【第1篇】物業(yè)公司檔案管理制度怎么寫怎么寫1000字
一、公司檔案由出納統(tǒng)一管理，各部門需要的檔案可申請(qǐng)復(fù)印件。
二、檔案按以下分類:工程圖紙、合同、音像資料、相冊(cè)、表格、制度、公文、會(huì)議記錄、傳真、通告、剪報(bào)、政府文件、資料、人事檔案等。
三、檔案資料的收集、整理、存檔依照下列格式:( ) [ ] ()────── ─ -------企業(yè)名稱(縮寫)部門 文種 時(shí)間 編號(hào)密級(jí):a.機(jī)密文件:公司章程、股東會(huì)、董事會(huì)紀(jì)要、決議，重大業(yè)務(wù)合同函件、會(huì)議紀(jì)要、a級(jí)財(cái)務(wù)資料(財(cái)務(wù)報(bào)表、驗(yàn)資報(bào)告、重要函件)、資產(chǎn)類權(quán)證、重大項(xiàng)目可行性報(bào)告、政府重要批文、企業(yè)歷史文獻(xiàn)。
b.普通文件:除a級(jí)外的文件均屬b級(jí)。
四、原則上所有資料應(yīng)以原件存檔，當(dāng)存檔資料確因客觀因素而不能存放原件時(shí)，可用復(fù)印件替代，但須附頁(yè)說(shuō)明原件所在處及不能存留原件的原因。
五、歸檔資料必須準(zhǔn)確做好文件索引。
建檔立卷按永久、長(zhǎng)期、短期分別組卷;
卷內(nèi)文件應(yīng)把正文和底稿、文件和 、請(qǐng)示和批復(fù)放在一起，卷內(nèi)頁(yè)號(hào)一律在右下角。
六、案卷裝訂前應(yīng)拆除金屬物，做好文件材料的檢查，如對(duì)破損或褪色的材料，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制，裝訂部位過(guò)窄或有字跡的材料，要用紙加襯邊;
紙面過(guò)大的書寫材料，按宗卷大小折疊整齊，對(duì)字跡難以辨認(rèn)的材料，應(yīng)附上抄件，案卷標(biāo)題要標(biāo)明相關(guān)署名、部門、問(wèn)題等，文字要求簡(jiǎn)練、確切;
用鋼筆書寫，字跡端正。
七、案卷按機(jī)構(gòu)、年代排列，永久與長(zhǎng)、短期案卷分開保管，編上順序號(hào)及注明存放案卷年號(hào)與卷號(hào)。
八、注意做好保密工作，存放檔案的門窗要堅(jiān)固，并做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠蟲、防高溫、防強(qiáng)光等措施。
九、每年定期對(duì)檔案材料的數(shù)量、保管等情況進(jìn)行一次檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取補(bǔ)救措施，確保檔案的安全。
十、借閱文件檔案(包括資料)，必須由借閱人填寫借閱單，經(jīng)公司總經(jīng)理審批，財(cái)務(wù)資料同時(shí)須經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理審批，辦理借閱手續(xù)，a級(jí)檔案須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方能借閱;
b級(jí)檔案由副總經(jīng)理批準(zhǔn)借閱。
十一、裝訂成冊(cè)的檔案不出借，只供現(xiàn)場(chǎng)查閱，未立卷的文件及資料可出借。
十二、查閱檔案的人員必須愛(ài)護(hù)文件檔案，不得隨便攜帶或轉(zhuǎn)借他人閱讀。
做好檔案的安全和保密，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影、轉(zhuǎn)借或損壞。
否則，將追究當(dāng)事人責(zé)任;
如確需復(fù)印、摘抄等須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可。
十三、查閱的文件檔案交還時(shí)，必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)處理。
十四、對(duì)摘抄卷內(nèi)檔案，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意。
對(duì)摘抄的材料應(yīng)進(jìn)行審查、簽章。
書寫經(jīng)驗(yàn)100人覺(jué)得有用
物業(yè)公司做檔案管理的時(shí)候，制度挺重要的，畢竟大家都懂，沒(méi)規(guī)矩不成方圓。檔案管理說(shuō)到底就是把各種文件、合同什么的分類存檔，方便以后查起來(lái)順手。寫制度的時(shí)候，得先把基本的原則定下來(lái)，比如誰(shuí)負(fù)責(zé)收文件、誰(shuí)負(fù)責(zé)歸檔、誰(shuí)負(fù)責(zé)保管之類的。要是這幾個(gè)角色搞混了，事情就容易亂套。
比如，物業(yè)這邊有個(gè)專門的部門叫檔案室，那這個(gè)部門就得明確自己的職責(zé)，不能什么事都推給別人。檔案室的人員應(yīng)該定期檢查那些歸檔的資料是不是完整，要是發(fā)現(xiàn)缺頁(yè)少字的，就得及時(shí)補(bǔ)救，不然出了問(wèn)題沒(méi)法追責(zé)。還有，檔案室最好弄個(gè)電子系統(tǒng)，把紙質(zhì)的文件也數(shù)字化存檔，這樣找起來(lái)更快捷，不過(guò)也不能完全依賴電子系統(tǒng)，紙質(zhì)的還是要留著的。
檔案管理的另一個(gè)重點(diǎn)就是保密性。物業(yè)手里頭掌握了不少業(yè)主的信息，這些信息要是泄露出去，后果很嚴(yán)重。所以制度里必須寫明，哪些人能接觸這些檔案，哪些人不能隨便看。要是有人想借閱檔案，得經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才行，而且借閱的時(shí)候還得登記，還回來(lái)的時(shí)候也要檢查一下有沒(méi)有改動(dòng)過(guò)。
不過(guò)有時(shí)候?qū)懼贫鹊臅r(shí)候，會(huì)遇到一些小麻煩。比如有的同事可能覺(jué)得檔案管理太繁瑣，不愿意認(rèn)真對(duì)待，這時(shí)候就得想辦法調(diào)動(dòng)大家的積極性，可以設(shè)置一些獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，鼓勵(lì)大家主動(dòng)參與。另外，物業(yè)公司的規(guī)模不一樣，大的公司可能有專門的檔案管理員，小一點(diǎn)的公司可能就得讓其他部門的人兼職了，這種情況就需要靈活調(diào)整制度。
寫制度的時(shí)候，還要考慮到實(shí)際情況。比如，有些文件的保存期限是有規(guī)定的，過(guò)了這個(gè)期限就可以銷毀了。但是具體怎么銷毀，得提前規(guī)劃好，不能隨意處理，不然可能會(huì)違反相關(guān)的法律法規(guī)。還有就是，檔案室的環(huán)境也很重要，得保持干燥通風(fēng)，防止文件發(fā)霉或者被蟲蛀，這點(diǎn)很容易被人忽視。
小編友情提醒：
