【第1篇】員工檔案管理制度范例怎么寫900字
公司的各員工檔案也分為員工的入職檔案，培訓和工作業(yè)績檔案等方面，對于這些員工檔案進行管理，一定要制定怎樣的管理制度呢以下提供的員工檔案管理制度的資料，可供參考。
員工檔案分為原始檔案和業(yè)績、培訓檔案。
1、員工原始檔案是指員工的正式人事資料。凡本企業(yè)錄用的具有本市城鎮(zhèn)戶口的員工，其原始資料由本企業(yè)調入、保管。
2、凡本企業(yè)錄用的具有城鎮(zhèn)常住戶口的員工，自簽訂勞動合同試用期滿后，按本企業(yè)調檔要求，將本人檔案調至人資行政部。因特殊情況不能再指定期限內完成調檔手續(xù)的，本人須向人資行政部提交詳細的書面說明材料，未經批準不調檔者或逾期未調檔者企業(yè)有權與期解除勞動合同。
3、原始人事檔案資料的驗收、補充、鑒別、歸檔和保管由人資行政部負責辦理。
4、查閱原始人事檔案管理規(guī)定:
⑴查閱員工原始人事檔案前必須填寫《查閱員工人事檔案申請單》，經主管領導審批后，由人資行政部統(tǒng)一辦理，其它任何部門無權查閱員工原始檔案。
⑵查閱員工原始人事檔案所獲資料，由人資行政部統(tǒng)一保存或使用后統(tǒng)一銷毀。
⑶員工存檔卡由人資行政部負責統(tǒng)一保管，員工離職辦理完畢各種手續(xù)后，退回本人或由人資行政部負責辦理原始檔案調出手續(xù)。
⑷非本企業(yè)人員查閱原始檔案，原則上不予辦理，政府職能部門如查閱員工原始人事的檔案，按原始人事檔案查閱審批程序，人資行政部協(xié)調辦理。
⑸員工在本企業(yè)工作期間，如有些情況需存入其原始人事檔案中，需填寫《員工原始人事檔案補充資料申請表》，經主管領導審批后，由人資行政部辦理。
5、員工業(yè)績、培訓檔案:
員工業(yè)績、培訓檔案是自員工上崗之日起建立的檔案資料，包括員工的身份證、學歷證書等相關證件的復印件，員工在工作期間的各種培訓及對員工評價、考核等。
⑴人資行政部負責員工的培訓、業(yè)績檔案的整理歸檔及日常管理。
⑵員工培訓、業(yè)績檔案實行分級管理。部門主管級以上的員工檔案單由人資行政部部長或其指定負責人進行日常管理。主管級以下(不含主管級)培訓、業(yè)績檔由人事文員管理。
⑶部門部長可以調閱本部門員工的培訓、業(yè)績檔案。
⑷員工培訓、業(yè)績檔案按國家有關檔案管理規(guī)定記入員工的人事檔案。
⑸員工離職后，員工的培訓、業(yè)績檔案由人資行政部留存作為備查。
書寫經驗97人覺得有用
制定一個員工檔案管理制度，得從實際出發(fā)，結合單位的規(guī)模、性質和管理需求。像我們單位，員工多，流動性也大，所以管理起來就特別麻煩。一開始沒個明確制度，檔案亂七八糟，后來才慢慢摸索出點門道。其實這事說復雜也復雜，說簡單也簡單，關鍵是要想清楚哪些東西該管，怎么管。
比如，檔案的分類很重要。有些企業(yè)只按部門分，我覺得這樣太籠統(tǒng)了。咱們可以試試按入職時間分，或者按職位高低分，這樣找起來方便。當然，具體用哪種方式還得看實際情況。還有，檔案的內容也要明確，哪些信息必須存檔，哪些可以不存，這個得提前定好。要是沒有明確規(guī)定，到時候想查個資料都費勁。
收集檔案的時候，要注意細節(jié)。有的同事填表時字跡潦草，甚至漏填重要信息，這直接影響到后續(xù)的工作。有一次我就碰到過這樣的情況，一個新來的同事檔案缺了好幾項關鍵內容，害得人事部門跑來跑去核實信息，耽誤了不少時間。所以，填表時最好有人盯著，確保每份表格都完整無誤。
