檔案管理制度精選怎么寫（精選6篇）

【第1篇】檔案管理制度精選怎么寫6550字

辦公室檔案管理制度

辦公室檔案管理制度

為加強(qiáng)辦公室檔案的科學(xué)管理，保證檔案的系統(tǒng)性與完整性，有效地為社團(tuán)聯(lián)合會(huì)和各社團(tuán)管理服務(wù)，結(jié)合實(shí)際情況，特制定本制度。

一、立卷、歸檔

第一條 各部門、各社團(tuán)平時(shí)要做好文件的收集、整理，文件的整理、上繳工作是各部門、各社團(tuán)的一項(xiàng)重要任務(wù)，必須認(rèn)真做好。

第二條 各類文件材料由辦公室負(fù)責(zé)整理立卷、歸檔。辦公室對各部門、各社團(tuán)文件立卷工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，并做好應(yīng)歸檔文件案卷的接收歸檔工作。

第三條 文件立卷歸檔范圍。凡是工作活動(dòng)中形成的、辦理完畢、具有查考利用價(jià)值的各種文件（包括收、發(fā)文電，內(nèi)部文件，各種會(huì)議文件，文件匯編，簿、冊、圖表，出版物原稿、磁盤等），均屬立卷歸檔范圍。

第四條 立卷的原則。遵循文件的自然形成規(guī)律，保持文件之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分文件的保存價(jià)值，便于保管和利用。

第五條 立卷方法。根據(jù)立卷原則、文件的分類，分年度、分級(jí)別、分問題、分保管期限的方法立卷。

1、分年度。將文件按其形成或針對的年度分開。

2、分級(jí)別。將文件按其重要性分成公文和一般文件。

3、分問題。將文件按其內(nèi)容所反映的問題分開。

4、分期限。根據(jù)文件的不同保存價(jià)值，將文件按不同的保管期限分開。

5、保管期限分為永久、長期、短期三種。

（1）永久保存。凡是反映部門、社團(tuán)主要職能活動(dòng)和歷史面貌的（例如章程、申請批文、社團(tuán)成立申請書等）有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的文件，劃為永久保存。

（2）長期保存。凡是在相當(dāng)長時(shí)間內(nèi)部門、社團(tuán)需要查考的文件，劃為長期保存。長期保存為15年至50年。

（3）短期保存。凡是在較短時(shí)間內(nèi)部門、社團(tuán)需要查考的各種文件，劃為短

期保存。短期保存為15年以下。

第六條 文件的組合。組合的基本作法如下：

1、法規(guī)性文件，如制度、辦法、條例、規(guī)定等一般按單一問題組合。同一問題的請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)件與原件，應(yīng)組合在一起。

2、會(huì)議文件應(yīng)單獨(dú)組合。

3、統(tǒng)計(jì)、報(bào)表、名冊等各類表格文件，應(yīng)組合在一起。

4、工作計(jì)劃、總結(jié)等文件，一般可按部門或社團(tuán)名稱組合。

5、特殊性文件材料，可根據(jù)具體情況進(jìn)行組合。

第七條 檔案袋內(nèi)文件的排列。檔案袋內(nèi)文件應(yīng)區(qū)分不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計(jì)劃、總結(jié)在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時(shí)間先后排列。

第八條 文件歸檔份數(shù)。一般歸檔1份，重要的和經(jīng)常使用的文件歸檔2份或3份。對無保存價(jià)值和重份文件，需要辦理銷毀手續(xù)。

第九條 歸檔時(shí)間。部門或社團(tuán)應(yīng)于活動(dòng)后一周內(nèi)，將應(yīng)立卷歸檔的文件整理立卷，向辦公室移交歸檔。

第十條 歸檔文件案卷的要求。部門或社團(tuán)移交歸檔文件案卷，應(yīng)符合下列要求：

1、歸檔文件齊全、完整。

2、每個(gè)案卷必須填寫案卷文件目錄、編件號(hào)、頁號(hào)、案卷封面，填寫時(shí)用中性筆或鋼筆書寫，字跡工整、清晰。

3、檔案袋的名稱要注意內(nèi)容準(zhǔn)確，文字簡練通順，結(jié)構(gòu)完整，必須揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容和成份。

第十一條 案卷文件一式兩份，一份作為紙制文檔保存，另一份電子文檔保存在辦公室。

二、檔案的管理和利用

第十二條 辦公室按照社團(tuán)聯(lián)合會(huì)對檔案管理的要求，對存放的各類檔案進(jìn)行分類整理，分類保管，編制各類檢索目錄，搞好檔案的借閱利用、統(tǒng)計(jì)等工作。 第十三條 經(jīng)鑒定失去保存價(jià)值需要銷毀的檔案，應(yīng)經(jīng)分管主席審查批準(zhǔn)后，按程序進(jìn)行檔案銷毀。

第十四條 辦公室的管理貫徹“以防為主，防治結(jié)合”的原則。經(jīng)常檢查防護(hù)設(shè)施和檔案保管狀況，對破損、字跡褪色、紙張變色的檔案，要有計(jì)劃的進(jìn)行修補(bǔ)、復(fù)制，保護(hù)檔案的安全與完整。

第十五條 檔案的利用。利用檔案人員，按規(guī)定辦理檔案利用審批手續(xù)與有關(guān)登記表，檔案用完后應(yīng)及時(shí)歸還。

第十六條 借用檔案人員必須愛護(hù)檔案，要保證檔案的安全與保密。不得擅自涂改、勾劃、剪裁、拆散、翻印或轉(zhuǎn)借。歸還檔案時(shí)，辦公室人員要仔細(xì)檢查，發(fā)現(xiàn)對檔案有損壞或泄密者，應(yīng)及時(shí)向分管主席報(bào)告，按有關(guān)規(guī)定處理。

第十七條 檔案室工作人員，接待檔案利用人員要熱情，認(rèn)真負(fù)責(zé)，按規(guī)定提供利用。填寫好查閱檔案登記表。

第十八條 平時(shí)匯集，按實(shí)際順序或內(nèi)容分類、收集、整理，應(yīng)保持文件、材料之間的來源、時(shí)間、內(nèi)容方面的聯(lián)系。若遇有上級(jí)漏發(fā)文件，應(yīng)及時(shí)請求補(bǔ)發(fā)或取得復(fù)印件，以便存檔和查閱。

第十九條 確保文件、材料的安全，做好保密工作。

為進(jìn)一步提高我辦檔案管理工作水平，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和省、市檔案主管部門的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合實(shí)際，制定本制度：

歸檔范圍

一、市信息辦機(jī)關(guān)及各處室在公務(wù)活動(dòng)中反映本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)、有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的文件材料，由綜合處負(fù)責(zé)收集、整理和歸檔。