制度不是一成不變的，得根據(jù)實(shí)際情況不斷調(diào)整。要是發(fā)現(xiàn)某些規(guī)定不合理，就得及時(shí)修改，這樣才能保證制度的有效性。當(dāng)然，制度寫出來(lái)之后，還得讓員工們知道，不然寫了也是白寫?？梢酝ㄟ^(guò)開會(huì)宣講，或者印成小冊(cè)子發(fā)給大家，讓大家都能了解制度的具體內(nèi)容。
【第2篇】項(xiàng)目物業(yè)公司檔案管理制度怎么寫3250字
物業(yè)項(xiàng)目公司檔案管理制度
第一條管理原則:
一、為保證檔案的完整、規(guī)范，根據(jù)物業(yè)管理對(duì)檔案管理的要求，結(jié)合公司的實(shí)際情況，制訂本管理制度，各崗位員工必須嚴(yán)格執(zhí)行操作。
二、檔案包括管理文書、服務(wù)記錄、小區(qū)資料等內(nèi)容，反映公司的整個(gè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。
三、公司檔案由行政人事部統(tǒng)一管理，項(xiàng)目服務(wù)中心檔案由部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)。
第二條 歸集整理:
一、各部門的工作記錄由各部門主管負(fù)責(zé)整理，通用文書和小區(qū)資料有綜合管理部整理，其中技術(shù)資料可由相關(guān)部門指導(dǎo)進(jìn)行。
二、檢查好文件的本文及附件是否完整，處理程序是否完備，如有短少，應(yīng)即追查歸入，如有遺漏，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門補(bǔ)辦，與本案無(wú)關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門。
三、中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。
四、右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對(duì)準(zhǔn)右上角，左方裝訂則對(duì)準(zhǔn)左上角理齊釘牢。
五、文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先整補(bǔ)，裁切折疊，使其整齊劃一。
第三條 分類編號(hào)
一、檔案分類
(一)檔案范圍
1、各部門制定的管理規(guī)定。
2、工程維修保養(yǎng)合同。
3、小區(qū)社區(qū)文化。
4、人事調(diào)動(dòng)。
5、主任級(jí)以上管理人員的調(diào)動(dòng)、晉級(jí)、變動(dòng)。
6、重大事故報(bào)告。
7、重大采購(gòu)合同。
(二)各部門檔案范圍
1、行政人事部行政
(1)通知、會(huì)議紀(jì)要、請(qǐng)示、報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)講話、討論通過(guò)的文件、重要照片、小區(qū)社區(qū)文化。
(2)公司年度、季度、月份工作計(jì)劃、總結(jié)。
(3)公司部門主管、系統(tǒng)工調(diào)函及任免報(bào)告。
(4)公司重大事投訴報(bào)告、處理決定。
(5)通報(bào)表?yè)P(yáng)。
(6)機(jī)構(gòu)設(shè)置、改名稱、印章合并和啟用，擴(kuò)大營(yíng)業(yè)范圍報(bào)告、批復(fù)。
(7)公司頒布的各種規(guī)章制度、條例、決定、規(guī)定。
(8)公司簡(jiǎn)報(bào)、信息、通訊及報(bào)刊剪輯。
(9)公司大事記。
(10)公司固定資產(chǎn)說(shuō)明書。
2、行政人事部人事
(1)中級(jí)職稱、員工技工職稱資料。
(2)員工培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)實(shí)施方案、考核規(guī)定。
(3)上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)勞動(dòng)工資、人事制度的指示、通知、計(jì)劃。
(4)員工工資管理辦法、方案、規(guī)定和實(shí)施細(xì)則。
(5)員工的獎(jiǎng)勵(lì)、處分的決定和通報(bào)。
(6)職工調(diào)資、轉(zhuǎn)正、定級(jí)、考核等文件。
(7)員工花名冊(cè)。
(8)采購(gòu)合同。
3、安護(hù)部
(1)上級(jí)公司消防、治安工作，通知、批復(fù)。
(2)小區(qū)重大消防、治安報(bào)告及相關(guān)文件。
4、財(cái)務(wù)部
(1)上級(jí)、本公司關(guān)于財(cái)務(wù)管理，各種費(fèi)用開支的規(guī)定、辦法、通知。
(2)小區(qū)管理費(fèi)調(diào)整的請(qǐng)示、通知。
(3)上級(jí)及本公司關(guān)于清點(diǎn)、財(cái)稅大檢查、驗(yàn)收等通知。
5、工程部
(1)工程維修保養(yǎng)承包合同及外派工程合同。
(2)工程重大技改項(xiàng)目、圖紙。
(3)工程重大事故報(bào)告。
(4)工程重大投訴訴處理資料。
(5)重大意外造成的小區(qū)局部損失情況報(bào)告。
(6)小區(qū)維修資料。
6、客戶服務(wù)
(1)合同(防蟻、綠化、清潔)。
(2)寫字樓、商場(chǎng)等管理規(guī)定。
(3)重大投訴、重大事故處理意見(jiàn)。
(4)用戶資料。
(5)裝修指南。
(6)用戶手冊(cè)。
二、檔案編號(hào):
(一)按照分類大小級(jí)別按次序編號(hào)。
(二)按照年度時(shí)間按順序編號(hào)。
(三)按照采用首字拼音、英文大小寫和數(shù)字想結(jié)合的方式編號(hào)。
第四條 立卷目錄
一、立卷:
就是按照單份文件相互之間的聯(lián)系和價(jià)值大小組合成案卷。檔案管理員按以上分類方法，用檔案盒(或文件夾)將檔案分別立卷。
(一)根據(jù)檔案(或文件夾)的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)準(zhǔn)貼紙。
(二)在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑一號(hào)字體的檔案類別名稱，其格式一般是由組織機(jī)構(gòu)、名稱組成。
(三)制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒(或文件夾)左側(cè)立面距頂部3cm位置處，并排列在檔案柜中;
(四)將需歸檔的資料按其所屬類別及入檔時(shí)間先后順序存放于相應(yīng)檔案盒(或文件夾內(nèi))。
二、編制目錄:
(一)檔案管理員在檔案盒內(nèi)首頁(yè)位置準(zhǔn)備活頁(yè)《檔案目錄》;
(二)每一份檔案在歸檔時(shí)，均需將該份檔案登記在《檔案目錄》(內(nèi)容包括:序號(hào)、文件編號(hào)、文件標(biāo)題、頁(yè)數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、接收日期、歸檔編號(hào)、備注等項(xiàng)目)中，以便查閱。
第五條 檔案保管:
一、保管期限