保存檔案的地方也很關鍵。有些單位隨便找個地方放檔案，結果不是被老鼠啃了，就是受潮發(fā)霉。咱們單位后來專門騰出一間屋子當檔案室，裝了空調和除濕機，還配了防火設備。這樣一來，檔案的安全性確實提高了。不過有時候也會出點小狀況，比如鑰匙丟了，只能找鎖匠開鎖，這就顯得有點麻煩。
借閱檔案的時候，手續(xù)一定要嚴格。以前我們單位在這方面比較松散，誰都能隨便拿走檔案，結果出了不少問題?，F(xiàn)在我們規(guī)定，借閱檔案必須經過領導批準，還要登記詳細的信息，包括借閱人姓名、借閱時間和歸還時間。不過偶爾也會遇到特殊情況，比如緊急情況下領導不在，這時候就得靈活處理，但事后一定要補全手續(xù)。
書寫注意事項：
檔案的更新工作也不能忽視。員工的個人信息隨時可能發(fā)生變化，比如婚姻狀況、家庭住址之類的。如果檔案里的信息長時間不更新，就會失去參考價值。所以每個月都要安排專人負責這項工作，及時將最新的信息補充進去。
【第2篇】車集煤礦員工:安全檔案管理制度怎么寫700字
車集煤礦員工安全檔案管理制度
第一條 為了更準確、詳細掌握職工信息、安全狀況，更好地排查出安全管理的重點人員，不斷提升職工綜合素質，同時為職工評先、職務晉升及考核提供依據(jù)，特制定本制度，建立全礦職工安全檔案，并進行集中統(tǒng)一管理。
第二條 經管科每月分單位向安檢科提供全礦所有人員的基本信息(人員情況變更的要注明)，包括姓名、年齡、性別、民族、身份證號碼、參加工作時間、工種等。
第三條 安檢科統(tǒng)一制定員工安全檔案格式，對全礦員工安全檔案進行統(tǒng)一管理。
第四條 安檢科在信息站建立事故、“三違”、隱患、不規(guī)范登記記錄本，各級管理人員將日常查處的“三違”、隱患、不規(guī)范行為等情況在安檢科信息站設立的記錄本上進行詳細登記，安檢科把登記的問題納入當天安全考核。
第五條 安檢科每天在礦早調度會上通報當天員工發(fā)生“三違”、隱患、不規(guī)范及處理情況。
第六條 安檢科信息站根據(jù)在早調度會通過的處理決定，將員工出現(xiàn)的事故、“三違”、隱患、不規(guī)范等情況在員工個人安全檔案臺賬上分單位進行登記。
第七條 各單位、科室及時將專業(yè)檢查、隱患排查及事故追查中有關員工安全檔案所需相關資料及時報送到安檢科，以便統(tǒng)計建檔，安檢科及時完善修訂檔案管理的相關內容。
第八條 員工安全檔案及相關資料由安檢科指定專人負責管理，電子版做好備份。檔案建立必須及時、完整、準確，不得隨意更改、嚴禁弄虛作假。
第九條 需要向其他科室或單位提供有關員工安全檔案資料時，必須經安檢科科長同意，特殊情況需請示分管礦領導。
第十條 因員工安全檔案管理不善，對員工利益或者有關單位造成損失的，根據(jù)影響情況，對責任人罰款200元~1000元，情節(jié)嚴重的給予行政或紀律處分。
第十一條 本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行。車礦字[____]54號文件同時廢止。
書寫經驗99人覺得有用
寫管理制度的時候，得從實際出發(fā)，結合單位的具體情況。像是車集煤礦這樣的地方，安全檔案管理很重要，制度不能太籠統(tǒng)，必須具體到每一個環(huán)節(jié)。比如檔案的建立，一開始就要明確哪些人需要建檔，是新來的員工還是老員工調崗了？還有，建檔的內容也得細化，個人的基本信息、培訓記錄、考核成績，這些都得包括進去。
