【第1篇】檔案管理制度范本怎么寫1650字
一，檔案人員崗位責(zé)任制
1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行《檔案法》及黨和國家檔案工作的方針，政策.
2.熱愛檔案事業(yè)，努力提高政治思想，科學(xué)文化和檔案業(yè)務(wù)水平，不斷進行檔案理論和業(yè)務(wù)研究，以保證工作任務(wù)的順利完成，適應(yīng)改革的需要.
3.熟悉本單位業(yè)務(wù)，了解工作活動和文件材料形成情況，積極協(xié)助搞好本單位的文書處理工作，使應(yīng)歸檔文件齊全，完整，為檔案工作打好基礎(chǔ).
4.負責(zé)管理本單位的全部檔案，材料，編制案卷目錄，專題目錄，人名卡片等必要的檢索工具和參考資料，積極為各方面提供服務(wù)，使檔案的利用快，準(zhǔn)，全，充分發(fā)揮檔案的社會效益和經(jīng)濟效益.
5.督促和協(xié)助搞好本單位文書部門和業(yè)務(wù)部門的立卷歸檔工作，案卷質(zhì)量達到規(guī)范化，標(biāo)準(zhǔn)化.
6.負責(zé)本單位和所轄單位檔案工作的指導(dǎo)，監(jiān)督與檢查，每年組織檔案人員業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)一至二次，不斷提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì).
7.認(rèn)真做好檔案的收集，整理，保管，鑒定，統(tǒng)計，利用，保護等項工作.
8.積極做好檔案，資料的征集工作，不斷豐富檔案內(nèi)容，為黨和國家積累檔案史料.
9.堅守崗位，忠于職守，認(rèn)真執(zhí)行檔案工作的各項制度.
10.不斷向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報工作情況，取得領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持.
11.模范遵守黨和國家的保密規(guī)定，嚴(yán)格保守黨和國家的機密.
12.積極參加上級檔案局組織的各項業(yè)務(wù)活動.按時向上級檔案館移交檔案.
13.檔案人員調(diào)動時，嚴(yán)格辦理交接手續(xù)，手續(xù)辦理之前不得離開工作崗位.
二，檔案保密制度
黨和國家工作人員，均應(yīng)遵守以下保密制度:
1.個人所借閱的檔案，資料不得隨意攜帶外出.對機密檔案內(nèi)容不得隨意向外泄露.
2.查閱檔案時，只能按介紹信指明的內(nèi)容查閱，不得翻閱無關(guān)部分.
3.私人通信，電話，個人筆記本，私人間的談話，不得涉及檔案的機密.
4.不準(zhǔn)在庫房內(nèi)接待賓朋親友，談話聊天.
5.保密工作要列入有關(guān)人員崗位責(zé)任制或與經(jīng)濟責(zé)任制掛鉤，因失職或有意失密，泄密及違反保密制度者，要按《檔案法》和保密規(guī)定論處.
三，檔案借閱制度
1.外單位查，借閱檔案者，須持單位介紹信，寫明借閱者的姓名，政治面貌，查檔內(nèi)容和目的.本單位借閱者也應(yīng)說明目的.
2.利用檔案，一般得經(jīng)檔案室負責(zé)同志批準(zhǔn).重要的須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理登記手續(xù).
3.對已歸檔的文件，一般在檔案室查閱.須借出時經(jīng)批準(zhǔn)方可.借閱檔案用完后，應(yīng)及時送還，如超過借閱時間，須重新辦理手續(xù).
4.借閱檔案時，應(yīng)注意愛護，嚴(yán)禁涂劃，拆損，更不得抽換，遺失.不經(jīng)檔案室同意，不準(zhǔn)公布，翻印，拍照，轉(zhuǎn)借，私抄，如需摘抄，復(fù)制，須經(jīng)批準(zhǔn)的負責(zé)人同意，作憑證材料時，加蓋圖章后方有效.
5.查，借閱檔案者，要嚴(yán)格執(zhí)行黨和國家的保密規(guī)定，如有損壞，丟失，按照《檔案法》和《保密條例》之有關(guān)規(guī)定處理.
6.凡經(jīng)查，借檔案解決了較大問題，取得了顯著效益者，利用者要及時將情況反饋給檔案管理人員.檔案人員要主動，及時地收集檔案利用情況.
四，檔案鑒定與銷毀制度
1.對各種檔案的保管期限，密級，必須進行'隨時'或'定期'的鑒定，對須鑒定的檔案，由檔案部門和業(yè)務(wù)部門提出意見，本單位檔案鑒定委員會組織有關(guān)人員共同審定，提出鑒定報告，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行.
2.對已失去利用價值的檔案，刪除銷毀時，必須填寫銷毀登記表，連同鑒定報告和領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)手續(xù)，一并存檔備查.執(zhí)行銷毀任務(wù)時，必須由單位領(lǐng)導(dǎo)指定的監(jiān)銷人員監(jiān)銷，監(jiān)銷人不得少于二人，并在銷毀登記表上簽字.
3.銷毀檔案時，可采取兩種法:一是就地焚燒，二是在監(jiān)銷人員的監(jiān)督下送造紙廠銷毀.
五，立卷歸檔制度
1.根據(jù)歸檔范圍，按照文件材料形成自然規(guī)律和相互之間的聯(lián)系，以分門別類，便于保存和查找'的原則，搞好立卷歸檔工作.
2.凡屬本單位在工作活動中形成和使用的具有查考利用價值的各種文件，圖表，聲像，實物等，均由文書部門或業(yè)務(wù)部門進行收集，積累，立卷歸檔.
3.依照《檔案保管期限表》對歸檔的文件材料劃分為永久，長期，短期三種期限，分別立卷，編目，存放.
4.歸檔的案卷符合規(guī)范化要求.案卷質(zhì)量達到:文件材料齊全完整，分類準(zhǔn)確，組卷合理，卷內(nèi)文件排列科學(xué)系統(tǒng)，保管期限劃分準(zhǔn)確，標(biāo)題簡明確切，卷內(nèi)目錄完整，書寫工整，裝訂結(jié)實，整齊美觀，案卷排列合理.