(一)檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。
(二)各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)依據(jù)部門工作情況及其部門有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定及標(biāo)注
(三)永久保存:1.公司章程;2.股東名簿;3.組織規(guī)程及辦事細(xì)則;4.董事會(huì)及股東會(huì)紀(jì)錄;5.財(cái)務(wù)報(bào)表;6.政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件;7.不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證;8.工程設(shè)計(jì)圖;9.其他經(jīng)核定須永久保存的文書。
(四)10年保存:1.預(yù)算、決算書類;2.會(huì)計(jì)憑證;3.事業(yè)計(jì)劃資料;4.其他經(jīng)核定須保存10年的文書。
(五)5年保存:1.期滿或解除之合約;2.其他經(jīng)核定保存5年的文書。
(六)1年保存:結(jié)案后無(wú)長(zhǎng)期保存必要者。
(七)規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。
二、保管要求
(一)便于查閱。
(二)保證檔案的安全。
(三)防止檔案的損壞。
(四)采取修復(fù)技術(shù)，延長(zhǎng)檔案壽命。
三、保管職責(zé):
(一)財(cái)務(wù)部保管財(cái)務(wù)檔案。
(二)綜合管理部保管公司對(duì)內(nèi)、對(duì)外文件、合同、員工人事檔案、圖紙、后勤資料及公司其他部門所需保管的資料;iso9000質(zhì)量體系文件、資料、質(zhì)量記錄和員工績(jī)效考評(píng)檔案;分供方評(píng)審、物業(yè)租憑和多種經(jīng)營(yíng)資料。
(三)工程維修部保管服務(wù)中心工程圖紙、合同、收發(fā)文、業(yè)主檔案、員工檔案、維修、投訴資料、回訪記錄、有償服務(wù)多種經(jīng)營(yíng)記錄及計(jì)劃、總結(jié)及品質(zhì)保障部各職能部門需要保管的其他檔案。
(四)各職能部門除經(jīng)常使用的部分資料外，原則上不保管檔案。
(五)各職能部門將需保管的資料經(jīng)文書處理程序后，移交給檔案管理員。
(六)檔案管理員將該管理資料登記在《檔案目錄》中，歸入相應(yīng)案卷并統(tǒng)一編號(hào)。
(七)檔案管理員定期將《檔案目錄》輸入電腦，以便查詢。
(八、)檔案原則上保管原件。
第六條 檔案保密:
一、檔案密級(jí)
分為三級(jí):絕密、機(jī)密、普通;
(一)絕密檔案包括:員工人事檔案、合同、業(yè)主檔案、公司重大經(jīng)營(yíng)、管理、決策、形成的檔案、財(cái)務(wù)類檔案、其他屬絕密的檔案;
(二)機(jī)密檔案包括:iso9000質(zhì)量體系文件、重要的會(huì)議記錄(紀(jì)要)公司收發(fā)文(通知、通告除外)工程圖紙、維修、回訪記錄、計(jì)劃總結(jié)和其他屬機(jī)密的檔案;
(三)普通檔案包括:公司的通知、通告等普通性文件。
二、檔案查閱
(一)查閱權(quán)限
1、總經(jīng)理可查閱公司所有檔案。
2、總經(jīng)理助理可查閱分管工作的檔案。
3、部門負(fù)責(zé)人可查閱該部門所有檔案。
4、其他人員根據(jù)審批查閱有關(guān)檔案。
(二)檔案的查閱/借閱/復(fù)制
1、查閱/借閱/復(fù)制人到檔案室在《文件查閱/借閱/復(fù)制登記表》中登記。
2、檔案管理員審核其查(借)閱資格:
3、權(quán)限內(nèi)(經(jīng)授權(quán)/審批)的按正常手續(xù)辦理;
4、權(quán)限外的，檔案管理員開具《檔案查閱/借閱/復(fù)制審批單》給查閱人辦理審批手續(xù):
5、屬部門(財(cái)務(wù)類除外)的檔案，由部門負(fù)責(zé)人審批;屬服務(wù)中心的檔案，由服務(wù)中心總經(jīng)理審批;屬公司的檔案，由總經(jīng)理審批;財(cái)務(wù)類的檔案也應(yīng)由總經(jīng)理審批。
6、在檔案歸還日期前，檔案管理員應(yīng)督促借閱人將檔案完好交還檔案室。
7、須復(fù)制檔案的，絕密檔案報(bào)總經(jīng)理審批;機(jī)密檔案由人事部負(fù)責(zé)人審批;普通檔案由部門負(fù)責(zé)人審批。
三、檔案的銷毀
(一)超過(guò)保管期限的檔案，由檔案管理員依據(jù)檔案的保管期限，每年編制銷毀計(jì)劃及清單位，報(bào)綜合管理部主管審核。
(二)綜合管理部審核無(wú)誤后報(bào)服務(wù)中心經(jīng)理和總經(jīng)理審批。
(三)、總經(jīng)理審批同意后由行政部、人事部總經(jīng)理指定3名監(jiān)銷人員(檔案管理員、人事部文員、行政部文員)將超過(guò)保存期限的檔案銷毀。
(四)監(jiān)銷人員確認(rèn)銷毀文件無(wú)誤簽字后，選擇安全地點(diǎn)銷毀檔案。
第七條 庫(kù)房管理:
一、庫(kù)房?jī)?nèi)的檔案柜要同樣編號(hào)，入庫(kù)的檔案要按大類有系統(tǒng)地上架排列，做到存放有序，查找有據(jù)，實(shí)行科學(xué)管理。
二、要愛(ài)護(hù)檔案，在整理、搬移、上架和提供利用過(guò)程中，要輕拿輕放，保持檔案整潔，發(fā)現(xiàn)破損時(shí)，要即使修補(bǔ)。
三、要認(rèn)真落實(shí)防火、防盜、防塵、防潮、防強(qiáng)光、防蟲、防鼠等'七防'措施，嚴(yán)格控制庫(kù)內(nèi)的溫度，保持庫(kù)內(nèi)清潔，每月全面清掃一次。
四、檔案庫(kù)要實(shí)行專人管理，無(wú)關(guān)人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫(kù)房。
五、庫(kù)房工作人員要熟悉與檔案庫(kù)有關(guān)的供水、供電、供熱系統(tǒng)情況，并經(jīng)常檢查是否完好，離開庫(kù)房時(shí)要注意關(guān)閉落鎖，關(guān)閉電源。
六、認(rèn)真辦理檔案入庫(kù)和查閱，借閱黨紀(jì)手續(xù)、案卷借出時(shí)要以代卷卡補(bǔ)位，案卷歸還后，要及時(shí)放回原處，每?jī)赡耆鏅z查館藏檔案情況，檔案管理人員調(diào)動(dòng)時(shí)，必須辦理檔案交接手續(xù)。
七、閱覽室內(nèi)禁止吸煙，不要大聲喧嘩，不準(zhǔn)靠近閱檔桌喝水。
書寫經(jīng)驗(yàn)81人覺(jué)得有用
項(xiàng)目物業(yè)公司的檔案管理是一項(xiàng)細(xì)致又復(fù)雜的工作，它不僅關(guān)乎企業(yè)內(nèi)部信息的安全，還直接影響到日常運(yùn)營(yíng)效率和服務(wù)質(zhì)量。編寫這樣的管理制度時(shí)，首先要清楚檔案管理的核心目標(biāo)是什么，比如確保資料完整、便于查閱、符合法律法規(guī)的要求等。接下來(lái)就要結(jié)合實(shí)際工作情況，將這些目標(biāo)具體化為一系列可執(zhí)行的操作步驟。