檔案的保存也是個大問題，這關乎資料的安全性和完整性。檔案室最好能有專門的管理人員負責日常維護，定期檢查檔案有沒有損壞或者丟失。要是遇到特殊情況，比如檔案需要借閱，那流程就該特別嚴格，誰借的、為什么借、什么時候歸還，這些都要登記清楚。不過有時候寫著寫著就容易忽略細節(jié)，比如沒注意到有些檔案可能涉及敏感信息，這時候就得重新審視一下整個流程了。
說到檔案的更新，那就更復雜了。員工的技能提升、崗位變動，都會影響檔案里的內容。所以每次更新前，得先核實信息的真實性，不能光聽員工的一面之詞。要是信息核對不到位，后面出了問題可就麻煩了。而且更新頻率也不能太隨意，太頻繁會增加工作量，太少了又可能導致信息滯后。
還有就是檔案的銷毀環(huán)節(jié)，這也是個容易被忽視的地方。檔案到了一定年限，按規(guī)定是要銷毀的，但銷毀方式不能馬虎，得確保不會泄露機密。有時候可能會因為疏忽，隨便找個地方處理了事，這樣風險很大。所以制定制度的時候，這部分得特別強調一下銷毀的標準和監(jiān)督機制。
【第3篇】工作責任制度：員工檔案管理怎么寫200字
員工檔案管理工作責任制度
(1)員工的入職、獎懲、請假、辭職表、勞動合同等《11份附件》文件必須保存二年以上。
(2)以上文件由人力資源部根據(jù)入職月份按系統(tǒng)或部門分類裝入文件袋歸檔，歸檔后統(tǒng)一存放在財務部資料房，未經人力資源部、財務部經理一致同意，任何人不得查閱或借出。;
(3)人力資源部對涉及薪資保密、員工個人保密信息等內容嚴格履行保密義務。
書寫經驗57人覺得有用
工作責任制度：員工檔案管理怎么寫
在制定員工檔案管理制度的時候，得好好琢磨一下。這事說簡單也簡單，說難也難。關鍵在于要結合公司的實際情況，不能照搬別人的模版。像有些公司喜歡把檔案弄得特別復雜，填個表都要填半天，結果員工嫌麻煩，最后搞得大家都煩。
檔案管理，最基本的就是要把每個員工的基本信息都記錄下來。比如說姓名、年齡、聯(lián)系方式之類的。這些東西得及時更新，不然等到要用的時候找不著人就麻煩了。不過有時候忙起來，可能就會忘記去更新這些信息，這就需要有人專門盯著這事。比如人事部門的小王，他每次開完會都會提醒大家去更新自己的資料，雖然偶爾也會漏掉幾個，但總體來說還算靠譜。
書寫注意事項：
檔案里還可以放一些員工的工作經歷什么的。這有助于公司在提拔干部或者調整崗位的時候有個參考。當然，寫這些內容的時候得注意措辭，別讓人覺得不舒服。有一次人事部的老李在給張三寫工作評價的時候，用了“能力一般”四個字，結果張三很不滿意，后來還鬧到領導那里去了。所以，寫評語這種事情，還是要講究技巧。
還有就是保密問題，員工檔案涉及到個人隱私，要是保管不當泄露出去，那后果可不得了。所以制定制度的時候，得明確規(guī)定誰有權查看檔案，哪些情況下可以查閱。有時候文件交接的時候可能會疏忽，比如小劉上次幫老張拿檔案的時候，隨手放在桌子上，結果被別的同事看見了，雖然沒說什么，但總覺得不太妥當。
至于具體的格式，我覺得沒必要搞得太死板。像有的公司非要規(guī)定用什么顏色的紙打印，用什么樣的字體大小，這樣反而增加了工作量。其實只要保證信息完整、清晰就行。不過話說回來，如果公司規(guī)模大了，檔案數(shù)量多起來，就得考慮分類存儲的問題了。像財務部那邊的檔案最好單獨存放，別跟其他部門混在一起，不然到時候查找起來費勁得很。
【第4篇】s公司派遣員工檔案管理制度怎么寫1350字
某公司派遣員工檔案管理制度
為進一步健全我單位規(guī)章制度，維護單位及派遣員工的合法權益，避免糾紛產生，促進企業(yè)健康發(fā)展，結合實際情況制定本檔案管理制度。本制度適用于對勞務派遣員工的聘用及管理，請各部門相互配合，嚴格執(zhí)行。
