【第1篇】檔案管理制度范例怎么寫1050字
一、 為規(guī)范公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度。
二、 歸檔范圍
公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務(wù)審計、會計檔案、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。
三、 公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負責。
四、 檔案管理員的職責:保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。
五、 資料的收集與整理
1. 公司的歸檔資料實行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即:每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。
2. 在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。
3. 凡應(yīng)該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔。
4. 各部門專用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。
5. 檔案管理員根據(jù)公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。
六、 資料的分類與歸檔
1. 公司檔案資料的分類依據(jù)《文書立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
2. 公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。
七、 檔案的借閱
1. 總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。
2. 因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經(jīng)理辦理《借閱檔案申請表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。
3. 公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調(diào)閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準外借;秘密級檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準?？偨?jīng)理因公外出時可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。
4. 檔案借閱者必須做到:
① 愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。
② 注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。
八、 檔案的銷毀
1. 公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。
2. 當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準后執(zhí)行。
3. 凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準方可銷毀;一般的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準后方可銷毀。
4. 經(jīng)批準銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。
5. 在銷毀公司檔案資料時，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。
公司檔案管理制度
書寫經(jīng)驗62人覺得有用
寫管理制度的時候，得先弄清楚管理的目標是什么，比如檔案管理，就是要把檔案管好，別丟了也別亂了。這事說起來簡單，做起來可不容易。先得有個大致的方向，像檔案分類，保管期限，這些都是基本的東西。分類的時候，要是類別太多太細，反而容易搞混，所以得找到一個平衡點。
檔案歸檔的時候，得按照一定的順序來，不能隨心所欲。比如，按時間順序排，或者按項目編號排，這樣找起來方便。但是有時候也會遇到特殊情況，像一些緊急文件，可能就顧不上那么細致了，直接塞進去了事。這就不太好，最好能有個臨時存放的地方，專門處理這類情況。
對于檔案的借閱，得有人負責登記，誰借的、什么時候借的、什么時候還的，都得記清楚。不然檔案一借出去就沒了影兒，那麻煩就大了。不過有時候人手緊張，借閱登記這塊兒就會疏忽，這是個隱患，得想辦法解決。
存儲環(huán)境也很關(guān)鍵，檔案怕潮濕、怕蟲蛀、怕火，所以庫房得保持干燥通風，還得定期檢查有沒有害蟲?？捎行﹩挝粓D省事，庫房條件差得很，檔案堆得亂七八糟，這就是個問題。檔案室最好能裝個溫濕度計，隨時監(jiān)測環(huán)境變化。
銷毀檔案的時候，得經(jīng)過審批才行，不能說扔就扔。有些單位為了省事，直接當廢紙賣了，這可是大忌。因為檔案里可能涉及敏感信息，隨便處置容易惹麻煩。審批流程要是走得太慢，又會讓檔案積壓，這也是個矛盾點。
培訓員工這方面也不能忽視，要是員工不懂規(guī)矩，隨便翻看檔案，或者泄露信息，后果很嚴重。所以得定期組織培訓，講講規(guī)章制度，強調(diào)保密的重要性。不過有時候培訓流于形式，大家聽完了就跟沒聽過一樣，這也挺讓人頭疼的。
【第2篇】充裝記錄和氣瓶、槽車檔案管理制度怎么寫300字
1 充裝記錄有：氣瓶充裝前后檢查記錄，氣瓶充裝記錄，槽車檢查、充裝記錄，槽車超裝卸車等，充裝記錄由充裝站保管。
2 氣瓶、槽車檔案由生產(chǎn)部負責管理，管理人員要認真負責妥善地保管好氣瓶、槽車原始資料，合格證等，保管年限為壽命期。
3 氣瓶、槽車充裝記錄保管年限為五年。
4 氣瓶、槽車檔案應(yīng)擺放整齊定置管理，便于查閱。
5 各種記錄字跡要清楚，標準化，班組每月對記錄報表檔案檢查評比一次，車間每年一次，并結(jié)合經(jīng)濟責任制考核。
6 氣瓶、槽車登記注冊建檔要憑合格證進行。
7 建立氣瓶檔、槽車案框，把試壓定檢的日期記上。
8 氣瓶、槽車檔案只限本公司內(nèi)查閱，特殊情況外借，須經(jīng)公司領(lǐng)導批準。
書寫經(jīng)驗78人覺得有用
充裝記錄和氣瓶、槽車檔案管理制度怎么寫
充裝記錄和氣瓶、槽車檔案管理這事說起來不復雜，但也挺講究的。這得結(jié)合實際情況來定，要是完全照搬別人的制度，那肯定不行。每個單位的情況不一樣，所以制定的時候就得根據(jù)自己的需求來。
一開始，就得把相關(guān)的法律法規(guī)搞清楚，像什么特種設(shè)備安全法之類的，這些都是基礎(chǔ)。要是連這些都不明白，后面的工作就很難開展。還有，充裝記錄很重要，不能馬虎。每次充裝都得有詳細的記錄，包括時間、地點、充裝量、操作人員等等信息，缺一不可。不然出了問題，想查都找不到原因。
檔案管理這塊也得重視。氣瓶和槽車都是特種設(shè)備，它們的檔案得單獨建立，不能混在一起。檔案里頭要有設(shè)備的基本信息，還有定期檢驗報告什么的。檢驗報告尤其重要，得確保設(shè)備是在合格狀態(tài)下的。要是檔案管理混亂，那以后出了事，找人都費勁。