在制定過(guò)程中，可以先從檔案分類開始入手。一般來(lái)說(shuō)，檔案可分為人事類、財(cái)務(wù)類、工程類、客戶投訴處理類等多個(gè)類別。每一類別的歸檔方式都需要明確，比如紙質(zhì)文件要用統(tǒng)一規(guī)格的文件夾存放，電子文檔則需要建立專門的數(shù)據(jù)庫(kù)，并設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限。對(duì)于一些關(guān)鍵性的文件，如合同書、重要會(huì)議紀(jì)要等，建議采取雙重備份策略，一份存放在公司內(nèi)部服務(wù)器，另一份保存在外部云存儲(chǔ)平臺(tái)，這樣即便發(fā)生意外情況也能保證資料不會(huì)丟失。
書寫注意事項(xiàng)：
檔案管理人員的角色也很重要。他們不僅要熟悉各類檔案的收集整理流程，還要具備一定的法律意識(shí)，因?yàn)楹芏鄼n案涉及到敏感信息，稍有不慎就可能觸犯相關(guān)法規(guī)。因此，在培訓(xùn)新員工時(shí)，除了業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)外，還應(yīng)該加入法律法規(guī)方面的教育內(nèi)容，讓他們明白哪些行為是不允許的。比如，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自復(fù)制或傳播機(jī)密檔案，這不僅是職業(yè)道德的要求，也是法律責(zé)任所在。
在實(shí)際操作中總會(huì)遇到各種意想不到的問(wèn)題。比如說(shuō)某次接到任務(wù)要查找一份三年前的客戶反饋記錄，結(jié)果翻遍了整個(gè)檔案室都沒(méi)找到，后來(lái)才想起來(lái)當(dāng)時(shí)負(fù)責(zé)此事的同事離職了，而他的辦公桌抽屜里可能留有一些相關(guān)的原始材料。這種情況下，就需要重新梳理整個(gè)檔案管理體系，看看是不是存在某些環(huán)節(jié)上的疏漏?；蛟S是因?yàn)楫?dāng)初沒(méi)有做好交接工作，或者是歸檔時(shí)分類不夠清晰導(dǎo)致的麻煩。
還有一個(gè)需要注意的地方就是定期檢查檔案的狀態(tài)。隨著時(shí)間推移，紙張會(huì)老化，磁盤可能會(huì)損壞，所以每隔一段時(shí)間就得對(duì)所有的檔案進(jìn)行一次全面的清點(diǎn)和維護(hù)。如果發(fā)現(xiàn)有破損的情況，應(yīng)及時(shí)修復(fù)或者重制副本。還有就是對(duì)電子檔案來(lái)說(shuō)，操作系統(tǒng)升級(jí)或者病毒攻擊都有可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失，因此定期做數(shù)據(jù)備份是非常必要的。
其實(shí)，好的檔案管理制度并不是一成不變的，它需要隨著企業(yè)的不斷發(fā)展調(diào)整和完善。比如當(dāng)公司規(guī)模擴(kuò)大后，原有的檔案室空間可能就不夠用了，這時(shí)候就得考慮增加新的存儲(chǔ)設(shè)施，同時(shí)也要重新規(guī)劃?rùn)n案布局，以便提高利用率。另外，隨著信息技術(shù)的進(jìn)步，越來(lái)越多的企業(yè)開始采用數(shù)字化手段來(lái)進(jìn)行檔案管理，這就要求檔案管理員不僅要掌握傳統(tǒng)的手工操作技能，還得學(xué)會(huì)運(yùn)用現(xiàn)代化的技術(shù)工具，這樣才能更好地適應(yīng)新時(shí)代的需求。
【第3篇】物業(yè)公司項(xiàng)目檔案管理制度怎么寫1950字
物業(yè)公司及項(xiàng)目檔案管理制度
●檔案管理規(guī)定
1、檔案資料由經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督保管，內(nèi)務(wù)管理員專職文件存檔、注記工作。
2、有關(guān)物業(yè)的驗(yàn)收檔案、圖紙、業(yè)主及住戶資料、管理制度、合約及附件、設(shè)施和設(shè)備檔案及保養(yǎng)制度、財(cái)務(wù)報(bào)告、員工人事資料等檔案要求集中存檔，文件柜上鎖，未經(jīng)經(jīng)理許可，任何人不得動(dòng)用。
3、物業(yè)檔案資料必須做到圖有袋、文有夾，報(bào)告類文件編目錄索引，檔案類文件有存檔清單和編號(hào)目錄。
4、公司檔案目錄及存檔文件清單每季度清查一次。
5、物業(yè)檔案在歷任經(jīng)理離職或調(diào)職時(shí)，應(yīng)向接任者辦理移交手續(xù)，經(jīng)認(rèn)可后方可離開。
6、物業(yè)檔案日常需經(jīng)常使用部分應(yīng)復(fù)印備份，原件存放在檔案中不得隨意使用。
7、因工作需要借閱、復(fù)印專管部分檔案資料的，需經(jīng)經(jīng)理書面認(rèn)可，如有違反的，作泄密處理。
8、公司將定期巡查上述規(guī)定所提及的要求落實(shí)情況，對(duì)不符合要求的保管人將作適當(dāng)處分。
9、小區(qū)檔案資料因保管不當(dāng)而造成遺失、泄密的，對(duì)小區(qū)管理有重大影響及損害小區(qū)和公司利益的，公司將視情節(jié)追究當(dāng)事人責(zé)任，并保留追究其法律責(zé)任的權(quán)利。
●小區(qū)管理保密規(guī)定
1、公司、物業(yè)內(nèi)部資料，業(yè)主、住戶單元和公司員工個(gè)人資料及其所載有的通訊地址、聯(lián)系電話、購(gòu)/租合約及金額、小區(qū)及公司內(nèi)部情況、業(yè)主/住戶個(gè)人情況等均屬保密范圍。
2、業(yè)主/住戶及員工資料統(tǒng)一存放在辦公室文件柜內(nèi)，由內(nèi)務(wù)管理員專人管理。
3、公司文件柜備用鑰匙由經(jīng)理保管，內(nèi)務(wù)管理員休假時(shí)，由經(jīng)理指定者方可代為執(zhí)行以上事務(wù)。
4、因工作所需而放置在辦公室、監(jiān)控室的業(yè)主/住戶的聯(lián)系電話、地址等，必須隱蔽放置，不得張貼于顯眼處，不得外泄。
5、公司制定的各類規(guī)章制度及工作指引，嚴(yán)禁任何形式的抄襲和復(fù)印，嚴(yán)禁外泄。
6、公司發(fā)布的各類通知通告，應(yīng)限定時(shí)效，過(guò)時(shí)收回。
7、員工應(yīng)具有維護(hù)他人隱私的法律意識(shí)，主動(dòng)為公司和小區(qū)住戶保守秘密，對(duì)任何人的不正當(dāng)打探行為，應(yīng)堅(jiān)決拒絕并向公司報(bào)告。
8、員工因執(zhí)行保密規(guī)定不當(dāng)，致使公司、業(yè)主/住戶或公司其他員工利益受不良侵害的，公司將從重處罰，并由當(dāng)事人個(gè)人承擔(dān)導(dǎo)致的全部法律責(zé)任。
●小區(qū)檔案資料
1、小區(qū)驗(yàn)收檔案:
1)小區(qū)土建、設(shè)備安裝竣工資料(圖紙、設(shè)備資料)。