二、各處室公文辦完后，應(yīng)及時(shí)將公文定稿、正本和有關(guān)材料向綜合處移交。

三、財(cái)會(huì)、統(tǒng)計(jì)和固定資產(chǎn)登記等檔案，在會(huì)計(jì)、統(tǒng)計(jì)年度終了后，編造清冊，交由綜合處歸檔。

四、市信息化建設(shè)項(xiàng)目全過程檔案。

檔案保管

五、所存檔案應(yīng)當(dāng)分門別類、系統(tǒng)科學(xué)、內(nèi)容完整。

六、辦理完畢的文書檔案資料，一般應(yīng)(來源制度大全：www.haoword.com)以年為單位，在次年六月底前按規(guī)范格式立卷歸檔。

七、檔案管理員應(yīng)當(dāng)做好以下工作：

1、維護(hù)好檔案的安全，做好防盜、防火、防光、防塵、防潮、防鼠、防高溫工作，對損壞、霉變、散失的檔案，及時(shí)采取修補(bǔ)、復(fù)制、收集等補(bǔ)救措施。

2、每季度對檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，確保檔案安全與完整。

3、嚴(yán)格按規(guī)定辦事，對進(jìn)出檔案室的檔案做到“五清”，即:登記清、清點(diǎn)清、檢查清、核對清、檔號(hào)清。

4、保持文檔室內(nèi)清潔衛(wèi)生，適時(shí)通風(fēng)透光，保持適宜的溫、濕度。

八、檔案管理員工作調(diào)整時(shí)，應(yīng)履行交接手續(xù)。

檔案查閱

九、查閱檔案應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格履行批準(zhǔn)登記手續(xù)。

1、機(jī)關(guān)各處室、二級(jí)機(jī)構(gòu)因工作需要查閱檔案資料，需經(jīng)綜合處審核，分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn);

2、外單位查閱檔案的，應(yīng)持公函，并出示查詢?nèi)藛T有效證件，經(jīng)綜合處審核，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查詢。

十、查閱檔案應(yīng)在文檔室內(nèi)進(jìn)行，檔案材料不外借。

十一、查閱檔案的單位和個(gè)人不得擅自復(fù)印和拍照，因工作需要，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可復(fù)印、拍照。

十二、凡查閱檔案，不準(zhǔn)在檔案資料上涂改、污損、抽拆、勾畫，不準(zhǔn)在檔案材料上標(biāo)注任何符號(hào)。歸還檔案時(shí)，檔案員必須進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)有損壞檔案的現(xiàn)象，應(yīng)當(dāng)追究查閱者的責(zé)任。

檔案保密

十三、認(rèn)真貫徹實(shí)施 《保密法》，嚴(yán)格執(zhí)行黨和國家的保密制度，維護(hù)檔案的完整與安全。

十四、未經(jīng)許可，非檔案工作人員不得進(jìn)入文檔室，不得翻閱檔案案卷。

十五、查閱涉密文件資料時(shí)，應(yīng)報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱，不允許復(fù)印、拍照等任何形式的復(fù)制。確需復(fù)制的，須報(bào)單位主要負(fù)責(zé)同志審批，并嚴(yán)格按照《保密法》的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

十六、歸檔檔案不允許帶出文檔室以外。查閱檔案時(shí)，不得翻閱其它無關(guān)檔案。

十七、文檔室和檔案柜應(yīng)當(dāng)隨時(shí)加鎖，確保檔案的安全。

十八、未經(jīng)批準(zhǔn)， 文檔管理員不得擅自提供、抄錄、拍照、公布檔案內(nèi)容。

檔案登記統(tǒng)計(jì)

十九、建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳，對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)，做到及時(shí)準(zhǔn)確無誤。

二十、按照有關(guān)規(guī)定，按時(shí)向檔案行政管理部門和專業(yè)主管部門的檔案管理部門報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)。

二十一、按時(shí)完成上級(jí)檔案行政管理部門部署的登記和統(tǒng)計(jì)任務(wù)。

檔案鑒定與銷毀

二十二、按照國家檔案局下發(fā)的檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)對本單位的所有行文進(jìn)行鑒定。

二十三、檔案鑒定后，對沒有保存價(jià)值的文件 (即不歸檔的文件)和保存期滿的檔案才能進(jìn)行銷毀。

二十四、凡需銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊，由辦領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可在有保密資質(zhì)的造紙廠銷毀。

二十五、批準(zhǔn)銷毀的檔案，必須由兩人以上監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊上簽字，并注明銷毀方式和日期。特殊情況可暫緩銷毀。

二十六、因檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng)造成不良后果的，視情節(jié)給予處分。

市信息化項(xiàng)目檔案管理

二十七、市信息化項(xiàng)目檔案管理遵循《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》（gb/t11822-2025）和《歸檔文件整理規(guī)則》（da/t22-2025）相關(guān)規(guī)范。

二十八、綜合處統(tǒng)一受理項(xiàng)目建設(shè)單位的文檔報(bào)送和檔案管理，建設(shè)單位不得拒報(bào)、瞞報(bào)。對不按規(guī)定提交項(xiàng)目建設(shè)檔案的，市信息辦有權(quán)暫停該信息化建設(shè)項(xiàng)目后續(xù)工作，所有后果由項(xiàng)目建設(shè)單位負(fù)責(zé)。

二十九、根據(jù)《合肥市信息化項(xiàng)目管理實(shí)施細(xì)則》規(guī)定，信息化項(xiàng)目建設(shè)檔案包括：

1、項(xiàng)目申報(bào)材料：財(cái)政預(yù)算“一上”截止前，向市信息辦申報(bào)下一年度信息化專項(xiàng)資金的建設(shè)計(jì)劃和項(xiàng)目預(yù)算；申請立項(xiàng)報(bào)告及項(xiàng)目建設(shè)方案。

2、項(xiàng)目論證材料：項(xiàng)目建設(shè)方案。

3、項(xiàng)目立項(xiàng)材料：項(xiàng)目建設(shè)內(nèi)容及預(yù)算簡表；項(xiàng)目正式批復(fù)。

4、項(xiàng)目實(shí)施材料：項(xiàng)目建設(shè)合同；《合肥市信息化建設(shè)項(xiàng)目執(zhí)行情況表》

5、項(xiàng)目驗(yàn)收材料：技術(shù)報(bào)告、開發(fā)工作報(bào)告、測試報(bào)告、監(jiān)理報(bào)告、用戶報(bào)告、經(jīng)費(fèi)使用報(bào)告及建設(shè)合同要求提供的有關(guān)資料；項(xiàng)目驗(yàn)收意見書。

