【第1篇】文件和檔案管理制度范本怎么寫1000字
文件和檔案管理制度
一、文件管理
1、文書人員在起草文件之前，應首先了解事情的背景、起草該文件的目的及所需注意事項，并收集相關素材，做好前期的準備工作。
2、文書人員在起草文件的過程中，要做到內容詳實、準確并根據(jù)文件的性質及運用場合的不同而選用不同的書寫和表達方式，做到適時、貼切。
3、各種文件在下發(fā)之前要經(jīng)總經(jīng)理審閱，文件下發(fā)時要迅速、及時，并做好下發(fā)記錄;若是一些需要回收的表格和文件，還要做好事后的回收工作。
4、文件下發(fā)后要及時進行整理存檔;對于回收的資料也要及時整理存檔。
5、有限定發(fā)放范圍的文件，要注意做好相關的保密工作。
二、檔案資料管理
1、檔案資料在收發(fā)借閱存檔銷毀各環(huán)節(jié)中，應嚴格登記。
2、借閱文件應在借閱指定地點進行并在指定期限內按時歸還，借閱文件資料時嚴格按照文件密級管理為準執(zhí)行，同時辦理檔案資料借閱手續(xù)。
3、所有檔案資料均要定期清查，借出的檔案資料要在指定期限內歸還，若發(fā)現(xiàn)丟失的要及時追查處理，并且及時采取補救措施;對絕密的檔案資料要在主管的監(jiān)督下進行核對，必須做到物單相符。
4、借閱的文檔資料未經(jīng)領導批準，不得隨意擴大閱讀范圍，否則將進行嚴肅處理。
5、機密、絕密類文檔資料如需復制和摘抄，必須經(jīng)總經(jīng)理批示。
6、收發(fā)傳遞和外出攜帶絕密類文件時，應由指定人員負責，并采取必要的安全措施。
7、對各類文檔資料應指定其存檔期限，以便及時清理。
8、在部門主管安排、監(jiān)督下，定期對退檔資料進行銷毀，并且及時在文檔目錄上做出更改，確?，F(xiàn)有文檔資料與目錄清單一致。
9、檔案柜中的資料應保持干凈、整潔、明了。
10、各部門文檔負責人對自己所負責保存的文檔資料要有詳細的目錄，對有價值的文檔要及時備份并做好保密工作，若因丟失、文件備份不及時或泄露相關機密，從而給公司帶來損失的，視情節(jié)輕重予以責任人相應的處罰。
11、文檔資料負責人對所有保存文檔要按順序分類存放，同時做出相對應的文檔目錄清單，如果有新資料入檔，必須在文檔目錄中及時添加。
12、若文檔負責人離職時，須按文檔目錄清單做好工作交接，按照文檔目錄清單與現(xiàn)存文檔核對，如果出現(xiàn)物單不符，給公司造成損失的，視情節(jié)輕重予以責任人相應處罰。
13、新接管檔案管理的負責人要盡快熟悉負責保存的文檔，繼續(xù)做好文檔的保存、保密工作，并及時對文檔進行更新、備案。
14、如因檔案資料保管人工作疏忽或交接手續(xù)不嚴謹造成文件資料丟失的要追究相應責任。
書寫經(jīng)驗100人覺得有用
制定一個科學合理的管理制度，特別是針對文件和檔案管理這類需要細致規(guī)劃的工作，其實并不輕松。在開始動筆前，得先把目標明確下來，也就是這個制度到底要解決哪些問題。比如企業(yè)里文件歸檔混亂，員工找資料費勁，甚至丟失重要文檔的情況是不是經(jīng)常發(fā)生？如果存在這些問題，那制度就得從這些痛點入手。
起草的時候，建議先列出幾個關鍵點，像是文件的分類標準是什么，歸檔流程怎么走，還有借閱權限如何設置。這些都得結合實際業(yè)務需求來定。比如說分類，有的公司可能按部門劃分，有的則按項目類型來分，這都需要根據(jù)具體場景決定。要是直接套用別人的模板，很可能水土不服。
寫的時候要注意條理性，但也不要太死板。比如規(guī)定文件歸檔時間，可以寫“一般情況下應在完成后的五天內歸檔”，而不是非要精確到幾點幾分。這樣既留了彈性空間，又能確保執(zhí)行起來不至于太隨意。當然，有些地方可能就會有點模糊，“一般情況”這個詞用得多了，就容易讓人覺得模棱兩可。