2)小區(qū)各類設(shè)備的質(zhì)檢、消防、勞動(dòng)局等部門驗(yàn)收合格文件。
3)小區(qū)機(jī)電設(shè)備保養(yǎng)合約。
4)小區(qū)公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備驗(yàn)收記錄。
5)小區(qū)公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備移交記錄。
6)單元驗(yàn)收及移交記錄。
2、小區(qū)二次裝修檔案:
1)住戶二次裝修圖紙及審批手續(xù)。
2)二次裝修期間管理處監(jiān)督檢查資料。
3、住戶資料:
1)小區(qū)住戶入伙資料。
2)小區(qū)住戶情況登記(包括姓名、房號(hào)、聯(lián)系人、建筑面積、交接單、入伙時(shí)間等)。
4、小區(qū)管理文本匯編:
1)管理合同、業(yè)主公約、用戶手冊(cè)。
2)小區(qū)各類管理規(guī)章制度及裝修管理規(guī)定。
3)小區(qū)各項(xiàng)管理分包合約。
5、小區(qū)設(shè)備維修保養(yǎng)資料:
1)各類設(shè)施設(shè)備專門的維修保養(yǎng)制度和應(yīng)急措施。
2)各類設(shè)施設(shè)備獨(dú)立的維修檔案及日常巡檢維修記錄。
3)主要部位如配變電間、監(jiān)控中心等應(yīng)有工作日記、交接班記錄、巡視記錄和人員進(jìn)出記錄。
4)住戶維修報(bào)修單及維修后的回訪記錄。
6、小區(qū)設(shè)施設(shè)備檢測(cè):
1)電梯有勞動(dòng)部門合格證書及年檢報(bào)告。
2)消防泵、管道等有定期試機(jī)及換水記錄。
3)小區(qū)避雷系統(tǒng)有定期檢測(cè)報(bào)告。
4)小區(qū)其他設(shè)施設(shè)備檢測(cè)記錄資料。
7、日常文檔:
1)日常通知、文件的存檔。
2)小區(qū)管理費(fèi)收繳情況。
3)公司管理費(fèi)財(cái)務(wù)報(bào)告。
4)會(huì)議記錄。
5)值班記錄。
6)安保值班記錄。
7)其他管理記錄。
●檔案資料的管理要求
1、采用多種形式的文檔儲(chǔ)存方式，如電腦磁盤、錄象帶、錄音帶、相片、圖表等，并采用適當(dāng)?shù)谋９?、?chǔ)存方法。
2、盡可能地把其他形式的檔案資料轉(zhuǎn)化為電腦儲(chǔ)存，便于查找和利用。
3、電腦文件必須由專人按照規(guī)定設(shè)置子目錄進(jìn)行分類管理，并定期清除過(guò)期無(wú)效文件。
4、原始文件按照文件的使用性質(zhì)及重要性進(jìn)行分類，并編制相應(yīng)的文件目錄，文件狀況有所變動(dòng)時(shí)，應(yīng)及時(shí)調(diào)整目錄的有關(guān)數(shù)據(jù)，以保證查閱者及時(shí)找到有效的文件。
5、檔案的鑒定必須由經(jīng)理或其他指定人員負(fù)責(zé)，對(duì)檔案是否有效、作廢、復(fù)印份數(shù)、保存期限、保存數(shù)量等作出決定，其他未經(jīng)授權(quán)者無(wú)權(quán)決定。
6、檔案按不同業(yè)務(wù)性質(zhì)分塊，以內(nèi)容分類，逐一編號(hào)，登記造冊(cè)，編輯目錄，最好按不同業(yè)務(wù)部分分柜保存。
7、檔案保管有專人負(fù)責(zé)，以達(dá)到文件管理要求，必須做到檔案標(biāo)識(shí)清晰、分類明確，易查找;檔案必須由具備資格人員經(jīng)過(guò)登記后方可借出，文件借閱者需妥善保管所借文件，不得涂改、撕毀等，否則追究相關(guān)責(zé)任。檔案歸還必須經(jīng)過(guò)檢查，如有輕微破損應(yīng)立即修補(bǔ)，損壞嚴(yán)重須追究借閱人員的責(zé)任。檔案管理人員需按時(shí)檢查檔案借閱情況，以便及時(shí)收回在外文件，防止因管理疏忽所導(dǎo)致的文件流失和泄密。
8、檔案保管環(huán)境要求達(dá)到防火、防潮、防變質(zhì)的要求，配置有效的滅火器材，潮濕天氣需放置生石灰等物質(zhì)，檔案管理人員需及時(shí)進(jìn)行檢查和清理，保證文檔保管條件符合公司文件管理的要求。
書寫經(jīng)驗(yàn)18人覺(jué)得有用
寫管理制度，關(guān)鍵是要結(jié)合實(shí)際情況，不能光靠想象。比如物業(yè)公司項(xiàng)目檔案管理這一塊兒，得先把檔案分類搞清楚，什么合同啊、維修記錄啊、業(yè)主資料什么的，都得有個(gè)明確的歸屬。不然到時(shí)候找起來(lái)費(fèi)勁，領(lǐng)導(dǎo)問(wèn)個(gè)事，你說(shuō)半天也說(shuō)不清楚。
檔案歸檔的時(shí)候要注意時(shí)間順序，這個(gè)很重要。有些文件可能剛收進(jìn)來(lái)的時(shí)候看起來(lái)沒(méi)什么特別的，過(guò)段時(shí)間就變得特別重要了。就說(shuō)上次我們公司接了個(gè)老小區(qū)改造項(xiàng)目，一開始覺(jué)得那些十幾年前的老合同沒(méi)什么用，后來(lái)發(fā)現(xiàn)里面關(guān)于產(chǎn)權(quán)變更的條款對(duì)后續(xù)工作影響挺大的。所以歸檔的時(shí)候一定要標(biāo)注好日期，不能光看文件名就隨手一放。
還有就是檔案保管這塊兒，環(huán)境得控制好。濕度太高容易發(fā)霉，溫度太低又怕凍壞紙質(zhì)材料。記得以前有個(gè)同事為了省錢，把檔案室弄成了倉(cāng)庫(kù)似的，結(jié)果好多文件都受潮了，修都沒(méi)法修。其實(shí)也不是多貴的事，買個(gè)除濕機(jī)就解決了。當(dāng)然，也不能只顧著設(shè)備，還得定期檢查，看看有沒(méi)有蟲蛀的情況。
培訓(xùn)員工也是必不可少的環(huán)節(jié)。檔案管理不是一個(gè)人的事，大家都要知道該怎么操作。像我剛進(jìn)公司那會(huì)兒，有次需要調(diào)取某份文件，幾個(gè)同事折騰了半天也沒(méi)找到，最后還是老員工提醒說(shuō)要按照編號(hào)來(lái)找?，F(xiàn)在想想真是有點(diǎn)尷尬，要是當(dāng)時(shí)多花點(diǎn)時(shí)間培訓(xùn)一下就好了。
不過(guò)有時(shí)候也會(huì)遇到特殊情況。比如某個(gè)項(xiàng)目突然被叫停，相關(guān)檔案就得馬上整理出來(lái)移交到專門部門。這期間難免會(huì)出現(xiàn)一些疏漏，比如說(shuō)有的文件夾沒(méi)貼標(biāo)簽，或者歸檔位置記錯(cuò)了。這些問(wèn)題平時(shí)看起來(lái)不大，但關(guān)鍵時(shí)刻能耽誤不少事。所以平時(shí)就得養(yǎng)成好習(xí)慣，該做的步驟一步都不能省。
至于制度的具體條文，可以參考國(guó)家相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，但不能完全照搬。畢竟每個(gè)公司的具體情況不一樣，得根據(jù)自己的需求調(diào)整。寫的時(shí)候語(yǔ)言要簡(jiǎn)潔明了，別整那些花里胡哨的辭藻，讓人一看就能明白該怎么執(zhí)行。像我見(jiàn)過(guò)有的公司制度寫得跟天書似的，員工看了半天都不知道該怎么做。