6、經(jīng)費(fèi)支付材料：工程款支付情況

7、績效評(píng)估材料：自我評(píng)估和第三方績效評(píng)估報(bào)告

三十、信息化項(xiàng)目建設(shè)單位在報(bào)送項(xiàng)目紙質(zhì)材料時(shí)，應(yīng)一并提供電子版以供存檔。

三十一、為保證檔案質(zhì)量，項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)按照以下統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，整理標(biāo)準(zhǔn)文檔。

1、文檔的編制應(yīng)遵循科技文件材料的形成規(guī)律，按照產(chǎn)生的時(shí)間順序，并按照案卷內(nèi)科技文件材料的有機(jī)聯(lián)系進(jìn)行整理，各類材料應(yīng)完整、準(zhǔn)確，如實(shí)反映項(xiàng)目審批、建設(shè)、完善、驗(yàn)收、運(yùn)行的全過程。

2、文檔使用紙張規(guī)格統(tǒng)一為a4紙張（黨委系統(tǒng)文件使用16k標(biāo)準(zhǔn)用紙除外），紙張規(guī)

格不可超過310mm×220mm（長×寬），整卷厚度不得超過40mm。

3、整卷文檔應(yīng)執(zhí)行完整的頁碼標(biāo)識(shí)（空白頁不標(biāo)識(shí)頁碼），并在文檔首頁前編制目錄索引。

4、文檔不可使用金屬及塑料材料進(jìn)行裝訂。

三十二、本制度由綜合處負(fù)責(zé)解釋

三十三、本制度自公布之日起施行

第二篇：檔案管理制度

為加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案的科學(xué)管理，保證檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，提高機(jī)關(guān)檔案工作效率和工作質(zhì)量，特制訂以下管理制度。

(一)檔案安全保密制度

1、檔案管理人員必須遵守保密守則，要嚴(yán)守秘密，嚴(yán)防泄密、失密。

2、檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行檔案的查借閱手續(xù)，借出的檔案要及時(shí)歸檔、核實(shí)。

3、檔案管理人員要增強(qiáng)保密觀念，經(jīng)常檢查設(shè)施安全保密情況；離開檔案室時(shí)，必須鎖好文件資料柜，關(guān)好門窗。

4、銷毀檔案要登記造冊，經(jīng)分管副局長簽字批準(zhǔn)后方能進(jìn)行，銷毀時(shí)要有監(jiān)銷人，并履行簽字手續(xù)。

5、檔案室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，以防火災(zāi)。

(二)檔案保管制度

1、檔案室屬機(jī)要重地，外人不得隨便進(jìn)入。

2、保持室內(nèi)衛(wèi)生整潔，檔案分類排放、排列整齊。

3、切實(shí)做好防盜、防火、防潮、防塵、防高溫、防強(qiáng)光等工作，室內(nèi)禁止存放易燃易爆等危險(xiǎn)物品。

4、檔案管理人員要熟悉庫藏情況，對庫藏檔案和資料的保管情況定期進(jìn)行檢查核對，做到帳物相符。

5、未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不準(zhǔn)將檔案帶出庫房，更不準(zhǔn)私自摘抄、外傳。

(三)檔案利用制度

1、檔案管理人員應(yīng)熟悉所藏檔案的情況，完善檔案檢索工具，及時(shí)準(zhǔn)

確地提供檔案利用服務(wù)。

2、市水利局本單位工作人員因工作需要，可查閱本部門形成的檔案。查（借）閱局會(huì)議記錄，必須經(jīng)局辦公室主任批準(zhǔn)后方可查閱。查（借）閱局黨務(wù)資料，須經(jīng)局黨總支書記或局機(jī)關(guān)支部書記批準(zhǔn)后方可查閱。

3、查閱檔案須填寫《檔案借閱登記表》，未履行登記手續(xù)，檔案管理員可拒絕查閱。

4、外單位查閱本機(jī)關(guān)檔案，必須持有單位介紹信，并經(jīng)分管辦公室的局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。

5、查閱檔案時(shí)，嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽換、批點(diǎn)、污損、拆卷或增刪檔案內(nèi)容，不得吸煙。

6、歸還檔案時(shí)，檔案管理員要認(rèn)真檢查清點(diǎn)檔案的完好狀況，及時(shí)記載檔案的利用情況。

(四)立卷歸檔制度

1、凡是水利局機(jī)關(guān)從事各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作，所形成的具有參考利用價(jià)值的各種內(nèi)容、形式和載體的文書材料，均屬立卷歸檔范圍。任何科室和個(gè)人都無權(quán)扣壓和銷毀必須歸檔的文件材料。

2、歸檔時(shí)間。文書檔案一般在每年年底全部收集完整，次年三月底前完成全部整理、立卷歸檔工作。會(huì)計(jì)檔案一般在會(huì)計(jì)年度終了一年后移交給財(cái)務(wù)管理站保管。工程技術(shù)檔案一般在工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后，由水利科負(fù)責(zé)收集、整理后移交檔案室，集中管理。各科室聲像檔案要注意隨時(shí)歸檔備份，每年12月提供局檔案室存檔。

3、立卷歸檔的要求。歸檔的文件材料要保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價(jià)值，分類整理立卷，案卷標(biāo)題簡明扼要，目錄頁號(hào)編制準(zhǔn)確，便于保管和利用。凡局機(jī)關(guān)形成的各類文件材料，歸檔應(yīng)為原件，且要求做到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，存檔時(shí)由檔案管理人員審查核定。

4、各業(yè)務(wù)科室向局檔案室移交的文檔要有清單，歸檔時(shí)，必須履行交接手續(xù)，交接雙方及監(jiān)交負(fù)責(zé)人應(yīng)分別在清單上簽字，以備查考。

第三篇：人事檔案管理制度

六、人事檔案管理制度

第一章

第1條 總則 為了人事檔案管理的制度化、規(guī)范化，完善人事檔案收集、整理、查

閱的流程和手續(xù)，維護(hù)其完整性，特制定本制度。

第2條 人事檔案是員工的過去背景和現(xiàn)在情況的記錄資料，所有員工均應(yīng)建

立人事檔案。

第二章

第3條

第4條 原則 規(guī)范化：使人事檔案管理有章可循。 完整性：人事檔案管理人員應(yīng)對員工檔案的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)，作

