)有人記不住或者故意違反規(guī)定，這時(shí)候就需要加強(qiáng)考核機(jī)制了。
【第5篇】x房地產(chǎn)公司文件收發(fā)管理制度怎么寫(xiě)550字
房地產(chǎn)公司文件收發(fā)管理制度
1.目的:為完善公司文件收發(fā)管理，提高行政管理水平和工作效率，使公司各項(xiàng)行政工作有章可循、照章辦事，特制訂本制度。
2.適用范圍:適用本公司所有文件。
3.職責(zé):文件收發(fā)管理由行政辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)。
工作內(nèi)容
公司文件共分絕密、機(jī)密、秘密、普通四種，文件密級(jí)由公司總經(jīng)理確定。
公司文件由行政辦公室擬稿，文件形成后由總經(jīng)理簽發(fā)。
業(yè)務(wù)文件由有關(guān)部門(mén)擬稿，分管副總經(jīng)理或總工程師審核、簽發(fā)。
屬于秘密以上的文件，核稿人應(yīng)注明文件密級(jí)，并確定報(bào)送范圍。秘密以上文件須按保密規(guī)定，由專(zhuān)人印制、報(bào)送。
已簽發(fā)的文件由核稿人登記，并按不同類(lèi)別編號(hào)后，按文印規(guī)定處理。
文件由擬稿人校對(duì)，審核后方能復(fù)印、蓋章。
公司的文件由行政辦公室負(fù)責(zé)報(bào)送。送件人應(yīng)把文件內(nèi)容、報(bào)送日期、部門(mén)、接件人等事項(xiàng)登記清楚，并報(bào)告報(bào)送結(jié)果。秘密以上文件由專(zhuān)人按核定的范圍報(bào)送。
經(jīng)簽發(fā)的文件原稿送辦公室存檔。
外來(lái)文件由行政辦公室行政主管負(fù)責(zé)簽收，并于接件當(dāng)日填寫(xiě)閱辦單，按領(lǐng)導(dǎo)批示的要求送達(dá)有關(guān)部門(mén)，辦好文件閱辦;屬急件的，應(yīng)在接件后即時(shí)報(bào)送。
文件閱辦部門(mén)或個(gè)人，對(duì)有閱辦要求的文件，應(yīng)在三日內(nèi)辦理完畢，并將辦理情況反饋至行政辦公室。三日內(nèi)不能辦理完畢的，應(yīng)向行政辦公室說(shuō)明原因。
附件10.文件借閱登記表
書(shū)寫(xiě)經(jīng)驗(yàn)67人覺(jué)得有用
x房地產(chǎn)公司文件收發(fā)管理制度怎么寫(xiě)
文件收發(fā)管理說(shuō)起來(lái)簡(jiǎn)單，做起來(lái)挺麻煩。尤其是大公司，每天都有各種文件要處理，要是沒(méi)個(gè)章法，很容易亂套。一開(kāi)始得想清楚自己的需求，公司規(guī)模、業(yè)務(wù)類(lèi)型什么的都會(huì)影響制度的內(nèi)容。比如有些文件可能涉及合同，那就得格外小心，不能隨便誰(shuí)都能看。
制定的時(shí)候可以先列個(gè)清單，把需要流轉(zhuǎn)的文件都涵蓋進(jìn)去。像是設(shè)計(jì)圖紙、財(cái)務(wù)報(bào)表之類(lèi)的，這些都得有明確的流程。文件接收后，簽收是個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)。不能光是簽個(gè)字就完事了，最好能有個(gè)登記本，記錄下文件的來(lái)源、編號(hào)、接收時(shí)間什么的。這樣以后查起來(lái)方便，萬(wàn)一出了問(wèn)題也能追根溯源。
其實(shí)收發(fā)管理最重要的還是責(zé)任劃分。每個(gè)部門(mén)負(fù)責(zé)什么，具體由誰(shuí)來(lái)管，得說(shuō)得清清楚楚。有時(shí)候領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)，可能需要多個(gè)部門(mén)配合，這時(shí)候就得提前協(xié)調(diào)好。要是沒(méi)人牽頭，最后很可能大家都推來(lái)推去，事情就擱置了。所以，制度里得明確規(guī)定誰(shuí)是第一責(zé)任人，其他相關(guān)人配合就好。
書(shū)寫(xiě)注意事項(xiàng)：
文件的保密性也不能忽視。很多文件涉及公司的核心利益，要是保管不當(dāng)泄露出去，后果很?chē)?yán)重。平時(shí)得加強(qiáng)員工的保密意識(shí)，定期培訓(xùn)一下。還有就是硬件設(shè)施，像檔案室、保險(xiǎn)柜之類(lèi)的地方，得確保安全。文件存檔也很重要，不能隨手一放就不管了。最好是分類(lèi)存放，定期檢查，防止丟失或者損壞。
制度也不是一成不變的，得隨著實(shí)際情況調(diào)整。有時(shí)候公司業(yè)務(wù)拓展了，原來(lái)的制度可能就不適用了。這就需要及時(shí)修訂，不能死守老規(guī)矩。不過(guò)在修改之前，最好先征求一下各部門(mén)的意見(jiàn)，聽(tīng)聽(tīng)大家的看法。畢竟一線人員最清楚實(shí)際操作中有哪些問(wèn)題，他們的建議很有價(jià)值。
有時(shí)候?qū)懼贫入y免會(huì)有疏漏，比如某個(gè)環(huán)節(jié)交代得不夠詳細(xì)，或者措辭有點(diǎn)模糊。這種情況其實(shí)挺常見(jiàn)，不用太緊張。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題后及時(shí)補(bǔ)充修正就行。比如之前我們公司就遇到過(guò)類(lèi)似情況，后來(lái)通過(guò)幾次小范圍討論才完善了這部分內(nèi)容。
【第6篇】公司文件管理制度怎么寫(xiě)7100字
公司文件管理制度（一）
一、總則
第一條 為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)有關(guān)規(guī)定，結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，特制訂本制度。
第二條 文件管理內(nèi)容主要包括：上級(jí)函、電、來(lái)文、同級(jí)函、電、來(lái)文、企業(yè)上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。
