【第1篇】物業(yè)檔案管理制度范本怎么寫800字
1目的
為更好的掌握物業(yè)公司管轄的物業(yè)、設(shè)備、設(shè)施的現(xiàn)狀，確保物業(yè)、設(shè)備、設(shè)施管理工作的統(tǒng)一，完整的完善建立物業(yè)檔案。
2適用范圍
適用于東莞市xx物業(yè)管理有限公司各類物業(yè)、設(shè)施、設(shè)備的綜合管理工作。
3職責(zé)
3.1檔案管理員直接向行政主管負(fù)責(zé)。
3.2檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的保存、借閱、資料錄入工作。
3.3檔案管理員每一個(gè)月更新一次檔案資料。
3.4各部門主管每月將變更的資料整理交檔案管理員。
4檔案存放位置
4.1電腦保存一份電子文檔。
4.2xx四樓資料室。
5檔案管理員
5.1行政人事部
6檔案編號(hào)規(guī)則(見附件1)
7部門檔案內(nèi)容
7.1行政部:公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照、合同、資質(zhì)證書、人事檔案資料、辦公用品、法律文件。
7.2財(cái)務(wù)部:財(cái)務(wù)資料、合同。
7.3保安部:警戒器材、合同。
7.4環(huán)保部:清潔器材、綠化器材、合同。
7.5工程部:設(shè)備、合同、證書、圖紙、工具儀表。
7.6物業(yè)部:建筑物、車輛、業(yè)主資料、合同。
8檔案管理制度
8.1檔案資料保管由專人負(fù)責(zé)，任何人不得擅自開啟資料柜和移動(dòng)檔案柜內(nèi)資料。
8.2如須借閱檔案資料，需到管理員處登記后方可借閱，借閱完后管理員檢查無(wú)損壞放回原文件夾中。
8.3資料借閱只能在檔案室內(nèi)查看，不能損壞的涂改資料，否則追究借閱人責(zé)任。
8.4資料借閱必須是部門主管以上人員，只能借閱本部門資料，如需借閱其它資料必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)同意。
8.5檔案室必須保存兩份資料:一份為歷史資料檔案，一份為借閱資料。
8.6工作需要復(fù)印資料的只可復(fù)印本部門資料，必須做好登記。
8.7檔案管理員必須保證資料的完整及完好，如有損壞必須立即進(jìn)行更新。
8.8檔案管理員必須每月對(duì)資料進(jìn)行一次更新，更新后的資料必須放于本文件的首頁(yè)。
8.9檔案管理員制定文件檔案總目錄，以及每個(gè)檔案文件目錄放于文件的首頁(yè)便于查找。
8.10變更合同資料需另行存放至少保存一年以上。
9相關(guān)文檔
9.1《檔案編號(hào)規(guī)則》
10修訂及實(shí)施
10.1本規(guī)定由全公司各部門實(shí)施，行政人事部進(jìn)行監(jiān)督。
10.2本規(guī)定修訂權(quán)在公司。
10.3本規(guī)定從二零零四年六月一日實(shí)行。
書寫經(jīng)驗(yàn)83人覺(jué)得有用
物業(yè)檔案管理這事，說(shuō)復(fù)雜也復(fù)雜，說(shuō)簡(jiǎn)單，也得下點(diǎn)功夫。寫制度的時(shí)候，得先搞清楚到底管什么，誰(shuí)來(lái)管，怎么管。比如，物業(yè)檔案都包括哪些東西？合同，業(yè)主信息，維修記錄，這些都是少不了的。那第一步，就是把這些東西列個(gè)清單，不然到時(shí)候找起來(lái)亂七八糟的。
檔案室的位置也很重要，最好找個(gè)干燥通風(fēng)的地方，別讓水汽一上來(lái)就把文件泡壞了。還有，進(jìn)出檔案室的人不能太隨便，得登記一下，誰(shuí)進(jìn)去了干了什么，都得有個(gè)記錄，這叫責(zé)任到人。不過(guò)有時(shí)候?qū)懼贫鹊臅r(shí)候，可能就忘了把這點(diǎn)寫進(jìn)去，這就有點(diǎn)尷尬了。
文件分類也是門學(xué)問(wèn)，得按類別分好，像什么工程類的、服務(wù)類的，分開存著方便查找。但有時(shí)候分類標(biāo)準(zhǔn)定得不夠細(xì)，比如把工程類和設(shè)備維護(hù)混在一起，后來(lái)才發(fā)現(xiàn)這樣找起來(lái)特別麻煩，這就是個(gè)小教訓(xùn)。
歸檔的時(shí)間節(jié)點(diǎn)也要明確，不能今天放這兒，明天又放到那邊去。要是沒(méi)有固定的時(shí)間，就容易亂套。比如規(guī)定每月最后一個(gè)周五完成當(dāng)月資料的歸檔工作，這樣大家心里都有個(gè)譜。不過(guò)也有時(shí)候，寫制度的時(shí)候會(huì)忘記具體時(shí)間，只寫了“定期歸檔”，這就不夠細(xì)致了。
保管期限也不能含糊，有些文件長(zhǎng)期保存，有些過(guò)幾年就可以銷毀。比如業(yè)主入住記錄，那肯定是要長(zhǎng)期留著的，但一些臨時(shí)通知之類的，保存?zhèn)€三五年也就夠了。但有時(shí)候?qū)懼贫?，可能?huì)把不同文件的保管年限搞混，比如把長(zhǎng)期保存的寫成了短期，這就容易出問(wèn)題。
借閱檔案這事，得有規(guī)矩。誰(shuí)借的，什么時(shí)候借的，什么時(shí)候還的，都得登記清楚。借閱的時(shí)候最好還要簽個(gè)字，表示認(rèn)可。不過(guò)有時(shí)候?qū)懼贫?，可能?huì)漏掉借閱審批這一環(huán)，這就容易讓人鉆空子。