5.文書立卷歸檔每年一次.三月份完成上年度的文件材料的收集工作，四月份立卷歸檔完畢，編制移交目錄一式兩份，移交檔案室統(tǒng)一保管.各專業(yè)檔案的歸檔可按各專業(yè)有關(guān)規(guī)定執(zhí)行.
書寫經(jīng)驗95人覺得有用
檔案管理這事，得結(jié)合實際情況去制定，不能一概而論。先得明確誰來管這事，是某個部門全權(quán)負責(zé)，還是幾個部門協(xié)同合作。要是單個部門管，那這個部門就得有專門的負責(zé)人，負責(zé)日常的檔案接收、分類、歸檔這些工作。要是多部門合作，那就要有個牽頭的單位，其他部門配合。
比如，檔案接收這塊兒，得有個登記制度。每次收到新的檔案，都得記清楚時間、來源、內(nèi)容概要什么的。這個登記表最好能涵蓋所有關(guān)鍵信息，方便以后查閱。不過有時候表格設(shè)計得復(fù)雜了，反而會讓工作人員覺得麻煩，這就需要在實用性和簡潔性之間找到平衡點。
檔案分類也很重要，得根據(jù)內(nèi)容性質(zhì)來分，像有的按時間分，有的按項目分，還有的按部門分。分類標(biāo)準(zhǔn)一旦確定了，就別輕易改動，不然檔案管理起來會很混亂。不過有時候因為業(yè)務(wù)調(diào)整，分類標(biāo)準(zhǔn)可能得改，這時候就得提前通知相關(guān)人員，讓大家心里有數(shù)。
歸檔的時候，得確保檔案的安全性和完整性。安全，就是防止檔案丟失或者損壞，得有專門的地方存放，還得定期檢查環(huán)境條件，比如溫度濕度什么的。完整性就是說檔案的內(nèi)容不能缺頁少項，這需要接收的時候仔細核對，但有時候忙起來，核對環(huán)節(jié)可能會被忽略，這就容易出問題。
借閱檔案這塊兒，得有嚴(yán)格的審批流程。不是什么人都能隨便借閱的，得根據(jù)檔案的重要程度設(shè)置不同的權(quán)限。不過有時候?qū)徟鞒烫爆嵙?，辦事效率就會降低，這就得在便捷性和安全性之間找平衡。
檔案銷毀也是個大事，不能想銷毀就銷毀。得有專門的鑒定小組來評估，看哪些檔案確實沒保存價值了，才能銷毀。但有時候鑒定小組的意見可能會不統(tǒng)一，這就需要領(lǐng)導(dǎo)層來拍板決定。銷毀的時候也得有記錄，不能糊里糊涂地就把檔案給處理了。
【第2篇】駕駛員安全行車檔案管理制度怎么寫950字
為規(guī)范駕駛員行車安全，進一步完善駕駛員行車安全檔案管理，結(jié)合實際，特制訂本管理制度。
一、駕駛員檔案的設(shè)置
駕駛員檔案設(shè)置一人一檔(內(nèi)含駕駛員檔案本一本、檔案袋一個)，檔案管理人員要嚴(yán)格按照公司車輛駕駛員檔案管理要求，及時、正確、認(rèn)真、如實填寫檔案資料，不得虛報、瞞報、錯誤填寫。
二、駕駛員檔案的使用目的
建立車輛駕駛員檔案的目的在于取得駕駛員的招聘、培訓(xùn)、管理、使用的主動權(quán)，正確真實的掌握駕駛員日常動態(tài)及操作技能，合理運用科學(xué)管理手段，確保生產(chǎn)安全。同時，也是考核基層駕駛員管理工作的依據(jù)。
三、駕駛員檔案的使用說明
1、駕駛員檔案是由系統(tǒng)的記錄駕駛員自報名、應(yīng)聘、培訓(xùn)及投入使用起，至駕駛員離開本公司(不含內(nèi)部調(diào)動)為止的整個過程。
2、結(jié)合本公司的實際情況，有針對性地填寫駕駛員檔案資料，公司安全員必須要認(rèn)真、如實地做好駕駛員資料的填寫工作;公司在做好駕駛員基礎(chǔ)檔案資料建設(shè)的同時，也要掌握駕駛員日常安全生產(chǎn)的第一手資料，對不符合公司要求的駕駛員，要及時予以辭退。
3、駕駛員求職審批表是記錄駕駛員的相關(guān)資料(如駕駛員的基本特征、家庭背景、工作簡歷等)，為公司招聘、培訓(xùn)、使用、管理上提供科學(xué)、準(zhǔn)確地依據(jù)。
4、駕駛員招聘、培訓(xùn)考試表是記錄駕駛員從招聘、培訓(xùn)至上崗的全過程，通過基礎(chǔ)操作的考核，準(zhǔn)確地反映駕駛員的基本技能、特點、駕駛作風(fēng)等情況。
5、安全行車責(zé)任書是在駕駛員上崗前簽訂的，目的是是廣大駕駛員明確自己的崗位職責(zé)。
6、安全行車記錄表主要記錄駕駛員在日常工作中的安全行駛里程、累計里程等，目的在于考核駕駛員的工作積極性、安全駕駛情況等。
7、表揚、獎勵情況記錄表及違章、投訴記錄表是記錄駕駛員在日常工作中工作表現(xiàn)的差異而獲得的表揚、獎勵或批評、處罰等情況，目的在于準(zhǔn)確地掌握駕駛員的工作作風(fēng)、駕駛技能，為安全生產(chǎn)管理提供準(zhǔn)確地依據(jù)。
8、交通事故記錄表是記錄駕駛員在職期間發(fā)生交通事故的資料，目的在于考核駕駛員的駕駛技術(shù)水平及駕駛作風(fēng)，杜絕事故苗頭，確保安全行車。
9、駕駛證、從業(yè)資格證在年審結(jié)束后要及時復(fù)印存檔，保證駕駛員證件的合法性、有效性。
10、駕駛員檔案資料的保存期為駕駛員在職期間的整個過程，即以駕駛員招聘、培訓(xùn)、錄用至離開本公司為止。
二公司
12-12-28
書寫經(jīng)驗26人覺得有用
駕駛員安全行車檔案管理制度的制定，說到底還是要結(jié)合實際需求，從企業(yè)的具體情況出發(fā)，這樣才能起到真正的管理效果。不少企業(yè)在搞這類制度的時候，往往會忽視一些細節(jié)，比如對駕駛員個人情況的記錄，很多時候只關(guān)注了駕駛技術(shù)這一塊，而忽略了心理狀態(tài)、健康狀況這些同樣重要的因素。當(dāng)然，這里邊也存在一個誤區(qū)，有些管理者認(rèn)為只要駕駛員開車技術(shù)過硬，其他方面的問題就可以忽略，這種想法其實并不全面。
書寫注意事項：
檔案的內(nèi)容設(shè)計也很關(guān)鍵。應(yīng)該包括駕駛員的基本信息、培訓(xùn)記錄、違章情況、事故記錄等多個維度，這樣既能全面反映駕駛員的工作表現(xiàn)，也能為企業(yè)后續(xù)的決策提供依據(jù)。不過在具體操作過程中，可能會遇到一些麻煩，比如檔案資料太多太雜，整理起來費時費力，有時候甚至?xí)霈F(xiàn)遺漏的情況。這需要管理人員多花點心思，定期檢查更新，確保檔案內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性。