二、收文的管理
第三條 公文的簽收
1、凡接收公文均由秘書(shū)登記簽收后分別轉(zhuǎn)交相關(guān)部門(mén)，在簽收和拆封時(shí)，秘書(shū)均需注意檢查封口和郵戳。對(duì)開(kāi)口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因，對(duì)密件開(kāi)口和國(guó)外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。
2、對(duì)政府部門(mén)發(fā)來(lái)的文件，要進(jìn)行信封、文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的“四對(duì)口”核定，如果其中一項(xiàng)不對(duì)口，應(yīng)立即報(bào)告有關(guān)部門(mén)，并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。
第四條 公文的閱批與分轉(zhuǎn)
1、凡正式文件均需由秘書(shū)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后分送承辦部門(mén)閱辦，重要文件應(yīng)呈送總經(jīng)理親自閱批后分送承辦部門(mén)閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。
2、一般函、電單據(jù)等，由秘書(shū)直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個(gè)單位會(huì)辦的文件，應(yīng)同主辦部門(mén)聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。
3、為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，秘書(shū)應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到總經(jīng)理辦公室，如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門(mén)，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過(guò)兩天。
第五條 文件的傳閱與催辦
1、傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉(zhuǎn)借給其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。
2、閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱讀完后應(yīng)在下班前將文件交秘書(shū)處，閱批文件一般不得超過(guò)兩天，閱后簽名以示負(fù)責(zé)。如有總經(jīng)理“批示”、“擬辦意見(jiàn)”，秘書(shū)應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門(mén)和人員按文件所提要求和總經(jīng)理批示辦理有關(guān)事宜。
3、閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。
4、文件閱完后應(yīng)送交秘書(shū)，切忌橫傳。
5、行政秘書(shū)對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門(mén)接到文件、函電應(yīng)立即指定專(zhuān)人辦理。不得將文件壓放或分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得秘書(shū)同意予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時(shí)周轉(zhuǎn)歸檔。
三、文件借閱和清退
第六條 各部門(mén)有關(guān)人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門(mén)主管簽寫(xiě)便條，對(duì)有密級(jí)的文件須秘書(shū)同意后方可借閱。
第七條 借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾畫(huà)等。
第八條 各部門(mén)應(yīng)具體指定責(zé)任心強(qiáng)的主管負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。
四、文件的立卷與歸檔
第九條 文件的歸檔范圍
凡下列文件統(tǒng)一由行政秘書(shū)歸檔：
1、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和經(jīng)營(yíng)工作的各類(lèi)計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等；
2、各種專(zhuān)業(yè)例會(huì)記錄；
3、企業(yè)召開(kāi)重要會(huì)議所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等；
4、有保存價(jià)值的客戶資料及處理結(jié)果；
5、企業(yè)日志和大事記。
第十條 立卷要求
1、文件的立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱(chēng)、作者、時(shí)間順序，分門(mén)別類(lèi)地進(jìn)行整理歸檔。
2、立卷時(shí)，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
3、要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔。
五、文件的銷(xiāo)毀