檔案的安全管理也不能忽視，防火防盜防潮，這些都要考慮到。檔案室最好裝個(gè)監(jiān)控，防止有人偷偷拿走文件。還有就是，檔案室的鑰匙不能隨便給，得專人負(fù)責(zé)。但有時(shí)候?qū)懼贫龋赡軙?huì)忘了強(qiáng)調(diào)鑰匙管理的重要性，這就容易出紕漏。
【第2篇】物業(yè)公司檔案管理制度怎么寫怎么寫1000字
一、公司檔案由出納統(tǒng)一管理，各部門需要的檔案可申請(qǐng)復(fù)印件。
二、檔案按以下分類:工程圖紙、合同、音像資料、相冊(cè)、表格、制度、公文、會(huì)議記錄、傳真、通告、剪報(bào)、政府文件、資料、人事檔案等。
三、檔案資料的收集、整理、存檔依照下列格式:( ) [ ] ()────── ─ -------企業(yè)名稱(縮寫)部門 文種 時(shí)間 編號(hào)密級(jí):a.機(jī)密文件:公司章程、股東會(huì)、董事會(huì)紀(jì)要、決議，重大業(yè)務(wù)合同函件、會(huì)議紀(jì)要、a級(jí)財(cái)務(wù)資料(財(cái)務(wù)報(bào)表、驗(yàn)資報(bào)告、重要函件)、資產(chǎn)類權(quán)證、重大項(xiàng)目可行性報(bào)告、政府重要批文、企業(yè)歷史文獻(xiàn)。
b.普通文件:除a級(jí)外的文件均屬b級(jí)。
四、原則上所有資料應(yīng)以原件存檔，當(dāng)存檔資料確因客觀因素而不能存放原件時(shí)，可用復(fù)印件替代，但須附頁(yè)說(shuō)明原件所在處及不能存留原件的原因。
五、歸檔資料必須準(zhǔn)確做好文件索引。
建檔立卷按永久、長(zhǎng)期、短期分別組卷;
卷內(nèi)文件應(yīng)把正文和底稿、文件和 、請(qǐng)示和批復(fù)放在一起，卷內(nèi)頁(yè)號(hào)一律在右下角。
六、案卷裝訂前應(yīng)拆除金屬物，做好文件材料的檢查，如對(duì)破損或褪色的材料，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制，裝訂部位過(guò)窄或有字跡的材料，要用紙加襯邊;
紙面過(guò)大的書寫材料，按宗卷大小折疊整齊，對(duì)字跡難以辨認(rèn)的材料，應(yīng)附上抄件，案卷標(biāo)題要標(biāo)明相關(guān)署名、部門、問(wèn)題等，文字要求簡(jiǎn)練、確切;
用鋼筆書寫，字跡端正。
七、案卷按機(jī)構(gòu)、年代排列，永久與長(zhǎng)、短期案卷分開保管，編上順序號(hào)及注明存放案卷年號(hào)與卷號(hào)。
八、注意做好保密工作，存放檔案的門窗要堅(jiān)固，并做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠蟲、防高溫、防強(qiáng)光等措施。
九、每年定期對(duì)檔案材料的數(shù)量、保管等情況進(jìn)行一次檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取補(bǔ)救措施，確保檔案的安全。
十、借閱文件檔案(包括資料)，必須由借閱人填寫借閱單，經(jīng)公司總經(jīng)理審批，財(cái)務(wù)資料同時(shí)須經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理審批，辦理借閱手續(xù)，a級(jí)檔案須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方能借閱;
b級(jí)檔案由副總經(jīng)理批準(zhǔn)借閱。
十一、裝訂成冊(cè)的檔案不出借，只供現(xiàn)場(chǎng)查閱，未立卷的文件及資料可出借。
十二、查閱檔案的人員必須愛護(hù)文件檔案，不得隨便攜帶或轉(zhuǎn)借他人閱讀。
做好檔案的安全和保密，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影、轉(zhuǎn)借或損壞。
否則，將追究當(dāng)事人責(zé)任;
如確需復(fù)印、摘抄等須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可。
十三、查閱的文件檔案交還時(shí)，必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)處理。
十四、對(duì)摘抄卷內(nèi)檔案，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意。
對(duì)摘抄的材料應(yīng)進(jìn)行審查、簽章。
書寫經(jīng)驗(yàn)101人覺(jué)得有用
物業(yè)公司做檔案管理的時(shí)候，制度挺重要的，畢竟大家都懂，沒(méi)規(guī)矩不成方圓。檔案管理說(shuō)到底就是把各種文件、合同什么的分類存檔，方便以后查起來(lái)順手。寫制度的時(shí)候，得先把基本的原則定下來(lái)，比如誰(shuí)負(fù)責(zé)收文件、誰(shuí)負(fù)責(zé)歸檔、誰(shuí)負(fù)責(zé)保管之類的。要是這幾個(gè)角色搞混了，事情就容易亂套。