還有就是檔案的保管方式，紙質(zhì)版和電子版各有優(yōu)劣。紙質(zhì)檔案便于查看，但容易丟失損壞；電子檔案方便檢索，但存在數(shù)據(jù)泄露的風(fēng)險。所以最好能兩者結(jié)合，既保留紙質(zhì)版以備查閱，又建立電子系統(tǒng)進行統(tǒng)一管理。當(dāng)然，實際操作中，有些企業(yè)可能因為預(yù)算限制，只能選擇其中一種方式，這就需要根據(jù)自身條件權(quán)衡利弊。
再來說說檔案的更新頻率，這個得視具體情況而定。如果企業(yè)規(guī)模較大，駕駛員流動性強，那更新頻率就要高一些，比如每月一次，及時掌握最新動態(tài)；而對于規(guī)模較小、人員相對穩(wěn)定的單位，則可以適當(dāng)放寬到每季度甚至半年更新一次。但這里需要注意的是，更新工作不能拖得太久，否則一旦發(fā)生緊急事件，就難以迅速找到相關(guān)資料。
小編友情提醒：
關(guān)于檔案的使用權(quán)限，這一點也得明確下來。一般來說，只有直接負責(zé)安全管理的人員才能接觸到完整的檔案內(nèi)容，普通員工只能查詢自己的部分信息。但在實際執(zhí)行中，有時候會出現(xiàn)越權(quán)現(xiàn)象，比如某些部門領(lǐng)導(dǎo)為了方便自己管理，擅自查看下屬駕駛員的檔案，這就很容易引發(fā)不必要的矛盾。因此，必須制定嚴(yán)格的訪問規(guī)則，防止信息濫用。
【第3篇】工程公司檔案管理制度怎么寫4300字
************工程有限公司檔案管理制度
匯編：
行政人事部
二零一四年十二月四日
檔案管理制度
一、管理責(zé)任部門及相關(guān)人員職責(zé)1二、檔案分類及歸檔范圍、要求2三、檔案移交、整理、編號3四、檔案的利用4五、檔案的保管5六、檔案的銷毀5七、檔案保密制度6附件：
檔案管理相關(guān)表格
公司檔案管理明細表
總則
(一)為了加強對工程資料的管理，完善和規(guī)范公司管理制度，特制定本規(guī)定。
(二)本規(guī)定適用于公司總部及項目部。
一、管理責(zé)任部門及相關(guān)人員職責(zé)
(一)人事行政部負責(zé)制度的推進以及各部門檔案管理體系的建立、優(yōu)化與督察，并直接向人事行政部經(jīng)理負責(zé)。
(二)總經(jīng)理負責(zé)審批《檔案銷毀登記表》、《文件丟失損毀報告表》。
(三)部門經(jīng)理負責(zé)審核本部門《檔案借閱審批表》、《檔案復(fù)制登記表》、《檔案查閱登記表》、《檔案銷毀登記表》、《文件丟失損毀報告表》，和明確相關(guān)人員負責(zé)收集保管本部門的檔案資料，對部門資料的完整性負責(zé)。
(四)各部門資料員/資料管理員
1、制度在部門的執(zhí)行;
2、按公司要求建立本部門的資料管理系統(tǒng)并運作;
3、負責(zé)收集整理本部門形成的本制度歸檔范圍內(nèi)的文件，正規(guī)保管及利用，按期分類整理保存。
二、檔案分類及歸檔范圍、要求
(一)文書檔案
1.1歸檔范圍：
1.1.1、集團資料
各類營業(yè)證照(營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、開發(fā)資質(zhì)證書、稅務(wù)登記證、投資協(xié)議、國土成交確認(rèn)函、國土合同等
公司章程
集團公司發(fā)來的與公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等各類正式行文
1.1.2、紅頭文件
公司下發(fā)和上報的各類正式行文
1.1.3、外來文件
各政府機關(guān)部門、協(xié)會、學(xué)會下發(fā)給公司的與工程項目無關(guān)的其他行政性質(zhì)的通知、邀請等文件
1.1.4、會議資料
會議紀(jì)要利用明源流程存檔
專題會會議講義
1.1.5、法律文件
合同、協(xié)議審核;
訴訟材料
1.1.6、物資采購合同
1.1.7、車輛資料
公司擁有所有權(quán)或使用權(quán)的機動車輛的基本信息資料、證件、保險單、維修記錄、事故資料
1.2歸檔要求：
1.2.1、集團證照資料：由財務(wù)部關(guān)注各類營業(yè)證照更新時間，保證證照及時更新，做好使用登記以及復(fù)制登記。
1.2.2、行政文件：紅頭文件、法律文件及外來相關(guān)文件移交行政部;車輛資料直接移交車輛管理員。
1.2.3、客服中心資料：法律文件、與客戶簽訂的協(xié)議原件于簽訂后3日內(nèi)移交檔案室。
(二)人事檔案
2.1、歸檔范圍
2.1.1勞動合同、聘用協(xié)議;
2.1.2一般員工轉(zhuǎn)正、調(diào)動、任免、離職、降職文件;
2.1.3職稱評定材料;
2.1.4面試表;
2.1.5勞務(wù)合同糾紛及處理材料;
2.1.6員工培訓(xùn)計劃、總結(jié)、方案
2.2、歸檔要求
2.2.1由人事專員保存于部門檔案柜;
(三)建設(shè)類檔案
3.1、歸檔范圍(附件：詳細列表)，集中于工程部：
3.1.1勘察設(shè)計、施工、工程監(jiān)理的招投標(biāo)文件、合同(協(xié)議)。
3.1.2預(yù)算、結(jié)算文件：
3.1.3項目核準(zhǔn)(立項)階段
3.1.4方案審查階段
3.1.5初設(shè)審查階段
3.1.6施工許可證階段
3.1.7預(yù)售階段
3.1.8竣工驗收備案登記階段
3.1.9產(chǎn)權(quán)證辦理階段
3.2、歸檔要求
3.2.1政府有關(guān)部門或行業(yè)管理部門的批復(fù)、批示性文件，由報建人員取得后3日內(nèi)移交相關(guān)的管理人員。
3.2.2工程部檔案按項目的可行性研究、勘察、設(shè)計、施工、竣工驗收階段，在階段工作完成后及時將資料整理歸類造冊，合理保存。
3.2.3施工圖紙由工程部資料員按組團保存完整，并相應(yīng)在二次深化圖及其他工程部相關(guān)圖紙上加蓋“圖紙確認(rèn)”章、在技術(shù)洽談單、變更備忘錄后附圖(變更圖紙)上加蓋“變更確認(rèn)”章。