不過，在實際操作過程中，可能會遇到一些問題。比如，有些員工可能不太認真，填記錄的時候漏掉關(guān)鍵信息。這種情況一旦多了，麻煩就大了。還有，檔案歸檔的時候，偶爾會搞錯位置，這就需要定期檢查一下，看看有沒有放錯地方的。要是長期不管，積累下來的問題就不好處理了。
書寫注意事項：
設(shè)備的使用情況也要定期檢查。不能光靠記錄和檔案，還得實地去看看設(shè)備的狀態(tài)。如果發(fā)現(xiàn)有異常，就得及時處理，不能拖著。要是拖久了，萬一出了事故，那就追悔莫及了。
還有個要注意的地方，就是培訓。員工得接受相關(guān)培訓，知道怎么正確操作，怎么填寫記錄，怎么維護檔案。要是培訓不到位，大家都不清楚規(guī)矩，那管理起來就更難了。培訓也不能流于形式，得實實在在地做，這樣才能起到效果。
【第3篇】某實驗室資料檔案管理制度怎么寫300字
1與生物安全相關(guān)的各類活動的記錄均應(yīng)按照本制度執(zhí)行。
2生物安全實驗室的記錄、資料保存不得少于20年。
3生物安全實驗室記錄、資料應(yīng)至少包括:生物安全手冊、生物安全管理制度、人員培訓考核記錄、生物安全檢查記錄、健康監(jiān)護檔案、事故報告、分析處理記錄、廢物處置記錄、實驗記錄、菌(毒)種和樣本收集、運輸、保存、領(lǐng)用、銷毀等記錄、生物危害評估記錄、生物安全柜現(xiàn)場檢測記錄、消毒、滅菌效果監(jiān)測記錄等。
4生物安全實驗室資料檔案原則上不外借。
5因工作需要復制檔案資料者需經(jīng)批準。
6超過保存期限的檔案資料、記錄，應(yīng)通過生物安全委員會的討論、鑒定，批準是否實施銷毀，銷毀應(yīng)至少兩人實施，做好銷毀記錄。
書寫經(jīng)驗30人覺得有用
實驗室的資料檔案管理是確?？蒲泄ぷ黜樌_展的重要環(huán)節(jié)。一個完善的制度既要覆蓋全面，又要便于執(zhí)行。一開始得先把涉及的范圍劃定清楚，包括哪些資料需要歸檔，比如實驗記錄、測試報告、設(shè)備臺賬等等，這些都是基本的。接著就要明確責任分工，每個部門或者小組都有自己的職責，不能誰想管就管，不想管就不管。這中間可能有點混亂的地方，比如有時候有人覺得歸我管，其實并不完全如此，這就需要有個協(xié)調(diào)機制。
文件的分類也很關(guān)鍵，不能亂七八糟堆在一起?？梢园凑枕椖?、時間或者類別來分，具體用哪種方式得看實際情況。要是分類太復雜了，反而會增加查找難度，所以要適中。比如，有些項目跨度大，從立項到結(jié)題可能好幾年，如果按年份分的話，可能會分散到好幾個地方，這樣找起來就麻煩了。
存儲環(huán)境也是個大問題。紙質(zhì)版的資料得防潮防曬，電子版的則要注意備份，最好能有多套備份以防萬一。有時候可能會忽略一些細節(jié)，像是忘了定期檢查存儲設(shè)備的狀態(tài)，結(jié)果某天要用的時候發(fā)現(xiàn)打不開，這就很尷尬了。還有就是權(quán)限設(shè)置，不是所有人都能隨便查看敏感信息的，得根據(jù)崗位需求來設(shè)定訪問權(quán)限，不然容易出問題。
還有一個容易被忽視的地方是更新頻率。資料不是一成不變的，尤其是那些動態(tài)變化的信息，像設(shè)備狀態(tài)、人員名單之類的，必須及時更新。要是更新不及時，新來的同事拿著舊資料辦事，很可能就會出差錯。而且每次更新后，最好做個記錄，這樣以后查起來也有據(jù)可循。
書寫注意事項：
檔案的借閱管理也不能馬虎。該登記的一定要登記，包括借閱人、借閱時間、預計歸還時間等信息。有時候可能會因為疏忽忘記登記，或者登記得不完整，這樣一旦出了問題就很難追責。還有，借出去的東西要及時催還，不能一直拖著不管。
【第4篇】文件和檔案管理制度怎么寫850字
一、目的
為了規(guī)范安全生產(chǎn)文件檔案的管理，確保文件檔案的完整性、合理性、科學性，使其為今后工作開展提供參考資料和文獻，特制定本制度。