好檔案資料的收集、歸檔工作。

第5條 保密性：人力資源行政部有責(zé)任對員工檔案中的資料信息保密。檔案

柜應(yīng)隨時(shí)保持關(guān)閉狀態(tài)，無權(quán)限人員不得隨意查閱。

第三章

第6條 歸檔內(nèi)容 人力資源行政部應(yīng)在新員工入職后5個(gè)工作日內(nèi)為其建立人事檔案。

需歸檔資料：

1） 應(yīng)聘人員登記表；

2） 員工登記表

3） 員工面試綜合評(píng)價(jià)表；

4） 聘任書；

5） 本人身份證、戶口本復(fù)印件；

6） 學(xué)歷學(xué)位證、職稱證件復(fù)印件；

7） 保證書、擔(dān)保書；

8） 擔(dān)保人身份證、戶口本復(fù)印件；

9） 體檢表；

10） 最近3個(gè)月內(nèi)免冠1寸照片4張。

第7條 員工人事檔案中有下列事項(xiàng)變更：地址和電話、婚姻狀況、生育狀況、

緊急聯(lián)系人變更、進(jìn)修狀況，當(dāng)事人須三天內(nèi)通知人力資源行政部。

第8條 員工工作期間發(fā)生任何變動(dòng)事項(xiàng)，人力資源行政部應(yīng)及時(shí)收集變動(dòng)資

料，為其更新、完善人事檔案。需歸檔資料：

1） 勞動(dòng)合同（含與員工同時(shí)生效的其它協(xié)議）；

2） 任免決議（復(fù)印件）；

3） 考核記錄；

4） 獎(jiǎng)懲記錄；

5） 培訓(xùn)記錄；

6） 職位與薪資變動(dòng)記錄；

7） 辭職申請表；

8） 離職手續(xù)清單；

9） 辭職員工意見與建議調(diào)查表。

第四章

第9條

第10條

第11條

第12條 檔案查閱管理 總裁/總經(jīng)理可查閱全體人員檔案。 主管副總、部門經(jīng)理可查閱所屬部門全體員工檔案。 人力資源行政部總監(jiān)、經(jīng)理、人事檔案管理人員可查詢?nèi)w員工檔案。 查閱員工檔案必須在人力資源行政部查閱，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得將檔案借

出或私自摘抄記錄。

第13條

第14條

第五章

第15條

第16條

查閱人事檔案的人員，對檔案內(nèi)容應(yīng)嚴(yán)加保密。 不準(zhǔn)在材料上圈劃、涂改、銷毀、撤消、拍照、復(fù)印等。 附則 本制度由人力資源行政部制定，解釋權(quán)歸人力資源行政部。 本制度由總裁/總經(jīng)理簽發(fā)，自發(fā)布之日起施行。

第四篇：司法所檔案管理制度

司法所檔案管理制度

一、司法所檔案管理工作由指定人員負(fù)責(zé)，包括接收、收集、整理、保管。

二、各類檔案的組卷要準(zhǔn)確。卷內(nèi)目錄、案卷封面填寫完整準(zhǔn)確、字跡清晰美觀，裝訂案卷規(guī)范、統(tǒng)一、牢固。

三、檔案整理。按規(guī)定制定統(tǒng)一的檔案分類編號(hào)方案。案卷的排列、編號(hào)符合規(guī)定要求。

四、文件的整理。鑒別沒有存檔利用價(jià)值的公文，可報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可定期清退和銷毀。對縣（區(qū)、市）司法局的文件、簡報(bào)等資料，要做好歸檔工作，無須存檔要統(tǒng)一銷毀。

五、檔案箱、資料柜和檔案資料放置的設(shè)備要整齊，做到不同規(guī)格分類排列。

六、庫房管理。庫房保持清潔衛(wèi)生，落實(shí)防盜、防火、防光、防高溫、防潮、防塵、防鼠等安全措施。

七、檔案管理人員要有良好的司法檔案人員職業(yè)道德規(guī)范、嚴(yán)格遵守崗位紀(jì)律，嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密制度，嚴(yán)守國家機(jī)密

第五篇：養(yǎng)殖檔案管理制度

養(yǎng)殖檔案管理制度

1. 養(yǎng)殖場應(yīng)當(dāng)依法向縣畜牧獸醫(yī)局備案，取得畜禽養(yǎng)殖代碼，作為養(yǎng)殖檔案編號(hào)。

2. 養(yǎng)殖場養(yǎng)殖免疫檔案，需完善以下內(nèi)容：免疫記錄、診療記錄、生產(chǎn)流水日報(bào)表、病死畜禽無害化處理表、飼料添加劑使用記錄、獸藥使用記錄、獸藥疫苗采購記錄、藥物添加劑及限用添加劑使用記錄、生產(chǎn)銷售記錄、飼料采購記錄、標(biāo)識(shí)使用記錄等。

3. 養(yǎng)殖場需妥善保管養(yǎng)殖免疫檔案，每年一月底前將上年度動(dòng)物防疫條件情況和防疫制度執(zhí)行情況向發(fā)證機(jī)關(guān)報(bào)告，養(yǎng)殖檔案保存時(shí)間不得低于2年。

4. 養(yǎng)殖場所停業(yè)后，于停業(yè)后30日內(nèi)將《動(dòng)物防疫條件》交回發(fā)證機(jī)關(guān)注銷。

5. 《動(dòng)物防疫條件合格證》丟失的，于15日內(nèi)向發(fā)證機(jī)關(guān)申請補(bǔ)發(fā)。

【第2篇】健康檔案管理制度怎么寫550字

一、目的

根據(jù)《中華人民共和國職業(yè)病防治法》的要求，為了搞好職業(yè)病的防治工作，保護(hù)勞動(dòng)者健康及相關(guān)權(quán)益，建立健全職工健康檔案，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本制度。

二、適用范圍

本制度適用于柞水縣國寶公司所有從事職業(yè)病管理的相關(guān)人員。

三、引用文件

中華人民共和國職業(yè)病防治法。

四、管理范圍

1、由綜合辦負(fù)責(zé)建立健全公司職工健康檔案實(shí)行一人一袋，分類管理，專柜保存。

2、妥善保存職工上崗時(shí)，在崗期間和離崗時(shí)職業(yè)性健康檢查資料，并及時(shí)將檢查結(jié)果通知本人。

3、對職工健康檔案實(shí)行專人負(fù)責(zé)，建立登記、積累編目及時(shí)更新等，便于隨時(shí)查閱。

4、職工健康檔案由綜合辦負(fù)責(zé)保管并永久保存。

5、對每年職業(yè)健康檢查和職業(yè)病防治等資料由綜合辦負(fù)責(zé)收集并送保存。

6、每年由安環(huán)生技科負(fù)責(zé)做好職工職業(yè)病健康資料的整理分析和統(tǒng)計(jì)工作，并裝入檔案保存。

7、實(shí)行檔案查閱審批判，凡需要查閱檔案者，本人提出申請，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可查閱。