3.2.4招投標(biāo)文件、合同類檔案傳簽完成后，由經(jīng)辦人移交負責(zé)人保管。
(四)會計檔案
4.1、歸檔范圍
4.1.1、會計憑證類:原始憑證、記賬憑證、匯總憑證;
4.1.2、會計賬簿類：
(1)總賬;
(2)現(xiàn)金日記賬，
(3)銀行存款賬、銀行明細賬;
(4)輔助賬簿;
4.1.3財務(wù)報告類：
(1)年度決算報表(經(jīng)會計師事務(wù)所審計后);
(2)月度、季度財務(wù)報表;
(3)不定期重要一次性報表;
(4)審計報告;
(5)驗資報告;
(6)資產(chǎn)評估報告。
4.1.4其他類：
(1)會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊;
(2)銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單;
4.2、歸檔要求
4.2.1會計憑證、賬簿由財務(wù)部負責(zé)人指定人員保存于部門檔案柜，財務(wù)部相關(guān)人員應(yīng)于次月前5個工作日內(nèi)完成當(dāng)月會計憑證、會計報表、會計帳簿的整理和裝訂工作。;
4.2.2財務(wù)報告類、其他類會計檔案由財務(wù)部負責(zé)人指定人員于資料產(chǎn)生后妥善保管。
(五)實物檔案
5.1、歸檔范圍：
5.1.1、照片、音像類
(1)反映公司工程建設(shè)、經(jīng)營管理等主要職能活動以及重要的工作成果。
(2)黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人及著名人物參加與集團公司有關(guān)的重大公務(wù)活動。
(3)公司組織或參與的重大外事活動。
(4)記錄公司重大事件。
(5)與其他檔案有密切聯(lián)系(如表彰、總結(jié)大會)。
(6)其他具有保存價值。
5.1.2、公司獲得的各種獎狀、獎杯、獎牌、錦旗、榮譽證書、光榮冊等
5.1.3、上級領(lǐng)導(dǎo)、知名人士、有關(guān)單位贈送給本單位的題詞、錦旗、牌匾、字畫、工藝品等
5.1.4、公司社會交往中獲贈的重要紀(jì)念品、公司組織的各種重大活動中形成的紀(jì)念品、其它有保存價值的實物
5.2、歸檔要求：
5.2.1、底片、沖洗的照片、說明一同整理和存放;數(shù)碼影像統(tǒng)一存入人事行政專員電腦專用文件夾。
5.2.2、其他實物檔案由各部門資料員或兼職資料員負責(zé)移交人事行政專員。
三、檔案移交、整理、編號
(一)移交
1.1、各部門檔案管理人員在留存蓋章檔案后，在明源上歸檔，并在相應(yīng)類別的《檔案歸檔登記表》中登記，由移交人確認(rèn)簽字。
1.2、各部門培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級機關(guān)召開的會議等公務(wù)活動在相關(guān)費用報銷時，必須將有歸檔價值的文件資料向人事行政專員辦理交接手續(xù)，雙方簽字認(rèn)可后財務(wù)部才給予核報。
(二)整理
鑒定分類→掃描成電子文件→錄入卷內(nèi)目錄→印臨時檔號→裝訂→對號裝盒→入檔案柜
(三)編號
(公司)簡稱 (業(yè)務(wù)部門)簡稱-檔案類別代碼(一級 二級)-年度 順序號;
四、檔案的利用
(一)查閱
1.1、查閱的授權(quán)范圍
(1)總經(jīng)理、人事行政部負責(zé)人有權(quán)查閱全部范圍檔案。
(2)部門經(jīng)理有權(quán)查閱本部門產(chǎn)生的所有檔案。
(3)普通員工有權(quán)查閱本部門職責(zé)范圍內(nèi)的檔案。
(4)跨部門檔案查閱需由主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并填寫借閱單。
(5)由總經(jīng)理親自密封的絕密檔案只有其本人可以取用，其他任何人未得到授權(quán)，均無權(quán)查閱該檔案。
1.2、檔案查閱程序要求
(1)權(quán)限內(nèi)的檔案查閱，由查閱人直接在檔案室進行紙質(zhì)查閱。
(2)權(quán)限外的檔案查閱，由人事行政專員收到查閱者完成審批的“檔案查閱審批”流程后，引領(lǐng)查閱者在檔案室查閱相關(guān)資料，閱后即時歸還。
(二)借閱
2.1、借閱程序要求
(1)員工憑經(jīng)審批的《檔案借閱審批表》外借檔案原件資料;
(2)各部門檔案管理人員員收到借閱者完成審批的“檔案借閱審批”流程后，找出檔案原件資料，要求借閱者在《檔案查閱登記表》上簽字，備查。
2.2、檔案的歸還
(1)借出的檔案原件，檔案管理人員應(yīng)定期進行整理和跟蹤，督促各使用人及時歸還，歸還時在《檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)。
(2)檔案使用人歸還檔案時要保證檔案的完整性和本來面目且不應(yīng)無故扣押檔案。
2.3、其他規(guī)定
會計檔案原則上不借出。
(三)檔案復(fù)制
申請復(fù)制檔案者完成審批流程后，由檔案管理人員調(diào)取檔案原件進行復(fù)制提供給查閱者。
五、檔案的保管
(一)檔案的保管期限
各部門的檔案管理人員根據(jù)文件材料的價值，確定其保管期限，分別劃分為永久保存、長期保存兩類。
(二)專項檔案的保管規(guī)定
2.1、公司各部門檔案(含會計檔案)：應(yīng)指定專人保管，整理立卷，裝訂成冊，存放在專門的檔案柜內(nèi)。人事行政部每月對各部門自行保管的檔案資料進行檢查。
2.2、電子版檔案的傳遞和保存
(1)原則上除電子設(shè)備檔案和財務(wù)憑證、報表、帳簿檔案外其他檔案必須同時保存電子版檔案。
(2)人事行政專員制作電子版檔案的目錄，使其與紙質(zhì)檔案的順序一一對應(yīng)，并整和在檔案管理軟件系統(tǒng)上便于調(diào)用。
(3)每年7月份將上年電子版檔案刻制成光盤，一式兩份。定期檢查、殺菌殺毒。
(三)檔案的正式裝盒、造冊
3.1、裝訂要求：參照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進行。