本制度適用于公司與安全生產(chǎn)有關(guān)的文件檔案的管理。
二、職責
2.1 安全環(huán)保部負責制定本制度，并負責綜合監(jiān)督管理。
2.2 各部門負責本部門文件檔案的管理，并負責監(jiān)督檢查和考核。
2.3 各部門管理人員負責本單位文件檔案的收集、歸檔和保管。
三、內(nèi)容
3.1文件資料收集，安全生產(chǎn)文件檔案內(nèi)容如下:
3.1.1國家有關(guān)安全生產(chǎn)法律法規(guī)、標準規(guī)范及其他要求。
3.1.2上級主管部門安全生產(chǎn)文件、批復文、領(lǐng)導指示材料及會議資料等。
3.1.3公司安全生產(chǎn)文件、安全生產(chǎn)管理制度、安全操作規(guī)程、安全會議記錄材料、安全學習資料、領(lǐng)導指示材料等。
3.1.4安全生產(chǎn)工作計劃、總結(jié)、報告等。
3.1.5各種安全活動記錄、安全管理臺賬、事故報告、安全通報等。
3.1.6供應(yīng)商、承包商相關(guān)材料。
3.1.7安全設(shè)施檢測、校驗報告、記錄等。
3.1.8安全、職業(yè)衛(wèi)生評價報告。
3.2立卷歸檔
3.2.1文件資料應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價值分類立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映安全生產(chǎn)主要情況，以便保管和利用。
3.2.2應(yīng)根據(jù)文件資料的重要性，按時間永久、長期和短期等三種進行時間整理，分類歸檔。
3.2.3各部門在每年2月底前對上年度的文件資料進行歸檔，統(tǒng)一保存。
3.2.4各種文件資料按一定特征進行排列和系統(tǒng)化，應(yīng)層次分明，編寫頁碼，填寫卷內(nèi)文件資料目錄。
3.2.5不同價值，不同性質(zhì)的文件資料應(yīng)當區(qū)別管理，單獨立卷。
3.3檔案保管
3.3.1檔案應(yīng)入柜上架，科學排列，避免暴露和捆扎堆放。
3.3.2應(yīng)采取防潮、防蟲措施，防止檔案損壞。
3.4檔案借閱
3.4.1文件資料檔案借閱，必須辦理借閱手續(xù)，借閱檔案要注意保護，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還，到期不能歸還者，要說明情況，并辦理續(xù)借手續(xù)。
3.4.2借閱的檔案要注意保密，未經(jīng)許可，不得隨意公開、發(fā)表或轉(zhuǎn)借他人。
3.4.3歸還檔案時，由檔案管理人員當面查點清楚，并在借閱登記本上注銷。
3.5檔案銷毀
對于過期并失去保存價值的文件資料，經(jīng)單位領(lǐng)導批準，可以定期銷毀，必要時做好銷毀記錄。
四、本制度由安全環(huán)保部制定并負責解釋，自發(fā)布之日起實施。
書寫經(jīng)驗12人覺得有用
制定一份專業(yè)的管理制度，尤其是文件和檔案管理制度，確實需要結(jié)合實際情況去構(gòu)思。這類制度既要覆蓋全面，又要便于執(zhí)行，同時還得有一定的靈活性，這樣才能適應(yīng)不斷變化的工作需求。
開始寫的時候，可以從文件的分類入手，明確哪些文件屬于長期保存，哪些是短期的。比如，一些重要的合同、協(xié)議這類文件肯定得永久保存，但日常的工作記錄可能只需要保留幾年就行。這里有個小細節(jié)需要注意，有些人在描述保存年限時會模糊不清，比如說是“較長時間”，這其實不太合適，應(yīng)該具體到年份，這樣才不會引起歧義。