8、凡在院或手術(shù)治療的職業(yè)病患者，在治療康復(fù)出院之后應(yīng)將其入院診斷證明、出院康復(fù)后證明合同住院期間的病歷資料經(jīng)衛(wèi)生院審核后，送綜合辦歸檔保存。

9、檔案管理人員應(yīng)以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度、認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作方式管理好健康檔案，做好防火、防潮、防霉變、防涂改、防丟失工作。

【第3篇】v項(xiàng)目檔案資料管理制度怎么寫3000字

以下是小編為大家整理收集的一份關(guān)于項(xiàng)目檔案的制度，僅供大家參考和閱讀。

項(xiàng)目檔案資料管理制度

第一條:項(xiàng)目文件的形成和積累項(xiàng)目文件產(chǎn)生于項(xiàng)目建設(shè)全過程。其形成、積累和管理應(yīng)列入項(xiàng)目建設(shè)計(jì)劃和有關(guān)部門及人員的職責(zé)范圍、工作標(biāo)準(zhǔn)或崗位責(zé)任制。并有相應(yīng)的檢查、控制及考核措施。

第二條、項(xiàng)目建設(shè)各階段文件的收集及其責(zé)任

1、項(xiàng)目準(zhǔn)備階段

建設(shè)單位各機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)收集、積累和整理項(xiàng)目前期文件以及設(shè)備，工藝和涉外文件:勘查、設(shè)計(jì)單位負(fù)責(zé)收集、積累勘查、設(shè)計(jì)文件，并按規(guī)定向建設(shè)單位檔案部門提交有關(guān)設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料和設(shè)計(jì)文件。

2、項(xiàng)目施工階段

項(xiàng)目實(shí)行總承包的。由各分包單位負(fù)責(zé)其分包項(xiàng)目全部文件的收集、積累、整理，并提交總承包單位匯總;由建設(shè)單位分別向幾個(gè)單位發(fā)包的。由各承保單位負(fù)責(zé)收集、積累其承包項(xiàng)目的全部文件;項(xiàng)目監(jiān)理單位負(fù)責(zé)收集，積累項(xiàng)目監(jiān)理文件。建設(shè)單位委托的項(xiàng)目監(jiān)理單位負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查項(xiàng)目建設(shè)中文件收集、積累和完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況、審核，簽認(rèn)竣工文件。并向建設(shè)單位提交有關(guān)專項(xiàng)報(bào)告、驗(yàn)證材料及其他監(jiān)理文件。

3、項(xiàng)目試運(yùn)行階段

試運(yùn)行單位負(fù)責(zé)收集、積累在生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備試運(yùn)行中形成的文件:項(xiàng)目器材供應(yīng)、財(cái)務(wù)管理單位或部門應(yīng)負(fù)責(zé)收集、積累所承擔(dān)項(xiàng)目的器材供應(yīng)和財(cái)務(wù)管理中形成的文件。

第三條、收集范圍

1、反映與項(xiàng)目有關(guān)的重要職能活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的各種載體的文件，應(yīng)收集齊全，規(guī)入建設(shè)項(xiàng)目檔案。

2、項(xiàng)目文件歸檔范圍和保管期限見附表1

第四條、收集時(shí)間

各類文件應(yīng)按文件形成的先后順序或項(xiàng)目完成情況及時(shí)收集:引進(jìn)技術(shù)、設(shè)備文件應(yīng)首先由建設(shè)單位或接受委托的承包單位登記、歸檔、再行譯校、復(fù)印和分發(fā)使用。

第五條、項(xiàng)目文件質(zhì)量要求

1、字跡清楚，圖樣清晰。圖表整潔、簽字手續(xù)完備。

2、需永久、長期保存的文件不應(yīng)用易褪色的書材料(紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等)書寫、繪制。

3、復(fù)印、打印文件及照片的字跡、線條和影像的清晰及牢固程度應(yīng)符合設(shè)計(jì)標(biāo)定質(zhì)量的要求。

4、錄音、錄像文件應(yīng)保證載體的有效性。

5、長期存儲(chǔ)的電子文件應(yīng)使用不可擦除型光盤。

項(xiàng)目文件的整理與歸檔標(biāo)準(zhǔn)

第一條、項(xiàng)目文件的整理

1、建設(shè)項(xiàng)目所形成的全部項(xiàng)目文件在歸檔前應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，并按檔案管理的要求，由文件形成單位進(jìn)行整理。

2、建設(shè)單位各機(jī)構(gòu)形成或收到的有關(guān)建設(shè)項(xiàng)目的前期文件、設(shè)備技術(shù)文件、竣工試運(yùn)行文件及驗(yàn)收文件，應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)

、內(nèi)容分別按年度、項(xiàng)目的單項(xiàng)或單位工程整理

3、勘查、設(shè)計(jì)單位形成的基礎(chǔ)材料和項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件，應(yīng)按項(xiàng)目或?qū)I(yè)整理。

4、施工技術(shù)文件應(yīng)按單項(xiàng)工程的專業(yè)，階段整理;檢查驗(yàn)收記錄、質(zhì)量評(píng)定及監(jiān)理文件按單位工程整理。

5、設(shè)備、技術(shù)、工藝、專利及商檢索賠文件應(yīng)由承辦單位整理;現(xiàn)場使用的譯文及安裝調(diào)試形成的非標(biāo)準(zhǔn)圖、竣工圖、設(shè)計(jì)變更、試運(yùn)行及維護(hù)中形成的文件，工程事故處理文件由施工單位整理。

第二條、項(xiàng)目文件的組卷

1、組卷要遵循項(xiàng)目文件的形成規(guī)律和成套性特點(diǎn)，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系;分類科學(xué)，組卷合理;法律性文件手續(xù)齊備，符合檔案管理要求。

2、項(xiàng)目施工文件按單項(xiàng)工程、單位工程或裝置、階段、結(jié)構(gòu)、專業(yè)組卷:項(xiàng)目竣工圖按建筑、結(jié)構(gòu)、水電、暖通、電梯、消防、環(huán)保等順序組卷;設(shè)備文件按專業(yè)、臺(tái)件等組卷;管理性文件按問題、時(shí)間或項(xiàng)目依據(jù)性、基礎(chǔ)性、竣工驗(yàn)收文件組卷;監(jiān)理文件按文種組卷;原材料試驗(yàn)按單項(xiàng)工程、單位工程組卷。