至于檔案管理部分，除了日常維護，還得考慮到長期保存的問題。紙質檔案得定期檢查是否受潮發(fā)霉，電子版的也要防病毒、防丟失。這里就容易出現(xiàn)一個小狀況，比如有的人覺得只要備份到u盤就萬事大吉，殊不知u盤也可能損壞。所以制度里必須強調多重備份的重要性，最好能有云端存儲作為補充。
還有一個容易被忽略的地方就是審批環(huán)節(jié)。文件和檔案的調取、銷毀等操作往往涉及到敏感信息，所以審批流程一定要嚴格。不過有時候可能會因為格式問題導致麻煩，比如表格設計不合理，填表人看不清填寫要求，這就得提前把格式調整好，避免后續(xù)扯皮。
小編友情提醒：
制度寫完后別急著發(fā)布，最好先找?guī)讉€同事試運行一段時間。他們用起來方便不方便，有沒有什么漏洞，這些都是實際測試能發(fā)現(xiàn)的問題。要是有人反饋說某些條款不好理解，那就得重新修改措辭，盡量做到通俗易懂。畢竟再好的制度，要是沒人愿意遵守，也是白搭。
【第2篇】安全生產文件和檔案管理制度怎么寫850字
為進一步加強本公司安全生產管理工作，預防和減少安全生產事故，提高本公司安全生產管理水平，根據(jù)本公司具體情況，特制定如下安全生產檔案（以下稱安全臺帳）管理制度，請遵照執(zhí)行。
一、安全臺帳資料記錄是反映一個單位安全生產管理的情況，在安全臺帳的記錄、整理和積累過程中能起到自我督促、強化安全生產管理的作用，本公司所屬生產單位均必須遵照本制度，根據(jù)安全生產管理職責范圍分別建立相應的安全臺帳，安全臺帳由各生產單位指定專人負責，保證資料收集的及時、準確、齊全。
二、各生產單位安全臺帳分門別類，按時間順序（以年度為界）裝訂成冊，編寫相應的目錄。
三、各生產單位安全臺帳資料分為以下幾大類：
1、責任書：承包合同、安全管理機構設置的文件、安全組織網(wǎng)絡圖、上下兩級簽訂的安全生產責任書、生產單位從業(yè)人員安全責任狀、特種作業(yè)人員安全責任狀、生產單位主要負責人、副職負責人、安全負責人、技術人員、安全員、車間主任（工區(qū)、段、隊）長、班組長安全生產崗位責任制。
2、制度文件：有關部門制訂和下發(fā)的制度性文件。
3、通知、通報：有關部門下發(fā)的安全生產方面的通知、通報。
4、花名冊：全員花名冊、安全管理人員花名冊、特種作業(yè)人員花名冊及相關身份證明、安全資格證書復印件。
5、新工人（含民工和臨時工）三級教育資料。
6、安全檢查、安全學習、安全宣傳培訓教育活動情況資料。
7、機械、電氣等設備管理資料（含設備保養(yǎng)、維修、檢驗、檢測、使用情況等資料）。
8、安全技術交底資料。
9、危險化學品、民用爆破器材管理臺帳資料（如有則建立）。
10、安全事故應急預案、事故記錄和報告資料、安全事故調查處理材料。
11、安全設備設施和勞保用品購買、發(fā)放登記臺帳（附票證復印件）。
四、以上安全臺帳統(tǒng)一采用a4紙格式，各部門可根據(jù)具體情況要求增加表格。
五、每年年終臺帳裝訂成冊保存。
六、公司對各部門安全臺帳的建立落實情況督促和監(jiān)督，并定期進行檢查，檢查時間為每季進行一次。
河北盛聯(lián)礦山工程建設有限公司
年 月 日
書寫經(jīng)驗28人覺得有用
安全生產文件和檔案管理制度的編寫其實挺講究實際經(jīng)驗和專業(yè)水準的，畢竟這關乎企業(yè)的安全運營。一般情況下，這類制度得從頭到尾理清楚流程，從文件的起草到歸檔，每一個環(huán)節(jié)都得考慮周全。比如說起草階段，就得明確誰負責起草，是不是技術部門牽頭，然后交給管理層審核，這個過程不能亂，不然文件質量會大打折扣。
