【第1篇】物業(yè)檔案管理制度怎么寫(xiě)900字
物業(yè)檔案管理制度（一）
1、公司各物業(yè)項(xiàng)目的檔案資料規(guī)定由物業(yè)管理公司主管（包括代理主管）負(fù)責(zé)監(jiān)督保管，由文員專職文件存檔、注記工作。
2、有關(guān)物業(yè)管理公司驗(yàn)收檔案、圖則、業(yè)主及住戶資料、管理制度、合約及附件設(shè)備設(shè)施及保養(yǎng)制度、財(cái)務(wù)報(bào)告、員工人事資料等檔案要求集中存檔，文件柜要求上鎖，未經(jīng)主管許可，他人不得動(dòng)用。
3、物業(yè)管理公司檔案資料必須按公司規(guī)定要求存檔，做到圖有袋、文有夾，報(bào)告類(lèi)文件編目錄索引，檔案類(lèi)文件有存檔文件清單及編號(hào)目錄。
4、物業(yè)管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報(bào)公司備案。
5、物業(yè)管理公司檔案在歷任主管調(diào)職、任職時(shí)應(yīng)向公司或接任者辦理移交手續(xù)、經(jīng)確認(rèn)后方可離任。
6、物業(yè)管理公司檔案日常需經(jīng)常使用部分應(yīng)復(fù)印備份，原件存放在檔案中不得隨意使用。
7、因工作需要借閱、復(fù)印專管部分檔案資料的，需經(jīng)主管書(shū)面確認(rèn)，如有違反的作泄密處理。
8、公司將定期巡查上述規(guī)定所提及之要求落實(shí)情況，對(duì)不符要求的保管責(zé)任人將作適當(dāng)處分。
9、物業(yè)管理公司檔案資料因保管不當(dāng)而導(dǎo)致遺失、泄密的，對(duì)物業(yè)管理公司有重大影響及損害物業(yè)管理公司公司利益的，公司將視情節(jié)輕重追究當(dāng)事人責(zé)任，并保留追究其法律責(zé)任的權(quán)利。
物業(yè)檔案管理制度（二）
為規(guī)范本小區(qū)業(yè)戶檔案信息的管理，不斷完善信息的內(nèi)容，使客戶檔案信息準(zhǔn)確、及時(shí)有效，便于開(kāi)展工作，同時(shí)確保資料的保存完好，特制定本管理規(guī)定：
1、辦公室負(fù)責(zé)指定接待員、檔案員負(fù)責(zé)業(yè)主檔案的信息收集、管理及整理工作；
2、專管人員須將業(yè)主的檔案資料分戶建立、逐一保存，建立統(tǒng)一目錄，同時(shí)建立電子檔備份。各類(lèi)信息詳細(xì)排列，以便查閱；
3、客戶信息檔案的內(nèi)容包括：業(yè)主收樓及驗(yàn)收文件、裝修文件、日常維修文件、繳費(fèi)文件、回訪處理文件及投訴建議等其他文件；
4、專管人員須認(rèn)真填寫(xiě)各項(xiàng)記錄表，紙文檔與電子文檔同時(shí)進(jìn)行。及時(shí)跟進(jìn)業(yè)主檔案的變更，保證信息的準(zhǔn)確性；
5、業(yè)主檔案信息應(yīng)嚴(yán)格管理，注意保密。嚴(yán)禁非相關(guān)人員查閱，以保護(hù)業(yè)主的隱私，維護(hù)公司良好形象；
6、為確保文檔安全，文件柜要做好防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)工作；
7、業(yè)主檔案永久保存，及時(shí)與業(yè)主溝通，及時(shí)變更業(yè)主信息，保證其準(zhǔn)確性。
書(shū)寫(xiě)經(jīng)驗(yàn)92人覺(jué)得有用
寫(xiě)物業(yè)檔案管理制度的時(shí)候，得先搞清楚到底要管什么，是文件歸檔還是借閱登記，或者是定期檢查之類(lèi)的。說(shuō)起來(lái)簡(jiǎn)單，但要是沒(méi)想明白就動(dòng)手寫(xiě)，很容易就漏掉關(guān)鍵點(diǎn)。比如一開(kāi)始就得明確檔案的范圍，是所有的物業(yè)管理資料都?xì)w檔，還是只針對(duì)某些重要項(xiàng)目，像業(yè)主信息、維修記錄什么的。要是范圍沒(méi)定好，后面寫(xiě)起來(lái)就會(huì)亂套。
先把目錄列出來(lái)，這個(gè)很重要，不然寫(xiě)到后面容易忘記前面寫(xiě)了什么。比如，檔案分類(lèi)、保管期限、借閱流程，還有銷(xiāo)毀程序這些，都是不能少的。不過(guò)，有些公司可能還會(huì)加上電子文檔管理這部分，畢竟現(xiàn)在大家都用電腦辦公。這里有個(gè)小提醒，就是別忘了把檔案室的環(huán)境要求也寫(xiě)進(jìn)去，溫度濕度什么的，不然檔案容易受潮發(fā)霉。
正文怎么寫(xiě)？
寫(xiě)的時(shí)候得注意條理清晰，但又不能太死板。比如關(guān)于借閱流程，可以先說(shuō)誰(shuí)有權(quán)借閱，再寫(xiě)需要填寫(xiě)哪些表格，最后才提歸還的時(shí)間要求。寫(xiě)的時(shí)候腦子里要過(guò)一遍實(shí)際操作的場(chǎng)景，這樣就不會(huì)漏掉細(xì)節(jié)。不過(guò)有時(shí)候?qū)懼鴮?xiě)著，可能會(huì)把順序搞混，比如把歸還時(shí)間寫(xiě)到了表格前面，這就有點(diǎn)麻煩了。