接著就是文件的歸檔流程了。這部分要詳細說明從文件形成到最終歸檔的每一個步驟。比如文件起草后需要經(jīng)過誰審核，審核通過后如何編號，編號的標準是什么，這些都要寫清楚。不過這里有一個容易忽略的地方，有些人可能會覺得文件編號不重要，隨便編個號碼就行，但實際上，一個科學合理的編號系統(tǒng)不僅能提高查找效率，還能防止文件混淆。如果編號混亂，后期查找起來就會很麻煩，甚至可能出現(xiàn)找不到的情況。
檔案管理也是一大重點，包括檔案室的環(huán)境要求，溫濕度控制，防蟲防霉措施之類的東西。還有就是借閱制度，誰有權(quán)借閱，借閱需要履行哪些手續(xù)，歸還時有什么要求，這些都需要明確。有一次我看到某個單位的制度里寫著“檔案借出后可以隨意放置”，這就有點問題了，檔案一旦脫離監(jiān)管就失去了意義，而且很容易損壞或者丟失。
書寫注意事項：
關(guān)于管理制度的更新頻率也要提一下。隨著時間推移，工作方式可能會發(fā)生變化，相應(yīng)的管理制度也需要調(diào)整。比如現(xiàn)在數(shù)字化辦公越來越普遍，那么電子文件的管理也應(yīng)該納入制度當中。不過這里有個小疏漏，有些人在寫這部分時會直接套用舊的紙質(zhì)文件管理辦法，這對電子文件來說顯然是不適用的，所以得專門針對電子文件設(shè)計一套新的規(guī)則。
小編友情提醒：
執(zhí)行監(jiān)督也是不可忽視的一環(huán)。制度寫得再好，如果沒有有效的監(jiān)督機制，也很難落到實處?？梢远ㄆ诮M織檢查，看看各部門是否嚴格按照制度執(zhí)行，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。有時候，檢查人員可能會因為嫌麻煩而走形式主義，比如只看表面的東西，而不深入核查細節(jié)，這樣就起不到應(yīng)有的效果了。
【第5篇】物業(yè)管理公司檔案管理制度8怎么寫600字
物業(yè)管理公司檔案管理制度(八)
依據(jù)《中華人民共和國檔案法》，結(jié)合企業(yè)實際情況，確保檔案的完整和安全，特制定本制度。
一、檔案工作的基本原則
檔案實行集中管理與分散管理相結(jié)合，即分別為公司、部門管理，專人負責檔案管理工作。公司各部門在各項活動中所形成的具有參考價值的文件、材料，由承辦單位、經(jīng)辦人負責將辦完的文件、資料及時歸檔。
二、文件資料點收、整理和歸檔
1、文件結(jié)案移送歸檔時，檢查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，應(yīng)立即追查歸入。
2、文件如經(jīng)過抽查，應(yīng)有部門主管領(lǐng)導的簽認。
3、文件的處理手續(xù)必須完善，如有遺漏，應(yīng)立即退回承辦人。
4、做好收件登記、編號、運轉(zhuǎn)、催辦工作，按規(guī)定程序符合立卷標準要求，及時分類、立卷、歸檔。
三、檔卷管理
1、每年對檔案材料的數(shù)量、保管等情況進行一次檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時采取補救措施，確保檔案的安全。
2、做好相關(guān)的防范措施，注意保密工作。
3、保持檔案室清潔，隨時擦拭檔案櫥、架，并采取防蟲蛀腐朽工作。
4、每年按規(guī)定清理一次，已到保管期限，確定銷毀的檔案材料必須列冊登記，經(jīng)領(lǐng)導審批后作銷毀處理。
四、檔案調(diào)、借閱
1、嚴格履行調(diào)、借閱登記、審批手續(xù)，一般僅限在檔案室查閱。確因工作需要帶出復印或摘抄文件，須經(jīng)領(lǐng)導批準。
2、借檔人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案。
3、檔案歸還，經(jīng)檔案管理人員檢查無誤后，立即歸入檔卷。
書寫經(jīng)驗75人覺得有用