一、基本原則
公司招聘錄用派遣員工的檔案管理遵循統(tǒng)一領導、歸口管理的基本原則，檔案管理機構對派遣員工的全部檔案實施綜合管理。
二、根本要求
檔案經手及管理部門要維護檔案的完整與安全，便于公司對檔案的有效利用。
1.檔案的完整:一方面，從數(shù)量上，要保證檔案的齊全配套，不使應該集中保存的檔案缺文短頁，雜亂無章;另一方面，從質量上，也就是從系統(tǒng)性方面，要維護檔案的有機聯(lián)系，嚴防對檔案人為地割裂分散，或者零亂堆砌。
2.檔案的安全:一方面，從檔案的物質安全上說，要努力采取科學措施，對派遣員工的檔案進行很好的管理和保護，力求檔案本身不受損壞，盡量延長檔案的壽命;另一方面，要加強保密工作，嚴防檔案的丟失和失密、泄密現(xiàn)象的發(fā)生。
三、派遣員工個人檔案的形成
嚴格遵守派遣員工的招錄流程，并將派遣員工在各階段簽署形成的書面文件及個人提交的文件材料歸入派遣員工個人檔案，編號歸檔。檔案材料根據(jù)不同應聘崗位的要求包括以下項目:
1.應聘登記表;
2.筆試成績表及面試評價表;
3.體測表;
4.體檢表;
5.培訓登記表;
6.考核登記表;
7.社會保險個人信息采集表;
8.派遣員工告知書;
9.無犯罪記錄證明(聲明);
10.個人承諾書;
11.勞動合同及補充協(xié)議原件;
12.派遣員工手冊簽收憑證(公司聯(lián));
13.個人身份信息、學歷證書、資格證書、職稱證明等材料復印件;
14.員工離職相關材料;
15.解除(終止)合同證明;
16.其他與派遣員工聘用招錄有關的書面文件。
四、檔案管理
1.管理部門
派遣員工檔案歸口人力資源部(綜合辦公室)，歸入人事檔案類別，與公司其他檔案分類編輯，統(tǒng)一管理。
2.歸口管理
2.1.歸檔前，要對歸檔材料進行鑒別，按照材料的屬性、內容、編號確定其歸檔的具體位置。
2.2.歸檔時要對材料的真實性進行鑒別后方可歸檔。
2.3.及時將新材料歸入檔案中。
3.檔案的查(借)閱
3.1.查(借)閱派遣員工檔案須經公司分管領導審核批準后方可，特殊情況下須經董事長審批，并進行借閱登記。
3.2.使用人因入黨、學歷提升、職稱晉升、考試等要求需要檔案管理部門出具證明材料的，由檔案管理人員向證明人核實情況后，可以出具證明材料。
3.3.檔案管理員要做好歸檔記錄、查(借)閱記錄。檔案借閱最長時間為一周，若借閱人未按規(guī)定及時歸還所借檔案，檔案管理人要及時催還，必要時為其續(xù)辦延長借閱手續(xù)，并要求到期歸還。
3.4.檔案管理員在出借檔案時要核實檔案材料，并在檔案歸還時核對材料是否完整或損壞，如發(fā)現(xiàn)材料損壞或丟失應及時向分管領導匯報。
4.檔案的保存和銷毀
4.1.檔案管理人員不得對檔案進行刪除、涂改、變更或銷毀，并且嚴格保密，不得擴散。
4.2.檔案管理員要定期對檔案進行檢查，防治霉變、蟲蛀，防火、防水、防盜。
4.3.檔案原則上永久保存，對于已辭(退)職派遣員工的個人檔案，原則上自離職之日起3年后方可銷毀，銷毀時須經公司領導批準，并做好銷毀記錄。
五、制度生效
1.本檔案管理制度自即日起開始實施，在實施過程中應結合實際情況不斷進行完善，重新編輯或編制補充文件附于本文件之后。
2.《派遣員工檔案借閱申請單》、《派遣員工檔案借閱登記表》、《派遣員工檔案銷毀申請單》作為本文件附件。
書寫經驗84人覺得有用