檔案分類(lèi)這部分得下點(diǎn)功夫，物業(yè)檔案種類(lèi)繁多，像工程維修、客服投訴、財(cái)務(wù)賬本什么的，都得分門(mén)別類(lèi)。分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)要合理，最好能跟公司的業(yè)務(wù)流程掛鉤。如果分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)不明確，檔案員在查找的時(shí)候會(huì)很頭疼。偶爾會(huì)出現(xiàn)這種情況，寫(xiě)的時(shí)候覺(jué)得分類(lèi)挺清楚的，但回頭一看才發(fā)現(xiàn)，某些類(lèi)別之間的界限模糊不清，這就得重新調(diào)整了。
保管期限這塊也不能含糊，檔案不是放著就行，得規(guī)定什么時(shí)候該銷(xiāo)毀。一般來(lái)說(shuō)，重要的檔案要保存久一點(diǎn)，比如業(yè)主合同，至少要保存十年以上。但有些日常性的文件，像某個(gè)月的水電費(fèi)清單，就沒(méi)必要存那么久。寫(xiě)這部分的時(shí)候要注意，不能光憑感覺(jué)來(lái)定期限，得參考相關(guān)的法律法規(guī)，不然出了問(wèn)題沒(méi)法交代。
至于借閱制度，既要方便又要安全?？梢砸?guī)定員工借閱檔案需要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，而且要有詳細(xì)的登記表，包括借閱人姓名、借閱日期、歸還日期什么的。不過(guò)有時(shí)候?qū)懙臅r(shí)候可能會(huì)忽略一些細(xì)節(jié)，比如沒(méi)有注明借閱期間檔案損壞的責(zé)任歸屬，這就容易引起糾紛。
最后還得強(qiáng)調(diào)一下檔案室的安全管理，防火防盜是基本要求，還要定期檢查設(shè)備，確保檔案不會(huì)丟失或損毀。如果檔案室管理不到位，那前期的所有努力都會(huì)白費(fèi)。寫(xiě)這部分的時(shí)候，可能會(huì)不小心把“防盜”寫(xiě)成“防偷”，雖然意思差不多，但聽(tīng)起來(lái)就不夠?qū)I(yè)了。
寫(xiě)管理制度的時(shí)候，最怕的就是顧此失彼，這邊寫(xiě)了那邊忘了。所以寫(xiě)完之后最好找?guī)讉€(gè)同事看看，尤其是那些經(jīng)常接觸檔案的工作人員，聽(tīng)聽(tīng)他們的意見(jiàn)，說(shuō)不定能發(fā)現(xiàn)一些被忽略的問(wèn)題。當(dāng)然，寫(xiě)的過(guò)程中也可能出現(xiàn)一些小問(wèn)題，比如用詞不當(dāng)或者句子不通順，但只要不影響理解，就不用太糾結(jié)。
【第2篇】某物業(yè)檔案管理制度怎么寫(xiě)350字
f物業(yè)檔案管理制度
一、根據(jù)人事檔案、文件檔案、資料檔案等各類(lèi)屬性不同的文件資料進(jìn)行分類(lèi)，整理、立卷，做好文件索引，歸檔存放、管理。
二、各類(lèi)檔案資料設(shè)專柜存放保管，分類(lèi)編號(hào)、編注目錄，以便查閱。
三、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示傳閱的文件，須隨文將領(lǐng)導(dǎo)批示和傳閱人簽字一并歸檔。
四、注意做好保密工作。借閱文件，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。若需抄摘或復(fù)印，應(yīng)事先請(qǐng)示，未經(jīng)批準(zhǔn)不提抄摘或復(fù)印。
五、業(yè)主檔案資料設(shè)專柜存放、保管，未經(jīng)業(yè)主許可或公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)(除本公司有關(guān)工作人員外)不得查閱或泄露業(yè)主檔案資料。
六、定時(shí)檢查、核對(duì)檔案件數(shù)，做好防蟲(chóng)、防塵、防潮、防遺失工作，發(fā)現(xiàn)異?；騺G失，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，查明原因。妥善處理。
七、對(duì)已失去作用的檔案資料要進(jìn)行銷(xiāo)毀或用碎紙機(jī)處理，銷(xiāo)毀檔案資料要經(jīng)過(guò)認(rèn)真鑒定，列出清單，送領(lǐng)導(dǎo)審批后指派專人監(jiān)銷(xiāo)，防止泄密。
書(shū)寫(xiě)經(jīng)驗(yàn)27人覺(jué)得有用
物業(yè)管理涉及到很多細(xì)節(jié)，尤其是檔案管理這塊，要是沒(méi)有一個(gè)合理的制度，時(shí)間一長(zhǎng)就容易亂套。所以寫(xiě)這樣的制度得從實(shí)際出發(fā)，結(jié)合日常工作的流程和可能出現(xiàn)的問(wèn)題去想。
檔案管理最基礎(chǔ)的就是分類(lèi)，按性質(zhì)分、按年份分，這樣找起來(lái)方便。不過(guò)也不能光想著分類(lèi)，得先把現(xiàn)有的檔案都清點(diǎn)一遍，哪些是需要長(zhǎng)期保存的，哪些是可以定期銷(xiāo)毀的，這都要提前有個(gè)底。像一些重要的合同文件，最好能備份一份電子版存檔，紙質(zhì)版也要妥善保管，別到時(shí)候找不著了。