3.2、裝盒：人事行政專員于每年固定時間進行上年檔案的正式裝盒造冊及調(diào)整工作。
(四)檔案的存放
檔案建目后應(yīng)存放在專用檔案盒內(nèi)，盒脊和面上應(yīng)清晰、牢固標(biāo)明類別、檔號、日期。每一檔案盒內(nèi)應(yīng)有卷內(nèi)目錄(分目錄)及備考表。
裝盒檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜內(nèi)，按照年度、類別的次序自左向右，自上而下地排列。
(五)檔案意外損毀的處理
檔案丟失或發(fā)生意外損毀時，檔案管理人員應(yīng)立即將事件情況填寫《文件丟失損毀報告表》，報部門經(jīng)理審核，總經(jīng)理審批。
檔案丟失、或損毀無法進行修補、復(fù)原，借用人應(yīng)請有關(guān)部門協(xié)助設(shè)法重新補制。在進行補救工作的同時，人事行政部經(jīng)理應(yīng)組織對事件發(fā)生的原因進行調(diào)查，追究有關(guān)人員的責(zé)任。
六、檔案的銷毀
(一)目的：判定檔案價值、定期對失去保存價值的檔案銷毀。
(二)程序及要求
2.1、檔案管理人員要定期鑒別檔案價值，識別出失去保存價值及保管期屆滿的檔案，并填寫《檔案銷毀登記表》，交部門經(jīng)理及總經(jīng)理審核，經(jīng)總經(jīng)理審批同意后予以銷毀。
2.2、正式銷毀前檔案管理人員應(yīng)再次進行核對;銷毀時應(yīng)有檔案管理員和監(jiān)銷人同時在場;銷毀后監(jiān)銷員在銷毀登記表上簽字確認(rèn)。
2.3、檔案銷毀情況應(yīng)做到及時登記。
(三)會計檔案的銷毀
3.1、會計檔案的銷毀應(yīng)由檔案室會同財務(wù)部提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。
3.2、總經(jīng)理在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。
3.3、銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由至少兩人共同銷毀并簽字確認(rèn)。
3.4、監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告財務(wù)負責(zé)人。
3.5、保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。
七、檔案保密制度
1、嚴(yán)禁將密級文件、資料帶回家或帶到公共場所，嚴(yán)禁在公共場所談?wù)撁孛苁马棧瑖?yán)禁在私人通信、通話中泄露秘密內(nèi)容;
2、打印密級文件的草稿、校對稿在文件制成后均應(yīng)銷毀，各部門掌握的文件、資料由人事行政部定期回收和銷毀;
3、嚴(yán)禁打聽和記錄與自己工作無關(guān)的秘密，嚴(yán)禁向他人傳播自己知曉的秘密內(nèi)容;
4、嚴(yán)禁任何人利用工作之便或職務(wù)之便，將公司的客戶和業(yè)務(wù)自行經(jīng)辦或處理;
5、嚴(yán)禁任何人利用工作之便或職務(wù)之便將所掌握的業(yè)務(wù)秘密轉(zhuǎn)交給其它單位從事與本司業(yè)務(wù)相關(guān)的工作;
6、嚴(yán)禁與工作無關(guān)的人進入總經(jīng)理辦公室、檔案室、財務(wù)部資料室、工程部資料室等辦公重地;
7、公司領(lǐng)導(dǎo)或與公司利益密切相關(guān)的人員出差的任務(wù)、去向，知情者不得向他人泄露;
8、對模范執(zhí)行本規(guī)定者，公司給予表彰獎勵;對失密、泄露者，視其情節(jié)、后果輕重公司將給予行政、經(jīng)濟處罰;對因失密、泄密觸犯國家法律者，將報送司法機關(guān)對其依法處理。
本辦法自頒布之日起執(zhí)行。
書寫經(jīng)驗38人覺得有用
寫管理制度，特別是針對工程公司的檔案管理，得結(jié)合實際工作情況來編，不是說照搬別人的，而是要從本單位的具體需求出發(fā)。比如先想清楚檔案有哪些種類，是圖紙、合同文件多，還是施工記錄多，這決定了歸檔方式。一般來說，檔案分類得明確，工程類的就按項目劃分，每個項目的資料集中放一起，這樣找起來方便。
寫的時候，開頭最好有個總的要求，就是讓大家重視檔案管理，別覺得隨便堆著就行。然后具體講怎么操作，像收進來的文件要檢查一下完整性，缺頁的得補全，這個步驟很重要，要是漏了可能后面用的時候就麻煩了。還有，檔案得定期整理，時間長了不整，東西堆一屋子，想找都找不到。
文件歸檔后，得有個登記本，每次借閱都要記清楚誰借的、什么時候還的，不然丟了都不知道是誰干的。借閱權(quán)限也要定好，一般員工只能看公開的部分，涉及敏感信息的，得領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才行。我見過有的單位沒這規(guī)矩，結(jié)果檔案隨便翻，后來出了問題，追責(zé)都不好追。
書寫注意事項：
檔案室環(huán)境得注意，溫度濕度得控制好，不然紙質(zhì)文件容易發(fā)黃變脆。還有，檔案柜最好用防潮的那種，下雨天窗戶關(guān)嚴(yán)實點，別圖省事開著透氣，這都是經(jīng)驗教訓(xùn)。其實也不是說特別復(fù)雜，就是平時多留意點，別不當(dāng)回事。
電子檔案也不能忽略，現(xiàn)在好多文件都是電子版，備份工作要做好，硬盤什么的容易壞，最好存雙份，一份本地一份云上。傳輸?shù)臅r候也得小心，用加密軟件什么的，防止外泄。當(dāng)然，這都是基本的操作，具體到每個公司還得因地制宜，不能照搬套用。
寫的時候語言別太死板，要接地氣一點，畢竟不是寫論文，得讓普通員工都能看得懂。像“必須”、“嚴(yán)禁”這類詞用得太多會顯得生硬，適當(dāng)用些“建議”、“可以”之類的詞，語氣緩和點。不過有時候?qū)懼鴮懼赡軙选皯?yīng)該”寫成“應(yīng)有”，或者“保存”寫成“保藏”，這種小地方得自己多校對幾遍。
【第4篇】項目物業(yè)管理檔案管理制度7怎么寫500字
項目物業(yè)管理檔案管理制度(七)
一.物業(yè)管理檔案建立與管理規(guī)定:
1.項目的檔案資料規(guī)定由管理處總物業(yè)經(jīng)理負責(zé)監(jiān)督保管，由管理處行政人事助理專職文件存檔、注記工作。
2.有關(guān)物業(yè)驗收檔案、圖則、業(yè)主及用戶資料、管理制度、合約及附件設(shè)備設(shè)施檔案及保養(yǎng)制度、財務(wù)報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔，文件柜要求上鎖，未經(jīng)總物業(yè)經(jīng)理許可，他人不得動用。
3.物業(yè)檔案資料必須按公司規(guī)定要求存檔，做到圖有袋、文有夾，報告類文件編目錄索引，檔案類文件有存檔文件清單及編號目錄。
4.物業(yè)檔案目錄及存檔文件清單每季度上報公司備案。
5.物業(yè)檔案在歷任總物業(yè)經(jīng)理調(diào)職、離任時應(yīng)向公司或接任者辦理移交手續(xù)，經(jīng)確認(rèn)后方可離任。
6.物業(yè)檔案日常需經(jīng)常使用部分應(yīng)復(fù)印備份，原件存放在檔案中不得隨意使用。
7.因工作需要傳閱、復(fù)印專管部分檔案資料的，需經(jīng)物業(yè)總物業(yè)經(jīng)理書面確認(rèn)，如有違反的做泄密處理。
8.公司將定期巡查上述規(guī)定所提及之要求落實情況，對不符合要求的保管責(zé)任人將做適當(dāng)處分。
9.物業(yè)檔案資料因保管不當(dāng)而導(dǎo)致遺失、泄密的，對物業(yè)管理有重大影響及損害物業(yè)和公司利益的，管理處將視情節(jié)輕重追究當(dāng)事人責(zé)任，并保留追究其法律責(zé)任的權(quán)利。
書寫經(jīng)驗19人覺得有用
項目物業(yè)管理檔案管理制度7怎么寫？
說到這個制度，就得從頭說起。每個物業(yè)項目都有自己的管理檔案，這就像是一本大事記，把所有重要事情都記錄下來。不過，光有記錄還不夠，還得保證這些記錄能用得上，能幫上忙。所以，制定一個合理的管理制度就顯得特別重要了。
一開始，我覺得可以從檔案的分類入手。比如，工程維修的檔案要單獨放，業(yè)主投訴的也要分開。這樣做的好處就是找起來方便，萬一哪天需要查什么，翻起來不會太費勁。但這里頭也有個小問題，有時候分類標(biāo)準(zhǔn)會模糊，特別是涉及到一些交叉性質(zhì)的工作時，到底歸哪個類別就成了個難題。比如，一次電梯故障，既涉及設(shè)備維護，又可能跟業(yè)主反饋有關(guān)，到底放在哪邊好？這種時候就需要有人拍板決定了。
接下來就是檔案的保存期限了。有些文件可能只需要留個三五年就夠了，像那些常規(guī)性的通知之類。但還有一些文件，比如重要的合同或者重大事故報告，就得長期保存，甚至永久存檔。這里有個小情況需要注意，有些工作人員可能會覺得反正時間久了也沒人看，就把該長期保存的也給隨意處理了。這就容易出問題，要是將來出了什么事，找不到原始資料，那麻煩可就大了。
還有檔案的借閱環(huán)節(jié)也得管好。原則上來說，外單位的人一般不允許隨便查閱，內(nèi)部員工借閱也需要登記?？墒菍嶋H情況中，有時候為了圖省事，借閱手續(xù)就走得很松散，甚至根本不登記。這種做法雖然短期內(nèi)看起來沒出什么事，但從長遠來看隱患不小。畢竟，檔案里的內(nèi)容很多都是敏感信息，隨便泄露出去后果很嚴(yán)重。
書寫注意事項：
定期檢查也是必不可少的一步。每隔一段時間，得有人專門去清點一下檔案的數(shù)量，看看有沒有丟失或者損壞的情況。但這里有個小疏忽，有時候檢查人員可能會忽略一些細節(jié)，比如某些檔案的封皮已經(jīng)破損了，卻沒有及時修補，結(jié)果導(dǎo)致里面的內(nèi)容受損。這種情況雖然不大常見，但一旦發(fā)生就挺麻煩。
最后要說的是更新機制。檔案不是一成不變的，隨著項目的進展，新的文件會不斷產(chǎn)生，舊的文件也可能需要調(diào)整。這時候就需要有一個明確的流程來指導(dǎo)大家如何操作。不過，有時候因為工作繁忙，大家可能會忘記及時更新，導(dǎo)致檔案內(nèi)容滯后于實際情況。這種情況雖然不常發(fā)生，但確實會對管理工作造成一定的影響。
【第5篇】從業(yè)人員健康監(jiān)護檔案管理制度怎么寫650字
一、目的
為了更好地開展職業(yè)病防治工作、維護廣大員工的身體健康，保證健康監(jiān)護檔案和職業(yè)病診斷檔案資料的連續(xù)性和完整性，更好地為公司員工服務(wù)，按照《中華人民共和國職業(yè)病防治法》、《職業(yè)病診斷與鑒定管理辦法》及《職業(yè)健康監(jiān)護管理辦法》的要求特制定從業(yè)人員職業(yè)健康檔案管理制度。
二、檔案資料的歸檔范圍
1. 健康監(jiān)護檔案內(nèi)容
1.1 健康監(jiān)護檔案冊。
1.2 職業(yè)健康體檢結(jié)果報告。
1.3健康體檢綜合分析報告。
1.4職業(yè)健康體檢復(fù)查人員名單及復(fù)查結(jié)果報告。
1.5職業(yè)病觀察對象和職業(yè)禁忌癥處理意見書。
1.6叢業(yè)人員職業(yè)健康監(jiān)護檔案包括勞動者的職業(yè)史、既往史和職業(yè)病危害接觸史;相應(yīng)作業(yè)場所職業(yè)病危害因素監(jiān)測結(jié)果;職業(yè)健康檢查結(jié)果及處理情況;職業(yè)病診療等有關(guān)個人健康資料。
2. 職業(yè)病診斷檔案
管理部門應(yīng)建立職業(yè)病診斷檔案并永久保存，檔案內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包括:
2.1職業(yè)病診斷證明書;
2.2職業(yè)病診斷過程記錄
2.3用人單位和勞動者提供的診斷用所有資料;
2.4臨床檢查與實驗室檢驗等結(jié)果報告單;
2.5現(xiàn)場調(diào)查筆錄及分析評價報告。
三、保管
1. 檔案室切實做好七防，即防潮、防蟲、防火、防盜、防塵、防鼠、防曬。
2. 檔案室嚴(yán)禁吸煙及存放易爆、易燃等易于導(dǎo)致火災(zāi)的危險品。
3. 檔案室要保持清潔衛(wèi)生，檔案資料擺放整齊，便于資料的管理和使用。