在制定s公司的派遣員工檔案管理制度時，得考慮到具體的業(yè)務流程和管理需求。派遣員工的檔案不僅涉及個人信息，還包括工作記錄、考核情況等重要資料，所以這方面的管理必須細致周全。一開始，可以設立專門的管理部門負責日常維護，確保每個環(huán)節(jié)都有專人跟進。檔案存放的地方應該安全可靠，最好配備監(jiān)控設備以防萬一。
具體到操作層面，首先要明確哪些信息需要歸檔。一般來說，身份證復印件、學歷證明、勞動合同、社保繳納記錄等都是必需的。這些文件的收集和整理需要按照既定的格式進行，這樣便于后期查詢和核對。當然，紙質版和電子版都要保存好，兩者互相備份能有效防止丟失。不過有時候在錄入電子文檔的時候，可能會因為手快而輸錯關鍵信息，這就需要后續(xù)仔細檢查一遍。
對于檔案的借閱和更新，要制定嚴格的審批流程。通常情況下，只有經過授權的管理人員才能查閱相關檔案，而且每次借閱都需要登記備案。如果派遣員工的工作崗位發(fā)生變動，相應的檔案也要及時更新。這里有個小細節(jié)需要注意，就是有些同事在填寫表格時習慣性地忽略必填項，導致信息不完整，這時候就得提醒他們補充完整。
書寫注意事項：
定期對檔案進行盤點也很重要。每隔一段時間，比如半年或者一年，應該組織一次全面的清查，看看是否有遺失或是過期的文件。這樣做不僅能保證檔案的真實性和有效性，也能提前發(fā)現(xiàn)問題并加以解決。但偶爾也會遇到一些突發(fā)狀況，比如某個部門突然要求調取大量檔案，這時候就需要協(xié)調各方資源快速響應。
小編友情提醒：
關于檔案的銷毀處理也不能馬虎。當某位派遣員工的服務期限結束且不再續(xù)簽時，其個人檔案應妥善保管至少兩年以上。在這之后，若確定不再需要留存，則需按照規(guī)定程序銷毀，以免泄露敏感信息。只是有時候由于疏忽大意，可能會忘記標記某些檔案的具體存檔時間，這就需要建立完善的臺賬系統(tǒng)來跟蹤管理。
【第5篇】員工人事檔案管理制度怎么寫2250字
員工人事檔案管理制度
一、目的
為了對人事檔案進行妥善保管，能有效地保守機密。維護人事檔案材料完整，防止材料損壞，規(guī)范人事檔案的管理，特制定本制度。
二、范圍
本制度適用于對公司人事檔案的執(zhí)行管理。
三、職責
3.1 人力資源部人事管理課負責人事檔案的建立、歸檔、保存、定期檢查核對、轉遞、保密、統(tǒng)計等工作。
3.2 人事檔案管理：集團公司人事管理課（寧波地區(qū)）負責本地區(qū)所有分公司、直屬部門的人事檔案管理工作。外地分公司的員工人事檔案管理由當?shù)厝耸鹿芾聿块T負責管理工作。
3.3 集團公司人力資源部為本制度的歸口部門，負責指導監(jiān)督各部門、分公司的人事檔案管理工作、負責本制度的編制及落實執(zhí)行工作。
3.4 集團公司企業(yè)委員會負責本制度的審議及授權主管人簽核，總裁負責本制度的批準執(zhí)行。
四、人事檔案管理的內容
4.1 員工人事檔案歸檔及管理：新員工入職時將《員工應聘申請表》及相關證件（畢業(yè)證書、身份證、各類技術認證證書）復印件提交人事管理課，人事管理課根據(jù)《員工應聘申請表》建立員工人事檔案（內容包括：該員工的應聘、錄用、勞動合同、考核、薪資、福利、獎懲、培訓等相關資料）并及時歸檔。歸檔的流程為首先對新的員工人事檔案材料進行鑒別，其次按新員工的所在部門以及職務、性別等進行分類并確定其歸檔的具體位置并且在目錄上補登新員工人事檔案材料的名稱及有關內容，最后將新員工的人事檔案材料歸檔。