比如，物業(yè)這邊有個(gè)專門的部門叫檔案室，那這個(gè)部門就得明確自己的職責(zé)，不能什么事都推給別人。檔案室的人員應(yīng)該定期檢查那些歸檔的資料是不是完整，要是發(fā)現(xiàn)缺頁(yè)少字的，就得及時(shí)補(bǔ)救，不然出了問(wèn)題沒(méi)法追責(zé)。還有，檔案室最好弄個(gè)電子系統(tǒng)，把紙質(zhì)的文件也數(shù)字化存檔，這樣找起來(lái)更快捷，不過(guò)也不能完全依賴電子系統(tǒng)，紙質(zhì)的還是要留著的。
檔案管理的另一個(gè)重點(diǎn)就是保密性。物業(yè)手里頭掌握了不少業(yè)主的信息，這些信息要是泄露出去，后果很嚴(yán)重。所以制度里必須寫明，哪些人能接觸這些檔案，哪些人不能隨便看。要是有人想借閱檔案，得經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才行，而且借閱的時(shí)候還得登記，還回來(lái)的時(shí)候也要檢查一下有沒(méi)有改動(dòng)過(guò)。
不過(guò)有時(shí)候?qū)懼贫鹊臅r(shí)候，會(huì)遇到一些小麻煩。比如有的同事可能覺(jué)得檔案管理太繁瑣，不愿意認(rèn)真對(duì)待，這時(shí)候就得想辦法調(diào)動(dòng)大家的積極性，可以設(shè)置一些獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，鼓勵(lì)大家主動(dòng)參與。另外，物業(yè)公司的規(guī)模不一樣，大的公司可能有專門的檔案管理員，小一點(diǎn)的公司可能就得讓其他部門的人兼職了，這種情況就需要靈活調(diào)整制度。
寫制度的時(shí)候，還要考慮到實(shí)際情況。比如，有些文件的保存期限是有規(guī)定的，過(guò)了這個(gè)期限就可以銷毀了。但是具體怎么銷毀，得提前規(guī)劃好，不能隨意處理，不然可能會(huì)違反相關(guān)的法律法規(guī)。還有就是，檔案室的環(huán)境也很重要，得保持干燥通風(fēng)，防止文件發(fā)霉或者被蟲蛀，這點(diǎn)很容易被人忽視。
小編友情提醒：
制度不是一成不變的，得根據(jù)實(shí)際情況不斷調(diào)整。要是發(fā)現(xiàn)某些規(guī)定不合理，就得及時(shí)修改，這樣才能保證制度的有效性。當(dāng)然，制度寫出來(lái)之后，還得讓員工們知道，不然寫了也是白寫。可以通過(guò)開會(huì)宣講，或者印成小冊(cè)子發(fā)給大家，讓大家都能了解制度的具體內(nèi)容。
【第3篇】物業(yè)項(xiàng)目檔案管理制度怎么寫250字
物業(yè)項(xiàng)目檔案管理制度
(三)檔案管理作為物業(yè)管理的重要組成部分，應(yīng)嚴(yán)格重視。
切勿丟失、泄密，以確保工作的有序正常進(jìn)行。
1. 所有文檔實(shí)行統(tǒng)一管理，并指派專人負(fù)責(zé);2.所有收、發(fā)文件由專人統(tǒng)一登記，文件傳閱后應(yīng)及時(shí)歸檔，其他人員不得擅自處理;3.對(duì)性質(zhì)不同的文件，實(shí)行分類立卷保管，以便日后查找;4.對(duì)于客人檔案應(yīng)建立詳細(xì)檔案，未經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)同意，不得擅自將客人資料告知他人;
5.所有文件作到不泄密、不失密，定期檢查所有文件;6.對(duì)欲銷毀文件必須經(jīng)過(guò)部門經(jīng)理批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀工作，嚴(yán)禁向廢品回收站出售。
書寫經(jīng)驗(yàn)47人覺(jué)得有用
物業(yè)項(xiàng)目檔案管理制度的制定需要結(jié)合實(shí)際工作情況，既要確保資料完整，又要方便日后查閱。在編寫這類制度時(shí)，得先把公司現(xiàn)有的規(guī)章制度摸清楚，特別是關(guān)于文件歸檔的規(guī)定，這很重要，因?yàn)槿绻麤](méi)搞明白上級(jí)的要求，很容易在細(xì)節(jié)上出問(wèn)題。比如，有些公司可能要求所有的紙質(zhì)文檔都要掃描存檔，而不僅僅是保存原件。
檔案管理這部分，得考慮到不同種類文件的不同保存期限，像一些重要的合同可能需要長(zhǎng)期保存，而日常的工作記錄可能只需要短期保管。這里需要注意的是，不能一概而論，要根據(jù)不同文件的重要性來(lái)決定保存時(shí)間。比如有一次我們處理一個(gè)項(xiàng)目的時(shí)候，有人就把一份關(guān)鍵合同當(dāng)作普通文件處理了，結(jié)果到期后才發(fā)現(xiàn)找不到了，好在當(dāng)時(shí)還有備份，不然麻煩就大了。
建立檔案目錄也是個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)，這能幫助大家快速找到所需的文件。不過(guò)在制作目錄時(shí)，得注意分類標(biāo)準(zhǔn)，不能太隨意。比如，有人習(xí)慣按照部門分類，也有人喜歡按時(shí)間順序排列，但不管哪種方式，都得保證目錄清晰明了，這樣不僅能提高工作效率，還能減少查找過(guò)程中可能出現(xiàn)的混亂。
書寫注意事項(xiàng)：