物業(yè)管理公司檔案管理制度確實是個細致活兒，寫的時候得結(jié)合實際情況，不能光靠套話。先得弄清楚檔案管理的目的，是為了方便日后查找資料，還是為了保存歷史記錄。要是目標模糊，寫出來的制度可能就偏空洞了。
檔案分類這事很重要，像客戶投訴、設(shè)備維修記錄，還有員工考勤表，都得按類別分開。分類標準得明確，不然到時候找東西就像大海撈針一樣難。我見過有些公司，檔案隨便放，結(jié)果急用時翻半天找不到，這效率低不說，還容易出岔子。
文件歸檔也有講究，不能隨隨便便往柜子里一塞就完事了。比如收據(jù)這類重要文件，必須標注日期、編號，還要注明是誰負責保管的。這樣萬一出了問題，能迅速找到責任人。不過有時候，手快的人會忘記在文件背面蓋章，這其實挺影響后續(xù)工作的。
借閱檔案也得有個流程，誰借的、為什么借、什么時候歸還，這些都要登記清楚。有時候主管忙起來可能就忘了簽字審批，這就容易給工作埋隱患。檔案室的鑰匙也不能隨便給誰都能拿，至少得限定在少數(shù)人手里。
銷毀檔案也是個技術(shù)活，不是說覺得沒用了就直接扔垃圾桶。那些超過保存年限的文件，得經(jīng)過專門負責人審核后才能處理掉。曾經(jīng)有家公司因為疏忽，把一些重要的財務(wù)憑證當廢紙賣掉了，后來鬧出大麻煩。
書寫注意事項：
檔案管理還得定期檢查，看看有沒有霉變、蟲蛀的情況。要是發(fā)現(xiàn)問題不及時解決，損失可不小。有時候忙起來，管理人員可能會忽略這一點，等到發(fā)現(xiàn)時已經(jīng)晚了。
檔案室的環(huán)境也很關(guān)鍵，溫度濕度都得控制好。太潮濕容易發(fā)霉，太干燥又容易起靜電。這事看似小，但真出了問題就麻煩了。有時候?qū)懼贫鹊娜丝赡苤活欀鴮憚e的內(nèi)容，忘記提這個細節(jié)，但實際上它很重要。
小編友情提醒：
檔案管理制度得隨著公司發(fā)展不斷調(diào)整更新。要是只是一成不變地照搬老規(guī)矩，遲早會跟不上形勢。不過有時候管理層可能覺得改來改去太麻煩，就懶得動彈了，這其實不利于長遠發(fā)展。
【第6篇】煤礦圖紙技術(shù)檔案管理制度怎么寫1050字
為建立健全機運系統(tǒng)技術(shù)檔案管理工作，完整的保存和科學地管理機運系統(tǒng)的技術(shù)檔案，充分發(fā)揮技術(shù)檔案在我礦建設(shè)發(fā)展中的作用，更好地為我礦個生產(chǎn)技術(shù)部門服務(wù)，特制定本管理制度。
1、要把圖紙、技術(shù)檔案管理工作納入技術(shù)業(yè)務(wù)工作中，保證技術(shù)文件材料的積累，達到收集齊全、整理系統(tǒng)，并按制度及時歸檔。
2、按照集中統(tǒng)一管理圖紙、技術(shù)檔案的基本原則，設(shè)立技術(shù)資料檔案室，并配備專職人員管理。
3、每一個技術(shù)項目完成或告一段落后，都要有完整、準確、系統(tǒng)的技術(shù)文件資料，并將所形成的技術(shù)文件資料加以系統(tǒng)的整理，由技術(shù)主管審查后及時歸檔。
4、技術(shù)文件材料在一項工程專題項目完成后或設(shè)備到礦驗收合格后要及時整理歸檔。凡需歸檔的上幾乎文件資料，應(yīng)盡量符合國際、部表和企業(yè)標準的規(guī)定;做到書寫材料優(yōu)良、字跡工整，圖紙按規(guī)格繪制，圖像清晰;書寫一律使用碳素墨水盒統(tǒng)一的材料用紙，嚴禁用鉛筆、圓珠筆和復寫紙打印。
5、為保證圖紙、技術(shù)檔案的完整、系統(tǒng)、準確性，便于為今后和將來的工作提供可靠的科學依據(jù)和憑證，各單位所交文件材料、資料等必須齊全完整、系統(tǒng)、準確有始有末，不得出現(xiàn)前后不符，實物與圖紙不符，結(jié)果與設(shè)計不符等現(xiàn)象。
6、資料管理人員要集中、統(tǒng)一、科學地管理好技術(shù)檔案，維護技術(shù)檔案的完整、系統(tǒng)、準確和安全性，并及時地提供利用;資料管理人員承擔圖紙、技術(shù)檔案的接受、復制、借閱、發(fā)放和建檔，提供技術(shù)資料為全礦有關(guān)單位和技術(shù)人員服務(wù)。