4.1.1確立兩級檔案管理制度：一級員工人事檔案為員工入司隨轉的人事檔案材料。二級檔案為員工入司以后的任職情況、培訓情況、工資調整情況、學歷及職稱變化情況、歷年考核情況及員工基本情況復印件備查材料等。
4.1.2員工人事檔案自員工到崗之日建立，每人一份，按部門、職務歸類。員工終止/解除勞動關系時，應將該員工人事檔案的材料歸入公司離職員工人事檔案類。
4.1.3員工合法終止/解除勞動合同時，由各相關部門負責人在《員工離職通知單》上簽字，確認無遺留問題；員工相關檔案調入單位時，人力資源部核對檔案材料，密封該員工人事檔案，連同開具的《檔案材料轉移單》及其它有關材料，轉至調入單位并歸檔。相關手續(xù)《員工入職試工轉正辭退作業(yè)管理制度》。
4.2 檢查核對：人力資源部人事管理課檔案管理員要定期（每月25日）對員工的人事檔案進行檢查核對并在《員工人事檔案統(tǒng)計表》上簽字，確保員工的人事檔案的完整、安全。但是下列情況下，也要進行檢查核對：突發(fā)事件后，如被盜、遺失、或水災火災之后；對有些檔案發(fā)生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失；發(fā)現(xiàn)某些損失之后，如發(fā)現(xiàn)材料變酶、發(fā)現(xiàn)蟲蛀等；檢查完畢后必須在《員工人事檔案統(tǒng)計表》上確認簽字。
4.3 轉遞（員工異動）：檔案轉遞過程如下，人事管理課檔案管理員取出要轉走的員工人事檔案并在檔案帳冊上注銷該員工的人事檔案并填寫《轉遞人事檔案通知單》，按發(fā)文要求包裝、密封。在轉遞過程中應遵循保密原則并且要求收檔單位在回執(zhí)上簽字蓋章。
4.4 保密制度：由人事管理課檔案管理員負責人事檔案管理。不得將人事檔案材料帶到公共場合。公司人事管理課對接受員工原單位轉遞而來的認識檔案材料內容，一概不得加以刪除或銷毀，并且必須嚴格保密，不得擅自向外擴散。
4.5 統(tǒng)計：人事管理課每月25日須對員工人事檔案的數(shù)量、人事檔案材料收集補充情況、檔案整理情況、檔案保管情況、利用情況進行統(tǒng)計并填寫《員工人事檔案統(tǒng)計表》。
4.5.1人事檔案統(tǒng)計分類：履歷及相關證件材料、鑒定及考核材料、評聘及獎懲材料、其他可供公司參考資料。
4.5.2 人事檔案統(tǒng)計信息要及時更新，人力資源部根據(jù)人員流動情況每月25日必須將相關人事檔案的統(tǒng)計情況更新并填寫《員工人事檔案統(tǒng)計表》，提報人力資源部總監(jiān)審核。
五、員工人事檔案管理，應嚴格執(zhí)行國家和公司有關規(guī)定。查閱員工人事檔案應經人力資源部總監(jiān)（或總裁）批準，并辦理登記手續(xù)。檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、涂改、泄露檔案材料內容。
六、相關支持文件及記錄
員工應聘申請表
轉遞人事檔案通知單
員工離職通知單
員工人事檔案統(tǒng)計表
公司員工人事檔案管理制度
第一條、為確保人事檔案的機密性，完整性和準確性，為人事決策提供信息和依據(jù)，特制定本制度。
第二條、本制度適用于公司所有員工的人事檔案管理。
第三條、員工人事檔案由人力資源部負責管理。
第四條、新員工第一次建檔后，日后所有有關個人人事資料都隨時歸檔，包括員工在職期間試用、考核、職位調動、工資晉升、培訓記錄、行政處分、獎勵等，以保證檔案的完整性、保密性及可查性。
第五條、新員工報到后按《個人資料檔案目錄》順序進行建檔，目錄如下：
1、招聘登記表
2、聘用通知書