第十一條 對(duì)于多余、重復(fù)、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件，秘書(shū)應(yīng)定期清理造冊(cè)并按行政有關(guān)規(guī)定，辦理申請(qǐng)銷(xiāo)毀手續(xù)。
六、附則
第十二條 本制度解釋權(quán)歸行政部。
第十三條 本制度自公布之日起執(zhí)行。
公司文件管理制度（二）
（一）總則
第一條 減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)中央關(guān)於文書(shū)處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我廠的實(shí)際情況，特制訂本制度。
第二條 文件管理內(nèi)容主要包括：上級(jí)函、電、來(lái)文，同級(jí)函、電、來(lái)文，本廠上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。
第三條 按照黨政分工的原則，全廠各類(lèi)文件分別由黨委辦公室和廠部辦（以下簡(jiǎn)稱(chēng)兩辦）歸口管理。
（二）收文的管理
第四條 公文的簽收
1、凡來(lái)廠公文件（除廠領(lǐng)導(dǎo)訂的外）均由廠收發(fā)員登記簽收（由上級(jí)或郵電局機(jī)要通訊員直送機(jī)要室的機(jī)要文件除外）後分別交兩辦機(jī)要秘書(shū)拆封。在簽收和拆封時(shí)，收發(fā)員和機(jī)要秘書(shū)均需注意檢查封口和郵戳。對(duì)開(kāi)口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因，對(duì)密件開(kāi)口和國(guó)外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。
2、對(duì)上級(jí)機(jī)要部門(mén)發(fā)來(lái)的文件，要進(jìn)行信封、文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的四對(duì)口核定，如果其中一項(xiàng)不對(duì)口，應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)機(jī)要部門(mén)，并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。
第五條 公文的編號(hào)保管
1、兩辦機(jī)要秘書(shū)對(duì)上級(jí)來(lái)文拆封後應(yīng)及時(shí)附上文件處理傳閱單，并分類(lèi)登記編號(hào)、保管。須由工廠承辦或歸檔的廠領(lǐng)導(dǎo)親文件，廠領(lǐng)導(dǎo)封後，也應(yīng)分別交兩辦辦理正常手續(xù)。
2、本廠外出人員開(kāi)會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)分別送交兩辦機(jī)要秘書(shū)進(jìn)行登記編號(hào)保管，不得個(gè)人保存。
第六條 公文的閱批與分轉(zhuǎn)
1、凡正式文件均需分別由兩辦主任（或副主任）根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽後，由機(jī)要秘書(shū)分送承辦部門(mén)閱辦，重要文件應(yīng)呈送廠領(lǐng)導(dǎo)（或分管領(lǐng)導(dǎo)）親自閱批後分送承辦部門(mén)閱辦避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。
2、一般函、電、單據(jù)等，分別由兩辦機(jī)要秘書(shū)直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個(gè)單位會(huì)辦的文件，應(yīng)同主辦單位聯(lián)系後再分轉(zhuǎn)處理。
3、加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，機(jī)要秘書(shū)應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到廠領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門(mén)，如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門(mén)，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過(guò)兩天（特殊情況例外）。
第七條 文件的傳閱與催辦。
1、傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。
2、閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱完後應(yīng)在下班前將文件交機(jī)要室，閱批文件一般不得超過(guò)兩天，閱後應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)批示、擬辦意見(jiàn)兩辦應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門(mén)和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。
3、閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。
4、文件閱完後，應(yīng)送交兩辦機(jī)要秘書(shū)，切忌橫傳。
5、兩辦機(jī)要秘書(shū)對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門(mén)接到文件、函電應(yīng)立即指定專(zhuān)人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得兩辦同意後，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)。