3、案卷及卷內(nèi)文件不重份;同一卷內(nèi)有不同保管期限的文件。該卷保管期限從長。

第三條、案卷與卷內(nèi)文件的排列

1、管理性文件按問題、時(shí)間或重要程度排列。

2、施工文件按管理、依據(jù)、建筑、安裝、檢測試驗(yàn)記錄、評(píng)定、驗(yàn)收排列。

3、設(shè)備文件按依據(jù)性、開箱驗(yàn)收、隨機(jī)圖樣、安裝調(diào)試和運(yùn)行維修等順序排列。

4、竣工圖按專業(yè)、圖號(hào)排列。

5、卷內(nèi)文件一般文字在前，圖樣在后;譯文在前，原文在后;正件在前，附件在后;印件在前，定(草)稿在后。

第四條、卷內(nèi)編目，裝訂必須符合規(guī)定要求，詳見綜合科檔案管理制度

第五條、聲像材料整理

聲像材料整理時(shí)應(yīng)附文字說明。對事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、作者等內(nèi)容進(jìn)行著錄。

第六條、項(xiàng)目文件的歸檔

1、建設(shè)單位各機(jī)構(gòu)、各施工承包單位、監(jiān)理單位應(yīng)在建設(shè)項(xiàng)目完成后，將經(jīng)整理，編目后所形成的項(xiàng)目文件按合同協(xié)議規(guī)定的要求，向建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)歸檔。

2、根據(jù)基本建設(shè)程序和項(xiàng)目特點(diǎn)，歸檔可按階段分期進(jìn)行，也可在單項(xiàng)工程或單位工程完成并通過竣工驗(yàn)收后于竣工驗(yàn)收文件一并歸檔。

3、歸檔文件應(yīng)完整、成套、系統(tǒng)。應(yīng)記述和反應(yīng)建設(shè)項(xiàng)目的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工及竣工驗(yàn)收的全過程;真實(shí)記錄和準(zhǔn)確反應(yīng)項(xiàng)目建設(shè)過程和竣工的實(shí)際情況，圖物相符，技術(shù)數(shù)據(jù)可靠、簽字手續(xù)完備;文件質(zhì)量應(yīng)符合項(xiàng)目文件質(zhì)量要求的規(guī)定。

4、勘查、設(shè)計(jì)、施工及建立單位需向本礦歸檔的文件，應(yīng)按國家有關(guān)檔案管理的規(guī)定和附表1的要求單獨(dú)立卷歸檔。

5、外文資料應(yīng)將題名、卷內(nèi)章節(jié)目錄譯成中文，經(jīng)翻譯人、審校人簽署的譯文稿與原文一起歸檔。

第七條、項(xiàng)目文件的歸檔審查施工單位在項(xiàng)目竣工文件收集，編制和整理后，應(yīng)依次由竣工文件的編制方、質(zhì)監(jiān)部門、監(jiān)理部門對文件的完整、準(zhǔn)確情況和案卷質(zhì)量進(jìn)行審查或三方會(huì)審，經(jīng)建設(shè)單位確認(rèn)并辦理交接手續(xù)后連同審查記錄全部交建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)。

第八條、項(xiàng)目文件的歸檔時(shí)間

1、除受委托進(jìn)行項(xiàng)目檔案匯總整理外，各施工承包單位應(yīng)在項(xiàng)目實(shí)體完成后三個(gè)月內(nèi)將項(xiàng)目文件向建設(shè)單位歸檔;有尾工的應(yīng)在尾工完成后及時(shí)歸檔。即:在其項(xiàng)目鑒定、竣工后或財(cái)務(wù)決算后三個(gè)月內(nèi)歸檔，周期長的可分階段、單項(xiàng)歸檔。

2、外購設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件材料在開箱設(shè)備驗(yàn)收或接收后即時(shí)登記，安裝調(diào)試后歸檔(任務(wù)結(jié)束后一周內(nèi)向上級(jí)檔案室移交)。

3、電子文件的邏輯歸檔實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時(shí)間一致。

4、磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等形式的文件材料應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)歸檔(一周內(nèi))。

5、下列文件材料應(yīng)隨時(shí)歸檔:

5.1、變更、修改、補(bǔ)充的文件材料;

5.2、礦內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)留在部門或個(gè)人手中的文件材料;

5.3、礦產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中形成的文件材料;

5.4、其他臨時(shí)活動(dòng)形成的文件材料。

項(xiàng)目檔案的整理與移交標(biāo)準(zhǔn)

第一條、項(xiàng)目檔案的整理

全部項(xiàng)目檔案的匯總整理應(yīng)由建設(shè)單位負(fù)責(zé)進(jìn)行或組織，其內(nèi)容包括:

1、根據(jù)專業(yè)主管部門的建設(shè)項(xiàng)目檔案分類編號(hào)規(guī)則以及項(xiàng)目的實(shí)際情況，設(shè)計(jì)、制定統(tǒng)一的項(xiàng)目檔案分類編號(hào)體系。小型項(xiàng)目直接按項(xiàng)目、結(jié)構(gòu)或?qū)I(yè)分類;大中型項(xiàng)目按工程或?qū)I(yè)分類，下設(shè)屬類。

2、依據(jù)項(xiàng)目檔案分類編號(hào)體系對全部項(xiàng)目檔案進(jìn)行統(tǒng)一的分類和編號(hào);生產(chǎn)使用單位需要按企業(yè)檔案統(tǒng)一進(jìn)行分類和編號(hào)的，建設(shè)單位(并責(zé)成設(shè)計(jì)、施工及建立單位)可用鉛筆臨時(shí)填寫檔案號(hào)。

3、對全部項(xiàng)目檔案進(jìn)行清點(diǎn)、編目，并編制項(xiàng)目檔案案卷目錄及檔案整理情況說明。

4、負(fù)責(zé)貫徹實(shí)行國家及本行業(yè)的技術(shù)規(guī)范及各種技術(shù)文件表格

第二條、項(xiàng)目檔案的移交

1、項(xiàng)目檔案驗(yàn)收合格后，建設(shè)單位應(yīng)按合同及規(guī)定的要求，在項(xiàng)目正式通過竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)，向生產(chǎn)使用單位及其它有關(guān)單位辦理檔案移交。凡是分期或分機(jī)組的項(xiàng)目，應(yīng)在每期或每機(jī)組正是通過竣工驗(yàn)收后辦理檔案移交。

2、建設(shè)單位與業(yè)主單位、生產(chǎn)使用單位及其它有關(guān)單位應(yīng)辦理項(xiàng)目檔案移交手續(xù)，明確檔案移交的內(nèi)容、案卷數(shù)、圖紙張數(shù)等，并有完備的清點(diǎn)、簽字等交按手續(xù):建設(shè)單位轉(zhuǎn)為生產(chǎn)單位的，按企業(yè)檔案管理要求辦理。