電子檔案的管理也不能忽視?，F(xiàn)在大家都傾向于數(shù)字化辦公，所以電子版的文件同樣重要。在設(shè)置權(quán)限的時(shí)候，要合理分配，既要保障信息安全，又不能讓員工覺(jué)得不方便。曾經(jīng)有個(gè)同事抱怨說(shuō)，他想查個(gè)資料，結(jié)果系統(tǒng)提示沒(méi)有權(quán)限，后來(lái)才知道是權(quán)限設(shè)置的問(wèn)題，這種情況其實(shí)完全可以避免。
培訓(xùn)也是必不可少的一部分，新員工入職時(shí)必須接受相關(guān)培訓(xùn)，讓他們知道如何正確地整理和保存檔案。不過(guò)有時(shí)候培訓(xùn)的內(nèi)容可能過(guò)于籠統(tǒng)，比如只強(qiáng)調(diào)了歸檔的重要性，卻沒(méi)有具體說(shuō)明怎么做，這就容易導(dǎo)致執(zhí)行不到位。比如上次培訓(xùn)的時(shí)候，講到歸檔流程，只說(shuō)了大致步驟，具體到每個(gè)環(huán)節(jié)該怎么做就沒(méi)細(xì)講，結(jié)果很多新人還是搞不清楚。
小編友情提醒：
定期檢查檔案的完整性也很重要。這不僅是對(duì)檔案管理人員工作的監(jiān)督，也是一種自我檢查的方式。要是發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改，避免小問(wèn)題積累成大麻煩。當(dāng)然，檢查的時(shí)候也要講究方法，不能光靠翻閱，最好結(jié)合信息化手段，比如通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)查詢比對(duì)等方式，這樣既高效又準(zhǔn)確。
【第4篇】物業(yè)設(shè)施設(shè)備檔案管理制度怎么寫1050字
物業(yè)設(shè)施設(shè)備檔案管理制度
1目的對(duì)設(shè)施設(shè)備技術(shù)資料進(jìn)行控制，確保設(shè)施設(shè)備的可追溯性。
2適用范圍適用于公司管轄物業(yè)內(nèi)設(shè)施設(shè)備技術(shù)資料的管理和控制。
3職責(zé)
3.1工程技術(shù)部辦公室負(fù)責(zé)對(duì)技術(shù)資料建檔并進(jìn)行管理和控制。
3. .2工程技術(shù)部文員負(fù)責(zé)技術(shù)資料的收集、登記、存檔、保管、使用、分發(fā)、借用、作廢等具體工作。
3. .3各管理處負(fù)責(zé)本管理處所轄物業(yè)設(shè)施設(shè)備的資料管理。
4操作步驟
4.1技術(shù)資料的收集
4.1.1新購(gòu)設(shè)備技術(shù)資料的收集
4.1.1.1 新購(gòu)設(shè)備進(jìn)行開箱驗(yàn)收時(shí)，工程技術(shù)部文員負(fù)責(zé)收集設(shè)備隨帶的技術(shù)資料。
4.1.1.2 設(shè)備技術(shù)資料的原件應(yīng)交工程技術(shù)部辦公室歸檔保存。
如使用部門需要技術(shù)資料，工程技術(shù)部檔案員可對(duì)其進(jìn)行復(fù)印，并將復(fù)印件提供給使用部門。
4.1.1.3 復(fù)印份數(shù)及分發(fā)情況必須如實(shí)記錄。
4.1.2新管理小區(qū)技術(shù)資料的收集公司新接管小區(qū)的技術(shù)資料由接管驗(yàn)收小組負(fù)責(zé)與開發(fā)商進(jìn)行交接。
接管驗(yàn)收完畢后，接管驗(yàn)收小組負(fù)責(zé)將技術(shù)資料(包括各種圖紙、設(shè)備資料等)交工程技術(shù)部歸檔保管。
小區(qū)可保留備份件或復(fù)印件。
4.1.3其他技術(shù)資料的收集
4.1.3.1 工程技術(shù)部文員平時(shí)應(yīng)注意收集國(guó)家、地方或有關(guān)部門發(fā)布的與設(shè)備有關(guān)的各種法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范。
4.1.3.2 工程技術(shù)部文員平時(shí)應(yīng)注意收集有關(guān)設(shè)備及設(shè)備廠家的最新技術(shù)資料。
4.2技術(shù)資料的存檔
4.2.1 技術(shù)資料歸檔保存前須經(jīng)工程技術(shù)部經(jīng)理審批。
4.2.2 工程技術(shù)部文員負(fù)責(zé)對(duì)技術(shù)資料進(jìn)行編號(hào)。
4.2.3 工程技術(shù)部文員應(yīng)建立“技術(shù)資料登記表”，記錄該資料的名稱、編號(hào)、來(lái)源、原件保存部門、副件、復(fù)印份數(shù)及復(fù)印件保存部門等。
4.3技術(shù)資料的使用
4.3.1 技術(shù)資料如有分發(fā)需要，應(yīng)由工程技術(shù)部經(jīng)理確定分發(fā)范圍，核定分發(fā)數(shù)額。
由文員進(jìn)行復(fù)印，核對(duì)無(wú)誤后并進(jìn)行分發(fā)，同時(shí)填制“技術(shù)資料發(fā)放表”。
4.3.2 公司員工需要查閱相關(guān)的設(shè)備技術(shù)資料，必須出示部門負(fù)責(zé)人的批條，并經(jīng)工程技術(shù)部經(jīng)理同意。
4.4技術(shù)資料的作廢