6、按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關(guān)部門(mén)定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件，或由兩辦機(jī)要室通知到機(jī)要室閱文。
（三）發(fā)文的管理
第八條 發(fā)文的規(guī)定
1、全廠上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中黨委和廠部，各群團(tuán)體和部門(mén)一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
2、各群團(tuán)體、部門(mén)需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)分別向黨委、廠部提出發(fā)文申請(qǐng)，并將文件底稿分別交兩辦審核。黨委、廠部同意發(fā)文，則兩辦分別按黨、政機(jī)構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以黨×字、廠×字發(fā)文。群團(tuán)體文件由黨委批轉(zhuǎn)。
3、對(duì)全廠影響較大，涉及兩個(gè)以上廠領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件，須由黨委書(shū)記或廠長(zhǎng)批準(zhǔn)簽發(fā)。其馀文件均由分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。
第九條 發(fā)文的范圍：
1、凡是以黨委、廠部名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、編寫(xiě)的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，均屬發(fā)文范圍。
2、黨委、廠部下發(fā)文件主要用於：
（1）公布全廠規(guī)章制度；
（2）轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件或根據(jù)上級(jí)文件精神制訂的工廠文件；
（3）公布工廠體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免事項(xiàng)；
（4）公布全廠性的重大生、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理、政治工作、生活福利等工作的決定；
（5）發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào)；
（6）其他有關(guān)全廠的重大事項(xiàng)；
3、黨委、廠部上行文、外發(fā)文主要用於：
（1）對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)工作計(jì)劃、請(qǐng)示報(bào)告、處理決定；
（2）同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)工廠重大生、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營(yíng)管理、黨群工作等事宜。
4、在工廠日常生、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理、黨群工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng)，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)後，由主管業(yè)務(wù)科室書(shū)面或口頭通知執(zhí)行，一般不用廠部文件發(fā)布。
5、凡各業(yè)務(wù)科室如開(kāi)專(zhuān)題會(huì)議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考，可以科室名義用《工作簡(jiǎn)訊》發(fā)會(huì)議紀(jì)要。
6、各業(yè)務(wù)科室與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各科室的名義對(duì)外發(fā)函（應(yīng)各自編號(hào)備查）不用廠部名義發(fā)文。
（四）發(fā)文程式與要求
第十條 發(fā)文程式規(guī)定：
1、各單位元需要發(fā)文，應(yīng)事先分別向黨委、廠部提出申請(qǐng)；
2、黨委、廠部同意發(fā)文時(shí)，主辦單位應(yīng)以黨的方針、政策和國(guó)家法令，上級(jí)指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿；
3、草擬文稿必須從全廠角度出發(fā)，做到情況確實(shí)、觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡(jiǎn)煉、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確、書(shū)寫(xiě)工整。嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書(shū)寫(xiě)；
4、文稿擬就後，擬搞人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁(yè)，詳細(xì)寫(xiě)明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標(biāo)定日期和密級(jí)；
5、兩辦應(yīng)根據(jù)黨委、廠部的要求和上級(jí)有關(guān)指示精神，有關(guān)文件規(guī)定，對(duì)文稿進(jìn)行審查和修改。對(duì)涂改不清、文字錯(cuò)漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿單位重新擬稿；