在文件審批這塊，通常會設置好幾個關卡，確保不出差錯。像有的企業(yè)會讓主管領導簽字確認，再由安全管理部門復核一遍，這樣能減少漏洞。但有時候也會遇到一些問題，比如審批流程太繁瑣，文件遲遲下不來，這就需要在制度里規(guī)定一個時間限制，不然大家都等著急了。
歸檔管理也很關鍵，文件一旦形成就得及時歸檔，不能隨意堆放。檔案室的環(huán)境也得注意，濕度溫度都要達標，不然紙質文件容易受損。不過有時候會忽略一個小細節(jié)，就是檔案柜的編號系統(tǒng)沒弄好，找起文件來特別麻煩，這種時候就得重新梳理一下分類規(guī)則。
書寫注意事項：
定期檢查和更新也是必不可少的環(huán)節(jié)。有些老文件可能已經(jīng)不符合當前的安全標準了，得及時修訂。還有就是培訓工作，員工對這些制度了解多少直接影響執(zhí)行效果，所以每年至少組織一次培訓，讓大家熟悉最新的規(guī)章制度。
至于記錄保存，這一步也不能馬虎。每次檢查、整改都有詳細記錄，這樣以后出了問題能追根溯源。不過偶爾會出現(xiàn)這樣的情況，記錄表格式樣不統(tǒng)一，導致統(tǒng)計的時候費勁，這時候就需要統(tǒng)一格式，最好還能設計個電子表格方便匯總。
【第3篇】文件和檔案管理制度怎么寫850字
一、目的
為了規(guī)范安全生產文件檔案的管理，確保文件檔案的完整性、合理性、科學性，使其為今后工作開展提供參考資料和文獻，特制定本制度。
本制度適用于公司與安全生產有關的文件檔案的管理。
二、職責
2.1 安全環(huán)保部負責制定本制度，并負責綜合監(jiān)督管理。
2.2 各部門負責本部門文件檔案的管理，并負責監(jiān)督檢查和考核。
2.3 各部門管理人員負責本單位文件檔案的收集、歸檔和保管。
三、內容
3.1文件資料收集，安全生產文件檔案內容如下:
3.1.1國家有關安全生產法律法規(guī)、標準規(guī)范及其他要求。
3.1.2上級主管部門安全生產文件、批復文、領導指示材料及會議資料等。
3.1.3公司安全生產文件、安全生產管理制度、安全操作規(guī)程、安全會議記錄材料、安全學習資料、領導指示材料等。
3.1.4安全生產工作計劃、總結、報告等。
3.1.5各種安全活動記錄、安全管理臺賬、事故報告、安全通報等。
3.1.6供應商、承包商相關材料。
3.1.7安全設施檢測、校驗報告、記錄等。
3.1.8安全、職業(yè)衛(wèi)生評價報告。
3.2立卷歸檔
3.2.1文件資料應根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價值分類立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映安全生產主要情況，以便保管和利用。
3.2.2應根據(jù)文件資料的重要性，按時間永久、長期和短期等三種進行時間整理，分類歸檔。
3.2.3各部門在每年2月底前對上年度的文件資料進行歸檔，統(tǒng)一保存。
3.2.4各種文件資料按一定特征進行排列和系統(tǒng)化，應層次分明，編寫頁碼，填寫卷內文件資料目錄。
3.2.5不同價值，不同性質的文件資料應當區(qū)別管理，單獨立卷。
3.3檔案保管
3.3.1檔案應入柜上架，科學排列，避免暴露和捆扎堆放。
3.3.2應采取防潮、防蟲措施，防止檔案損壞。
3.4檔案借閱
3.4.1文件資料檔案借閱，必須辦理借閱手續(xù)，借閱檔案要注意保護，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還，到期不能歸還者，要說明情況，并辦理續(xù)借手續(xù)。