【第4篇】物業(yè)公司收發(fā)文及檔案管理行政工作制度怎么寫2000字
物業(yè)公司行政工作制度:收發(fā)文及檔案管理
3收發(fā)文及檔案管理
3.1文件定義
3.1.1本規(guī)定所提的文件是指:證照、合同、函件、圖紙、傳真、以部門/管理處/物管公司名義發(fā)出的電子郵件等文件。
3.1.2公司正式文件不可以電子郵件方式傳遞，即收到和發(fā)出的電子郵件不具有法律效力。
3.2收發(fā)文管理
3.2.1收文
3.2.1.1收到的文件(包括通過(guò)前臺(tái)之外來(lái)文件，以及內(nèi)部各部門/管理處文件(密件除外)，由物管公司秘書或各管理處行政人員負(fù)責(zé)收文登記;另物管公司秘書必須在項(xiàng)目管理中心內(nèi)部網(wǎng)頁(yè)進(jìn)行收文登記。無(wú)具體收文部門的文件，由資源部負(fù)責(zé)收文登記。
3.2.1.2收文登記后，及時(shí)報(bào)公司總經(jīng)理/管理處主任或授權(quán)人簽署意見(jiàn)，再轉(zhuǎn)交收件人/跟進(jìn)人處理。無(wú)總經(jīng)理/管理處主任簽署意見(jiàn)的文件，可不予處理。
3.2.1.3文件執(zhí)行或處理完畢后，由收件物管公司秘書/管理處行政人員存檔，重要的文件正文(如有)物管公司秘書須定期交到檔案室歸檔。
3.2.1.4管理處行政人員負(fù)責(zé)每月填寫《收文登記表》。
3.3發(fā)件
3.3.1起草:由需要發(fā)件的部門/管理處起草文件。
3.3.2編號(hào):對(duì)外公文由物管公司秘書上公司網(wǎng)登記索取編號(hào)。管理處內(nèi)部發(fā)文由管理處行政人員負(fù)責(zé)統(tǒng)一編號(hào)及填寫《發(fā)文登記表》。
3.3.3打印:由發(fā)文部門/管理處負(fù)責(zé)。
3.3.4校對(duì)、簽署
由發(fā)文部門/管理處負(fù)責(zé)，部門/管理處/物管公司歸檔的文件需有發(fā)件人、管理處主任及物管公司總經(jīng)理的簽名;以管理處名義發(fā)出的電子郵件，則打印后由管理處主任簽名，留作歸檔。
3.3.5申請(qǐng)蓋章
由物管公司秘書負(fù)責(zé)申請(qǐng)蓋物管公司公章，按項(xiàng)目中心有關(guān)圖章的管理規(guī)定執(zhí)行，文件的審批件由項(xiàng)目中心行政及信息管理部負(fù)責(zé)歸檔。
3.3.6發(fā)出:由發(fā)件部門/管理處負(fù)責(zé)，并作出發(fā)文、簽收登記。
3.3.7內(nèi)部傳閱
收件人依據(jù)傳閱批示盡快傳閱，不應(yīng)拖延。傳閱并簽名后的文件，交回歸檔。
3.3.8歸檔
具有保存價(jià)值的文件物管公司秘書應(yīng)及時(shí)移交給項(xiàng)目中心資源部檔案室;其他文件由物管公司秘書和各管理處行政人員負(fù)責(zé)保管和處理，做好文件類別、保存份數(shù)、存放方式和存放地址等情況的登記。
3.3.9管理處行政人員負(fù)責(zé)每月填寫管理處的《發(fā)文登記表》。
3.4文件保管及處理
3.4.1物管公司秘書及各管理處行政人員負(fù)責(zé)文件的保管工作。
3.4.2管理處秘書/各管理處行政人員將所有收、發(fā)的文件按不同的類別進(jìn)行分類，具體類別根據(jù)各自的具體情況制定，做到科學(xué)、系統(tǒng)、方便查閱和處理。并需將各自的文件分類的類別規(guī)則，每年一次或有改變時(shí)報(bào)物管公司資源部備案。
3.4.3文件必須存放在文件柜等安全的地方，不得隨意或雜亂地堆放。
3.4.4定期組織清理文件(每年的6月和12月)。由各管理處指定專人負(fù)責(zé)，根據(jù)文件的內(nèi)容和重要性，界定文件的存放期限和處理方法，例如:
3.4.4.1對(duì)于保管期限已到的文件，集中銷毀，并做好注銷的登記手續(xù)，包括文件名稱、文件日期、來(lái)文單位/收文單位、文件編號(hào)、存放期限、注銷日期、注銷負(fù)責(zé)人、注銷批準(zhǔn)人(管理處主任/物管公司經(jīng)理)等;
3.4.4.2對(duì)于保管期限未到、但不是經(jīng)常使用的文件，按類別進(jìn)行釘裝、打包，集中存放到另外指定的位置上;
3.5檔案管理
3.5.1文件的移交
3.5.1.1對(duì)于各部門/管理處在工作中形成的、具有保存價(jià)值的文件材料應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)由物管公司秘書移交至項(xiàng)目管理中心檔案室，具體移交期限如下:
3.5.1.2重要文件如公司/管理處證書、合同、及其他法律文件，應(yīng)在辦妥后一周內(nèi)由物管公司秘書移交項(xiàng)目管理中心檔案室。
3.5.1.3一般工作性文件，可按工作進(jìn)度作階段性定期移交。
3.5.1.4文件移交人將符合歸檔條件的文件整理后，填寫申請(qǐng)，交到項(xiàng)目管理中心檔案管理員處，檔案管理員清點(diǎn)無(wú)誤后，予以簽名確認(rèn)。
3.5.2檔案的保管
公司的檔案由資源部指定專人進(jìn)行保管，一般雇員不得私自保留檔案。資源部根據(jù)公司檔案編號(hào)的規(guī)則，將文件進(jìn)行編號(hào)，分類存放。
3.5.3檔案信息的使用
3.5.3.1復(fù)印檔案
公司規(guī)定可按暨定的權(quán)限進(jìn)行復(fù)印檔案，但必須填寫《檔案復(fù)印記錄表》。如所復(fù)印的文件屬公司證照類，由物管公司秘書統(tǒng)一向項(xiàng)目中心行政及信息管理部辦理。
3.5.3.2檔案原件的借用
1)原則上公司檔案原件不外借，但因工作需要必須外借的檔案原件(例如辦理公司年審所需資料等)，可憑政府部門的通知填寫《檔案原件借用申請(qǐng)表》，交物管公司經(jīng)理簽批后由物管公司秘書向項(xiàng)目中心行政及信息管理部借出。
2)檔案原件外借期一般不得超過(guò)一個(gè)月。如因工作需要未能及時(shí)歸還的，須將其原因和檔案的存放地點(diǎn)知會(huì)項(xiàng)目中心檔案管理員，并由檔案管理員作出追蹤。
3)檔案借用人應(yīng)有高度責(zé)任感，保持檔案的整潔和完整，不得涂污及損壞。
3.5.3.3檔案原件的歸還
1)借用人將檔案歸還時(shí)，須經(jīng)項(xiàng)目中心檔案管理員檢查所歸還之檔案是否完整，并簽名確認(rèn)。
2)檔案管理員將《檔案原件借用申請(qǐng)表》復(fù)印件退回借用人，證明已歸還檔案，完檔案歸還手續(xù)。
3.5.3.4檔案原件的處理
由物管公司秘書統(tǒng)一交項(xiàng)目中心檔案室存檔。
4月報(bào)制度
4.1月報(bào)制度:每月25日前，各管理處以規(guī)定書面格式上報(bào)該管理處各部門工作情況至物管公司秘書。
4.2香港月報(bào)制度:每月28日前，各管理處以規(guī)定書面格式上報(bào)該管理處工作狀況至物管公司秘書及項(xiàng)目。
書寫經(jīng)驗(yàn)33人覺(jué)得有用