6、經(jīng)兩辦審查修改後的文稿，送部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)核稿（對(duì)文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé)）；
7、對(duì)審核時(shí)修改較多，有礙列印和存檔的文稿，應(yīng)由擬搞部門(mén)重新謄寫(xiě)清楚；
8、需經(jīng)會(huì)簽的文稿，應(yīng)在交付列印前送會(huì)簽部門(mén)會(huì)簽；
9、文稿審核會(huì)簽後，按批準(zhǔn)許可權(quán)的規(guī)定分別呈送黨委、廠部領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā)；
10、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)後的文稿交兩辦機(jī)要秘書(shū)統(tǒng)一編號(hào)送打字室列??；
11、文件列印清樣，應(yīng)由擬稿人校對(duì)，校對(duì)人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名；
12、文件打字後，由兩辦派專(zhuān)人按數(shù)印刷，再由兩辦機(jī)要秘書(shū)分發(fā)并檢查落實(shí)情況，對(duì)印刷質(zhì)量不好的文件，機(jī)要秘書(shū)應(yīng)拒絕蓋印分發(fā)。
（五）文件的借閱和清退
第十一條 各部門(mén)有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人簽寫(xiě)便條，對(duì)有密級(jí)的文件須兩辦主任同意後方可借閱。
第十二條 借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。
第十三條 兩辦機(jī)要秘書(shū)對(duì)承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對(duì)事情已經(jīng)辦妥的本廠文件和上級(jí)要求限期清退的文件，進(jìn)行收繳清退工作。（一般月底一小清，季末一中清、年終一總清）。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時(shí)查明原因和責(zé)任者，并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。
第十四條 各部門(mén)應(yīng)指定一位責(zé)任心強(qiáng)的同志負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。
（六）文件的立卷與歸檔
第十五條 文件的歸檔范圍：
1、凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負(fù)責(zé)歸檔：
（1）上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文，包括上級(jí)對(duì)工廠報(bào)告、申請(qǐng)的批復(fù)；
（2）黨委、廠部發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生經(jīng)營(yíng)工作的各類(lèi)計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等；
（3）廠黨委會(huì)、廠長(zhǎng)辦公室、廠務(wù)會(huì)、工廠管理委員會(huì)、中層干部會(huì)以及各種專(zhuān)業(yè)例會(huì)記錄；
（4）廠黨代會(huì)、職代工、工會(huì)會(huì)員代表大會(huì)、團(tuán)代會(huì)等廠一級(jí)的黨群組織召開(kāi)的代表大會(huì)所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等；
（5）有保存價(jià)值的人民來(lái)信來(lái)訪記錄及處理結(jié)果；
（6）叁加上級(jí)召開(kāi)的各種會(huì)議帶回的文件、資料及本廠在會(huì)上匯報(bào)表言材料等；
（7）上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來(lái)廠檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄，以及本廠向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料；
（8）反映本廠生、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及廠領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品；
（9）工廠日志和大事記；
（10）工廠向上級(jí)請(qǐng)示批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。
2、業(yè)務(wù)科室，各群團(tuán)體日常工作中形成的活動(dòng)資料，由各業(yè)務(wù)科室、群團(tuán)體負(fù)責(zé)立卷歸檔。
第十六條 立卷要求
1、文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱(chēng)、作者、時(shí)間順序，分門(mén)別類(lèi)地進(jìn)行整理歸檔。
2、立卷時(shí)，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
3、要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔。
4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館（室）移交，清單一式兩份。（接交單位各留存一份備查）。