3.4.2借閱的檔案要注意保密，未經(jīng)許可，不得隨意公開、發(fā)表或轉借他人。
3.4.3歸還檔案時，由檔案管理人員當面查點清楚，并在借閱登記本上注銷。
3.5檔案銷毀
對于過期并失去保存價值的文件資料，經(jīng)單位領導批準，可以定期銷毀，必要時做好銷毀記錄。
四、本制度由安全環(huán)保部制定并負責解釋，自發(fā)布之日起實施。
書寫經(jīng)驗11人覺得有用
制定一份專業(yè)的管理制度，尤其是文件和檔案管理制度，確實需要結合實際情況去構思。這類制度既要覆蓋全面，又要便于執(zhí)行，同時還得有一定的靈活性，這樣才能適應不斷變化的工作需求。
開始寫的時候，可以從文件的分類入手，明確哪些文件屬于長期保存，哪些是短期的。比如，一些重要的合同、協(xié)議這類文件肯定得永久保存，但日常的工作記錄可能只需要保留幾年就行。這里有個小細節(jié)需要注意，有些人在描述保存年限時會模糊不清，比如說是“較長時間”，這其實不太合適，應該具體到年份，這樣才不會引起歧義。
接著就是文件的歸檔流程了。這部分要詳細說明從文件形成到最終歸檔的每一個步驟。比如文件起草后需要經(jīng)過誰審核，審核通過后如何編號，編號的標準是什么，這些都要寫清楚。不過這里有一個容易忽略的地方，有些人可能會覺得文件編號不重要，隨便編個號碼就行，但實際上，一個科學合理的編號系統(tǒng)不僅能提高查找效率，還能防止文件混淆。如果編號混亂，后期查找起來就會很麻煩，甚至可能出現(xiàn)找不到的情況。
檔案管理也是一大重點，包括檔案室的環(huán)境要求，溫濕度控制，防蟲防霉措施之類的東西。還有就是借閱制度，誰有權借閱，借閱需要履行哪些手續(xù)，歸還時有什么要求，這些都需要明確。有一次我看到某個單位的制度里寫著“檔案借出后可以隨意放置”，這就有點問題了，檔案一旦脫離監(jiān)管就失去了意義，而且很容易損壞或者丟失。
書寫注意事項：
關于管理制度的更新頻率也要提一下。隨著時間推移，工作方式可能會發(fā)生變化，相應的管理制度也需要調整。比如現(xiàn)在數(shù)字化辦公越來越普遍，那么電子文件的管理也應該納入制度當中。不過這里有個小疏漏，有些人在寫這部分時會直接套用舊的紙質文件管理辦法，這對電子文件來說顯然是不適用的，所以得專門針對電子文件設計一套新的規(guī)則。
小編友情提醒：
執(zhí)行監(jiān)督也是不可忽視的一環(huán)。制度寫得再好，如果沒有有效的監(jiān)督機制，也很難落到實處?？梢远ㄆ诮M織檢查，看看各部門是否嚴格按照制度執(zhí)行，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。有時候，檢查人員可能會因為嫌麻煩而走形式主義，比如只看表面的東西，而不深入核查細節(jié)，這樣就起不到應有的效果了。
【第4篇】紡織公司文件和檔案管理制度怎么寫400字
為加強公司安全基礎檔案管理，發(fā)揮好檔案服務于安全工作的功能，完善安全管理過程監(jiān)督，特制定本制度。
1、實行安全文件收發(fā)登記制度，上級來文和下發(fā)文件，先行登記、分類存放，按照領導簽批意見督辦落實。
2、文件應按照收發(fā)順序整齊放入檔案盒中，，卷首制作目錄，年終裝訂存檔。
3、嚴格按檔案管理要求建立健全各種基礎資料檔案，實行從業(yè)人員一人一檔，安全管理每一個過程一檔，每項活動、工作一檔，檔案資料做到真實、有效、完整。
4、基礎檔案資料要分類存檔保管，檔案分為長期檔案和短期檔案，短期檔案滿3年之后可以進行銷毀處理。
5、檔案基礎資料管理信息，必須實現(xiàn)從購臵到退出市場的全過程監(jiān)督，及時進行更新，確保檔案資料完整性。