制度里還要提到檔案借閱的事，誰(shuí)借的、什么時(shí)候歸還、用途是什么，這些都得登記清楚。要是有人借了沒(méi)按時(shí)還，就得有專人跟進(jìn)提醒。不過(guò)有時(shí)候事情多，可能偶爾會(huì)忘記記錄具體借閱人的情況，這就需要后續(xù)補(bǔ)全信息的時(shí)候特別注意核對(duì)，不然容易出紕漏。
書(shū)寫(xiě)注意事項(xiàng)：
檔案室的環(huán)境也很關(guān)鍵，溫度濕度控制得好不好直接影響檔案的壽命。制度里應(yīng)該明確要求定期檢查設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)維修。有時(shí)候工作人員可能圖省事，覺(jué)得檢查麻煩就偷懶，結(jié)果出了問(wèn)題才后悔，這樣的事也不是沒(méi)發(fā)生過(guò)。
培訓(xùn)也是制度里不可少的一部分，新員工入職時(shí)必須接受檔案管理方面的培訓(xùn)，了解基本的操作規(guī)范。但有時(shí)候培訓(xùn)內(nèi)容可能覆蓋不全，比如只講了紙質(zhì)檔案的管理，忽略了電子檔案的重要性，這就需要后續(xù)補(bǔ)充完善培訓(xùn)計(jì)劃。
小編友情提醒：
制度制定出來(lái)后不是一成不變的，得根據(jù)實(shí)際情況不斷調(diào)整優(yōu)化。像有些條款可能一開(kāi)始設(shè)計(jì)得很完美，但執(zhí)行起來(lái)才發(fā)現(xiàn)不太適用，這時(shí)候就得開(kāi)會(huì)討論修改。不過(guò)有時(shí)候因?yàn)榕侣闊?，大家可能就懶得提意?jiàn)，導(dǎo)致制度一直沿用舊版本，這是很不應(yīng)該的。
【第3篇】物業(yè)管理公司檔案資料管理制度4怎么寫(xiě)500字
物業(yè)管理公司檔案資料管理制度(4)
一、重視檔案資料的整理及管理工作，設(shè)置專職人員進(jìn)行專業(yè)化管理。
二、辦公室根據(jù)“檔案管理目標(biāo)責(zé)任”要求，按期、按年、按月、按時(shí)將公司各項(xiàng)年度方針、工作目標(biāo)、各項(xiàng)工作建立檔案，指派檔案管理人員詳細(xì)分類(lèi)，進(jìn)行歸檔。
三、檔案資料員工作職責(zé)
1、負(fù)責(zé)做好收件登記、編號(hào)、運(yùn)轉(zhuǎn)和檢查未歸檔文件的催辦工作。
2、按規(guī)定及時(shí)、正確地辦理各種資料的動(dòng)態(tài)注記。
3、按時(shí)收集好各類(lèi)檔案資料，不散失，不遺留，做好立卷歸檔，分類(lèi)要準(zhǔn)確，裝訂要工整，符合立卷標(biāo)準(zhǔn)。
4、及時(shí)制訂工作計(jì)劃和做好年終總結(jié)，特別是要做好為領(lǐng)導(dǎo)提供各種資料的參考、查找工作。
5、嚴(yán)格執(zhí)行查閱資料的規(guī)定辦法和資料保密紀(jì)律。
6、妥善保管好各類(lèi)檔案資料，嚴(yán)厲杜絕由于個(gè)人疏忽或麻痹大意而使檔案丟失及由于檔案室內(nèi)溫度不適而受潮或干燥造成的損失。
四、公、檢、法部門(mén)或房管部門(mén)和上級(jí)主管機(jī)關(guān)因辦案需要，需查閱有關(guān)房產(chǎn)資料，按規(guī)定憑介紹信查閱。
五、律師事務(wù)所要有關(guān)了解當(dāng)事人資料的，同樣按其介紹信并出示“聘請(qǐng)律師合同書(shū)”為準(zhǔn)，由資料員代為查閱，并根據(jù)不同情況采取口頭或書(shū)面方式給予回復(fù)。
書(shū)寫(xiě)經(jīng)驗(yàn)73人覺(jué)得有用
物業(yè)管理公司的檔案資料管理工作，說(shuō)起來(lái)也不是一件特別復(fù)雜的事，只要搞清楚大致的方向，再結(jié)合實(shí)際情況調(diào)整就好。檔案這一塊兒，最重要的就是分類(lèi)管理，得按照不同的類(lèi)別分開(kāi)存檔，這樣找起來(lái)方便，也顯得有條理。比如，業(yè)主檔案、物業(yè)合同、維修記錄、財(cái)務(wù)賬本這些都得單獨(dú)歸類(lèi)，不能混在一起。要是把業(yè)主的信息跟財(cái)務(wù)的賬本放一起，那到時(shí)候查個(gè)什么東西，估計(jì)得翻半天，還容易出錯(cuò)。
在檔案的存放位置上，最好能有個(gè)固定的區(qū)域，專門(mén)用來(lái)放這些資料。要是辦公空間有限，也得找個(gè)相對(duì)安全的地方，避免被老鼠咬壞或是受潮發(fā)霉。當(dāng)然了，如果條件允許的話，買(mǎi)幾個(gè)鐵皮柜子裝檔案是最穩(wěn)妥的辦法，既能防塵，又能防火。不過(guò)，有些人圖省事，直接把檔案堆在角落里，時(shí)間一長(zhǎng)，就忘了里面裝的是什么，這其實(shí)是很不好的習(xí)慣。
說(shuō)到檔案的借閱，這就需要制定一個(gè)明確的規(guī)定。誰(shuí)想看檔案，得經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才行。而且每次借出去的時(shí)候，都要登記好借閱人的名字、借閱的時(shí)間以及預(yù)計(jì)歸還的時(shí)間。要是有人借了之后忘記還，那麻煩就大了，檔案可能就找不回來(lái)了。還有，檔案室的鑰匙也不能隨便給誰(shuí)都行，得由專人負(fù)責(zé)保管，不能誰(shuí)想進(jìn)就能進(jìn)。