4. 檔案管理人員要熟悉業(yè)務(wù)，準(zhǔn)確、及時地為使用者提供方便服務(wù)。
5. 對所保管的檔案資料，要經(jīng)常查看，發(fā)現(xiàn)破損和字跡不清的，要及時進行修補、復(fù)制，發(fā)現(xiàn)重大問題要及時請示、報告。
6. 檔案室嚴(yán)禁無關(guān)人員隨意進入。
四、 本制度自發(fā)布之日起施行。
書寫經(jīng)驗89人覺得有用
寫管理制度的時候，得先把相關(guān)法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)找齊了。像是《職業(yè)病防治法》這樣的法律文件，還有相關(guān)的衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)，這些都是制定制度的基礎(chǔ)。當(dāng)然，企業(yè)的情況不一樣，具體到每個單位還得結(jié)合自身的特點去調(diào)整。
先說說健康監(jiān)護這部分，這可是個大頭。體檢項目得跟工作環(huán)境掛鉤，接觸化學(xué)物質(zhì)的員工和那些干體力活的，檢查的重點肯定不一樣。體檢周期也要考慮，有些崗位可能需要一年一次，有些則可以兩年一檢。不過要是某個崗位接觸的職業(yè)病危害特別嚴(yán)重，那體檢頻率就得提高了。
檔案管理這塊也不能馬虎。每次體檢的結(jié)果都得存檔，不能隨便丟掉。檔案里除了體檢報告，還應(yīng)該有員工的基本信息、職業(yè)史什么的。這檔案可不是誰都能看的，只有負責(zé)這事的管理人員才能查閱。要是員工本人想了解自己的健康狀況，也得有個合理的流程才行。
有時候在寫這些制度的時候，容易忽略一些細節(jié)。比如，規(guī)定里提到員工體檢結(jié)果有問題的時候，應(yīng)該通知員工復(fù)查，可沒說清楚復(fù)查的具體流程。這就有點像寫東西的時候漏了個環(huán)節(jié)，看起來就不夠周全了。還有，有些企業(yè)的檔案管理只寫了紙質(zhì)版歸檔，卻忘了電子版也需要備份，這也算是個小漏洞。
再來說說培訓(xùn)這一塊，定期給員工做職業(yè)健康的培訓(xùn)挺關(guān)鍵的。培訓(xùn)的內(nèi)容可以包括職業(yè)病的危害、防護措施之類的。培訓(xùn)的形式也可以多樣一點，除了講座，還可以搞些互動問答什么的，這樣效果會更好。不過有時候?qū)懼贫鹊臅r候，可能會把培訓(xùn)的效果評估寫得比較籠統(tǒng)，比如“培訓(xùn)后進行考核”，但沒具體說明考核的標(biāo)準(zhǔn)是什么，這就顯得不夠細致了。
制度里還應(yīng)該明確責(zé)任分工，哪個部門負責(zé)體檢組織，哪個部門負責(zé)檔案管理，都要寫清楚。要是職責(zé)劃分不清，到時候出了問題就容易扯皮。但有時候?qū)懼贫鹊娜丝赡軙浖由弦痪涮嵝?，比如“各部門應(yīng)相互配合”，這樣就會讓人覺得制度缺少了一點協(xié)調(diào)性。
小編友情提醒：
制度制定出來不是擺著好看的，得有人去監(jiān)督執(zhí)行情況。要是制度沒人管，就跟沒寫一樣。所以得設(shè)立一個監(jiān)督機制，定期檢查制度落實的情況，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。不過有時候?qū)懼贫鹊娜丝赡軙浖由线@一條，就直接結(jié)束了，這會讓制度顯得不完整。
【第6篇】公司檔案管理制度最新怎么寫1550字
第一條 為了規(guī)范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，特制定本制度。
第二條 檔案管理機構(gòu)及其職責(zé)
1、公司檔案工作實行二級管理，一級管理是指公司綜合管理部的統(tǒng)籌管理;二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。
2、綜合管理部檔案管理員負責(zé)公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理，各部門的檔案管理員負責(zé)本部門檔案資料的使用管理。
3、檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認(rèn)真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。
4、綜合管理部檔案管理員有責(zé)任對二級檔案管理工作進行監(jiān)督和指導(dǎo)，每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。
第三條 歸檔制度
1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關(guān)部門保留的，綜合部保存復(fù)印件。
4、凡公司業(yè)務(wù)活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔;以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5、業(yè)務(wù)活動中涉及金融財稅方面的資料，由財務(wù)部保存原件;屬于人事方面的資料，由人力資源部保存原件;屬于工程建設(shè)方面的，由規(guī)劃建設(shè)部保存原件。以上部門應(yīng)將涉外事務(wù)的復(fù)印件報綜合管理部備案。
6、由公司對外簽訂的經(jīng)濟合同，應(yīng)保留三份原件，綜合管理部保存一份，財務(wù)部及合同執(zhí)行(或簽訂)部門各保存一份。特殊情況只有一份原件時，由綜合部保存原件。
7、在歸檔范圍內(nèi)的其他資料，由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的可復(fù)印或復(fù)制，歸檔范圍外的由各部門自行保管。
第四條 檔案保管制度
1、公司綜合管理部設(shè)存放檔案的專門庫房，各部門應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量，設(shè)置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。