6、檔案資料借出必須辦理相關登記手續(xù)，經(jīng)公司主要領導審批同意后方可借閱。
7、檔案資料由安全科安排專人負責管理，實習專柜存放，落實防護措施，防止損毀。
書寫經(jīng)驗94人覺得有用
寫管理制度的時候，得先搞清楚管理的對象是什么。對于紡織公司來說，文件和檔案是日常運轉的重要部分，它們就像企業(yè)的記憶庫，記錄著各種決策、合同、技術資料什么的。要是這些文件沒管好，就可能出現(xiàn)丟失、泄密或者過期失效的情況。所以，制定制度前，最好先盤點一下現(xiàn)有的文件和檔案，看看哪些需要歸檔，哪些已經(jīng)沒用了。
起草的時候，最好能結合公司的實際情況，不能光抄別的公司的制度。比如，有些企業(yè)可能特別注重電子文檔的安全性，會專門設置權限管理，而紡織公司可能更關心紙質檔案的保存環(huán)境，像防潮防蟲之類的措施就得重點寫進去。另外，文件審批流程也得明確，誰負責接收、誰負責歸檔、誰有權查閱，都得有專人負責，不然就會亂套。
制度里頭還得寫清楚違規(guī)處理辦法。比如，如果有人私自復制重要文件給外人，那該怎么處罰，這事必須提前說清楚。不然等到出了問題，大家都不知道該咋辦。還有，文件借閱這塊也要規(guī)定好，誰借了得登記，什么時候歸還，最好能有個臺賬，這樣萬一出了事也好查。
不過有時候寫制度的時候，可能會忽略一些細節(jié)。比如我上次幫忙起草的時候，就把“檔案室定期檢查”寫成了“每月檢查一次”，后來才發(fā)現(xiàn)這個表述有點模糊，到底是一整個月里隨便哪天檢查，還是固定在某一天檢查？這種地方就需要反復推敲才行。
再就是格式方面，得讓人看起來舒服。不能一會兒字體大一會兒小，段落之間也不宜太擠。像我之前見過一個制度，里面的表格畫得歪七扭八的，看著就很別扭。而且用詞也不能太隨意，像“大概”、“好像”這種詞最好少用，畢竟這是正式文件嘛。
小編友情提醒：
制度定下來后不是一勞永逸的事，得不定期修訂。因為企業(yè)發(fā)展過程中，新的情況總會不斷冒出來，像現(xiàn)在數(shù)字化辦公越來越普及，是不是得加入電子文件管理的相關條款？這就需要相關人員多留意行業(yè)動態(tài)，及時調整制度內容。
【第5篇】某公司文件和檔案管理制度怎么寫1000字
為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，維護文件檔案的完整和安全，特制定本制度。
一、公司設立文件檔案管理專員，切實做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，提高案卷質量，使文件檔案管理工作達到標準化、制度化、規(guī)范化的要求，并逐步實現(xiàn)電子信息化管理。
二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊、照片以及與本公司生產經(jīng)營活動相關的上級事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。
三、人力資源專員要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作，確保資料完整。
四、檔案管理員要對公司安全生產相關文件資料專門建檔。進行管理。
五、立卷應根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。
六、文件資料檔案的保管、查閱。
1、所有檔案必須入框上架，科學排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