4.4.1符合作廢條件的技術(shù)資料應(yīng)予以處理以下情況技術(shù)資料要進(jìn)行作廢處理:a)該技術(shù)資料與國(guó)家、地方、有關(guān)部門發(fā)布的各種現(xiàn)行的法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范有嚴(yán)重抵觸，或被其明令禁止;
b)已被淘汰的設(shè)備的技術(shù)資料;
c)因本身存在較大錯(cuò)誤，被原發(fā)布單位用新的資料予以替代的技術(shù)資料。
4.4.2技術(shù)資料作廢須由文員上報(bào)工程技術(shù)部經(jīng)理批準(zhǔn)。
4.4.3已經(jīng)發(fā)放的技術(shù)資料由工程技術(shù)部辦公室按“技術(shù)資料發(fā)放表”限期三日收回。
4.4.4 所有作廢的技術(shù)資料必須加蓋“作廢”章，同時(shí)填寫“作廢技術(shù)資料處理記錄表”，并由工程技術(shù)部經(jīng)理批準(zhǔn)后定期統(tǒng)一銷毀。
4.4.5 因任何目的需要保留的作廢文件，須經(jīng)工程技術(shù)部經(jīng)理批準(zhǔn)后，加蓋“保留”章后方可保留。
5記錄技術(shù)資料發(fā)放表。
書寫經(jīng)驗(yàn)96人覺(jué)得有用
物業(yè)設(shè)施設(shè)備檔案管理制度的制定，得從實(shí)際需求出發(fā)，結(jié)合單位的具體情況來(lái)規(guī)劃。每個(gè)單位的情況不一樣，比如有的單位設(shè)備多、種類復(fù)雜，有的則相對(duì)簡(jiǎn)單，因此制度的設(shè)計(jì)就不能一刀切。在設(shè)計(jì)之初，得明確檔案管理的目標(biāo)，是側(cè)重于設(shè)備運(yùn)行記錄的完整保存，還是著重于維修保養(yǎng)資料的積累。目標(biāo)定下來(lái)后，就要考慮如何收集信息，怎樣分類整理，這中間可能會(huì)遇到一些問(wèn)題，例如有些設(shè)備廠家提供的資料格式不統(tǒng)一，這就需要在收集的時(shí)候就做好協(xié)調(diào)工作。
收集來(lái)的資料得有個(gè)地方存放，這個(gè)存放的地方不能太隨意，得符合一定的標(biāo)準(zhǔn)，比如說(shuō)防火防盜防潮，還要便于查找。如果條件允許的話，最好能配備專門的管理人員負(fù)責(zé)這項(xiàng)工作，這樣既能保證資料的安全性，也能提高工作效率。不過(guò)在實(shí)際操作中，可能會(huì)遇到人手不足的情況，這時(shí)候就得想辦法優(yōu)化流程，比如利用現(xiàn)有的辦公軟件做一些簡(jiǎn)單的自動(dòng)化處理，減少重復(fù)勞動(dòng)。
檔案管理除了收集和存放，還得定期檢查更新，確保信息的時(shí)效性。有時(shí)候設(shè)備升級(jí)換代快，原有的資料可能很快就過(guò)時(shí)了，這就要求管理人員時(shí)刻關(guān)注設(shè)備的狀態(tài)變化，及時(shí)補(bǔ)充新的信息。在這個(gè)過(guò)程中，難免會(huì)出現(xiàn)遺漏或者記錄不全的現(xiàn)象，這就需要加強(qiáng)監(jiān)督，可以通過(guò)定期的自查和交叉檢查來(lái)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并及時(shí)糾正。
檔案的使用也是個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)，既要方便工作人員查閱，又要防止無(wú)關(guān)人員接觸敏感信息。為此，可以設(shè)立權(quán)限管理，不同的人員有不同的訪問(wèn)權(quán)限。但實(shí)際執(zhí)行起來(lái)，可能會(huì)因?yàn)闄?quán)限設(shè)置不合理而導(dǎo)致一些不便，比如技術(shù)人員需要緊急查看某個(gè)設(shè)備的詳細(xì)資料卻因?yàn)闄?quán)限限制而無(wú)法立即獲取，這就需要在設(shè)定權(quán)限時(shí)充分考慮到工作的實(shí)際需求，做到既安全又高效。
書寫注意事項(xiàng)：
檔案管理還需要建立相應(yīng)的考核機(jī)制，用以評(píng)估管理工作成效?？己说臉?biāo)準(zhǔn)可以從多個(gè)角度來(lái)設(shè)定，比如資料的完整性、檢索的速度、檔案的安全性等等。通過(guò)這樣的考核，可以幫助管理者發(fā)現(xiàn)管理中的薄弱環(huán)節(jié)，并采取針對(duì)性措施加以改進(jìn)。當(dāng)然，在實(shí)施考核的過(guò)程中，可能會(huì)遇到一些阻力，比如部分員工對(duì)考核方式存在異議，這就需要加強(qiáng)溝通，聽取各方意見，不斷調(diào)整和完善考核方案。
【第5篇】物業(yè)公司檔案管理制度格式怎樣的怎么寫1000字
物業(yè)公司檔案管理制度
一、公司檔案由出納統(tǒng)一管理，各部門需要的檔案可申請(qǐng)復(fù)印件。
二、檔案按以下分類:工程圖紙、合同、音像資料、相冊(cè)、表格、制度、公文、會(huì)議記錄、傳真、通告、剪報(bào)、政府文件、資料、人事檔案等。