物業(yè)公司收發(fā)文及檔案管理行政工作制度怎么寫，這事說(shuō)起來(lái)挺復(fù)雜，但也不是完全沒(méi)章法。寫這種制度，得先把公司里的實(shí)際情況摸清楚，不然寫出來(lái)的東西就懸在半空中了。比如，公司里現(xiàn)在是怎么收發(fā)文件的？有沒(méi)有固定流程？檔案歸檔是不是亂糟糟的？
首先要搞清楚文件從哪兒來(lái)，到哪兒去。有些文件可能是政府部門下發(fā)的，有些可能是業(yè)主委員會(huì)送來(lái)的，還有些是內(nèi)部各部門傳閱的。每種文件的處理方式肯定不一樣。像政府部門發(fā)下來(lái)的文件，就得特別重視，不能隨便丟掉?？梢栽O(shè)個(gè)專門的登記本，每次收到文件都記下來(lái)，誰(shuí)收的，什么時(shí)候收的，還得備注下大概內(nèi)容。
檔案管理這部分也得細(xì)化。檔案，平時(shí)看著不起眼，但真要用的時(shí)候找不到，那麻煩就大了。所以得給檔案做個(gè)分類，按時(shí)間、類別或者重要程度分都行。檔案柜最好標(biāo)個(gè)清楚的標(biāo)簽，這樣找起來(lái)方便。不過(guò)有時(shí)候也會(huì)遇到這種情況，檔案柜里東西太多，標(biāo)簽貼得不夠仔細(xì)，結(jié)果翻了半天才找到。
收發(fā)文這塊，得定個(gè)時(shí)間限制。比如，收到文件后兩天內(nèi)必須分發(fā)到位，不然就可能耽誤事。要是文件內(nèi)容緊急，那就得馬上通知相關(guān)負(fù)責(zé)人。但有時(shí)候也會(huì)犯點(diǎn)小糊涂，比如把文件放錯(cuò)了地方，或者忘了通知相關(guān)人員，這就需要多提醒一下大家。
文件歸檔的時(shí)候，得注意格式統(tǒng)一。像文件封面要寫清楚標(biāo)題、日期、編號(hào)什么的，不然檔案看起來(lái)亂七八糟的。有時(shí)候會(huì)碰到一些小問(wèn)題，比如封面格式不統(tǒng)一，或者編號(hào)寫得模糊不清，這就需要事先規(guī)定好格式標(biāo)準(zhǔn)。
書寫注意事項(xiàng)：
檔案室的環(huán)境也很重要。濕度太大容易讓紙張發(fā)霉，溫度太高也不行。得定期檢查檔案室的溫濕度，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)調(diào)整。不過(guò)有時(shí)候也會(huì)疏忽，比如忘了定期檢查，結(jié)果檔案受潮了，這就得吸取教訓(xùn)，以后加強(qiáng)管理。
小編友情提醒：
制度制定完不是一勞永逸的事，得不定期檢查執(zhí)行情況?？梢猿闀r(shí)間抽查一下文件收發(fā)記錄，看看有沒(méi)有遺漏或者錯(cuò)誤的地方。要是發(fā)現(xiàn)執(zhí)行不到位的情況，就得趕緊糾正過(guò)來(lái)。有時(shí)候會(huì)因?yàn)槊蛘咂渌颍瑢?duì)這些問(wèn)題視而不見(jiàn)，這就需要提高警惕，確保制度能真正發(fā)揮作用。
【第5篇】物業(yè)公司客戶檔案管理制度怎么寫500字
一.制度內(nèi)容
為做到客戶服務(wù)部與客戶的良好溝通，掌握客戶的人員構(gòu)成、公司性質(zhì)、物業(yè)費(fèi)交納情況等，有必要建立一套綜合的客戶信息系統(tǒng)，而客戶檔案可以協(xié)助客戶服務(wù)部以最便捷的方式提供以上信息。因此，為充分利用客戶信息并管理好這些信息，特建立此制度
二.管理目標(biāo)
客戶檔案資料全面、準(zhǔn)確、有效。
三.適用范圍
客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個(gè)環(huán)節(jié)。
一般客戶檔案包括以下的資料:
1. 收集客戶單位資料
2. 客戶繳費(fèi)記錄包括各樣應(yīng)付之押金
3. 客戶裝修工程文件
4. 客戶遷入時(shí)填具之資料
5. 客戶資料補(bǔ)充
6. 客戶聯(lián)絡(luò)資料
7. 緊急事故聯(lián)絡(luò)人的資料
8. 客戶與管理處往來(lái)文件
9. 客戶違規(guī)事項(xiàng)與欠費(fèi)記錄
10. 客戶維修記錄
11. 客戶投訴記錄
12. 客戶單位有關(guān)的工程檔案(與二次裝修工程有關(guān)資料)與工作程序
四.注意事項(xiàng)
1. 及時(shí)上行下達(dá)客戶與管理之間的知識(shí)、報(bào)告、通知、通報(bào)，傳送文件應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確，認(rèn)真地登記并制作各種表格。
2. 協(xié)調(diào)與客戶之間的關(guān)系，加強(qiáng)橫向溝通;
3. 做好與客戶有關(guān)各類文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時(shí)查詢及跟進(jìn);
4. 接聽(tīng)客戶投訴，解決客戶投訴;
5. 接聽(tīng)客戶工程報(bào)修電話，及時(shí)聯(lián)系修復(fù)。
書寫經(jīng)驗(yàn)63人覺(jué)得有用
物業(yè)公司客戶檔案管理制度確實(shí)很重要，尤其是面對(duì)日益復(fù)雜的物業(yè)管理需求。一個(gè)合理的制度不僅能提升工作效率，還能有效保護(hù)客戶的隱私。不過(guò)，很多物業(yè)公司在編寫這類制度時(shí)，往往覺(jué)得無(wú)從下手。其實(shí)，這并不復(fù)雜，關(guān)鍵是要結(jié)合實(shí)際情況，不能照搬別人的模板。
在起草之初，最好先明確檔案包含哪些內(nèi)容，比如業(yè)主的基本信息、聯(lián)系方式、房屋狀況記錄、繳費(fèi)情況等。這些資料得分類存放，不能混為一談。比如，業(yè)主的個(gè)人信息應(yīng)該單獨(dú)存檔，而維修記錄則可以歸到一塊兒。這樣做既便于查找，也方便日后核查。
書寫注意事項(xiàng)：
對(duì)于檔案的管理流程，一定要詳細(xì)規(guī)劃好。誰(shuí)負(fù)責(zé)錄入信息？誰(shuí)來(lái)負(fù)責(zé)定期檢查更新？這些問(wèn)題都要提前想清楚。記得設(shè)定權(quán)限，不是所有人都能隨意查閱檔案。特別是涉及到敏感信息的部分，必須嚴(yán)格控制訪問(wèn)權(quán)限。這不僅是對(duì)客戶負(fù)責(zé)，也是對(duì)企業(yè)自身的一種保護(hù)。
還有個(gè)小細(xì)節(jié)需要注意，有些物業(yè)公司在登記業(yè)主信息時(shí)，可能會(huì)忽略填寫日期這一環(huán)節(jié)。雖然看起來(lái)無(wú)關(guān)緊要，但實(shí)際上，沒(méi)有時(shí)間戳的記錄很容易導(dǎo)致混亂。如果某份文件出現(xiàn)問(wèn)題，后續(xù)排查起來(lái)會(huì)非常麻煩。所以，無(wú)論多忙，都別忘了在每份文件上標(biāo)注清楚日期。
至于檔案的保存方式，現(xiàn)在電子化辦公越來(lái)越普及，用電腦系統(tǒng)管理是個(gè)不錯(cuò)的選擇。但即便如此，也不能完全放棄紙質(zhì)版?zhèn)浞荨．吘?，萬(wàn)一遇到系統(tǒng)故障，至少還有紙質(zhì)資料可以應(yīng)急。當(dāng)然，紙質(zhì)檔案也需要妥善保管，防潮防火是基本要求。