2、文件柜、檔案室要保持整潔衛(wèi)生，認真做好文件檔案“八防”工作，特別是檔案室防火、防鼠、防濕、防盜工作要常抓不懈，要定期檢查、經(jīng)常核對文件檔案資料，發(fā)現(xiàn)問題及時處理、報告并做好相關記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。
七、公司內部員工因工作需要查閱檔案資料，須報請公司分管領導批準，外單位人員要查閱、復印公司檔案，必須持單位介紹信并經(jīng)本公司分管領導批準后，方可查閱；公司所有檔案一律不允許外借。不論是誰查閱、復印檔案，公司檔案管理員都必須如實進行登記，注清查閱時間、查閱內容、查閱人姓名、批準領導、是否復印等相關內容。
八、對于公司機密文件及檔案的管理，要有專柜存放并單獨設鎖，無關人員不準接觸，工作人員要嚴守機密。
九、本公司的文件及檔案包括：安全生產會議記錄（含紀要）、安全費用提取使用記錄、員工安全教育培訓記錄、勞動防護用品采購發(fā)放記錄、危險源管理臺帳、安全生產檢查記錄、授權作業(yè)指令單、事故調查處理報告、事故隱患整改記錄、安全生產獎懲記錄、特種作業(yè)人員登記記錄、特種設備管理記錄、外來施工隊伍安全管理記錄、安全設備設施管理臺賬（包括安裝、運行、維護等）、有關強制性檢測檢驗報告或記錄、新改擴建項目“三同時”、風險評價信息、職業(yè)健康檢查與監(jiān)護記錄、應急演習信息、技術圖紙等。
書寫經(jīng)驗30人覺得有用
制定管理制度時，得先搞清楚管理的對象是什么。文件和檔案，它們的存在就是為了方便查閱和使用，所以制度的重點就是確保這些東西不亂跑。寫的時候，要把流程說清楚，比如說誰負責歸檔，誰負責保管，還有借閱的手續(xù)該怎么做。要是流程模糊不清，到時候出了問題就麻煩了。記得要具體到每一個環(huán)節(jié)，不然員工們做起來會摸不著頭腦。
在細節(jié)上，得考慮到實際情況。比如文件分類，不能光看名稱就隨便歸類，要結合用途和重要程度。有些文件可能涉及機密，那在管理上就得更加嚴格，不能隨隨便便就讓人查看。檔案室的環(huán)境也很關鍵，溫度濕度都要控制好，不然文件容易受損。這些都得寫進制度里去，不能只顧著表面功夫。
寫的時候，最好能結合公司的實際情況。每個公司的情況都不一樣，不能照搬別人的制度。要是照搬，很可能水土不服，執(zhí)行起來就會出問題。我見過有些公司直接套用別的制度，結果員工們覺得麻煩，反而增加了工作量。所以，得花點時間去調研，看看本公司的需求到底是什么。
有時候，寫制度的時候會遇到一些困難。比如有些部門覺得某些規(guī)定不合理，這就需要溝通協(xié)調。不能一意孤行，得聽聽大家的意見。當然，也不能完全聽從意見，畢竟制度是為了整個公司服務的。找到平衡點很重要，這需要管理者有一定的經(jīng)驗和判斷力。
還有一些需要注意的地方。比如文件歸檔的時間節(jié)點，不能拖得太久，否則容易丟失。還有就是電子版的文件，也要定期備份，防止電腦故障導致數(shù)據(jù)丟失。這些都是基本的要求，不能忽視。如果忽略這些細節(jié)，日后出了問題，后悔都來不及。
寫制度的時候，語言要簡潔明了，不能太復雜。有些人喜歡用大詞兒，覺得這樣顯得專業(yè)，其實反而讓人看不懂。最好用大家都熟悉的語言來表達，這樣執(zhí)行起來也方便。不過有時候寫著寫著，可能會出現(xiàn)一些小問題，比如句子不通順之類的。但只要不影響理解，就不用太糾結。
小編友情提醒：
制度寫完后，不是扔在那里不管就行。得定期檢查一下，看看有沒有需要調整的地方。畢竟公司的情況是在不斷變化的，制度也需要隨之更新。要是一直不變，就跟不上發(fā)展的步伐了。