（七）文件的銷(xiāo)毀
第十七條 對(duì)於多馀、重復(fù)、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件，兩辦機(jī)要室應(yīng)定期清理造冊(cè)，并按上級(jí)有關(guān)規(guī)定，辦理申請(qǐng)銷(xiāo)毀手續(xù)。
第十八條 經(jīng)審核同意銷(xiāo)毀的文件，應(yīng)派專(zhuān)車(chē)分別由兩辦機(jī)要秘書(shū)和正副主任護(hù)送到上級(jí)機(jī)關(guān)指定的紙廠監(jiān)視銷(xiāo)毀。
公司文件管理制度（三）
第一章 總則
第一條 為加強(qiáng)公司文書(shū)檔案、聲像檔案資料的管理工作，保證文書(shū)檔案、聲像檔案的及時(shí)歸檔和妥善保管，特制定本規(guī)定。
第二條 負(fù)責(zé)檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。對(duì)檔案資料必須按年度立卷，各系統(tǒng)和部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的各種有保存價(jià)值的檔案資料，都要按照本制度的規(guī)定分別立卷歸檔。
第三條 堅(jiān)持部門(mén)收集保管、定期歸檔制度。各系統(tǒng)和部門(mén)負(fù)責(zé)人均應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)收集保管本系統(tǒng)或部門(mén)的檔案資料并督促其及時(shí)歸檔。名單報(bào)檔案室備案，如有變動(dòng)須及時(shí)通知檔案室。因工作變動(dòng)或離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦或保管的檔案資料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷(xiāo)毀。
第二章 文書(shū)檔案立卷歸檔方法
第一節(jié) 文件資料的收集管理
第四條 凡公司繕印發(fā)出的公文一律由辦公室統(tǒng)一收集保管。
第五條 一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門(mén)參與辦理在工作活動(dòng)中形成的文件資料，由主辦部門(mén)收集保管。會(huì)議文件由會(huì)議召集部門(mén)收集保管。
第六條 公司員工外出培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級(jí)機(jī)關(guān)召開(kāi)的會(huì)議等公務(wù)活動(dòng)在核報(bào)差旅費(fèi)時(shí)，必須將有歸檔價(jià)值的文件資料向本部門(mén)檔案員辦理交接手續(xù)，檔案員簽字認(rèn)可后會(huì)計(jì)部才給予核報(bào)差旅費(fèi)。
第七條 各系統(tǒng)、部門(mén)檔案員的職責(zé)：
（一） 了解本部門(mén)的工作業(yè)務(wù)，掌握本部門(mén)文件資料的歸檔范圍，收集保管本部門(mén)的文件資料。
（二） 認(rèn)真執(zhí)行定期歸檔制度。對(duì)本部門(mén)承辦的文件資料平時(shí)收集歸卷，每年的三月份前應(yīng)將歸檔文件資料歸檔完畢，并向檔案員辦好交接簽收手續(xù)。
（三） 承辦人員借用文件資料時(shí)，應(yīng)積極地做好服務(wù)工作，并辦理臨時(shí)借用文件資料登記手續(xù)。
第二節(jié) 歸檔范圍
第八條 重要的會(huì)議資料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要等。
第九條 上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的與公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件資料。
第十條 公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。
第十一條 公司的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)；公司反映主要工作活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)。
第十二條 公司內(nèi)部的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、重要工作記錄（表單）及工作簡(jiǎn)報(bào)。
第十三條 信訪工作資料。
第十四條 公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件資料。
第十五條 公司管理人員任免的文件資料以及關(guān)于員工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件資料。
第十六條 公司的各種規(guī)章制度、實(shí)施細(xì)則、程序文件。
第十七條 公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。
第十八條 公司保密制度中規(guī)定的保密范圍材料。
第十九條 公司重要設(shè)備檔案、財(cái)會(huì)檔案材料。
第三節(jié) 平時(shí)歸卷
第二十條 各部門(mén)都要建立健全平時(shí)歸卷制度。對(duì)處理完畢或批存的文件資料，由檔案員集中統(tǒng)一保管。
第二十一條 各部門(mén)應(yīng)根據(jù)本部門(mén)的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時(shí)文件資料歸卷使用的'案卷類(lèi)目'。'案卷類(lèi)目'的條款必須簡(jiǎn)明確切，并編上條款號(hào)。
第二十二條 公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件資料，收集齊全，加以整理，送交本部門(mén)檔案員歸卷。