3、竣工驗(yàn)收以后，在大中型城市規(guī)劃區(qū)范圍內(nèi)的重要建設(shè)項(xiàng)目。建設(shè)單位應(yīng)在6個(gè)月內(nèi)向城市建設(shè)檔案接收單位報(bào)送與城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理有關(guān)的項(xiàng)目檔案。

【第4篇】煉鐵廠設(shè)備檔案管理制度怎么寫550字

1目的

為進(jìn)一步規(guī)范我廠檔案管理，確保檔案安全，特制訂如下管理制度。

2 管理內(nèi)容

1.1 檔案室由設(shè)備科負(fù)責(zé)管理，檔案由設(shè)備科指定專人負(fù)責(zé)管理。

1.2 非檔案室工作人員，未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案室。

1.3 檔案室內(nèi)檔案箱柜排放整齊有序，有編號(hào)，應(yīng)避光排放。

1.4 檔案室內(nèi)要調(diào)節(jié)干濕度，做到經(jīng)常通風(fēng)。

1.5 檔案室要保持清潔衛(wèi)生，嚴(yán)禁存放雜物，避免灰塵、昆蟲及老鼠對檔案的侵害；防蟲害、防霉變、防火、防水、防潮等措施完善。

1.6 檔案室要配備消防滅火設(shè)施，備有防盜設(shè)施。

1.7 檔案室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁明火，確保檔案材料的完整和安全。

1.8 檔案管理人員要做到下班前關(guān)閉一切電源，人離開時(shí)必須鎖門；如發(fā)現(xiàn)問題，要及時(shí)采取措施并報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。

1.9 檔案室不得兼作它用。

1.10 凡需查閱或借用檔案室資料者，必須征得廠領(lǐng)導(dǎo)或設(shè)備科長批準(zhǔn)，按一定的范圍進(jìn)行查閱、借用，并辦理查閱、借用登記手續(xù)。為了保證資料檔案的完整，借閱者須交納一定押金。嚴(yán)禁在借用的資料中進(jìn)行涂寫、刻劃、破壞，歸還時(shí)必須保持所查、所借資料的原來狀態(tài)。 否則，將直接追究當(dāng)事人的責(zé)任。

1.11 對一般資料的保存期限為三年，關(guān)鍵資料的保存期限為五年。

1.12 遵守廠檔案保密制度，嚴(yán)守檔案紀(jì)律，不得隨意向外泄露檔案情況，不得私自隨意更改檔案內(nèi)容，違者，將直接追究當(dāng)事人的法律責(zé)任。

【第5篇】安全記錄和檔案管理制度怎么寫650字

1目的

為進(jìn)一步加強(qiáng)安全生產(chǎn)文件資料和有關(guān)記錄的管理，使安全生產(chǎn)檔案管理正規(guī)化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化，制定本制度。

2 職責(zé)

安全科：負(fù)責(zé)安全記錄和安全生產(chǎn)資料檔案的管理。

各相關(guān)部門：配合做好安全記錄和安全文件資料的管理及上報(bào)。

3內(nèi)容

3.1安全標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)管理文件、安全技術(shù)和設(shè)計(jì)資料、安全記錄的日常管理由安全專人負(fù)責(zé)管理。文件的制定、下發(fā)、作廢和收回按照《文件管理程序》執(zhí)行。各種安全生產(chǎn)記錄按照《記錄管理程序》執(zhí)行，安全生產(chǎn)記錄包括：

a. 管理評(píng)審報(bào)告；

b. 事故、事件記錄；

c. 風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)紀(jì)錄；

d. 培訓(xùn)記錄；

e. 標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)評(píng)價(jià)報(bào)告；

f. 事故事件調(diào)查報(bào)告；

g. 檢查記錄；

h. 健康監(jiān)護(hù)記錄；

i. 勞動(dòng)防護(hù)用品發(fā)放記錄；

j. 安全會(huì)議記錄；

k. 監(jiān)測檢查記錄；

l. 資質(zhì)證書和許可文件；

m. 應(yīng)急演練記錄；

n. 糾正與預(yù)防行動(dòng)記錄；

o. 其他。

由各采區(qū)和相關(guān)部門的記錄按時(shí)上報(bào)安全科，并將上述安全記錄納入檔案管理，由安全科分類匯總后進(jìn)行歸檔保存。

3.2查閱檔案程序

①查閱檔案資料時(shí)，必須經(jīng)廠長同意簽批；

②如需將檔案資料拿走，必須填寫《文件/記錄借閱登記表》經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

③加強(qiáng)檔案的日常管理，注意防盜、防火、防蛀、防潮濕

3.3保管

必須設(shè)專人負(fù)責(zé)，安全記錄的整理和檔案的保管工作。

3.4填寫要求

負(fù)責(zé)檔案和記錄填寫人員需確保記錄的內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰，填寫及時(shí)，簽署完整，標(biāo)識(shí)明確、編號(hào)清晰，完整反映相應(yīng)過程，明確保存期限，并按期限保存，對超過保存期限的及時(shí)按照《記錄控制程序》要求進(jìn)行處理。

【第6篇】物業(yè)公司項(xiàng)目檔案管理制度怎么寫1950字

物業(yè)公司及項(xiàng)目檔案管理制度

●檔案管理規(guī)定

1、檔案資料由經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督保管，內(nèi)務(wù)管理員專職文件存檔、注記工作。

2、有關(guān)物業(yè)的驗(yàn)收檔案、圖紙、業(yè)主及住戶資料、管理制度、合約及附件、設(shè)施和設(shè)備檔案及保養(yǎng)制度、財(cái)務(wù)報(bào)告、員工人事資料等檔案要求集中存檔，文件柜上鎖，未經(jīng)經(jīng)理許可，任何人不得動(dòng)用。

3、物業(yè)檔案資料必須做到圖有袋、文有夾，報(bào)告類文件編目錄索引，檔案類文件有存檔清單和編號(hào)目錄。

4、公司檔案目錄及存檔文件清單每季度清查一次。

5、物業(yè)檔案在歷任經(jīng)理離職或調(diào)職時(shí)，應(yīng)向接任者辦理移交手續(xù)，經(jīng)認(rèn)可后方可離開。

6、物業(yè)檔案日常需經(jīng)常使用部分應(yīng)復(fù)印備份，原件存放在檔案中不得隨意使用。

7、因工作需要借閱、復(fù)印專管部分檔案資料的，需經(jīng)經(jīng)理書面認(rèn)可，如有違反的，作泄密處理。

8、公司將定期巡查上述規(guī)定所提及的要求落實(shí)情況，對不符合要求的保管人將作適當(dāng)處分。

9、小區(qū)檔案資料因保管不當(dāng)而造成遺失、泄密的，對小區(qū)管理有重大影響及損害小區(qū)和公司利益的，公司將視情節(jié)追究當(dāng)事人責(zé)任，并保留追究其法律責(zé)任的權(quán)利。