7、資料管理人員要科學地管理礦機運系統(tǒng)圖紙和技術(shù)檔案，承辦技術(shù)資料的接受、分類、編目、登記、保管、復制、借閱、發(fā)放等工作，做到定位存放，妥善保管。
8、外來圖紙、技術(shù)檔案一律以原件歸檔，嚴格執(zhí)行技術(shù)資料的保管、借閱、發(fā)放制度。凡借閱的重要資料，要有技術(shù)主管批準后方可借閱。珍貴資料若需借閱，只能借閱復制件;防止借閱部門或個人不珍惜技術(shù)資料，借閱時需交納一定抵押金(不少于50元);借還雙方應(yīng)共同清點份數(shù)、頁數(shù)，并檢查完整情況，做到認真負責。
9、凡礦大型設(shè)備拆箱前，一定有檔案員在場才能拆箱，箱內(nèi)所有的說明書，圖紙一律交技術(shù)檔案室保管，如使用可復制副本。
10、各單位所歸檔的文件材料、圖紙、資料不符歸檔要求，檔案管理員有權(quán)拒絕歸檔。
11、保持圖紙、技術(shù)檔案存放地點的整潔、衛(wèi)生，經(jīng)常保持室內(nèi)清潔通風，注意防塵、防火、防水、防潮、防曬和防止蟲蛀、鼠咬、霉爛等。認真執(zhí)行圖紙、技術(shù)檔案的保管檢查制度，每年年底全面檢查、清理一次，做到帳檔一致，對破損或變質(zhì)的檔案，要及時修補和提出復制。
12、凡歸檔的圖紙、技術(shù)檔案，一般應(yīng)存檔一份。重要的和使用頻繁的應(yīng)復制備份一份，供日常借閱和發(fā)放。
書寫經(jīng)驗88人覺得有用
煤礦圖紙技術(shù)檔案管理制度要結(jié)合實際情況去制定，不能照搬照抄，得有自己的特色。煤礦企業(yè)涉及安全生產(chǎn)，圖紙和技術(shù)檔案管理特別重要，這關(guān)系到礦井的安全運行和長遠發(fā)展。起草時要從實際出發(fā)，明確目的，確保制度能切實發(fā)揮作用。
有些企業(yè)在制定這類制度時，往往忽略細節(jié)，只列出大方向，這樣就容易流于形式。比如規(guī)定圖紙和技術(shù)資料要妥善保管，卻沒具體說明如何分類、歸檔、借閱等流程。這就需要起草人多下功夫，結(jié)合本單位現(xiàn)有的管理模式，把每個環(huán)節(jié)都細化清楚。像圖紙的繪制、審核、修改，還有歸檔后的保存期限等，都需要明確規(guī)定。
書寫注意事項：
人員培訓也很關(guān)鍵。制度再好，如果相關(guān)人員不了解、不執(zhí)行也是白搭。所以制度里最好加上培訓要求，定期組織技術(shù)人員學習新標準、新技術(shù)，提高他們的專業(yè)水平。當然，這里有個小問題需要注意，有些企業(yè)雖然制定了培訓計劃，但在落實過程中卻缺乏監(jiān)督，導致效果打折扣。
制度執(zhí)行過程中難免會遇到各種情況，比如圖紙更新頻率較高，如何保證最新版本及時替換舊版，避免混淆。這就需要建立一套動態(tài)更新機制，確保所有圖紙都是最新的有效版本。同時還要設(shè)立專門的檔案管理員，負責日常管理工作，防止出現(xiàn)疏漏。
在制定制度時，還應(yīng)該考慮到與其他管理制度的協(xié)調(diào)性。例如，圖紙和技術(shù)檔案的管理應(yīng)與安全生產(chǎn)責任制掛鉤，一旦因管理不當引發(fā)事故，就要追究相關(guān)責任人的責任。這一點很重要，但有時候起草人可能因為粗心，忘記將這部分內(nèi)容納入制度中。
小編友情提醒：
制度出臺后并不是一勞永逸的，需要定期檢查和修訂。隨著技術(shù)和管理水平的提升，原有的制度可能會顯得滯后，這時就需要及時調(diào)整，使之更加符合當前的需求。這就好比設(shè)備需要維護保養(yǎng)一樣，制度也需要不斷優(yōu)化，才能保持其生命力。