三、檔案資料的收集、整理、存檔依照下列格式:( ) [ ] ()────── ─ -------企業(yè)名稱(縮寫)部門 文種 時(shí)間 編號(hào)密級(jí):a.機(jī)密文件:公司章程、股東會(huì)、董事會(huì)紀(jì)要、決議，重大業(yè)務(wù)合同函件、會(huì)議紀(jì)要、a級(jí)財(cái)務(wù)資料(財(cái)務(wù)報(bào)表、驗(yàn)資報(bào)告、重要函件)、資產(chǎn)類權(quán)證、重大項(xiàng)目可行性報(bào)告、政府重要批文、企業(yè)歷史文獻(xiàn)。
b.普通文件:除a級(jí)外的文件均屬b級(jí)。
四、原則上所有資料應(yīng)以原件存檔，當(dāng)存檔資料確因客觀因素而不能存放原件時(shí)，可用復(fù)印件替代，但須附頁(yè)說(shuō)明原件所在處及不能存留原件的原因。
五、歸檔資料必須準(zhǔn)確做好文件索引。
建檔立卷按永久、長(zhǎng)期、短期分別組卷;
卷內(nèi)文件應(yīng)把正文和底稿、文件和 、請(qǐng)示和批復(fù)放在一起，卷內(nèi)頁(yè)號(hào)一律在右下角。
六、案卷裝訂前應(yīng)拆除金屬物，做好文件材料的檢查，如對(duì)破損或褪色的材料，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制，裝訂部位過(guò)窄或有字跡的材料，要用紙加襯邊;
紙面過(guò)大的書寫材料，按宗卷大小折疊整齊，對(duì)字跡難以辨認(rèn)的材料，應(yīng)附上抄件，案卷標(biāo)題要標(biāo)明相關(guān)署名、部門、問(wèn)題等，文字要求簡(jiǎn)練、確切;
用鋼筆書寫，字跡端正。
七、案卷按機(jī)構(gòu)、年代排列，永久與長(zhǎng)、短期案卷分開保管，編上順序號(hào)及注明存放案卷年號(hào)與卷號(hào)。
八、注意做好保密工作，存放檔案的門窗要堅(jiān)固，并做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠蟲、防高溫、防強(qiáng)光等措施。
九、每年定期對(duì)檔案材料的數(shù)量、保管等情況進(jìn)行一次檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取補(bǔ)救措施，確保檔案的安全。
十、借閱文件檔案(包括資料)，必須由借閱人填寫借閱單，經(jīng)公司總經(jīng)理審批，財(cái)務(wù)資料同時(shí)須經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理審批，辦理借閱手續(xù)，a級(jí)檔案須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方能借閱;
b級(jí)檔案由副總經(jīng)理批準(zhǔn)借閱。
十一、裝訂成冊(cè)的檔案不出借，只供現(xiàn)場(chǎng)查閱，未立卷的文件及資料可出借。
十二、查閱檔案的人員必須愛護(hù)文件檔案，不得隨便攜帶或轉(zhuǎn)借他人閱讀。
做好檔案的安全和保密，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影、轉(zhuǎn)借或損壞。
否則，將追究當(dāng)事人責(zé)任;
如確需復(fù)印、摘抄等須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可。
十三、查閱的文件檔案交還時(shí)，必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)處理。
十四、對(duì)摘抄卷內(nèi)檔案，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意。
對(duì)摘抄的材料應(yīng)進(jìn)行審查、簽章。
書寫經(jīng)驗(yàn)47人覺(jué)得有用
物業(yè)公司做檔案管理的時(shí)候，制度挺重要的，畢竟檔案關(guān)乎到好多事情，要是沒(méi)個(gè)好規(guī)矩，后面出了問(wèn)題就麻煩了。寫管理制度的時(shí)候，得先把檔案分類搞清楚，像財(cái)務(wù)類的、合同類的、業(yè)主信息類的，這些都得分開存檔。分類好了，接下來(lái)就是怎么保管的問(wèn)題，檔案室的溫度濕度得控制好，太潮了紙張容易發(fā)霉，太干了又容易脆化，這個(gè)細(xì)節(jié)很重要。
文件歸檔的時(shí)候，得有個(gè)統(tǒng)一的編號(hào)規(guī)則，不然到時(shí)候想找某個(gè)文件，翻半天找不到，那效率就低了。編號(hào)可以結(jié)合年份、類別和流水號(hào)，這樣找起來(lái)方便。比如今年簽的一個(gè)合同，就可以編成“2025-c-001”，c代表合同類。不過(guò)有時(shí)候?qū)懢幪?hào)的時(shí)候，可能會(huì)不小心多寫或者少寫一個(gè)數(shù)字，這就需要仔細(xì)檢查一下。
檔案借閱這塊也得有規(guī)定，誰(shuí)想借什么檔案，借多久，都得登記清楚。員工借檔案的時(shí)候，最好讓他們簽個(gè)字，表明已經(jīng)看過(guò)并且會(huì)妥善保管，要是丟了或者弄壞了，也好追究責(zé)任。有時(shí)候員工借檔案，可能因?yàn)橼s時(shí)間，隨手一放就忘了歸還，這種情況就得提前說(shuō)好，不然檔案室就會(huì)亂套。