●小區(qū)管理保密規(guī)定

1、公司、物業(yè)內(nèi)部資料，業(yè)主、住戶單元和公司員工個(gè)人資料及其所載有的通訊地址、聯(lián)系電話、購/租合約及金額、小區(qū)及公司內(nèi)部情況、業(yè)主/住戶個(gè)人情況等均屬保密范圍。

2、業(yè)主/住戶及員工資料統(tǒng)一存放在辦公室文件柜內(nèi)，由內(nèi)務(wù)管理員專人管理。

3、公司文件柜備用鑰匙由經(jīng)理保管，內(nèi)務(wù)管理員休假時(shí)，由經(jīng)理指定者方可代為執(zhí)行以上事務(wù)。

4、因工作所需而放置在辦公室、監(jiān)控室的業(yè)主/住戶的聯(lián)系電話、地址等，必須隱蔽放置，不得張貼于顯眼處，不得外泄。

5、公司制定的各類規(guī)章制度及工作指引，嚴(yán)禁任何形式的抄襲和復(fù)印，嚴(yán)禁外泄。

6、公司發(fā)布的各類通知通告，應(yīng)限定時(shí)效，過時(shí)收回。

7、員工應(yīng)具有維護(hù)他人隱私的法律意識(shí)，主動(dòng)為公司和小區(qū)住戶保守秘密，對任何人的不正當(dāng)打探行為，應(yīng)堅(jiān)決拒絕并向公司報(bào)告。

8、員工因執(zhí)行保密規(guī)定不當(dāng)，致使公司、業(yè)主/住戶或公司其他員工利益受不良侵害的，公司將從重處罰，并由當(dāng)事人個(gè)人承擔(dān)導(dǎo)致的全部法律責(zé)任。

●小區(qū)檔案資料

1、小區(qū)驗(yàn)收檔案:

1)小區(qū)土建、設(shè)備安裝竣工資料(圖紙、設(shè)備資料)。

2)小區(qū)各類設(shè)備的質(zhì)檢、消防、勞動(dòng)局等部門驗(yàn)收合格文件。

3)小區(qū)機(jī)電設(shè)備保養(yǎng)合約。

4)小區(qū)公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備驗(yàn)收記錄。

5)小區(qū)公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備移交記錄。

6)單元驗(yàn)收及移交記錄。

2、小區(qū)二次裝修檔案:

1)住戶二次裝修圖紙及審批手續(xù)。

2)二次裝修期間管理處監(jiān)督檢查資料。

3、住戶資料:

1)小區(qū)住戶入伙資料。

2)小區(qū)住戶情況登記(包括姓名、房號(hào)、聯(lián)系人、建筑面積、交接單、入伙時(shí)間等)。

4、小區(qū)管理文本匯編:

1)管理合同、業(yè)主公約、用戶手冊。

2)小區(qū)各類管理規(guī)章制度及裝修管理規(guī)定。

3)小區(qū)各項(xiàng)管理分包合約。

5、小區(qū)設(shè)備維修保養(yǎng)資料:

1)各類設(shè)施設(shè)備專門的維修保養(yǎng)制度和應(yīng)急措施。

2)各類設(shè)施設(shè)備獨(dú)立的維修檔案及日常巡檢維修記錄。

3)主要部位如配變電間、監(jiān)控中心等應(yīng)有工作日記、交接班記錄、巡視記錄和人員進(jìn)出記錄。

4)住戶維修報(bào)修單及維修后的回訪記錄。

6、小區(qū)設(shè)施設(shè)備檢測:

1)電梯有勞動(dòng)部門合格證書及年檢報(bào)告。

2)消防泵、管道等有定期試機(jī)及換水記錄。

3)小區(qū)避雷系統(tǒng)有定期檢測報(bào)告。

4)小區(qū)其他設(shè)施設(shè)備檢測記錄資料。

7、日常文檔:

1)日常通知、文件的存檔。

2)小區(qū)管理費(fèi)收繳情況。

3)公司管理費(fèi)財(cái)務(wù)報(bào)告。

4)會(huì)議記錄。

5)值班記錄。

6)安保值班記錄。

7)其他管理記錄。

●檔案資料的管理要求

1、采用多種形式的文檔儲(chǔ)存方式，如電腦磁盤、錄象帶、錄音帶、相片、圖表等，并采用適當(dāng)?shù)谋９?、?chǔ)存方法。

2、盡可能地把其他形式的檔案資料轉(zhuǎn)化為電腦儲(chǔ)存，便于查找和利用。

3、電腦文件必須由專人按照規(guī)定設(shè)置子目錄進(jìn)行分類管理，并定期清除過期無效文件。

4、原始文件按照文件的使用性質(zhì)及重要性進(jìn)行分類，并編制相應(yīng)的文件目錄，文件狀況有所變動(dòng)時(shí)，應(yīng)及時(shí)調(diào)整目錄的有關(guān)數(shù)據(jù)，以保證查閱者及時(shí)找到有效的文件。

5、檔案的鑒定必須由經(jīng)理或其他指定人員負(fù)責(zé)，對檔案是否有效、作廢、復(fù)印份數(shù)、保存期限、保存數(shù)量等作出決定，其他未經(jīng)授權(quán)者無權(quán)決定。

6、檔案按不同業(yè)務(wù)性質(zhì)分塊，以內(nèi)容分類，逐一編號(hào)，登記造冊，編輯目錄，最好按不同業(yè)務(wù)部分分柜保存。

7、檔案保管有專人負(fù)責(zé)，以達(dá)到文件管理要求，必須做到檔案標(biāo)識(shí)清晰、分類明確，易查找;檔案必須由具備資格人員經(jīng)過登記后方可借出，文件借閱者需妥善保管所借文件，不得涂改、撕毀等，否則追究相關(guān)責(zé)任。檔案歸還必須經(jīng)過檢查，如有輕微破損應(yīng)立即修補(bǔ)，損壞嚴(yán)重須追究借閱人員的責(zé)任。檔案管理人員需按時(shí)檢查檔案借閱情況，以便及時(shí)收回在外文件，防止因管理疏忽所導(dǎo)致的文件流失和泄密。

8、檔案保管環(huán)境要求達(dá)到防火、防潮、防變質(zhì)的要求，配置有效的滅火器材，潮濕天氣需放置生石灰等物質(zhì)，檔案管理人員需及時(shí)進(jìn)行檢查和清理，保證文檔保管條件符合公司文件管理的要求。