文件的整理也是個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)，尤其是那些經(jīng)常要用到的文件，得確保最新的版本在最顯眼的位置。有時(shí)候文件更新了，舊的版本如果不及時(shí)處理掉，就可能引起誤會(huì)。比如，物業(yè)費(fèi)的標(biāo)準(zhǔn)變了，可還有人拿著老版本去交費(fèi)，這就不太好辦了。所以，文件更新后，舊的版本要么銷(xiāo)毀，要么放到專門(mén)的地方保存起來(lái)。
檔案的安全性也很重要，除了物理上的防盜防火措施外，還得注意電子文檔的安全。現(xiàn)在大家都離不開(kāi)電腦，很多文件都是電子版的，要是不小心泄露出去，后果可是很?chē)?yán)重的。因此，電子檔案的權(quán)限設(shè)置一定要合理，不是所有人都能隨意查看或者修改的。還有，定期備份電子檔案也是一個(gè)不錯(cuò)的辦法，萬(wàn)一硬盤(pán)壞了或者是系統(tǒng)崩潰了，至少還有備份可以恢復(fù)。
小編友情提醒：
檔案管理人員的責(zé)任心也很關(guān)鍵。畢竟檔案管理的工作不是一兩天就能做好的，需要長(zhǎng)期堅(jiān)持下去。如果管理人員不夠認(rèn)真負(fù)責(zé)，檔案就會(huì)變得亂七八糟，甚至丟失。所以，公司在選擇檔案管理人員的時(shí)候，一定要慎重，不僅要考察他們的專業(yè)能力，還要看看他們是不是細(xì)心、踏實(shí)的那種人。
【第4篇】物業(yè)公司收發(fā)文及檔案管理行政工作制度怎么寫(xiě)2000字
物業(yè)公司行政工作制度:收發(fā)文及檔案管理
3收發(fā)文及檔案管理
3.1文件定義
3.1.1本規(guī)定所提的文件是指:證照、合同、函件、圖紙、傳真、以部門(mén)/管理處/物管公司名義發(fā)出的電子郵件等文件。
3.1.2公司正式文件不可以電子郵件方式傳遞，即收到和發(fā)出的電子郵件不具有法律效力。
3.2收發(fā)文管理
3.2.1收文
3.2.1.1收到的文件(包括通過(guò)前臺(tái)之外來(lái)文件，以及內(nèi)部各部門(mén)/管理處文件(密件除外)，由物管公司秘書(shū)或各管理處行政人員負(fù)責(zé)收文登記;另物管公司秘書(shū)必須在項(xiàng)目管理中心內(nèi)部網(wǎng)頁(yè)進(jìn)行收文登記。無(wú)具體收文部門(mén)的文件，由資源部負(fù)責(zé)收文登記。
3.2.1.2收文登記后，及時(shí)報(bào)公司總經(jīng)理/管理處主任或授權(quán)人簽署意見(jiàn)，再轉(zhuǎn)交收件人/跟進(jìn)人處理。無(wú)總經(jīng)理/管理處主任簽署意見(jiàn)的文件，可不予處理。
3.2.1.3文件執(zhí)行或處理完畢后，由收件物管公司秘書(shū)/管理處行政人員存檔，重要的文件正文(如有)物管公司秘書(shū)須定期交到檔案室歸檔。
3.2.1.4管理處行政人員負(fù)責(zé)每月填寫(xiě)《收文登記表》。
3.3發(fā)件
3.3.1起草:由需要發(fā)件的部門(mén)/管理處起草文件。
3.3.2編號(hào):對(duì)外公文由物管公司秘書(shū)上公司網(wǎng)登記索取編號(hào)。管理處內(nèi)部發(fā)文由管理處行政人員負(fù)責(zé)統(tǒng)一編號(hào)及填寫(xiě)《發(fā)文登記表》。
3.3.3打印:由發(fā)文部門(mén)/管理處負(fù)責(zé)。
3.3.4校對(duì)、簽署
由發(fā)文部門(mén)/管理處負(fù)責(zé)，部門(mén)/管理處/物管公司歸檔的文件需有發(fā)件人、管理處主任及物管公司總經(jīng)理的簽名;以管理處名義發(fā)出的電子郵件，則打印后由管理處主任簽名，留作歸檔。
3.3.5申請(qǐng)蓋章
由物管公司秘書(shū)負(fù)責(zé)申請(qǐng)蓋物管公司公章，按項(xiàng)目中心有關(guān)圖章的管理規(guī)定執(zhí)行，文件的審批件由項(xiàng)目中心行政及信息管理部負(fù)責(zé)歸檔。
3.3.6發(fā)出:由發(fā)件部門(mén)/管理處負(fù)責(zé)，并作出發(fā)文、簽收登記。
3.3.7內(nèi)部傳閱
收件人依據(jù)傳閱批示盡快傳閱，不應(yīng)拖延。傳閱并簽名后的文件，交回歸檔。
3.3.8歸檔
具有保存價(jià)值的文件物管公司秘書(shū)應(yīng)及時(shí)移交給項(xiàng)目中心資源部檔案室;其他文件由物管公司秘書(shū)和各管理處行政人員負(fù)責(zé)保管和處理，做好文件類(lèi)別、保存份數(shù)、存放方式和存放地址等情況的登記。
3.3.9管理處行政人員負(fù)責(zé)每月填寫(xiě)管理處的《發(fā)文登記表》。
3.4文件保管及處理
3.4.1物管公司秘書(shū)及各管理處行政人員負(fù)責(zé)文件的保管工作。
3.4.2管理處秘書(shū)/各管理處行政人員將所有收、發(fā)的文件按不同的類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)，具體類(lèi)別根據(jù)各自的具體情況制定，做到科學(xué)、系統(tǒng)、方便查閱和處理。并需將各自的文件分類(lèi)的類(lèi)別規(guī)則，每年一次或有改變時(shí)報(bào)物管公司資源部備案。