3、檔案管理員要科學(xué)地編制分類法，根據(jù)分類法，編制分類目錄;根據(jù)需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便于查找。
4、檔案要分類、分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。
5、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。
6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。
7、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實際情況，確定檔案保存期限，每年年終據(jù)此進行整理、剔除。
8、經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
9、嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。
10、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動手續(xù)。
第五條 檔案借閱制度
1、檔案屬于公司機密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。
2、借閱檔案資料，須經(jīng)檔案保管部門負責(zé)人批準(zhǔn)。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)檔案保管部門負責(zé)人批準(zhǔn)。
3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。
4、借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經(jīng)分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。
5、借出檔案時，應(yīng)在借出的檔案位置上，放一代替卡，標(biāo)明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。
6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆封、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，追究當(dāng)事人責(zé)任。
7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。
8、重要檔案、機密檔案不得借閱，必須借閱的要經(jīng)分管副總經(jīng)理同意，必須外借的，由總經(jīng)理審批。
第六條 二級檔案應(yīng)根據(jù)資料的性質(zhì)和部門需要，每三年移交一次，必須保留的盡量留復(fù)印件，其余資料交綜合管理部統(tǒng)一保存。
第七條 本制度從二o xx年十月一日起執(zhí)行。
書寫經(jīng)驗30人覺得有用
公司在制定檔案管理制度的時候，得結(jié)合自身實際情況，不能照搬別人的模板。很多企業(yè)在這方面做得不夠好，往往只是簡單地套用現(xiàn)成的東西，結(jié)果就是制度看起來挺正規(guī)，但實際執(zhí)行起來卻漏洞百出。檔案管理涉及的范圍很廣，從文件的收集到歸檔，再到保存和銷毀，每個環(huán)節(jié)都需要明確的規(guī)定。
文件的收集工作特別重要，要是這個環(huán)節(jié)出了問題，后面的工作就無從談起。在實際操作中，有些人對應(yīng)該歸檔的文件認(rèn)識不清，要么漏收，要么不該收的也收了，這都是常見的情況。還有些人因為怕麻煩，不愿意及時整理文件，結(jié)果導(dǎo)致文件堆積如山，查找起來費勁得很。所以，在制定制度的時候，得明確規(guī)定哪些文件需要歸檔，什么時候完成歸檔，最好能有個責(zé)任人來監(jiān)督。
至于檔案的保管，也是個大問題。有些公司沒有專門的地方存放檔案，隨便找個角落就堆在那里，時間一長，紙張發(fā)黃甚至破損，這對企業(yè)的長遠發(fā)展是很不利的。另外，檔案的安全性也不能忽視，現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)發(fā)達，電子檔案越來越多，如果沒有相應(yīng)的防護措施，很容易被竊取或篡改。所以，制定制度時，要考慮到物理安全和網(wǎng)絡(luò)安全兩個方面。
銷毀檔案也不是件小事，必須按照規(guī)定的程序來。有的公司為了省事，直接把不用的檔案扔掉，這樣做既不符合規(guī)定，也可能泄露重要的商業(yè)信息。因此，在制度中要明確哪些檔案可以銷毀，銷毀前需要經(jīng)過哪些審批流程，確保每一步都合規(guī)合法。
有時候，公司在起草制度時會忽略細節(jié)，比如對某些特殊情況沒有做具體說明，這就給后續(xù)的操作帶來了麻煩。比如，當(dāng)員工離職時，他們的個人檔案該怎么處理？如果制度里沒有明確規(guī)定，就會出現(xiàn)扯皮的現(xiàn)象。再比如，對于一些跨部門合作產(chǎn)生的文件，歸屬權(quán)如何劃分，也需要提前定下來。
還有一些企業(yè)在制定制度時，喜歡用一些大而空的話，聽起來很高大上，但實際上沒什么用。比如，“確保檔案管理工作的順利開展”這樣的話，雖然沒錯，但并不能指導(dǎo)具體的操作。一個好的制度應(yīng)該能直接告訴工作人員該怎么做，而不是泛泛而談。比如，關(guān)于文件歸檔的時間，就不能說“盡快歸檔”，而是要明確具體的天數(shù)，這樣大家才知道到底該在什么時候完成任務(wù)。
檔案管理的制度不是一成不變的，隨著企業(yè)的發(fā)展，制度也要不斷調(diào)整和完善。有些企業(yè)在一開始制定制度時，考慮得比較周全，但隨著時間推移，業(yè)務(wù)模式變了，原來的制度就顯得不合時宜了。這時候就需要重新審視現(xiàn)有的制度，看看哪些地方需要改進。