小編友情提醒：
制度制定完成后，不是扔在一邊就完事了。需要定期組織員工培訓(xùn)，確保大家都熟悉這套流程。有些人可能剛開始不太上心，以為隨便應(yīng)付一下就行。但長(zhǎng)期下來(lái)，這種態(tài)度會(huì)導(dǎo)致工作質(zhì)量下降，甚至引發(fā)不必要的糾紛。所以，作為管理者，得時(shí)不時(shí)提醒大家重視這項(xiàng)工作的重要性。
【第6篇】物業(yè)公司財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理制度怎么寫650字
物業(yè)公司財(cái)務(wù)制度之會(huì)計(jì)檔案管理
第一條 會(huì)計(jì)檔案管理根據(jù)國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合具體實(shí)際，建立會(huì)計(jì)檔案管理制度。
第二條 財(cái)務(wù)管理部負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的整理、組卷、歸檔工作。平時(shí)逐月做好記帳憑證、報(bào)表的裝訂工作并加蓋有關(guān)人員的印章。按照檔案標(biāo)準(zhǔn)要求，年度終了后，在次年三月以前做好報(bào)表、帳簿的立卷、裝訂工作，按報(bào)表、帳簿、憑證順序排列，編好案卷號(hào)，抄寫案卷目錄一式三份，一份會(huì)計(jì)部門保存，一份存入檔案箱，一份隨同檔案移交檔案室保管。
第三條 會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)管理部保存一年后，移交檔案室保管，移交時(shí)，雙方在移交清單上簽字，明確責(zé)任。
第四條 會(huì)計(jì)人員和檔案管理人員調(diào)動(dòng)工作，必須辦好移接交手續(xù)后才能離職。
第五條 會(huì)計(jì)檔案應(yīng)做到科學(xué)管理，即:存放有序、查找方便、防蛀、防鼠、防霉，防火，確保檔案資料的完整、安全。
第六條 非財(cái)務(wù)人員查閱檔案，須經(jīng)財(cái)務(wù)部及檔案管理人員同意;財(cái)務(wù)部人員查閱，須經(jīng)檔案管理人員同意;外單位查閱應(yīng)憑該單位介紹信，經(jīng)檔案主管部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可查閱。查閱檔案應(yīng)辦理必要的登記手續(xù)。會(huì)計(jì)檔案不得外借，特殊情況須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)可提供復(fù)印件。
第七條 會(huì)計(jì)檔案保管到期，由檔案室提出銷毀意見(jiàn)，會(huì)同會(huì)計(jì)部門審查鑒定，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，由公司總經(jīng)理簽署意見(jiàn)。同時(shí)將需永久保存的有關(guān)憑證抽出組成永久案卷保管。
第八條 銷毀檔案時(shí)應(yīng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)、檔案機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷參加，參加人員應(yīng)對(duì)批準(zhǔn)銷毀的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，并在銷毀清冊(cè)上簽字，并將監(jiān)銷情況報(bào)告總經(jīng)理。銷毀清冊(cè)列入會(huì)計(jì)檔案作永久保存。
書寫經(jīng)驗(yàn)55人覺(jué)得有用
物業(yè)公司在制定財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理制度時(shí)，得從實(shí)際工作需要出發(fā)，不能照搬照抄別人的制度，要結(jié)合自身的情況來(lái)設(shè)計(jì)。一個(gè)有效的檔案管理制度，關(guān)鍵在于它是否能確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的安全性和準(zhǔn)確性。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案涉及公司的資金流動(dòng)、成本核算等重要信息，因此必須做到妥善保管、合理分類。
在起草這份制度的時(shí)候，首先要明確檔案管理的目標(biāo)，比如確保資料完整無(wú)缺、方便查詢、便于審計(jì)等。接著，就要詳細(xì)規(guī)定檔案的收集范圍，哪些文件需要?dú)w檔，例如發(fā)票、合同、銀行對(duì)賬單等等，都要一一列出。同時(shí)，還應(yīng)該設(shè)定檔案的保存期限，有些文件可能長(zhǎng)期保存，而有些則可以在一定時(shí)間后銷毀。這里需要注意的是，對(duì)于那些涉及法律訴訟的文件，保存期限可能會(huì)更長(zhǎng)一些。
在實(shí)際操作過(guò)程中，可能會(huì)遇到一些小問(wèn)題。比如，有時(shí)候工作人員會(huì)忘記將某些重要的票據(jù)及時(shí)歸檔，這就可能導(dǎo)致資料遺失。為了解決這個(gè)問(wèn)題，可以建立定期檢查機(jī)制，由專人負(fù)責(zé)核查檔案是否齊全。另外，檔案室的環(huán)境也很重要，溫度濕度都要控制好，防止檔案受損。如果檔案室條件有限，建議采取措施改善，比如安裝空調(diào)或者除濕機(jī)。
在制定具體的操作流程時(shí)，要考慮到效率和安全性。比如，誰(shuí)有權(quán)查閱檔案，查閱時(shí)需要履行什么手續(xù)，這些都是需要明確的。還有，檔案借閱后的歸還時(shí)限也要規(guī)定清楚，以免影響其他同事的工作。當(dāng)然，在執(zhí)行過(guò)程中，難免會(huì)出現(xiàn)一些疏忽。比如有一次，我看到有個(gè)同事在登記檔案借閱記錄時(shí)漏填了一項(xiàng)信息，幸好被同事發(fā)現(xiàn)及時(shí)改正了。
除了日常管理，還需要定期組織培訓(xùn)，提高員工對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)。有時(shí)候，員工可能因?yàn)椴涣私庀嚓P(guān)規(guī)定而無(wú)意中違反了制度，所以加強(qiáng)培訓(xùn)很有必要。通過(guò)培訓(xùn)，讓大家明白檔案管理的重要性，這樣就能減少違規(guī)行為的發(fā)生。
小編友情提醒：
制度制定完成后，要廣泛征求各部門的意見(jiàn)，尤其是財(cái)務(wù)部門的意見(jiàn)。畢竟他們是最直接使用這些檔案的群體，他們的反饋能夠幫助完善制度。當(dāng)然，征求意見(jiàn)的過(guò)程中，可能會(huì)有一些意見(jiàn)分歧，這時(shí)候就需要管理層綜合考慮各方因素，做出合理的調(diào)整。