3.4.3文件必須存放在文件柜等安全的地方，不得隨意或雜亂地堆放。
3.4.4定期組織清理文件(每年的6月和12月)。由各管理處指定專人負(fù)責(zé)，根據(jù)文件的內(nèi)容和重要性，界定文件的存放期限和處理方法，例如:
3.4.4.1對(duì)于保管期限已到的文件，集中銷(xiāo)毀，并做好注銷(xiāo)的登記手續(xù)，包括文件名稱、文件日期、來(lái)文單位/收文單位、文件編號(hào)、存放期限、注銷(xiāo)日期、注銷(xiāo)負(fù)責(zé)人、注銷(xiāo)批準(zhǔn)人(管理處主任/物管公司經(jīng)理)等;
3.4.4.2對(duì)于保管期限未到、但不是經(jīng)常使用的文件，按類(lèi)別進(jìn)行釘裝、打包，集中存放到另外指定的位置上;
3.5檔案管理
3.5.1文件的移交
3.5.1.1對(duì)于各部門(mén)/管理處在工作中形成的、具有保存價(jià)值的文件材料應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)由物管公司秘書(shū)移交至項(xiàng)目管理中心檔案室，具體移交期限如下:
3.5.1.2重要文件如公司/管理處證書(shū)、合同、及其他法律文件，應(yīng)在辦妥后一周內(nèi)由物管公司秘書(shū)移交項(xiàng)目管理中心檔案室。
3.5.1.3一般工作性文件，可按工作進(jìn)度作階段性定期移交。
3.5.1.4文件移交人將符合歸檔條件的文件整理后，填寫(xiě)申請(qǐng)，交到項(xiàng)目管理中心檔案管理員處，檔案管理員清點(diǎn)無(wú)誤后，予以簽名確認(rèn)。
3.5.2檔案的保管
公司的檔案由資源部指定專人進(jìn)行保管，一般雇員不得私自保留檔案。資源部根據(jù)公司檔案編號(hào)的規(guī)則，將文件進(jìn)行編號(hào)，分類(lèi)存放。
3.5.3檔案信息的使用
3.5.3.1復(fù)印檔案
公司規(guī)定可按暨定的權(quán)限進(jìn)行復(fù)印檔案，但必須填寫(xiě)《檔案復(fù)印記錄表》。如所復(fù)印的文件屬公司證照類(lèi)，由物管公司秘書(shū)統(tǒng)一向項(xiàng)目中心行政及信息管理部辦理。
3.5.3.2檔案原件的借用
1)原則上公司檔案原件不外借，但因工作需要必須外借的檔案原件(例如辦理公司年審所需資料等)，可憑政府部門(mén)的通知填寫(xiě)《檔案原件借用申請(qǐng)表》，交物管公司經(jīng)理簽批后由物管公司秘書(shū)向項(xiàng)目中心行政及信息管理部借出。
2)檔案原件外借期一般不得超過(guò)一個(gè)月。如因工作需要未能及時(shí)歸還的，須將其原因和檔案的存放地點(diǎn)知會(huì)項(xiàng)目中心檔案管理員，并由檔案管理員作出追蹤。
3)檔案借用人應(yīng)有高度責(zé)任感，保持檔案的整潔和完整，不得涂污及損壞。
3.5.3.3檔案原件的歸還
1)借用人將檔案歸還時(shí)，須經(jīng)項(xiàng)目中心檔案管理員檢查所歸還之檔案是否完整，并簽名確認(rèn)。
2)檔案管理員將《檔案原件借用申請(qǐng)表》復(fù)印件退回借用人，證明已歸還檔案，完檔案歸還手續(xù)。
3.5.3.4檔案原件的處理
由物管公司秘書(shū)統(tǒng)一交項(xiàng)目中心檔案室存檔。
4月報(bào)制度
4.1月報(bào)制度:每月25日前，各管理處以規(guī)定書(shū)面格式上報(bào)該管理處各部門(mén)工作情況至物管公司秘書(shū)。
4.2香港月報(bào)制度:每月28日前，各管理處以規(guī)定書(shū)面格式上報(bào)該管理處工作狀況至物管公司秘書(shū)及項(xiàng)目。
書(shū)寫(xiě)經(jīng)驗(yàn)33人覺(jué)得有用
物業(yè)公司收發(fā)文及檔案管理行政工作制度怎么寫(xiě)，這事說(shuō)起來(lái)挺復(fù)雜，但也不是完全沒(méi)章法。寫(xiě)這種制度，得先把公司里的實(shí)際情況摸清楚，不然寫(xiě)出來(lái)的東西就懸在半空中了。比如，公司里現(xiàn)在是怎么收發(fā)文件的？有沒(méi)有固定流程？檔案歸檔是不是亂糟糟的？
首先要搞清楚文件從哪兒來(lái)，到哪兒去。有些文件可能是政府部門(mén)下發(fā)的，有些可能是業(yè)主委員會(huì)送來(lái)的，還有些是內(nèi)部各部門(mén)傳閱的。每種文件的處理方式肯定不一樣。像政府部門(mén)發(fā)下來(lái)的文件，就得特別重視，不能隨便丟掉。可以設(shè)個(gè)專門(mén)的登記本，每次收到文件都記下來(lái)，誰(shuí)收的，什么時(shí)候收的，還得備注下大概內(nèi)容。
檔案管理這部分也得細(xì)化。檔案，平時(shí)看著不起眼，但真要用的時(shí)候找不到，那麻煩就大了。所以得給檔案做個(gè)分類(lèi)，按時(shí)間、類(lèi)別或者重要程度分都行。檔案柜最好標(biāo)個(gè)清楚的標(biāo)簽，這樣找起來(lái)方便。不過(guò)有時(shí)候也會(huì)遇到這種情況，檔案柜里東西太多，標(biāo)簽貼得不夠仔細(xì)，結(jié)果翻了半天才找到。