3、學歷證、職稱證、計算機等相關資格證的復印件。
4、身份證復印件
5、照片
6、員工轉正申請表
7、聘用合同
8、獎懲材料
9、任免、升降、調薪等材料
10、其它材料
第六條、檔案管理應由專人負責并建員工檔案薄冊，記載檔案的接收、 存入、提供、使用和變動情況。
第七條、要做到分類準確、編號規(guī)范、排列有序、定期核對。
第八條、所有人事檔案都屬秘密文件，應妥善保管，不得隨意泄密。
第九條、人事檔案不允許無關人員查詢。部門負責人有權查閱本部門員工的檔案?？偨浝碛袡嗖殚喨我粏T工的檔案，除總經理外任何人不得查閱員工的工資檔案。
第十條、任何人不得借閱自己本人檔案。
第十一條、檔案管理人員及檔案查閱人員應嚴格保證檔案的完整性，不得涂改、拆散、抽出、圈劃、污損、帶出、丟失。
第十二條、收回檔案時，檔案管理人員必須認真檢查核對，否則追究當事人的責任。
第十三條、離職人員檔案保存期為一年。
書寫經驗75人覺得有用
制定員工人事檔案管理制度的時候，得結合企業(yè)的實際情況來考慮。人事檔案管理不僅關系到員工個人的信息安全，也直接影響到企業(yè)內部的人力資源管理工作效率。從技術層面來說，需要明確檔案的分類標準，比如按照部門、職位或者入職時間等方式進行歸檔。這樣做的好處在于能夠快速找到所需的資料，避免了翻找無果的情況發(fā)生。
在具體的操作流程上，第一步是要建立一個完善的檔案接收制度。這包括新員工入職時必須提交的材料清單，如身份證復印件、學歷證明、體檢報告等。這些材料應該由專門的部門負責收集，并且要保證信息的真實性和完整性。有時候，由于工作量大，難免會出現(xiàn)遺漏現(xiàn)象，這時候就需要安排專人復核，確保每份檔案都齊全。
對于已經存檔的員工信息，定期更新是非常必要的。比如當員工職務發(fā)生變化或者家庭狀況有所變動時，應及時將最新的信息錄入系統(tǒng)。這里需要注意的是，有些細節(jié)可能不容易被注意到，例如婚姻狀態(tài)的變更，如果忽略了這一點，可能會導致后續(xù)福利發(fā)放出現(xiàn)問題。因此，在每次審核檔案時，都要特別留意這類信息。
書寫注意事項：
關于檔案的借閱權限，應當設置嚴格的審批程序。一般來說，只有人力資源部的工作人員以及涉及的相關領導才能查看敏感信息。但偶爾也會遇到特殊情況，比如某個項目負責人急需了解某位員工的具體情況，這時就需要走特殊的申請流程。不過，在實際執(zhí)行過程中，可能會因為溝通不到位而產生誤會，所以建議事先明確告知相關人員具體的辦理步驟。
存儲環(huán)境也是不可忽視的一環(huán)。檔案室應保持干燥通風，防止潮濕引發(fā)霉變。同時還要配備必要的防火設備，以防萬一發(fā)生意外。然而，有時為了方便管理，可能會有人提議將部分檔案電子化處理，但在實施前必須考慮到網絡安全的問題，以免泄露機密信息。
小編友情提醒：
針對離職人員的檔案處置，應該有一個明確的規(guī)定。通常情況下，這些檔案至少要保存兩年以上，以便將來查詢歷史記錄。當然，這也取決于當?shù)胤煞ㄒ?guī)的要求。如果在這個環(huán)節(jié)出了差錯，比如提前銷毀了某些重要文件，那么一旦出現(xiàn)問題就很難追責了。所以，在制定這項政策時，務必謹慎行事。
【第6篇】員工人事檔案管理制度范本怎么寫700字
第一條人事檔案的內容。
員工人事檔案是關于員工個人及有關方面歷史情況的材料。其內容主要包括:
1.記載和敘述員工本人經歷、基本情況、成長歷史及思想發(fā)展變化進程的履歷，自傳材料;