第二十三條 檔案員應(yīng)及時(shí)將已歸卷的文件資料，按照'案卷類(lèi)目'條款，放入平時(shí)保存文件卷夾內(nèi)'對(duì)號(hào)入座'，并在文件處理登記薄上注明。
第四節(jié) 立卷
第二十四條 立卷工作由相關(guān)部門(mén)檔案員配合，檔案員負(fù)責(zé)組卷、編目。
第二十五條 案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。
第二十六條 歸檔的文件資料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。
第二十七條 在歸檔的文件資料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、草稿與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開(kāi)。文電應(yīng)合一立卷；絕密文電單獨(dú)立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。
第二十八條 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒(méi)有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷；跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年，其它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第二十九條 卷內(nèi)文件資料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件資料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；草稿在前，定稿在后；其它文件資料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。
第三十條 卷內(nèi)文件資料應(yīng)按排列順序，依次編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。
第三十一條 永久、長(zhǎng)期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄。填寫(xiě)的字亦要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。
第三十二條 有關(guān)卷內(nèi)文件資料的情況說(shuō)明，都應(yīng)逐項(xiàng)填寫(xiě)在備考表內(nèi)。若無(wú)情況可說(shuō)明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和時(shí)期填上以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置卷尾。
第三十三條 案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用鋼筆書(shū)寫(xiě)，字跡要工整、清晰。
第三十四條 案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式：
（一） 案卷裝訂。裝訂前，卷內(nèi)文件資料要去掉金屬物，對(duì)破壞的文件資料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱，字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷，案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。
（二） 案卷各部分的排列格式：軟卷封面（含卷內(nèi)文件目錄）一文件一封底（含備考表），以案卷號(hào)排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內(nèi)保存。
書(shū)寫(xiě)經(jīng)驗(yàn)39人覺(jué)得有用
制定公司文件管理制度，得結(jié)合公司的實(shí)際情況，不能一概而論。要是剛成立的小公司，制度可以簡(jiǎn)單些，主要就是明確文件歸誰(shuí)管，收發(fā)流程大致是什么樣的，還有存檔的位置。大公司就復(fù)雜了，不僅涉及這些基礎(chǔ)內(nèi)容，還得考慮權(quán)限管理，比如哪些人能看，哪些人能修改之類(lèi)的。
文件命名這塊兒得有個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，不然到時(shí)候找起來(lái)費(fèi)勁。比如說(shuō)項(xiàng)目名稱(chēng)加上日期，這樣一看就知道是什么時(shí)候的文件。不過(guò)有時(shí)候會(huì)有人圖省事，直接用默認(rèn)的名字保存，這就容易搞混了。另外，電子版的文件最好也定期備份一下，萬(wàn)一電腦壞了或者文件丟了，還能從備份里找回。
對(duì)于紙質(zhì)文件，就得有專(zhuān)門(mén)的地方存放，最好是有防火防潮功能的柜子。而且柜子的鑰匙得專(zhuān)人保管，不能隨便誰(shuí)都能打開(kāi)。有時(shí)候因?yàn)槭韬?，鑰匙沒(méi)放好，被別人翻到了，這都是需要注意防范的事情。
文件的借閱也要登記清楚，包括借閱人是誰(shuí)、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間這些信息都得記錄下來(lái)。有時(shí)候忙起來(lái)，可能會(huì)忘記登記，這也是需要注意的地方。要是文件借出去后遲遲不歸還，那后續(xù)的工作可能就會(huì)受到影響。
小編友情提醒：
文件管理制度不是一成不變的，得根據(jù)實(shí)際情況不斷調(diào)整。如果發(fā)現(xiàn)某些環(huán)節(jié)出了問(wèn)題，就得及時(shí)修改制度，確保文件管理工作順利進(jìn)行。