收發(fā)文這塊，得定個(gè)時(shí)間限制。比如，收到文件后兩天內(nèi)必須分發(fā)到位，不然就可能耽誤事。要是文件內(nèi)容緊急，那就得馬上通知相關(guān)負(fù)責(zé)人。但有時(shí)候也會(huì)犯點(diǎn)小糊涂，比如把文件放錯(cuò)了地方，或者忘了通知相關(guān)人員，這就需要多提醒一下大家。
文件歸檔的時(shí)候，得注意格式統(tǒng)一。像文件封面要寫(xiě)清楚標(biāo)題、日期、編號(hào)什么的，不然檔案看起來(lái)亂七八糟的。有時(shí)候會(huì)碰到一些小問(wèn)題，比如封面格式不統(tǒng)一，或者編號(hào)寫(xiě)得模糊不清，這就需要事先規(guī)定好格式標(biāo)準(zhǔn)。
書(shū)寫(xiě)注意事項(xiàng)：
檔案室的環(huán)境也很重要。濕度太大容易讓紙張發(fā)霉，溫度太高也不行。得定期檢查檔案室的溫濕度，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)調(diào)整。不過(guò)有時(shí)候也會(huì)疏忽，比如忘了定期檢查，結(jié)果檔案受潮了，這就得吸取教訓(xùn)，以后加強(qiáng)管理。
小編友情提醒：
制度制定完不是一勞永逸的事，得不定期檢查執(zhí)行情況?？梢猿闀r(shí)間抽查一下文件收發(fā)記錄，看看有沒(méi)有遺漏或者錯(cuò)誤的地方。要是發(fā)現(xiàn)執(zhí)行不到位的情況，就得趕緊糾正過(guò)來(lái)。有時(shí)候會(huì)因?yàn)槊蛘咂渌?，?duì)這些問(wèn)題視而不見(jiàn)，這就需要提高警惕，確保制度能真正發(fā)揮作用。
【第5篇】物業(yè)顧問(wèn)咨詢資料、檔案管理制度怎么寫(xiě)700字
物業(yè)項(xiàng)目顧問(wèn)咨詢資料、檔案管理制度
為使公司顧問(wèn)管理工作有效進(jìn)行，加強(qiáng)公司顧問(wèn)資料和檔案的管理，確保公司顧問(wèn)資料、檔案的保密性，現(xiàn)制定以下管理制度:
一、顧問(wèn)咨詢資料分為共用資料與項(xiàng)目資料兩大類(lèi)。共用資料包括:專業(yè)書(shū)籍、法規(guī)、技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、圖集大樣、設(shè)備樣本圖冊(cè)、園林圖集、建筑風(fēng)格圖集、戶型圖集、氣象資料、新技術(shù)新成果、公司規(guī)章制度、iso9001、iso14001體系文件等。項(xiàng)目資料為每個(gè)項(xiàng)目咨詢服務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的全部資料的集合。如該項(xiàng)目來(lái)往文件、公函、提供的資料樣本、項(xiàng)目咨詢規(guī)劃、物業(yè)管理策劃與設(shè)計(jì)、顧問(wèn)建議書(shū)、咨詢實(shí)施細(xì)則、物業(yè)管理過(guò)程實(shí)施方案、項(xiàng)目圖紙、照片等。
二、共用資料宜做成數(shù)據(jù)庫(kù)，以方便查找。項(xiàng)目資料應(yīng)按項(xiàng)目分類(lèi)歸檔，需用電子文檔和書(shū)面文檔兩種方式進(jìn)行保存，由專人進(jìn)行管理。
三、項(xiàng)目資料的電子文檔需建立專門(mén)的子目錄進(jìn)行管理，目錄按歷史項(xiàng)目、在管項(xiàng)目、前期項(xiàng)目三類(lèi)劃分，每個(gè)項(xiàng)目?jī)?nèi)文件按性質(zhì)進(jìn)行分類(lèi)存檔。
四、書(shū)面顧問(wèn)資料的借閱，需在顧問(wèn)咨詢部辦理借閱手續(xù)。重要、保密資料需經(jīng)過(guò)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。
五、對(duì)顧問(wèn)咨詢資料電子文檔或數(shù)據(jù)庫(kù)由咨詢部主管設(shè)置相應(yīng)權(quán)限，使用人員在得到咨詢部主管同意后方可進(jìn)入該文件。
六、同一項(xiàng)目的資料，由發(fā)件人在使用完畢后將其歸納入相應(yīng)的目錄。
七、顧問(wèn)項(xiàng)目結(jié)束，該項(xiàng)目所有顧問(wèn)資料轉(zhuǎn)移至歷史資料目錄統(tǒng)一進(jìn)行管理。
八、對(duì)發(fā)展商發(fā)給公司的各種傳真件，接收人員需將其復(fù)印后按項(xiàng)目存檔，特別是對(duì)于發(fā)展商對(duì)公司所給文件的簽收回執(zhí)，更應(yīng)注意保存其原始記錄。
九、未得到公司同意，任何人員不得將公司顧問(wèn)資料進(jìn)行拷貝和復(fù)印。
書(shū)寫(xiě)經(jīng)驗(yàn)71人覺(jué)得有用
物業(yè)顧問(wèn)在編寫(xiě)管理制度的時(shí)候，得結(jié)合自己的專業(yè)背景和實(shí)際經(jīng)驗(yàn)才行。像這類(lèi)制度文件，開(kāi)頭最好先把適用范圍說(shuō)清楚，比如哪些部門(mén)需要遵守，具體到哪個(gè)項(xiàng)目或者區(qū)域，這樣能避免后續(xù)執(zhí)行時(shí)產(chǎn)生不必要的爭(zhēng)議。當(dāng)然，這里有個(gè)小地方需要注意，有些人在起草時(shí)可能因?yàn)槭韬霭选斑m用范圍”寫(xiě)成了“使用范圍”，雖然發(fā)音差不多，但意義完全不同，這點(diǎn)得特別留意。