檔案銷毀這部分也不能忽略，有些檔案過(guò)了保存年限就沒(méi)必要留著了，這時(shí)候就得按照流程來(lái)，不能隨便扔掉。銷毀前得有人核查確認(rèn)，確保沒(méi)有重要信息遺漏。不過(guò)有時(shí)候核查的時(shí)候，可能會(huì)漏掉一些關(guān)鍵點(diǎn)，這就得提醒相關(guān)人員一定要認(rèn)真對(duì)待。
管理制度寫完后，別光顧著放在那兒，還得定期檢查更新，因?yàn)楣緲I(yè)務(wù)在變，檔案管理的方式也可能跟著調(diào)整。要是制度長(zhǎng)期不變，跟不上形勢(shì)，那等于形同虛設(shè)。偶爾也會(huì)遇到一些情況，比如新來(lái)的同事不太了解制度，就按自己的想法來(lái)處理檔案，結(jié)果就出了差錯(cuò)，所以培訓(xùn)新員工的時(shí)候，這部分內(nèi)容得講清楚。
【第6篇】物業(yè)公司收發(fā)文及檔案管理行政工作制度怎么寫2000字
物業(yè)公司行政工作制度:收發(fā)文及檔案管理
3收發(fā)文及檔案管理
3.1文件定義
3.1.1本規(guī)定所提的文件是指:證照、合同、函件、圖紙、傳真、以部門/管理處/物管公司名義發(fā)出的電子郵件等文件。
3.1.2公司正式文件不可以電子郵件方式傳遞，即收到和發(fā)出的電子郵件不具有法律效力。
3.2收發(fā)文管理
3.2.1收文
3.2.1.1收到的文件(包括通過(guò)前臺(tái)之外來(lái)文件，以及內(nèi)部各部門/管理處文件(密件除外)，由物管公司秘書或各管理處行政人員負(fù)責(zé)收文登記;另物管公司秘書必須在項(xiàng)目管理中心內(nèi)部網(wǎng)頁(yè)進(jìn)行收文登記。無(wú)具體收文部門的文件，由資源部負(fù)責(zé)收文登記。
3.2.1.2收文登記后，及時(shí)報(bào)公司總經(jīng)理/管理處主任或授權(quán)人簽署意見，再轉(zhuǎn)交收件人/跟進(jìn)人處理。無(wú)總經(jīng)理/管理處主任簽署意見的文件，可不予處理。
3.2.1.3文件執(zhí)行或處理完畢后，由收件物管公司秘書/管理處行政人員存檔，重要的文件正文(如有)物管公司秘書須定期交到檔案室歸檔。
3.2.1.4管理處行政人員負(fù)責(zé)每月填寫《收文登記表》。
3.3發(fā)件
3.3.1起草:由需要發(fā)件的部門/管理處起草文件。
3.3.2編號(hào):對(duì)外公文由物管公司秘書上公司網(wǎng)登記索取編號(hào)。管理處內(nèi)部發(fā)文由管理處行政人員負(fù)責(zé)統(tǒng)一編號(hào)及填寫《發(fā)文登記表》。
3.3.3打印:由發(fā)文部門/管理處負(fù)責(zé)。
3.3.4校對(duì)、簽署
由發(fā)文部門/管理處負(fù)責(zé)，部門/管理處/物管公司歸檔的文件需有發(fā)件人、管理處主任及物管公司總經(jīng)理的簽名;以管理處名義發(fā)出的電子郵件，則打印后由管理處主任簽名，留作歸檔。
3.3.5申請(qǐng)蓋章
由物管公司秘書負(fù)責(zé)申請(qǐng)蓋物管公司公章，按項(xiàng)目中心有關(guān)圖章的管理規(guī)定執(zhí)行，文件的審批件由項(xiàng)目中心行政及信息管理部負(fù)責(zé)歸檔。
3.3.6發(fā)出:由發(fā)件部門/管理處負(fù)責(zé)，并作出發(fā)文、簽收登記。
3.3.7內(nèi)部傳閱
收件人依據(jù)傳閱批示盡快傳閱，不應(yīng)拖延。傳閱并簽名后的文件，交回歸檔。
3.3.8歸檔
具有保存價(jià)值的文件物管公司秘書應(yīng)及時(shí)移交給項(xiàng)目中心資源部檔案室;其他文件由物管公司秘書和各管理處行政人員負(fù)責(zé)保管和處理，做好文件類別、保存份數(shù)、存放方式和存放地址等情況的登記。
3.3.9管理處行政人員負(fù)責(zé)每月填寫管理處的《發(fā)文登記表》。
3.4文件保管及處理
3.4.1物管公司秘書及各管理處行政人員負(fù)責(zé)文件的保管工作。
3.4.2管理處秘書/各管理處行政人員將所有收、發(fā)的文件按不同的類別進(jìn)行分類，具體類別根據(jù)各自的具體情況制定，做到科學(xué)、系統(tǒng)、方便查閱和處理。并需將各自的文件分類的類別規(guī)則，每年一次或有改變時(shí)報(bào)物管公司資源部備案。
3.4.3文件必須存放在文件柜等安全的地方，不得隨意或雜亂地堆放。
3.4.4定期組織清理文件(每年的6月和12月)。由各管理處指定專人負(fù)責(zé)，根據(jù)文件的內(nèi)容和重要性，界定文件的存放期限和處理方法，例如:
3.4.4.1對(duì)于保管期限已到的文件，集中銷毀，并做好注銷的登記手續(xù)，包括文件名稱、文件日期、來(lái)文單位/收文單位、文件編號(hào)、存放期限、注銷日期、注銷負(fù)責(zé)人、注銷批準(zhǔn)人(管理處主任/物管公司經(jīng)理)等;
3.4.4.2對(duì)于保管期限未到、但不是經(jīng)常使用的文件，按類別進(jìn)行釘裝、打包，集中存放到另外指定的位置上;
3.5檔案管理
3.5.1文件的移交
3.5.1.1對(duì)于各部門/管理處在工作中形成的、具有保存價(jià)值的文件材料應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)由物管公司秘書移交至項(xiàng)目管理中心檔案室，具體移交期限如下:
3.5.1.2重要文件如公司/管理處證書、合同、及其他法律文件，應(yīng)在辦妥后一周內(nèi)由物管公司秘書移交項(xiàng)目管理中心檔案室。
3.5.1.3一般工作性文件，可按工作進(jìn)度作階段性定期移交。
3.5.1.4文件移交人將符合歸檔條件的文件整理后，填寫申請(qǐng)，交到項(xiàng)目管理中心檔案管理員處，檔案管理員清點(diǎn)無(wú)誤后，予以簽名確認(rèn)。
3.5.2檔案的保管
公司的檔案由資源部指定專人進(jìn)行保管，一般雇員不得私自保留檔案。資源部根據(jù)公司檔案編號(hào)的規(guī)則，將文件進(jìn)行編號(hào)，分類存放。
3.5.3檔案信息的使用
3.5.3.1復(fù)印檔案
公司規(guī)定可按暨定的權(quán)限進(jìn)行復(fù)印檔案，但必須填寫《檔案復(fù)印記錄表》。如所復(fù)印的文件屬公司證照類，由物管公司秘書統(tǒng)一向項(xiàng)目中心行政及信息管理部辦理。
3.5.3.2檔案原件的借用
1)原則上公司檔案原件不外借，但因工作需要必須外借的檔案原件(例如辦理公司年審所需資料等)，可憑政府部門的通知填寫《檔案原件借用申請(qǐng)表》，交物管公司經(jīng)理簽批后由物管公司秘書向項(xiàng)目中心行政及信息管理部借出。
2)檔案原件外借期一般不得超過(guò)一個(gè)月。如因工作需要未能及時(shí)歸還的，須將其原因和檔案的存放地點(diǎn)知會(huì)項(xiàng)目中心檔案管理員，并由檔案管理員作出追蹤。
3)檔案借用人應(yīng)有高度責(zé)任感，保持檔案的整潔和完整，不得涂污及損壞。
3.5.3.3檔案原件的歸還
1)借用人將檔案歸還時(shí)，須經(jīng)項(xiàng)目中心檔案管理員檢查所歸還之檔案是否完整，并簽名確認(rèn)。
2)檔案管理員將《檔案原件借用申請(qǐng)表》復(fù)印件退回借用人，證明已歸還檔案，完檔案歸還手續(xù)。
3.5.3.4檔案原件的處理
由物管公司秘書統(tǒng)一交項(xiàng)目中心檔案室存檔。
4月報(bào)制度
4.1月報(bào)制度:每月25日前，各管理處以規(guī)定書面格式上報(bào)該管理處各部門工作情況至物管公司秘書。
4.2香港月報(bào)制度:每月28日前，各管理處以規(guī)定書面格式上報(bào)該管理處工作狀況至物管公司秘書及項(xiàng)目。
書寫經(jīng)驗(yàn)34人覺(jué)得有用
物業(yè)公司收發(fā)文及檔案管理行政工作制度怎么寫，這事說(shuō)起來(lái)挺復(fù)雜，但也不是完全沒(méi)章法。寫這種制度，得先把公司里的實(shí)際情況摸清楚，不然寫出來(lái)的東西就懸在半空中了。比如，公司里現(xiàn)在是怎么收發(fā)文件的？有沒(méi)有固定流程？檔案歸檔是不是亂糟糟的？
首先要搞清楚文件從哪兒來(lái)，到哪兒去。有些文件可能是政府部門下發(fā)的，有些可能是業(yè)主委員會(huì)送來(lái)的，還有些是內(nèi)部各部門傳閱的。每種文件的處理方式肯定不一樣。像政府部門發(fā)下來(lái)的文件，就得特別重視，不能隨便丟掉。可以設(shè)個(gè)專門的登記本，每次收到文件都記下來(lái)，誰(shuí)收的，什么時(shí)候收的，還得備注下大概內(nèi)容。
檔案管理這部分也得細(xì)化。檔案，平時(shí)看著不起眼，但真要用的時(shí)候找不到，那麻煩就大了。所以得給檔案做個(gè)分類，按時(shí)間、類別或者重要程度分都行。檔案柜最好標(biāo)個(gè)清楚的標(biāo)簽，這樣找起來(lái)方便。不過(guò)有時(shí)候也會(huì)遇到這種情況，檔案柜里東西太多，標(biāo)簽貼得不夠仔細(xì)，結(jié)果翻了半天才找到。
收發(fā)文這塊，得定個(gè)時(shí)間限制。比如，收到文件后兩天內(nèi)必須分發(fā)到位，不然就可能耽誤事。要是文件內(nèi)容緊急，那就得馬上通知相關(guān)負(fù)責(zé)人。但有時(shí)候也會(huì)犯點(diǎn)小糊涂，比如把文件放錯(cuò)了地方，或者忘了通知相關(guān)人員，這就需要多提醒一下大家。
文件歸檔的時(shí)候，得注意格式統(tǒng)一。像文件封面要寫清楚標(biāo)題、日期、編號(hào)什么的，不然檔案看起來(lái)亂七八糟的。有時(shí)候會(huì)碰到一些小問(wèn)題，比如封面格式不統(tǒng)一，或者編號(hào)寫得模糊不清，這就需要事先規(guī)定好格式標(biāo)準(zhǔn)。
書寫注意事項(xiàng)：
檔案室的環(huán)境也很重要。濕度太大容易讓紙張發(fā)霉，溫度太高也不行。得定期檢查檔案室的溫濕度，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)調(diào)整。不過(guò)有時(shí)候也會(huì)疏忽，比如忘了定期檢查，結(jié)果檔案受潮了，這就得吸取教訓(xùn)，以后加強(qiáng)管理。
小編友情提醒：
制度制定完不是一勞永逸的事，得不定期檢查執(zhí)行情況?？梢猿闀r(shí)間抽查一下文件收發(fā)記錄，看看有沒(méi)有遺漏或者錯(cuò)誤的地方。要是發(fā)現(xiàn)執(zhí)行不到位的情況，就得趕緊糾正過(guò)來(lái)。有時(shí)候會(huì)因?yàn)槊蛘咂渌?，?duì)這些問(wèn)題視而不見，這就需要提高警惕，確保制度能真正發(fā)揮作用。