2.員工以往工作或學習單位對員工本人優(yōu)缺點進行的鑒別和評價，對其學歷、專長、業(yè)務及有關能力的評定和考核材料;
3.對員工的有關歷史問題進行審查、甄別與復查的人事材料;
4.記錄關于員工在所工作或學習單位內加入黨派組織的材料;
5.記載員工違反組織紀律或觸犯國家法律而受到處分及受到各級各類表彰、獎勵的人事材料。
第二條人事檔案保密規(guī)定。
公司人事部對接收員工原單位轉遞而來的人事檔案材料內容，一概不得加以刪除或銷毀，并且必須嚴格保密，不得擅自向外擴散。
第三條員工個人情況變更規(guī)定。
1.員工進入公司后，由員工本人填寫《員工登記表》，其內容包括員工姓名、性別、出生年月、民族、籍貫、政治面目、文化程度、婚姻狀況、家庭住址、聯(lián)系電話、家庭情況、個人興趣愛好、學歷、工作經歷、特長及專業(yè)技能、獎懲記錄等項目。
2.項目內容如有變化，員工應以書面方式及時準確地向人事部報告，以便使員工個人檔案內有關記錄得以相應更正，確保人事部掌握正確無誤的資料。
第四條員工人事檔案的使用。
員工人事檔案為公司管理的決策部門提供各種人事方面的基本數(shù)據(jù)，并為人事統(tǒng)計分析提供資料。公司人事決策人員可以通過對有效數(shù)據(jù)的分析，了解公司人員結構的變動情況，為制定公司人力資源發(fā)展規(guī)劃提供依據(jù)。公司要認真做好員工檔案材料的收集、鑒別、整理、保管和利用，充分發(fā)揮員工檔案材料的作用，為公司人力資源的規(guī)范化管理奠定扎實的基礎。
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制定一個員工人事檔案管理制度，得結合企業(yè)的實際情況和管理需求。比如，企業(yè)規(guī)模不同，對檔案管理的要求也會不一樣。大型企業(yè)可能需要更詳細的流程，而小型企業(yè)則可以簡化一些步驟。一般來說，這個制度主要涉及檔案的建立、保存、更新和銷毀幾個環(huán)節(jié)。
首先，檔案建立的時候，需要收集員工的基本信息，包括身份證復印件、學歷證明、入職申請表等等。這些資料要確保真實有效，因為這關系到員工的合法權益。在填寫表格時，有些部門可能會忽略細節(jié)，比如有的表格只寫了名字和聯(lián)系方式，卻沒有注明具體職位，這樣就容易導致后續(xù)管理上的麻煩。所以，在填寫表格時，最好有專人負責審核，確保信息完整無誤。
保存檔案的時候，要注意環(huán)境條件，避免潮濕或者高溫的地方。檔案柜應該鎖好，防止無關人員隨意翻閱。有時候，管理員可能會忘記定期檢查檔案柜的鎖是否完好，這會留下安全隱患。另外，電子檔案也需要妥善保管，定期備份以防丟失。不過，有些企業(yè)在備份的時候只存了一份副本，沒有考慮到災難恢復的問題，這就顯得有點疏忽了。
至于檔案更新，每當員工的個人信息發(fā)生變化時，比如婚姻狀況、家庭住址等，都需要及時更新。這里有個小問題需要注意，有些公司規(guī)定員工必須主動申報變更事項，但如果員工忘記了，或者不愿意配合，就會延誤更新進度。因此，建議公司在內部建立提醒機制，比如通過郵件或者短信通知員工進行更新。
小編友情提醒：
關于檔案銷毀，當員工離職后，如果決定不再保留其檔案，那么必須按照規(guī)定的程序進行銷毀。銷毀前要確認哪些信息屬于保密范圍，以免泄露敏感信息。有時候，銷毀工作可能由不同的部門分別執(zhí)行，如果沒有統(tǒng)一協(xié)調，可能會出現(xiàn)遺漏的情況。所以，建議設立一個專門的小組來統(tǒng)籌這項工作，確保不留死角。