接著就是明確管理目標(biāo)，這部分內(nèi)容得寫(xiě)得具體些，不能太籠統(tǒng)。比如，管理目標(biāo)不是簡(jiǎn)單的“提高效率”，而是要細(xì)化到具體的指標(biāo)上去，比如檔案歸檔的及時(shí)率要達(dá)到多少，資料借閱的審批流程要在多長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)完成。有時(shí)候?qū)懽髡邥?huì)在這里犯?jìng)€(gè)不大不小的錯(cuò)誤，比如把“及時(shí)率”誤寫(xiě)為“準(zhǔn)時(shí)率”，從字面上看差別不大，但實(shí)際含義卻變了，這需要反復(fù)檢查。
關(guān)于檔案分類(lèi)，可以根據(jù)不同的類(lèi)型進(jìn)行劃分，像合同類(lèi)、財(cái)務(wù)類(lèi)、工程類(lèi)等。每個(gè)類(lèi)別下的資料都有各自的保管期限，這個(gè)得提前做好規(guī)劃。不過(guò)在制定這些細(xì)則的時(shí)候，有的人可能會(huì)忽略掉一些細(xì)節(jié)，比如沒(méi)有考慮到某些特殊項(xiàng)目的檔案可能需要長(zhǎng)期保存，結(jié)果導(dǎo)致分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)不夠全面。這種問(wèn)題往往是在后期使用過(guò)程中才會(huì)被發(fā)現(xiàn)，所以前期調(diào)研工作一定要到位。
在檔案借閱這一塊，要規(guī)定清楚申請(qǐng)人的權(quán)限等級(jí)，不同級(jí)別的人員能查閱的信息范圍是不一樣的。同時(shí)，還要設(shè)立一個(gè)登記臺(tái)賬，記錄每次借閱的時(shí)間、用途以及歸還情況。這里有個(gè)小問(wèn)題需要注意，有些人可能會(huì)忘記在臺(tái)賬設(shè)計(jì)時(shí)加入電子版?zhèn)浞莨δ埽@樣一旦紙質(zhì)版丟失或損壞，就很難還原相關(guān)信息了。
對(duì)于檔案的銷(xiāo)毀處理，也必須有嚴(yán)格的程序。超過(guò)保存年限的檔案不能隨意丟棄，必須經(jīng)過(guò)審核小組確認(rèn)后才能銷(xiāo)毀。有時(shí)候工作人員在執(zhí)行這項(xiàng)任務(wù)時(shí)可能會(huì)出點(diǎn)小差錯(cuò)，比如沒(méi)有仔細(xì)核對(duì)清單就直接銷(xiāo)毀，這會(huì)導(dǎo)致一些重要的歷史數(shù)據(jù)永久丟失。因此，建議設(shè)立雙人復(fù)核機(jī)制，確保萬(wàn)無(wú)一失。
小編友情提醒：
管理制度的實(shí)施離不開(kāi)監(jiān)督考核?？梢远ㄆ诮M織內(nèi)部審計(jì)，檢查各部門(mén)是否嚴(yán)格按照規(guī)定執(zhí)行。如果發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，要及時(shí)反饋給相關(guān)責(zé)任人，并督促其整改。當(dāng)然，這里有一個(gè)小隱患，有些企業(yè)在考核環(huán)節(jié)做得不夠細(xì)致，只注重結(jié)果而忽視了過(guò)程監(jiān)控，這就容易導(dǎo)致部分員工鉆空子，影響整體效果。
【第6篇】物業(yè)公司檔案管理制度格式怎樣的怎么寫(xiě)1000字
物業(yè)公司檔案管理制度
一、公司檔案由出納統(tǒng)一管理，各部門(mén)需要的檔案可申請(qǐng)復(fù)印件。
二、檔案按以下分類(lèi):工程圖紙、合同、音像資料、相冊(cè)、表格、制度、公文、會(huì)議記錄、傳真、通告、剪報(bào)、政府文件、資料、人事檔案等。
三、檔案資料的收集、整理、存檔依照下列格式:( ) [ ] ()────── ─ -------企業(yè)名稱(縮寫(xiě))部門(mén) 文種 時(shí)間 編號(hào)密級(jí):a.機(jī)密文件:公司章程、股東會(huì)、董事會(huì)紀(jì)要、決議，重大業(yè)務(wù)合同函件、會(huì)議紀(jì)要、a級(jí)財(cái)務(wù)資料(財(cái)務(wù)報(bào)表、驗(yàn)資報(bào)告、重要函件)、資產(chǎn)類(lèi)權(quán)證、重大項(xiàng)目可行性報(bào)告、政府重要批文、企業(yè)歷史文獻(xiàn)。
b.普通文件:除a級(jí)外的文件均屬b級(jí)。
四、原則上所有資料應(yīng)以原件存檔，當(dāng)存檔資料確因客觀因素而不能存放原件時(shí)，可用復(fù)印件替代，但須附頁(yè)說(shuō)明原件所在處及不能存留原件的原因。
五、歸檔資料必須準(zhǔn)確做好文件索引。
建檔立卷按永久、長(zhǎng)期、短期分別組卷;
卷內(nèi)文件應(yīng)把正文和底稿、文件和 、請(qǐng)示和批復(fù)放在一起，卷內(nèi)頁(yè)號(hào)一律在右下角。
六、案卷裝訂前應(yīng)拆除金屬物，做好文件材料的檢查，如對(duì)破損或褪色的材料，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制，裝訂部位過(guò)窄或有字跡的材料，要用紙加襯邊;
紙面過(guò)大的書(shū)寫(xiě)材料，按宗卷大小折疊整齊，對(duì)字跡難以辨認(rèn)的材料，應(yīng)附上抄件，案卷標(biāo)題要標(biāo)明相關(guān)署名、部門(mén)、問(wèn)題等，文字要求簡(jiǎn)練、確切;
用鋼筆書(shū)寫(xiě)，字跡端正。
七、案卷按機(jī)構(gòu)、年代排列，永久與長(zhǎng)、短期案卷分開(kāi)保管，編上順序號(hào)及注明存放案卷年號(hào)與卷號(hào)。
八、注意做好保密工作，存放檔案的門(mén)窗要堅(jiān)固，并做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠蟲(chóng)、防高溫、防強(qiáng)光等措施。
九、每年定期對(duì)檔案材料的數(shù)量、保管等情況進(jìn)行一次檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取補(bǔ)救措施，確保檔案的安全。
十、借閱文件檔案(包括資料)，必須由借閱人填寫(xiě)借閱單，經(jīng)公司總經(jīng)理審批，財(cái)務(wù)資料同時(shí)須經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理審批，辦理借閱手續(xù)，a級(jí)檔案須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方能借閱;
b級(jí)檔案由副總經(jīng)理批準(zhǔn)借閱。
十一、裝訂成冊(cè)的檔案不出借，只供現(xiàn)場(chǎng)查閱，未立卷的文件及資料可出借。
十二、查閱檔案的人員必須愛(ài)護(hù)文件檔案，不得隨便攜帶或轉(zhuǎn)借他人閱讀。
做好檔案的安全和保密，不得擅自涂改、勾畫(huà)、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影、轉(zhuǎn)借或損壞。
否則，將追究當(dāng)事人責(zé)任;
如確需復(fù)印、摘抄等須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可。
十三、查閱的文件檔案交還時(shí)，必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)處理。
十四、對(duì)摘抄卷內(nèi)檔案，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意。
對(duì)摘抄的材料應(yīng)進(jìn)行審查、簽章。
書(shū)寫(xiě)經(jīng)驗(yàn)46人覺(jué)得有用
物業(yè)公司做檔案管理的時(shí)候，制度挺重要的，畢竟檔案關(guān)乎到好多事情，要是沒(méi)個(gè)好規(guī)矩，后面出了問(wèn)題就麻煩了。寫(xiě)管理制度的時(shí)候，得先把檔案分類(lèi)搞清楚，像財(cái)務(wù)類(lèi)的、合同類(lèi)的、業(yè)主信息類(lèi)的，這些都得分開(kāi)存檔。分類(lèi)好了，接下來(lái)就是怎么保管的問(wèn)題，檔案室的溫度濕度得控制好，太潮了紙張容易發(fā)霉，太干了又容易脆化，這個(gè)細(xì)節(jié)很重要。
文件歸檔的時(shí)候，得有個(gè)統(tǒng)一的編號(hào)規(guī)則，不然到時(shí)候想找某個(gè)文件，翻半天找不到，那效率就低了。編號(hào)可以結(jié)合年份、類(lèi)別和流水號(hào)，這樣找起來(lái)方便。比如今年簽的一個(gè)合同，就可以編成“2025-c-001”，c代表合同類(lèi)。不過(guò)有時(shí)候?qū)懢幪?hào)的時(shí)候，可能會(huì)不小心多寫(xiě)或者少寫(xiě)一個(gè)數(shù)字，這就需要仔細(xì)檢查一下。
檔案借閱這塊也得有規(guī)定，誰(shuí)想借什么檔案，借多久，都得登記清楚。員工借檔案的時(shí)候，最好讓他們簽個(gè)字，表明已經(jīng)看過(guò)并且會(huì)妥善保管，要是丟了或者弄壞了，也好追究責(zé)任。有時(shí)候員工借檔案，可能因?yàn)橼s時(shí)間，隨手一放就忘了歸還，這種情況就得提前說(shuō)好，不然檔案室就會(huì)亂套。
檔案銷(xiāo)毀這部分也不能忽略，有些檔案過(guò)了保存年限就沒(méi)必要留著了，這時(shí)候就得按照流程來(lái)，不能隨便扔掉。銷(xiāo)毀前得有人核查確認(rèn)，確保沒(méi)有重要信息遺漏。不過(guò)有時(shí)候核查的時(shí)候，可能會(huì)漏掉一些關(guān)鍵點(diǎn)，這就得提醒相關(guān)人員一定要認(rèn)真對(duì)待。
管理制度寫(xiě)完后，別光顧著放在那兒，還得定期檢查更新，因?yàn)楣緲I(yè)務(wù)在變，檔案管理的方式也可能跟著調(diào)整。要是制度長(zhǎng)期不變，跟不上形勢(shì)，那等于形同虛設(shè)。偶爾也會(huì)遇到一些情況，比如新來(lái)的同事不太了解制度，就按自己的想法來(lái)處理檔案，結(jié)果就出了差錯(cuò)，所以培訓(xùn)新員工的時(shí)候，這部分內(nèi)容得講清楚。
